CONTABILIZACIÓN DE ACREEDORES

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1 CONTABILIZACIÓN DE ACREEDORES 1 de 24

2 1. CONTABILIZACIÓN DE DOCUMENTOS Los pasos más importantes a efectuar cuando se introduce y contabiliza un documento en acreedores, son los siguientes: En el menú de Acreedores, seleccione la función necesaria para introducir un documento. Téngase en cuenta que el sistema ofrece varias funciones especialmente diseñadas para la operación empresarial pertinente (p.ej. facturas o abonos), o para simplificar el proceso de introducción de una cantidad de documentos de la misma clase. En la primera pantalla, efectúe las entradas necesarias para los datos de cabecera de documento. Introduzca también la clave de contabilización y el número de cuenta de acreedor de la primera partida individual. La clave de contabilización y la cuenta asociada para la cuenta de acreedor determinan los campos que aparecen en la próxima pantalla. En la próxima pantalla, introduzca los datos para la primera partida individual. La clave de contabilización y el número de cuenta en la última línea de cada pantalla determinan los campos que aparecen en la próxima pantalla para introducir una partida individual. En caso necesario, corrija o termine la partida individual. Cuando los cargos son iguales a los abonos y los datos están completos, se puede contabilizar el documento. El sistema crea el documento, actualiza las cifras de movimientos de las cuentas afectadas y le informa sobre el número de documento asignado internamente, cuando sea oportuno. 2 de 24

3 1.1 Contabilización de una factura Cabecera de Documento La cabecera de documento contiene datos válidos para todo el documento. Estos datos se introducen en la parte superior de la primera pantalla para la entrada de documento como se indica a continuación: 1. Desde el menú de Acreedores, inicie la entrada del documento seleccionando Contabilización y luego Factura / Normal o una de las restantes operaciones empresariales. 2. Las siguientes entradas son necesarias en la cabecera del documento: Fecha de documento Clase de documento (desplegando el match-code podemos visualizar todas las opciones, si bien en la introducción de la factura este campo viene alimentado por el sistema: KF- Factura acreedor) Sociedad Fecha de contabilización 3 de 24

4 Moneda Otros campos de cabecera (referencia, texto, nº doc.multisociedad) La clase de documento se propone por defecto, basándose en una parametrización previa, mientras la sociedad y otros datos pueden proponerse de forma automática y permitiendo su modificación, si se han fijado los parámetros correspondientes del usuario. Introducción de posiciones de documento de Cuentas Acreedor Una vez introducidos los datos para la cabecera del documento, se pueden introducir las posiciones de documento para la cuenta de acreedor. Para introducir cada posición de acreedor se especificará una clave de contabilización y un número de cuenta (que representa a un acreedor en concreto) y, si fuera necesario, un indicador de operación en cuenta de mayor especial. La clave de contabilización y el grupo status-campo asignado a la cuenta asociada para el número de la cuenta de acreedor, determinan los campos que aparecen en la próxima pantalla. En la entrada de facturas de acreedor, la clave contable de la primera posición viene alimentada por el sistema (31-Factura Haber) 4 de 24

5 Clave contable y Cuenta de acreedor Para seleccionar el código del acreedor, podemos desplegar el match code de este campo accediendo de esta forma al siguiente cuadro de selección: El sistema trae por defecto la sociedad en la que estamos trabajando. Podemos realizar una selecciòn de los acreedores por cualquiera de los conceptos que aparecen. Si pulsamos intro sin indicar nada, el sistema nos trae la lista de todos los acreedores de la sociedad indicada. 5 de 24

6 Seleccionamos el acreedor que corresponda haciendo doble clic sobre el mismo. Una vez indicado el código del acreedor pulsamos intro y así accedemos a la siguiente pantalla donde se completarán todos los datos restantes para la primera posición de documento: Debemos introducir los siguientes datos: - Importe bruto (con ITBMS). 6 de 24

7 - Marcar el flag Calcular ITBMS. - Indicador de impuestos (desplegando el match-code podemos elegir entre los distintos indicadores parametrizados para Codere). En nuestro caso seleccionamos C3 ITBMS cargado al 15%. Si fuese necesario indicaríamos: - Condiciones de pago: se han parametrizado las condiciones de pago que comienzan por Z - Vía de pago: Si las facturas se van a pagar a través de programa automático de pagos, será necesario alimentar este campo. - Texto: Podemos indicar una breve descripción del concepto de la factura Introducción de posiciones de documento de Cuentas de Mayor Una vez se han introducido los datos para la cabecera del documento y la posición de cuenta de acreedor, se introducen las posiciones de documento para las cuentas de mayor. La entrada de posiciones de libro mayor es similar a la entrada de posiciones de acreedor. Para cada posición de cuenta de mayor, debemos introducir una clave de contabilización y el número de cuenta de mayor en la parte inferior de la pantalla de entrada para la partida individual anterior: 7 de 24

8 En nuestro caso, debemos indicar la clave contable 40 Contabilización al debe, ya que vamos a contabilizar sobre una cuenta de mayor de gasto, en este caso la Suministros papelería. Para seleccionar la cuenta de mayor que corresponda podemos desplegar el match code de este campo, accediendo a la siguiente pantalla de selección: 8 de 24

9 Al indicar una clave contable 40 el sistema solo permite alimentar este campo con una cuenta de mayor. El sistema alimenta por defecto la sociedad con la que estamos trabajando y si pulsamos intro sin indicar nada más, el sistema nos mostrará todas las cuentas de mayor para seleccionar. Sin embargo, es más cómodo acotar la visualización al grupo de cuentas entre las que se encuentra la nuestra. En nuestro caso, estamos contabilizando un gasto de papelería, por lo que la cuenta se encuentra dentro del grupo 62- Servicios exteriores. Si indicamos en el campo Cuenta de mayor 62* y pulsamos intro a continuación, accedemos únicamente a las cuentas de mayor de este grupo. Una vez completados estos campos, pulsamos intro, accediendo a la próxima pantalla, donde se debe introducir el resto de los datos para la posición. 9 de 24

10 Para cada posición se deben efectuar, en los siguientes campos, estas entradas: - Importe bruto: Si ponemos * en la última posición del documento, el sistema cuadrará el asiento. - Indicador de impuestos - Centro de costes: Para seleccionar un centro de costes desplegaremos el match code En esta pantalla pulsaremos intro accediendo a la lista con todos los centros de costes de la sociedad, donde seleccionaremos el que corresponda haciendod doble clic sobre el mismo: 10 de 24

11 Tras indicar el centro de costes pulsaremos intro y el sistema alimentará, en base al mismo, el centro de beneficios: El tipo de campos necesarios, opcionales, obligatorios o suprimidos de la pantalla depende de: - La clave de contabilización - El grupo de status de campos en el registro maestro de libro mayor de la cuenta utilizada. Después de introducir los datos en la cabecera del documento y las correspondientes posiciones, pulsaremos el icono para obtener el resumen del documento ó también seleccionando en el menú Pasar a / Resumen documento: 11 de 24

12 En la pantalla de Visualización de resumen, observará la cabecera del documento en la parte superior de la pantalla y las partidas individuales en la inferior. Si no se ha realizado previamente la simulación del documento, en el resumen del mismo no aparecerán las partidas individuales generadas automáticamente por el sistema, como por ejemplo el IVA ó las Retenciones en aquellos acreedores que estén sujetos: Por tanto, es aconsejable que en aquellos asientos donde se generen partidas individuales automaticamente, se simule el documento previamente. Para ello seleccionaremos en el menú: Documento / Simular 12 de 24

13 Fíjese en el formato de las entradas en el Debe y en el Haber (partidas individuales). Las entradas en el Haber tienen signo negativo a la derecha del importe. Las entradas en el Debe no tienen ningún símbolo a la derecha del importe. En la parte inferior del resumen, se visualizarán los campos D, con los importes totales del Debe, y H, con los importes totales del Haber. En la parte inferior de la columna Importe el sistema visualiza la diferencia entre el Debe y el Haber. Para contabilizar un documento, el sistema exige que las entradas del Debe y las del Haber sean iguales, es decir, que el documento esté saldado. Si todo es correcto, podemos pasar a contabilizar pulsando el icono 1.2. Contabilización de factura de un acreedor sujeto a retención Completaremos los datos de cabecera y de la primera posición de la factura de la forma habitual. En los campos de la segunda posición indicaremos: - Clave contable: 40 Contabilización al debe - Cuenta: Cuenta de gastos correspondiente Es en este momento donde al pulsar intro, nos aparece la pantalla solicitando los datos de la retención. Esto es debido a que en la parametrización hemos establecido la posibilidad de determinar manualmente tanto la base de cálculo como el importe a retener. Esta opción es de especial utilidad en aquellas facturas donde el cálculo de la retención es más complejo debido a la existencia de gastos, etc. 13 de 24

14 De no ser necesaria esta determinación manual, pulsamos intro sin completar ningún campo. De esta manera accedemos a la siguiente pantalla donde debemos completar los campos correspondientes a la segunda posición: - Importe - Indicador de impuestos - Centro de coste Una vez completados dichos campos podemos ver el asiento a contabilizar. Para ello haremos: Documento/ Simular Si todo es correcto, grabaremos pulsando el botón. Puede ocurrir que tengamos acreedores en los que unas operaciones están sujetas a retención y otras no. En este caso cuando el sistema dispare la pantalla de retención, en el campo base importe de retención indicaremos únicamente la base sujeta a retención. 14 de 24

15 En los casos en los que la factura no esté sujeta a retención, pulsaremos cancelar sin indicar nada. La factura se generará sin retención. 1.4 Contabilización de un abono Desde el árbol del menú de usuario, seleccionamos Finanzas/ Acreedores/ Contabilización/ Factura/ Abono Completamos los datos de la cabecera del documento. La clase de documento (KA- Abono acreedor) la trae el sistema por defecto. En el campo Clave CT, se introduce la clave de contabilización para un abono a un acreedor (en el sistema estándar la clave de contabilización para abono a acreedor es la 21 ). Introduzca el número de cuenta de acreedor en el campo Cuenta. Pulsando intro, accedemos a la siguiente pantalla donde indicaremos los datos de la primera posición: - Importe del abono - Indicador de impuestos 15 de 24

16 - Marcaremos el flag Calcular impuestos En la segunda posición indicaremos: - Clave contable: 50 Contabilidad al haber - Cuenta: Cuenta de mayor correspondiente Pulsando intro accedemos a la pantalla donde completaremos los datos de esta segunda posición: - Importe: Indicando * en la última posición del documento, el sistema cuadrará el asiento - Indicador de impuestos - Centro de coste Pulsando Intro : 16 de 24

17 A continuación podemos ver el documento a contabilizar, para ello, seleccionamos en el menú Documento / Simular Si todo es correcto, pasamos a contabilizar pulsando el icono Compensación del abono Una vez contabilizado el abono, debemos compensarlos con la factura correspondiente. Para ello seleccionaremos en el menú funcional: Finanzas/ Acreedores/ Cuenta/ Compensar 17 de 24

18 De esta forma accedemos a la siguiente pantalla: En esta pantalla indicaremos la cuenta del acreedor que nos realizó el abono. Tenemos la opción de limitar las partidas a tratar a través de los conceptos incluidos en Otras delimitaciones. Tras pulsar el botón Tratar Pas accedemos a la siguiente pantalla: Como en este caso el importe del abono es inferior al de la factura que compensa, debemos seleccionar la pestaña siguiente: Pago parcial : 18 de 24

19 Seleccionamos las partidas correspondientes al abono y a la factura que compensa haciendo doble clic en los campos Importe neto e Importe pago. Seleccionamos Documento/ Simular para ver el asiento a contabilizar: Una vez que hemos grabado el documento, si visualizamos las partidas abiertas del acreedor aparecerá tanto la factura como el abono, si bien a la hora de seleccionar dicha factura para el pago, se activará la partida del abono automáticamente: 1.5 Contabilización de un anticipo Camino en el Menú de usuario: 19 de 24

20 Finanzas / Acreedores / Contabilización / Anticipos / Anticipo. Nos situamos en una pantalla donde se completarán todos aquellos campos obligatorios, para ello, seguiremos los siguientes pasos: - Introducimos la Fecha de Contabilización. - Indicamos en el campo de CME una A (Anticipo proveedores). - Completamos el campo de la cuenta del acreedor a través del match-code y seleccionaremos el nuestro. - En el campo de Cuenta de Banco, indicaremos la cuenta de mayor que identifica nuestra cuenta bancaria a través de la cual realizaremos el anticipo. - Introducimos el Importe. La pantalla con los datos necesarios es la siguiente: Una vez realizados los pasos anteriores, accedemos a la siguiente pantalla donde completaremos los campos de Importe, mediante un asterisco, y el de indicador de impuestos, marcaremos el flag calcular impuestos y le asignaremos el indicador de impuestos correspondiente. 20 de 24

21 Realizando el mismo proceso que en contabilizaciones anteriores, llegaríamos al resumen del asiento: Documento/ Simular Si pinchamos dos veces sobre la posición 002 accedemos a la misma, donde podemos observar como se ha direccionado la imputación hacia la cuenta Anticipos a acreedores: Es importante que tomemos en cuenta y sepamos que este IVA que ahora nos calcula y que indica el sistema habrá de deducirlo del IVA final calculado en la contabilización de la factura cuando llegue la hora de compensar el anticipo. 21 de 24

22 Antes de compensar el anticipo, se debe contabilizar la factura del acreedor sobre la que posteriormente compensaremos el mismo. Compensación del Anticipo En el momento de recibir la factura que se corresponde con el anticipo realizado, debemos de llevar a cabo la compensación del mismo. Para ello seguimos el siguiente camino en el menú funcional: Finanzas / Acreedores / Contabilización / Anticipos / Compensación En esta pantalla introducimos la fecha de contabilización, el número de documento de la factura contabilizada sobre la que vamos a compensar el anticipo y nuestro acreedor. Y luego pulsamos el icono Tratar Anticipos o Intro. 22 de 24

23 Accedemos a una pantalla donde indicaremos qué parte del anticipo compensamos con la factura, (en nuestro ejemplo,el total del anticipo) Ahora, una vez indicada la cantidad a compensar, seguimos el siguiente camino en el menú funcional: Documento / Simular. El asiento que nos muestra es el siguiente: Los 6,52 euros de IVA que ya habíamos soportado en el primer momento del pago del anticipo las anula el sistema y así, queda como IVA soportado el total resultante de la contabilización de la tercera factura. Si seleccionamos la posición 001 observamos como imputa sobre la cuenta Anticipos a acreedores: Si seleccionamos la posición 002 observamos como imputa a la cuenta asociada correspondiente Proveedores: 23 de 24

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