INSTRUCTIVO FACTURA ELECTRONICA CLIENTES HOLCIM (COLOMBIA) S.A.

Transcripción

1 INSTRUCTIVO FACTURA ELECTRONICA CLIENTES HOLCIM (COLOMBIA) S.A. BUSINESS MAIL es una plataforma tipo correo que le permitira acceder a su factura electrónica en linea. Esta es la dirección a la cual el cliente puede ingresar para ver sus facturas electrónicas 1) Cuando Holcim (Colombia) S.A. genere una factura electrónica usted recibirá al correo que tenemos registrado un de la dirección notificaciones@businessmail.net, con el asunto Notificaciones factura electrónica Holcim Colombia S.A. NOTA: Si no ha recibido el correo electrónico en su bandeja principal por favor verifique en su carpeta de SPAM. Si su correo no esta actualizado por favor contactarse con su representante comercial para hacer la respectiva actualización de su correo para facturación electrónica. 2) Una vez sea generada la primera factura electrónica por parte de Holcim, usted recibirá un con un usuario y password y para continuar el proceso debe ingresar al link indicado en rojo para proceder con la descarga de su factura electrónica (en la URL del sitio): Clave generada por primera vez

2 3) Una vez ingrese a este link en el siguiente pantallazo debe colocar el usuario y password enviado previamente en el correo y dar click en Acceder. Digitar clave 4) Los siguientes pasos le permiten configurar la información de su cuenta, creando con un alias de usuario y una pregunta secreta, es importante que configure su pregunta secreta por cuanto será requerida en el proceso de reestablecimiento de la contraseña. Creado el usuario y la pregunta secreta haga clic en Aceptar en el primer pantallazo y Finalizar en el siguiente pantallazo para continuar con el proceso.

3 NOTA: Se recomienda almacenar en algún sitio seguro el usuario, la contraseña y la pregunta de seguridad para cuando el sistema lo solicite nuevamente. Las contraseñas no caducan. 5) Una vez haya ingresado a Business mail, esta herramienta funciona como un correo electrónico, en la parte izquierda tiene un menú con correos (facturas) No leídos y leidos, y allí se iran almacenando sus facturas en la medida en que Holcim Colombia S.A. las genere: 6) Cuando ingrese a la etiqueta No leídos podra visualizar el listado de las facturas nuevas, allí debe seleccionar la factura que desee previsualizar y dar doble clic en para formato pdf y un click en para formato xml. Puede descargar su factura las veces que sea necesario en formato pdf y exportar en formato xml. FORMATO PDF

4 FORMATO XML Las facturas estaran disponibles por 2 meses en las carpetas de No leídos y Leídos, posteriormente pasaran a la carpeta Volumen, donde quedará el historico. 7) Cuando ingrese a la opcion de formato pdf, en la parte superior izquierda el sistema le solicitara Aceptar o Rechazar la factura. En caso de rechazarla el sistema le solicitara una descripcion del motivo por el cual no desea descargar la factura y posteriormente sera contactado por su representante comercial para verificación. Nota: El rechazo de la factura deberá realizarse en el término establecido por la ley para este fin. Tenga en cuenta que las condiciones comerciales, los términos de aceptación y rechazo de la factura se rigen por lo establecido en el Art. 772, 773 y Art. 774 del Código de Comercio y el Decreto Único Reglamentario 1349 de 2016 del Ministerio de Industria y Comercio, y que esta factura electrónica es totalmente valida para efectos legales y tributarios. 8) Le llegará un nuevo correo cada vez que le sea emitida una factura electrónica y allí encontrará el acceso directo a Business@mail dando clic en el link indicado.

5 NOTA: Si olvidó su usuario o contraseña o tiene algun problema con estos datos, debe acceder según el Punto 3) en la parte inferior a No puedo acceder a mi cuenta, una vez allí, tiene la opcion de recordar usuario o contraseña. Seleccionada la opción deseada le será enviado un a su correo registrado para que pueda recuperar los datos. Si no recuerda el usuario, deberá ingresar su correo electrónico registrado previamente en Holcim (Colombia) S.A. Una vez lo ingrese, da click en Enviar y recibirá un correo con el usuario. Posteriormente con este podrá realizar el restablecimiento de la contaseña como se muestra a continuacion.

6 En caso de que aparezca este mensaje por favor debe cerrar el navegador y volver a ingresar. CAMBIOS EN NOTIFICACION DE FACTURA Estas opciones le permitirán definir al cliente como recibe sus documentos electrónicos (Facturas, Notas débito y notas crédito) emitidas por Holcim Colombia S.A Opciones del aplicativo: 1. de notificación a la plataforma Business mail 1.1 con Login 1.2 sin Login recomendado 2. Link directo a la factura sin ingresar a la plataforma Business mail. Por defecto el sistema tiene parametrizada la opcion 1.1 con login, sin embargo para mayor facilidad se puede configurar la opcion 1.2 sin login o la opcion 2 de link directo, estas opciones se pueden cambiar en el momento que se desee Para iniciar se debe dar clic en la pestaña Administración

7 A continuación se despliegua el siguiente menú: Para configurar la opcion de notificación a la plataforma Business mail sin Login se deben llenar los datos así: Y finalmente Aceptar De esta forma en las próximas notificaciones el cliente recibirá indicando: El cliente debe dar clic en el siguiente enlace y accederá de manera automática sin clave a la plataforma de facturación facilitando su ingreso ya que no estará digitando el usuario y la clave cada vez que le generemos una factura.

8 Para configurar la opcion 2. Link directo a la factura sin ingresar a la plataforma Business mail se deben llenar los datos así: Y finalmente Aceptar en las próximas notificaciones el cliente recibirá a su correo un así: El cliente debe dar clic en el siguiente enlace y accederá de manera automática sin clave al PDF de la factura y conocerá el # factura siempre ya que estará en el asunto del . Cualquier pregunta o inquietud no dude en contactarnos a servicio al cliente