MANUAL DEL USUARIO PARA EL INGRESO A LA PÁGINA WEB DE ID&S LTDA

Transcripción

1 MANUAL DEL USUARIO PARA EL INGRESO A LA PÁGINA WEB DE ID&S LTDA VERSIÓN. 2 OCTUBRE DE 2009 PREPARADO POR: Dirección de Calidad ID&S Ltda REVISADO POR: Gerencia de Mercadeo y Ventas ID&S Ltda

2 INTRODUCCIÓN El siguiente Manual tiene como finalidad ilustrar paso a paso el ingreso y funcionamiento de la herramienta disponible en la página Web de ID&S para los Usuarios, logrando optimizar las comunicaciones en pro de mejorar la prestación de servicio. Igualmente, cualquier inquietud o sugerencia en el funcionamiento será atendida por el personal de ID&S Ltda. COMO UTILIZAR ESTE INSTRUCTIVO Este instructivo esta desarrollado por secciones con el fin de ilustrar y explicar paso a paso el funcionamiento de cada una de las herramientas. Así mismo, cada sección se encuentra enumerado para facilitar su comprensión y en negrita el nombre de las aplicaciones. Por otra parte, existen otras convenciones: Ilustraciones e imágenes que visualizan el entorno del aplicativo. Cuadros de texto que en donde se presentan recomendaciones o Notas informativas para tener en cuenta. TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO REQUERIMIENTOS MINIMOS PARA ACCEDER A LA PÁGINA WEB COMO ACCEDER A LOS SERVICIOS WEB PRESTADOS POR ID&S LTDA? CÓMO CAMBIAR LA CLAVE INICIAL O ACTUAL? CÓMO GENERAR UNA ORDEN DE COMPRA? CÓMO MODIFICAR LAS CANTIDADES EN UNA ORDEN DE PEDIDO? CÓMO SE ELIMINA UN PRODUCTO EN UNA ORDEN DE PEDIDO? CÓMO AGREGAR UN PRODUCTO EN UNA ORDEN DE PEDIDO? COMO SE CONSULTA LAS ORDENES DE COMPRA REALIZADAS? COMO SALIR DEL APLICATIVO?

3 1. REQUERIMIENTOS MINIMOS PARA ACCEDER A LA PÁGINA WEB Para poder acceder y navegar sin problemas, se requiere que el computador contenga las siguientes características como mínimo: Procesador AMD o Pentium 4 (1.2 GHz) 512 MB de Memoria RAM Navegador Internet Explorer 4.0 en adelante (No se aconseja utilizar navegadores como Mozilla Firefox, Safari, Opera, Google Chrome, por inconvenientes en el funcionamiento y configuración). Conexión a Internet vía Fax modem, Cable modem o Banda XDSL. (Se recomienda las 2 últimas opciones). 3

4 2. COMO ACCEDER A LOS SERVICIOS WEB PRESTADOS POR ID&S LTDA? 1. Se procede ingresar a la página web de la empresa 2. Una vez ingresado a la página web, en el campo asignado a Cliente se digita el nombre del cliente. 3. En la opción Clave, se ingresa el password asignado y se procede a hacer clic en el botón enviar. 4. Aparece un recuadro con el Número de Nit y el Nombre del Cliente en donde se solicita una nueva clave asignada y nombre de usuario, la cual será asignada por el administrador de la base de datos de la página web. Para poder acceder se debe digitar el nombre de Usuario y Clave. 4

5 5. Posteriormente se hace clic en el botón enviar. OBSERVACIÓN: En caso de equivocación se debe digitar el botón limpiar. Si no desea continuar en el aplicativo seleccione el botón Salir. NOTA La opción de Cambiar la Clave inicial o actual se explicará en el capítulo 3 de este manual. 6. Una vez ingrese el usuario, aparece un nuevo recuadro en donde se presentan las siguientes opciones: Catálogo: Permite generar las órdenes de compra basado en los listados predeterminados por negociación con el cliente. Consultar: Brinda un resumen de las órdenes de compra realizadas en orden consecutivo con fecha de generación, ciudad, sucursal y fecha de autorización. 5

6 Salir: Esta opción permite la salida segura del aplicativo. NOTA: Es importante aclarar que cuando el usuario ingresa por primera vez, aparece automáticamente una nueva imagen donde se solicita el cambio de la clave predefinida por el Administrador de Seguridad. 6

7 3. CÓMO CAMBIAR LA CLAVE INICIAL O ACTUAL? Para poder realizar el cambio de la clave inicial es importante recordar que previamente el usuario debe estar activado para poder realizarse el cambio. 1. Se repite los pasos 1, 2 y 3 del capítulo anterior (2º). 2. En el siguiente pantallazo se hace clic en el botón Cambiar Clave. 3. A continuación aparece una ventana nueva en donde se procede a diligenciar los siguientes campos: Usuario: se digita el nombre de usuario definido por el administrador. Clave Antigua: Se ingresa la clave inicial predeterminada por el administrador o la clave actual que desea modificar. 7

8 Clave nueva: En este campo se digita la clave personal que se desea activar. Confirmar: Se digita nuevamente la nueva contraseña. Las condiciones básicas para que la clave inicial se cambie de forma satisfactoria son las siguientes: La clave debe contener como mínimo 6 caracteres alfanuméricos. La clave debe contener en su contenido al menos un número. Ej.: Ubo3orbP. La clave NO podrá ser el nombre o login de usuario asignado. La clave no puede iniciar o terminar en número. Ej.: 0ABCdE1 La clave debe contener como mínimo una mayúscula o en su defecto una minúscula. Ej.: Xyzids2a La clave no permite caracteres especiales. #, $,!,?, _,*, /, n, Ñ 8

9 4. Después, se oprime el botón Cambiar. 5. Al aparecer el mensaje de cambio de registro correctamente, se finaliza seleccionando el botón Salir. NOTA: La solicitud de cambio de clave sólo aparecerá cuando se realiza el ingreso a la aplicación por 1 vez, de lo contrario se llega al Menú Principal. Es conveniente aclarar, que para el acceso es conveniente que el Administrador de Seguridad tenga habilitado al usuario. 9

10 OBSERVACIÓN: En caso de no cumplirse con los requisitos iniciales aparece el mensaje de error en la siguiente ventana. De no cumplirse con los requisitos se hace clic en el botón Aceptar. 10

11 NOTA: En caso de no realizar cambio de contraseña, solamente se debe realizar clic en la opción Salir. 11

12 4. CÓMO GENERAR UNA ORDEN DE COMPRA? 1. Seleccione el vínculo correspondiente Catálogo, y posteriormente se hace clic sobre esta opción. 2. Aparece una nueva ventana en donde automáticamente se muestra el consecutivo correspondiente a la orden de pedido y la fecha de actualización. En esta ventana se muestran los siguientes aspectos: La imagen del producto: Ilustra la presentación correspondiente del producto. Descripción: Enuncia la identificación e información concerniente al producto. Medida: Define la unidad de presentación del producto. Precio: Valor asignado por acuerdo IVA: Presenta el IVA asociado a cada tipo de producto. Cantidad: Espacio asignado para ingresar el número de unidades a pedir. 12

13 3. En la parte inferior se encuentra una casilla de observaciones en donde se ingresa las anotaciones convenientes para el alistamiento de pedidos. 13

14 NOTA: En caso de desistir a realizar la orden de compra se hace clic en el ícono Menú para volver al área de inicio. 4. De la columna ID se selecciona los productos a solicitar, y luego se finaliza oprimiendo el botón Ver. 5. Aparece una nueva ventana en donde se presenta la información correspondiente a la orden de pedido solicitada, sucursal de donde proviene la solicitud, así mismo se muestra los productos solicitados organizados por descripción, medida, precio, IVA, cantidad, subtotal, valor IVA y valor total. También, informa quién elaboró y revisó el producto. 14

15 Igualmente en esta ventana aparecen nuevos botones que cumple con las siguientes funciones: Modificar: Permite realizar cambios en las cantidades a solicitar. Eliminar: Este botón permite eliminar la solicitud de un ítem de la orden de pedido. Agregar: A través de este botón se puede adicionar un producto a la lista de compras. Nueva orden: Mediante este botón el usuario puede realizar una nueva orden de compra. 15

16 6. Para finalizar la emisión de la orden de pedido, se hace clic en la opción Menú. NOTA: En caso de realizar una nueva orden de compra se hace clic en el botón Nueva Orden. 16

17 5. CÓMO MODIFICAR LAS CANTIDADES EN UNA ORDEN DE PEDIDO? 1. Para modificar las cantidades en una orden de pedido, se procede a hacer clic en el campo ítem y una vez seleccionado en el botón Modificar. NOTA: Las modificaciones de cantidades solicitadas en las órdenes de pedido se pueden realizar antes de que el pedido sea autorizado y que la orden de pedido inicial sea efectuada. 2. Una vez seleccionado el producto a modificar se digita el valor correspondiente a ingresar, finalizando con el botón Salvar. 17

18 NOTAS: En caso de requerirse realizar un comentario acerca del pedido, existe un espacio para realizar una observación en la parte inferior de la descripción a modificar, donde se puede escribir hasta caracteres para el desarrollo del comentario sobre la orden de pedido. El Botón Cancelar permite deshacer los cambios a las cantidades del producto. 18

19 3. Una vez aparezca el mensaje de Registro Modificado correctamente, se hace clic en la opción Menú. 19

20 6. CÓMO SE ELIMINA UN PRODUCTO EN UNA ORDEN DE PEDIDO? 1. Para modificar las cantidades en una orden de pedido, se procede a hacer clic en el campo ítem y una vez seleccionado en el botón Eliminar. 20

21 2. Una vez seleccionada el botón eliminar, aparece una nueva ventana donde se corrobora la opción de borrar el registro, donde se debe dar clic en botón Aceptar. 4. Una vez aparezca el mensaje de Registro eliminado correctamente, se hace clic en la opción Menú. 21

22 7. CÓMO AGREGAR UN PRODUCTO EN UNA ORDEN DE PEDIDO? 1. Para modificar las cantidades en una orden de pedido, se procede a hacer clic en el campo ítem y una vez seleccionado en el botón Agregar. 2. Aparece un nuevo pantallazo donde se selecciona el producto a adicionar señalándolo en la casilla Id y digitando la cantidad correspondiente a solicitar. Posteriormente, se finaliza con el botón Ver. 22

23 3. Se procede igual que en el paso 6 del procedimiento de cómo generar una orden de pedido. NOTAS: En caso de que a la orden de pedido este por revisar y/o autorización, el sistema envía automáticamente un al usuario responsable de aprobar el pedido. Además, si se requiere realizar una modificación de productos o cantidad, se hace clic en el botón Modificar. 23

24 8. COMO SE CONSULTA LAS ORDENES DE COMPRA REALIZADAS? 1. Seleccione el vínculo correspondiente Consultar, y posteriormente se hace clic sobre esta opción. 2. A continuación se muestra el listado por orden consecutivo, ciudad, sucursal, fecha de generación de la orden y autorización; para visualizar cada orden se hace clic en el número de orden a consultar. 24

25 Para el retorno al Menú Principal NOTAS: Las fechas de autorización que se encuentren en blanco hacen referencia a productos por aprobar por parte del Director de Oficina y/o Administrador. Para retornar al Menú Principal se hace clic en el Vínculo Volver. 25

26 3. En esta ventana se observa la información correspondiente a los productos requeridos con su unidad de medida, precio, IVA, cantidad, subtotal, valor IVA y valor total, junto con la fecha de elaboración, el nombre de quién lo elabora y las observaciones que sean convenientes. 4. Para finalizar la consulta se hace clic en el vínculo Volver. 26

27 9. COMO SALIR DEL APLICATIVO? 1. Para salir del aplicativo, se hace clic en la opción Salir. 27