Cómo indicar que una empresa opera con Facturación electrónica

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1 Pág 1 de 10 Cómo indicar que una empresa opera con Facturación electrónica IMPORTANTE: estos pasos son útiles para aquellos clientes que ya han utilizado ESTUDIO ONE y conocen el procedimiento previo para definir nuevas empresas. En primer lugar es importante aclarar que para una correcta puesta en marcha del citado producto es imprescindible contar en sus computadores con la instalación de la versión 9.40 o superior + último Paquete de Actualización de Mejoras disponible en nuestra página oficial. Si usted aún no ha realizado la instalación del Paquete de Mejoras, recomendamos hacerlo en breve pues el mismo no solo incluirá los últimos agregados sino que además descargará todas aquellas correcciones que se hayan realizado en el último tiempo, posteriores al lanzamiento oficial de la versión liberada al mercado. Cumplidos los pasos anteriores, ud debe: a) Publicar nuevamente en el servidor de archivos de Estudio ONE, la lista completa de empresas, en virtud a los cambios incorporados. Para ello ingresar al Sistema en su forma habitual. Acceder a: Administrador General Estudio ONE Enviar datos al servidor Importante: Si el sistema no admite el ingreso a este módulo, es decir no se visualiza la pantalla presentada a continuación, o bien se emite un mensaje de advertencia, seguramente falta instalar la aplicación MICROSOFT NET FRAMEWORK. Para mayor información sobre su instalación, recomendamos leer el documento Cómo instalar MICROSOFT NET FRAMEWORK disponible en nuestra página sección Consultas Frecuentes Estudio ONE Luego de ingresar la clave de acceso que le fuera entregada oportunamente por Software Contable S.A., se presentará la siguiente pantalla:

2 Pág 2 de 10 Tildar la opción Enviar datos del Administrador General. b) Luego es necesario publicar nuevamente la base de datos de la empresa de IVA a fin de compatibilizarla con la nueva funcionalidad de Facturación electrónica. Para ello retornar al Sistema Estudio ONE y acceder nuevamente a: Administrador General Estudio ONE Enviar datos al servidor Se presenta la siguiente pantalla: En el cuadro de selección Empresa seleccionar la razón social definida en el portal Estudio ONE. Tildar luego la casilla Enviar datos de Iva Ventas/Compras. c) Ingresar al sitio oficial de ESTUDIO ONE. Al solicitar clave y contraseña indicar aquella que corresponde al Estudio Contable y que le fuera asignada por Software Contable Administrativo S.A. Ingresar a la opción Administrar Empresas, seleccionar de la lista presentada aquella

3 Pág 3 de 10 que desea habilitar para el uso de Facturación Electrónica, y hacer clic en el botón Modificar. Tildar el dato Factura Electrónica d) A continuación es necesario definir los nuevos datos incluidos para utilizar la nueva funcionalidad de FACTURACIÓN ELECTRÓNICA. Para ello seguir los siguientes pasos: Indicar el PUNTO DE VENTA desde el que se emitirá la facturación electrónica. Para ello ingresar a: Iva Ventas/Compras Tablas Puntos de Venta Seleccionar el punto de venta de la lista presentada, y hacer clic sobre el botón Modificar.

4 Pág 4 de 10 Tildar la opción Se utiliza para Factura Electrónica. Indicar si el punto de venta corresponde a Prestación de Servicios, y en ese caso indicar la periodicidad con la que se factura. Importante: Tener en cuenta que el punto de venta definido para facturación electrónica (el que debe diferir de los tradicionales) debe ser habilitado además en la página de AFIP para que sea reconocido al momento de generar el CAE. Este procedimiento se realiza ingresando a la lista de Servicios disponible en la página de AFIP (a la cual se accede utilizando su clave fiscal). Ingresar a la opción Regimenes de facturación y registración (REAR/RECE/RFI)

5 Pág 5 de 10 Se presenta el siguiente menú de opciones, debiendo ingresar a ABM Puntos de Venta: Indicar allí cual es el/los códigos de los puntos de venta que se utilizarán para facturación electrónica: Definir a continuación los Talonarios virtuales, como así también la relación entre comprobantes y talonarios. Para ello ingresar a:.

6 Pág 6 de 10 Factura Electrónica Tablas Talonarios Completar los datos de pantalla. Si se tilda la opción Datos de la Empresa, los mismos se incluirán en el archivo en formato PDF emitido por el Sistema. EJEMPLO: supongamos definir un talonario para las FACTURAS tipo A. En el dato Código informar un valor a elección por ejemplo FCA. Colocar una descripción al talonario definido. Indicar la numeración Desde y Hasta asignada al talonario. Importante: repetir el mismo procedimiento, a fin de crear un talonario para cada tipo de comprobante y letra. Cumplida la definición de TALONARIOS se deben relacionar a los mismos los distintos comprobantes a utilizar. Para ello ingresar a: Factura Electrónica Tablas Relac Tipos Comprobantes - Talonarios Seleccionar aquí para cada tipo de comprobante/punto de venta, cuál es el talonario asociado. Por ejemplo, supongamos asignar para el tipo de comprobante FACTURA cual será el talonario a utilizar para el control de la numeración correlativa. Al ingresar a la opción anterior se presenta la siguiente pantalla:

7 Pág 7 de 10 Elegir FC FACTURA y hacer clic en el botón Seleccionar. Se presenta la siguiente pantalla: Seleccionar cada PUNTO DE VENTA LETRA de COMPROBANTE de la lista e indicar cual será el talonario asignado a cada uno. Para ello, una vez seleccionado hacer clic sobre el botón Modificar. Se presenta la siguiente pantalla, donde usted podrá asignar el talonario. Hacer clic en el botón Aceptar para confirmar la asignación. Repetir esta operatoria para cada una de los tipos de comprobantes (FC,NC,ND) y su correspondiente letra. Parámetros de facturación Ingresar para ello a: Facturación Electrónica Parametrización

8 Pág 8 de 10 En el dato Logo de la empresa indicar la imagen que se incluirá en la factura. Para buscar la imagen en el disco rígido de su computador, presione el botón Examinar. Se solicita un archivo gráfico con extensión bmp, jpeg, jpg. En el dato Leyenda al pié se informa la leyenda que se presentará al pié de los comprobantes de ventas Cumplidos los pasos anteriores se estará en condiciones de dar comienzo con la facturación electrónica Cómo dar comienzo con la facturación? Para ello acceder a: Facturador Electrónico Facturador Seleccionar la opción Emitir para la emisión de una factura electrónica, y recupero de CAE. La opción Registrar no emite Factura electrónica, y esta opción es utilizada sólo para registrar comprobantes ya emitidos. Tener en cuenta que en los comprobantes de ventas - es posible ingresar Conceptos o Leyendas.

9 Pág 9 de 10 Estas leyendas pueden ampliar la descripción del concepto Completar el resto de datos requeridos y proceder a la emisión. Una vez emitido, se presenta en pantalla la lista de comprobantes, tal como se muestra a continuación: Se observa en la columna Origen que el comprobante fue EMITIDO (lo que indica que la solicitud del CAE se llevó a cabo sin inconvenientes). En la columna Visualizar se presenta un icono correspondiente al utilitario ACROBAT READER, desde el cual usted podrá abrir el documento en formato PDF, y si lo desea, descargarlo a su PC a fin de remitirlo posteriormente a su cliente vía .

10 Pág 10 de 10 Haga clic sobre este botón para guardar el comprobante en su PC Se solicita a continuación la carpeta destino donde se almacenará el archivo PDF. En la columna Estado, se observa que todo comprobante emitido o registrado adopta el estado PENDIENTE. Esto significa que el comprobante no ha sido descargado aún desde el Sistema de Iva Ventas/Compras para así formar parte de la base de datos administrada por el contador. Le recordamos que esta descarga de comprobantes se realiza ingresando a: Administrador General Estudio ONE Descargar comprobantes de Iva Ventas/Compras A partir de ese momento, todo comprobante adquiere el estado PROCESADO. Quedamos a su disposición por cualquier aclaración. Sistemas Bejerman S.A. Departamento de Servicio Técnico