Orientaciones de Uso. Usuario Supervisor. En línea. Versión 1.0

Transcripción

1 Orientaciones de Uso Versión 1.0 Usuario Supervisor S u p e r vis o r En línea

2 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA Al iniciar la aplicación, se despliega la página de conexión al sistema, que solicita el nombre de usuario y la password respectiva. El menú de la página principal tiene las siguientes opciones: - Inicio: link para volver a la página principal. - Mis Convocatorias: aquí encontrará todas las convocatorias realizadas mediante el sistema. - Organizaciones: Aquí encontrará las organizaciones de todo el país registradas en el sistema. - Usuarios: aquí encontrará todos los usuarios registrados y conectados en el sistema. - Configuración: aquí podrá cambiar su contraseña y actualizar sus Datos Personales. - Ayuda: contiene videos explicativos del sistema y las Orientaciones de Uso para cada usuario del sistema. - Salir: opción para desconectarse del sistema. Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 2 de 18

3 En la Página de Inicio de la sesión del Supervisor (SERPLAC), aparece un banner que indica la(s) invitación(es) que dicho Supervisor tiene sin enviar a los ejecutores. Este aviso desaparecerá, cuando se envíen todas las invitaciones asignadas. El usuario Supervisor debe hacer clic en el link aquí para ir a la convocatoria. En la pestaña Invitaciones aparecen las organizaciones invitadas en la convocatoria, la actividad actual del proceso*, el responsable de la actividad y el monto asignado a cada ejecutor. * En este caso ya terminaron las actividades asociadas a la invitación, las siguientes se observan en la pestaña proyectos. En la pestaña Proyecto aparece el Ejecutor, siguiente actividad a desarrollar, Número de postulaciones (#Post), responsable de la actividad siguiente. La tercera pestaña de Documentos, muestra los documentos asociados a la convocatoria, según sus fases. Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 3 de 18

4 El sistema despliega un Acuerdo de Participación en el que el Supervisor (SERPLAC) ratifica que está en conocimiento de los documentos adjuntos de la convocatoria, y debe confirmar dicha declaración para poder continuar. Para poder visualizar los documentos de la convocatoria, antes de declarar conocimiento, el Supervisor debe entrar en la pestaña de Documentos, revisar la documentación adjunta y posteriormente ratificar el acuerdo de participación. Con la confirmación del Acuerdo de Participación, se despliega un pequeño banner de la decisión registrada. Realizado lo anterior, se activa la opción para seleccionar las organizaciones a las cuales desea invitar y posteriormente, debe presionar el botón Enviar invitación a ejecutores seleccionados. Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 4 de 18

5 El Sistema despliega un cuadro de confirmación para ratificar el envío de las invitaciones seleccionadas. Posteriormente, el Sistema informa la cantidad de invitaciones enviadas y muestra la(s) Entidad(es) Ejecutora(s) que fue invitada(s). Los pasos siguientes, como se muestra en esta pantalla es la aceptación o rechazo de la invitación por parte de la entidad ejecutora. Estos pasos tienen relación con las actividades propias de la Entidad Ejecutora (aceptación de invitación y presentación de proyecto. Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 5 de 18

6 POSTERIOR A LA PRESENTACIÓN DE PROYECTO POR PARTE DE LA ENTIDAD EJECUTORA: El Supervisor (SERPLAC) al ingresar al Sistema, en el menú Mis Convocatorias, puede visualizar la(s) convocatoria(s) asignada(s) y los proyectos ingresados por las Entidades Ejecutoras. Luego, ingresa en la convocatoria específica, para el caso de este ejemplo, en el link: Vínculos Convocatoria de Prueba. La página siguiente, muestra la información relacionada con la convocatoria específica seleccionada. Se presentan a su vez, 3 pestañas con información de las Invitaciones realizadas, Proyectos ingresados y Documentos relacionados. Adicionalmente, se presenta un cuadro informativo, que principalmente, señala la siguiente actividad. Para este ejemplo: invitación rechazada por parte de la Municipalidad de Frutillar y --actividades continúan en la pestaña de Proyectos-- para el caso de la Municipalidad de Castro. Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 6 de 18

7 Para el caso de una invitación rechazada, se debe presionar el link ver detalle. Con lo anterior, se visualiza los motivos del rechazo de la invitación. Para los otros casos (en este ejemplo, la Municipalidad de Castro), se debe continuar en la pestaña de Proyectos. Nota: Los nombres de las pestañas Invitaciones, Proyectos y Documentos, contiene paréntesis que indican la cantidad relacionada a cada una de las pestañas (2 invitaciones, 1 proyecto y 3 documentos para este ejemplo). La pestaña de Proyectos despliega el listado de los ejecutores y la actividad siguiente a realizar, además de incluir la fecha en la que el proyecto fue ingresado al sistema por la entidad ejecutora. En el caso de este ejemplo, la siguiente actividad es Ingresar Resultado Evaluación, por lo que el Supervisor, debe ingresar al link respectivo, para este caso, Municipalidad de Castro. Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 7 de 18

8 El sistema despliega una pantalla en la que aparece un banner indicando la siguiente acción, que para este ejemplo, es Ingresar el resultado de la evaluación y que debe ser realizada por el Administrador (Secretaría Ejecutiva de Protección Social SEPS) quien es el responsable propiamente tal, de realizar la evaluación de los proyectos presentados. Adicionalmente, el sistema entrega una opción para que el Supervisor (SERPLAC), pueda ingresar recomendaciones a la evaluación del proyecto. Para lo anterior, debe escribir en el recuadro las recomendaciones, presionar el Botón Enviar y confirmar el ingreso de las recomendaciones. Tanto para los proyectos ingresados por primera vez, como para los proyectos corregidos, el Supervisor, puede ingresar recomendaciones al proyecto. Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 8 de 18

9 El sistema, despliega un pequeño banner, indicando que Las recomendaciones fueron ingresadas. Los pasos siguientes tienen relación con las actividades propias del Administrador que comprende la Evaluación del Proyecto. Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 9 de 18

10 POSTERIOR A LA EVALUACIÓN DEL PROYECTO POR PARTE DEL ADMINISTRADOR: En la Página de Inicio de la sesión del Supervisor (SERPLAC), aparece un banner que indica el(los) proyecto(s) que tienen convenios preliminar sin aprobar. Este aviso desaparecerá, cuando apruebe todas las versiones preliminares de convenios. El usuario Supervisor debe hacer clic en el link aquí para ir a la convocatoria. Otra forma de acceder a la convocatoria es a través del menú Mis Convocatorias y seleccionar la convocatoria en específico. El sistema emite un banner que indica los pasos a seguir, para este caso, el Supervisor debe Confirmar la información legal y el encargado que usará para esta convocatoria. Luego, debe presionar el botón Confirmar/Actualizar la Información Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 10 de 18

11 Al presionar el botón Confirmar/Actualizar la Información El Sistema despliega una ventana (paso 1) que solicita ratificar que la información del Representante Legal esté correcta. En caso contrario, se debe enviar un correo electrónico a la dirección sigec@mideplan.cl y solicitar la actualización en la base de datos. En el caso que la información esté correcta, el Supervisor debe marcar la opción La información está correcta selecciona y presiona el botón >>Siguiente. Con lo anterior, se despliega la segunda ventana (paso 2), la que permite actualizar la Dirección Legal si es que hubiese cambios. Posteriormente, se debe presionar el botón >>Siguiente. Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 11 de 18

12 La ventana siguiente (paso 3), permite seleccionar la persona que estará encargada de esta convocatoria. El usuario Supervisor debe seleccionar el encargado de la convocatoria y presionar el botón >>Siguiente. La siguiente ventana (paso 4), despliega la información que se usará en el Convenio. Posteriormente, se debe presionar el botón Finalizar!!. Con lo anterior, termina el procedimiento de actualización de información y con ello se graban los cambios/confirmaciones realizados. Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 12 de 18

13 En la página del sistema, se despliega la información anteriormente actualizada/ratificada. Como se indica en el recuadro, la siguiente actividad continua en la pestaña de Proyectos. En la pestaña Proyectos, se visualiza el recuadro con los ejecutores y actividades siguientes, entre otros. La siguiente actividad a desarrollar por el Supervisor, es Aprobar versión preliminar del Convenio. Para poder aprobar dicha versión, se debe presionar el link del ejecutor respectivo, en este caso Municipalidad de Castro. Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 13 de 18

14 La siguiente pantalla, presenta un banner que indica el paso siguiente: Aprobar la versión preliminar del Convenio. El Supervisor tiene las siguientes opciones: a) Previsualizar el borrador de convenio b) Ir al formulario de aprobación de convenio c) Solicitud de incorporación de cláusulas (en caso que corresponda). El detalle de estas opciones se presenta en los siguientes pasos. Si el Supervisor escoge la opción a) Previsualizar el convenio (presionando la opción click aquí como se muestra en la pantalla anterior, el sistema despliega la siguiente pantalla (derecha) que previsualiza el convenio en formato pdf. El Supervisor, debe leer el convenio y posteriormente, ir a la pantalla anterior y aprobar el convenio (opción b) Ir al formulario de aprobación del convenio. Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 14 de 18

15 Si el Supervisor escoge la opción c) Incorporar cláusulas, puede solicitar la incorporación de nuevas cláusulas al convenio las cuales son revisadas por la División Jurídica de Mideplan. Con lo anterior, se despliega la pantalla de Cláusulas de Supervisor, en este caso Serplac Metropolitana. El Supervisor, debe presionar el botón Agregar Cláusula. Efectuado lo anterior, el sistema despliega un cuadro de texto para ingresar la cláusula que se desea adicionar al convenio. El Supervisor tiene la opción de especificar si la cláusula es para todos los ejecutores de dicha convocatoria, o solo para los ejecutores seleccionados (con ello, debe seleccionar ejecutores que aparecen en el recuadro siguiente). Definido lo anterior, el Supervisor debe presionar el botón Enviar para la revisión de esta solicitud por parte de la División Jurídica de Mideplan. Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 15 de 18

16 El sistema despliega un pequeño banner que indica el ingreso de la solicitud de la cláusula. Adicionalmente, se muestra un detalle de las Cláusulas solicitadas por el Supervisor, y la siguiente actividad, en este caso, la Validación por parte de la División Jurídica de MIDEPLAN. Con lo anterior, las cláusulas se envían a la División Jurídica para revisión y validación. El resultado se informa a través del SIGEC al Supervisor y en caso de aprobación, se incluyen en el preliminar del convenio. Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 16 de 18

17 Si el Supervisor escoge la opción b) Ir al Formulario de aprobación de convenio, el Sistema despliega la siguiente pantalla en la que se tiene la opción de previsualizar el convenio en formato pdf (si es que no se hizo esto en el paso a). El Supervisor, debe seleccionar en el recuadro que se muestra, que la versión preliminar del Convenio está correcta ( ) y debe presionar el botón Aprobar Borrador. Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 17 de 18

18 Cuando el Supervisor aprueba la versión preliminar de el Convenio, el sistema muestra el siguiente banner que indica la aprobación realizada y la próxima actividad, es decir, la impresión, firma y envío del convenio por parte del Ejecutor. Adicionalmente, el sistema permite descargar el convenio en formato pdf., presionando el botón señalado en el banner. Los pasos siguientes tienen relación con la firma y envío del Convenio por parte del Ejecutor. POSTERIOR A LA FIRMA Y ENVIO DEL CONVENIO POR PARTE DEL EJECUTOR: Las actividades siguientes relacionadas a la recepción del convenio firmado por parte de la Entidad Ejecutora, Resolución que aprueba el convenio y Rendiciones Financieras, son actividades a cargo del Jefe Administrativo de la SERPLAC respectiva. Los pasos a seguir en el SIGEC por parte de dicho usuario, están detallados en el documento Orientaciones de Uso, Jefes Administrativos. Fin Orientaciones de Uso, Usuario Supervisor. Orientaciones de Uso, Versión 1.0 Sistema Gestión de Convenios en Línea Página 18 de 18