Manual para el proceso de Registro al Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior SABER 11

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1 Manual para el proceso de Registro al Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior SABER 11 Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior

2 Tabla de Contenido Contenido Pág. 1 Introducción Propósito Alcances 3 2 Glosario, definiciones 4 3 Cómo generan el instructivo de pago las instituciones de 6 educación media? 4 Cómo se genera el instructivo de pago individual? 12 5 Cómo es el proceso de inscripción al examen de estado para el 16 ingreso a la educación (saber 11 )? 5.1 Cuál es el procedimiento para que una institución acceda al sistema? Cómo la institución realiza el registro de estudiantes? Cómo la institución realiza la autorización de estudiantes? Cómo la institución realiza la autorización de estudiantes por 24 archivo txt? Cómo la institución consulta los estudiantes autorizados para el 26 Examen de Estado? Cómo la institución consulta los estudiantes registrados para el 27 Examen de Estado? Cómo se cambia la contraseña Institucional? Cómo se consultan los estudiantes que han completado su 31 registro? 5.2 Cómo se inscriben estudiantes? Cómo se registran las personas egresadas (bachilleres)? 44 6 Qué hacer si existen dudas o inconvenientes al momento de realizar la inscripción? 47 Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 2

3 1 Introducción La aplicación de Registro del Examen para el Ingreso a la Educación Superior se desarrolló con el objeto de soportar la inscripción en línea de estudiantes de último año académico de Educación Media y egresados de la misma en las diferentes modalidades existentes. En la aplicación existe un usuario administrador asignado a cada una de las Instituciones de Educación Media al cual se le permite autorizar a los estudiantes para que ellos realicen el registro o lo realice la misma institución, en el caso de los egresados estos generan el instructivo de pago individual el cual les da derecho a realizar la inscripción al Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior y generación de la citación correspondiente una vez lo han cancelado. 1.1 Propósito Permitir a los diferentes usuarios realizar la gestión del Registro en línea (Inscripción) para el Examen de Estado para Ingreso a la Educación Superior. 1.2 Alcance Permitir a todos los usuarios que cumplan los requisitos para acceder a la presentación del Examen de Estado para ingreso a la Educación Superior realizar el Registro en línea y además facilitar la labor de las Instituciones de Educación Media al permitir administrar la información de los usuarios que por sus programas académicos presenten exámenes determinados. Permitir a la Instituciones de Educación Media facilitar la gestión de información con miras a generar una prueba exitosa que permita comprobar el grado de desarrollo de las competencias de los estudiantes que cursan el último año del bachillerato académico. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 3

4 2 Glosario, Definiciones Examen de Estado para Ingreso a la Educación Superior: Prueba desarrollada por el ICFES y aplicada a todos los estudiantes y egresados para servir como un criterio de evaluación a las IES para el Ingreso a la Educación Superior. ESTUDIANTES AUTORIZADOS: Son los estudiantes que aparecen en el sistema con nombres y documento de identidad, pero aun no han diligenciado el formulario de inscripción. ESTUDIANTES REGISTRADOS: Son estudiantes que diligenciaron su formulario de inscripción ingresando todos los datos que pide el sistema para generar la citación. ESTUDIANTES CITADOS; Son todos aquellos estudiantes a los que el sistema ya les asignó un sitio de aplicación para la presentación del examen. Al pulsar esta opción el sistema da la posibilidad de realizar impresión del formulario presentado en pantalla actualmente. Al pulsar esta opción el sistema da la opción de guardar lógicamente el formulario presentado actualmente en pantalla. Al pulsar esta opción el sistema termina la sesión actual del usuario. Permite al usuario ubicarse en el menú general en el que se encuentra el enlace al formulario actual. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 4

5 Al pulsar esta opción el sistema cierra la sesión actual que está gestionado el usuario. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 5

6 3 Proceso para la generación del instructivo de pago: INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN MEDIA 1. Ingrese a la página de internet a través de su navegador preferido, dicha página ha sido diseñada para Internet explorer 7.0, Firefox 2.0 y versiones superiores, por lo cual, en una versión diferente de navegador algunas opciones pueden no funcionar correctamente. Una vez ingrese, haga clic en la opción Descargue aquí el instructivo de pago para Instituciones, aparecerá una ventana como la siguiente: Lea la informacion en el recuadro IMPORTANTE y posteriormente ingrese los datos de USUARIO y CONTRASEÑA. Finalmente haga clic en Entrar. Espere a ser autenticado y redirigido a la siguiente página. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 6

7 2. Una vez se ha autenticado se permite el ingreso a la página para la generación del instructivo de pago. Lea la información del recuadro importante y posteriormente verifique la información que aparece en el recuadro datos del plantel. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 7

8 3. Ingrese una dirección de correo electrónico a la cual se enviara el instructivo de pago y la cantidad de cupos a adquirir. Puede conocer el valor total del recibo para la cantidad de cupos digitada al hacer clic en el botón calcular. Si desea hacerlo con una cantidad diferente de cupos, haga clic en el botón limpiar e ingrese la cantidad requerida de cupos. Una vez esté seguro de la información ingresada, haga clic en el botón generar Instructivo Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 8

9 4. Revise los datos que aparecen en el recuadro Datos de Transacción Instructivo de pago En este punto, el sistema ha enviado una copia del instructivo al correo introducido en el paso anterior. También permite la descarga desde la página al hacer clic en la imagen: Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 9

10 Al hacer clic en la imagen, se recuerda que éste solo podrá ser descargado UNA VEZ desde esta página. Una vez ha sido descargado el instructivo se muestra en verde un mensaje informativo sobre el éxito en el proceso de descarga. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 10

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12 4 Proceso para la generación del instructivo de pago: INDIVIDUAL 1. Ingrese a la página de internet a través de su navegador preferido, dicha página ha sido diseñada para Internet explorer 7.0, Firefox 2.0 y versiones superiores, por lo cual, en una versión diferente de navegador algunas opciones pueden no funcionar correctamente. Una vez ingrese, haga clic en la opción Descargue aquí el instructivo de pago para Bachilleres (Examen de Estado - Saber 11), aparecerá una ventana como la siguiente: Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 12

13 2. A continuación, aparecerá un mensaje como el siguiente: En caso de estar seguro de adquirir el Examen de Estado de Ingreso a la Educación Superior (Saber 11) haga clic en el botón Aceptar y espere a ser redirigido a la siguiente página. 3. Aparece la página para la generación del instructivo de pago individual, lea la información contenida en el recuadro Importante, una vez hecho esto proceda a seleccionar las opciones de acuerdo a su caso y llene los campos de texto con su información. Digite las letras que aparecen en el texto de la imagen ubicada en la parte inferior derecha, es importante que tenga en cuenta si son mayúsculas o minúsculas al momento de escribirlas. Revise que sus datos estén correctamente escritos y haga clic en el botón generar instructivo. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 13

14 4. En este punto, el sistema ha enviado una copia del instructivo a la dirección de correo electrónico introducida en el paso anterior. Haga clic en la imagen. Recuerde que de esta página solo se podrá descargar UNA VEZ el archivo. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 14

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16 5 Descripción del proceso para la inscripción al examen de estado SABER 11 Una vez se ha generado el instructivo de pago de acuerdo a lo requerido, y se ha cancelado el total del mismo en la institución bancaria, el usuario puede seguir los pasos descritos a continuación para formalizar su registro al examen de estado Para acceder a la aplicación es necesario ingresar a través de su navegador de internet preferido al enlace dicha página ha sido diseñada para Internet explorer 7.0, Firefox 2.0 y versiones superiores, por lo cual, en una versión diferente de navegador algunas opciones pueden no funcionar correctamente. Al seleccionar la opción Registro se carga una nueva pantalla como se ve a continuación: Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 16

17 Es necesario que el usuario pulse la opción Examen de Estado para Ingreso a la Educación Superior, una vez lo hace se carga la siguiente interfaz: En esta pantalla encuentran las opciones de inscripción al examen de estado para el ingreso a la educación superior, de acuerdo a sus necesidades, haga clic en la opción adecuada. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 17

18 5.1 Instituciones Esta opción tiene como finalidad permitir a los usuarios representantes de las Instituciones de Educación Media realizar la autorización de sus estudiantes y, de acuerdo al caso, realizar el registro de los mismos al Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior Para que el usuario representante de la institución de educación media pueda ingresar al sistema y autorizar, registrar y/o consultar información de sus alumnos es necesario pulsar la opción Institución, una vez realiza esta operación el sistema carga la siguiente interfaz: Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 18

19 Es necesario que el usuario digite los datos correspondientes al código de institución y contraseña asignados para ingresar a la aplicación y pulse el botón Entrar. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 19

20 5.1.1 Registrar Estudiantes En esta interfaz a la institución se le permite registrar a sus estudiantes para la presentación de su Examen para el ingreso a la Educación Superior En este formulario se realiza una definición de cada una de las opciones allí encontradas. También se encuentra un vinculo a un archivo pdf en el cual se encuentra el formulario de inscripción de estudiantes, en el caso de que la Institución de Educación Media desee realizar el proceso manualmente. Al tener claras las funciones de las opciones el usuario pulsa la opción Continuar. A continuación se presenta la siguiente interfaz: Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 20

21 Se muestra un mensaje informativo para el rector, en caso de que aun no haya registrado la cantidad de estudiantes de 11 matriculados, ya que, de acuerdo con el decreto 869 de 2010, Artículo 5, "Es responsabilidad del rector de cada establecimiento educativo reportar, para la presentación del Examen de Estado de la Educación Media, la totalidad de los estudiantes que se encuentren matriculados y finalizando el grado undécimo...". Antes de iniciar el proceso de autorización y registro, se deben llenar las dos casillas con el número de estudiantes matriculados. Una vez realizado este proceso se muestra la interfaz de registro de estudiantes como se puede ver a continuación. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 21

22 5.1.2 Autorizar Estudiante Esta opción tiene como funcionalidad permitir al usuario representante de la institución de educación media realizar la autorización de los estudiantes que cumplan los requisitos para presentar el Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 22

23 Es necesario que el usuario pulse la opción Autorizar Estudiante para que la institución de Educación Media tenga la posibilidad de gestionar el acceso correspondiente, teniendo en cuenta que existan cupos disponibles para la institución, en la parte superior del formulario. Luego se carga la siguiente página: Primero debe seleccionar el tipo de documento ya sea cédula de ciudadanía, Tarjeta de identidad, cédula de extranjería, certificación de la registraduría, pasaporte colombiano, pasaporte extranjero, en el campo Documento de identidad, Seguidamente debe registrar apellidos y nombre en los campos indicados, después pulse la opción Autorizar. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 23

24 Inmediatamente el sistema realiza la confirmación de autorización del usuario y genera un número de transacción, también el sistema genera la contraseña que servirá de ingreso para que el estudiante realice el registro en línea personalmente a través de la opción Estudiante vista anteriormente. El usuario puede pulsar la opción Autorizar estudiante para continuar con el proceso o Volver al menú dependiendo del requerimiento Autorizar por Archivo Esta opción tiene como funcionalidad permitir al usuario representante de la institución de educación media realizar la autorización de los estudiantes que cumplan los requisitos para presentar el Examen de Ingreso a la Educación Superior, por medio de un archivo en.txt. Es necesario que el usuario pulse la opción Autorizar por Archivo para que la Institución tenga la posibilidad de gestionar el acceso correspondiente de uno o más estudiantes, teniendo en cuenta los cupos disponibles. Esta información se encuentra en la parte superior del formulario. En seguida cargará la siguiente interfaz: Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 24

25 Para cargar el archivo que contiene los datos de los estudiantes a autorizar es necesario que el usuario pulse la opción Examinar y ubique la posición lógica del archivo.txt requerido. Una vez seleccionado el usuario pulsa la opción Autorizar. En este instante el sistema se encuentra procesando los datos contenidos en el archivo de texto, el sistema registra los datos en la base de datos. A continuación el sistema genera la siguiente interfaz: El sistema genera la confirmación de autorización de los estudiantes con el número de transacción que se realizó, seguidamente el usuario debe pulsar la opción Volver al menú. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 25

26 5.1.4 Ver usuarios autorizados Esta opción tiene como funcionalidad permitir al usuario representante de la institución de educación media realizar la consulta de los usuarios que se encuentran autorizados hasta el momento para tener derecho a realizar el registro en línea al Examen de Estado para Ingreso a la Educación Superior. Para que el usuario representante de la institución de educación media tenga la posibilidad de realizar la consulta de usuarios seleccionados debe pulsar la opción Ver Autorizados. A continuación de de esto se presenta la siguiente interfaz: Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 26

27 En esta interfaz se listan los nombres y apellidos de los estudiantes que se encuentran autorizados en el momento. La Institución de educación Media puede realizar el registro de los usuarios pulsando la opción Reg. (El resto del proceso es idéntico al registro en línea para estudiantes), además el usuario tiene la posibilidad de Imprimir el listado, volver al menú o cerrar el formulario, pulsando la opción correspondiente Ver usuarios registrados Esta opción tiene como funcionalidad permitir que la Institución de Educación Media realice la consulta de los estudiantes que han sido registrados hasta el momento. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 27

28 Para que el usuario tenga la posibilidad de realizar la consulta de estudiantes registrados debe pulsar la opción Ver Registrados Una vez ha hecho esto, se carga la siguiente interfaz Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 28

29 Esta opción tiene como funcionalidad permitir al usuario representante de la institución de educación media ver los usuarios pertenecientes a la institución que se han registrado hasta el momento Cambiar Contraseña Esta opción tiene como funcionalidad permitir al usuario cambiar la contraseña de acceso a la aplicación de Programas Académicos. Para que el usuario pueda actualizar la contraseña de autenticación a la aplicación de instituciones para el Examen de Estado para Ingreso a la Educación Superior es necesario que pulse la opción Cambiar contraseña, a continuación el sistema genera la siguiente interfaz: Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 29

30 En el primer campo el usuario registra la contraseña actual, en los dos siguientes digita la nueva contraseña y pulsa la opción Enviar. La aplicación genera la confirmación de actualización de la contraseña. El usuario pulsa la opción Volver al Menú o Cerrar dependiendo del requerimiento. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 30

31 5.1.7 Ver Estudiantes registrados Para que el usuario tenga la posibilidad de realizar la consulta de estudiantes registrados hasta el momento debe pulsar la opción Ver Estudiante A continuación se genera la siguiente interfaz: Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 31

32 En este formulario se listan los nombres y apellidos de los estudiantes que se encuentran registrados en el momento pertenecientes a la Institución de Educación Media actual, junto con el número de documento y contraseña de autenticación al registro en línea generada por el sistema, además el usuario tiene la posibilidad Imprimir el listado, volver al menú o cerrar el formulario, pulsando la opción correspondiente. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 32

33 Finalmente al salir se muestra un mensaje para recordar sobre la descarga del instructivo de pago. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 33

34 5.2 Estudiantes Esta opción tiene como funcionalidad permitir a los estudiantes realizar el registro en línea (inscripción) al Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior. Para que los alumnos de Instituciones de Educación Media puedan ingresar al registro en línea para el Examen de Estado para el ingreso a la Educación Superior deben pulsar la opción Estudiante : Una vez realizada esta operación el sistema carga la siguiente interfaz: Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 34

35 Es necesario que el usuario seleccione el tipo de documento, e ingrese el número de documento de identificación y la contraseña que entregó la Institución de Educación Media a la cual pertenece el estudiante, seguidamente pulse la opción Entrar, seguido de esto el sistema carga la interfaz de reglamento, como se ve a continuación: Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 35

36 Reglamento: se presenta la reglamentación de Exámenes de Estado aplicados por el ICFES, es necesario leerlo detalladamente y una vez aceptados los términos allí expuestos puede continuar con el registro pulsando la opción Aceptar, de lo contrario se pulsa la opción Cancelar. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 36

37 Una vez aceptado el reglamento el sistema carga el siguiente formato: Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 37

38 En este formulario se deben diligenciar los datos personales del aspirante a presentar el examen, para ello es necesario gestionar cada una de las preguntas de forma clara y detallada. En la parte superior de cada pregunta se encuentra una ayuda que le permite al usuario despejar dudas acerca de cómo contestar cada una de ellas, una vez concluida la gestión del formulario es necesario pulsar la opción Siguiente, a continuación de lo cual se presenta el siguiente formato: Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 38

39 En el formato anteriormente mostrado deberá introducir la información concerniente al lugar donde realizará el examen y el componente flexible elegido. Después de diligenciado este formulario dará clic en la opción Siguiente, tras lo cual se carga una página como la mostrada a continuación: Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 39

40 En este formato se deben llenar los datos concernientes a la información general y socioeconómica, una vez concluida la gestión del formulario es necesario pulsar la opción Siguiente. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 40

41 El sistema advierte al usuario que una vez registrados los datos no podrán modificarse. En caso de requerir modificar algún dato, podrá hacerlo pulsando el botón atrás de la página que se muestra al cerrar el mensaje pulsando aceptar : Se muestra entonces un resumen de los datos introducidos, en caso de que toda la información sea correcta y desee registrarse al examen de estado, haga clic en realizar registro, en caso contrario haga clic en el botón atrás para modificar datos previamente introducidos o en Salir para terminar sin registrar la inscripción. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 41

42 El sistema advierte al usuario que al enviar la inscripción se debe generar un número de transacción, si éste no se muestra, no se debe tener en cuenta la actual inscripción, una vez el usuario está seguro del registro de datos pulsa la opción Aceptar. La siguiente imagen se muestra mientras el sistema procesa los datos registrados por el usuario. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 42

43 Cuando el sistema termina de procesar los datos, muestra la siguiente pantalla: En esta pantalla se muestra un resumen de los datos registrados y se informa la fecha en la cual serán publicados los detalles del sitio de aplicación en Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 43

44 5.3 Bachiller Esta opción tiene como funcionalidad permitir a los usuarios egresados de la Educación Media, poder realizar el registro en línea (Inscripción) al Examen de Estado para Ingreso a la Educación Superior. Para que los egresados puedan realizar el registro del Examen de Estado para Ingreso a la Educación Superior deberán pulsar en la opción Bachiller, una vez realizada esta operación el sistema carga la siguiente interfaz: El usuario debe seleccionar la opción Bachiller para continuar con el proceso de Registro, tras lo cual se carga una página como la que se muestra a continuación. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 44

45 Es necesario que el usuario ingrese el número de referencia de pago que encontrara en el instructivo de pago, el tipo de documento, el número de identificación y que los confirme ingresando los datos de nuevo, seguidamente pulsa la opción Entrar. El sistema cargará la siguiente interfaz: Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 45

46 En este formulario se presenta la reglamentación de Exámenes de Estado aplicados por el ICFES. Es necesario leerlo detalladamente y una vez aceptados los términos allí expuestos puede continuar con el registro pulsando la opción Aceptar, de lo contrario se pulsa la opción Cancelar. De aquí en adelante el proceso es igual al de Registro para Estudiantes. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 46

47 7 Dudas e inconvenientes En caso de presentarse alguna duda o inconveniente en el momento de la inscripción recuerde que puede comunicarse al sistema integral de atención al ciudadano a la línea gratuita nacional , en Bogotá , al correo electrónico atencionciudadano@icfes.gov.co o directamente en las instalaciones del ICFES en la dirección Calle 17 # 3-40 Bogotá D.C. Colombia. Manual de Usuario Registro Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior 47