CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA DE LA LIQUIDACIÓN DE PARTÍCIPES Y COLABORADORES

Transcripción

1 CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA DE LA LIQUIDACIÓN DE PARTÍCIPES Y COLABORADORES 1 de 1

2 Contabilización automática de la liquidación de partícipes y colaboradores Tenemos la posibilidad de contabilizar los apuntes correspondientes a la provisión ó liquidación de partícipes y colaboradores a partir de la elaboración de un fichero de Excel con la siguiente estructura y formatos, dependiendo de la función del interlocutor: Partícipes Campo Ancho Obligatorio Observación Nº de interlocutor 10 SI Código del partícipe Área Geográfica 10 SI Ejemplo: MADRID Oficina de Ventas 4 SI Ejemplo: 0004 (Getafe) Organización de ventas 4 SI Ejemplo: E431 (Codere Madrid) Grupo de Artículos 4 SI Ejemplo: 0102 (Máquinas B) Fecha del documento 8 SI Formato ddmmaaaa ( ) Sociedad 4 SI Código SAP de la sociedad Fecha de Contabilización 8 SI Formato ddmmaaaa ( ) Nº documento Referencia 15 SI Aparece en el libro de IVA Texto de Cabecera 25 NO Descripción del documento Código del Acreedor 10 SI Código SAP del acreedor Importe Bruto 16 SI Con Retención Retención 1 NO Marcar con X si está sujeto Texto de posición 30 NO Descripción a nivel de apunte Fecha de vencimiento 8 SI Fecha de pago (ddmmaaaa) Vía de pago 1 NO Ejemplo: Q (cheque) Asignación 18 NO Campo para clasificación Importe Cargo 16 SI Importe de la cta Importe Abono 16 SI Importe de la cta Centro de Coste 10 SI Orden estadística 10 NO 2 de 1

3 Provisión 1 NO Marcar con X en caso de ser un apunte de provisión Fecha de anulación 8 NO* Fecha de anulación del apunte de provisión *Si el campo provisión está marcado con una X, el campo Fecha de anulación será obligatorio. Colaboradores Campo Ancho Obligatorio Observación Nº de interlocutor 10 SI Código del colaborador Área Geográfica 10 SI Ejemplo: MADRID Oficina de Ventas 4 SI Ejemplo: 0004 (Getafe) Organización de ventas 4 SI Ejemplo: E431 (Codere Madrid) Grupo de Artículos 4 SI Ejemplo: 0102 (Máquinas B) Fecha del documento 8 SI Formato ddmmaaaa ( ) Sociedad 4 SI Código SAP de la sociedad Fecha de Contabilización 8 SI Formato ddmmaaaa ( ) Nº documento Referencia 15 SI Aparece en el libro de IVA Texto de Cabecera 25 NO Descripción del documento Código del Acreedor 10 SI Código SAP del acreedor Clave contable 2 SI 31 (factura) ó 21 (abono) Importe Bruto 16 SI Con IVA y Retención Código de IVA 2 SI Ejemplo: NC, SC,.. Retención 1 NO Marcar con X si está sujeto Texto de posición 30 NO Descripción a nivel de apunte Fecha base 8 SI Para el cálculo del vencimiento Vía de pago 1 NO Ejemplo: Q (cheque) Condición de pago 4 NO Ejemplo: Z024 (30 días) Asignación 18 NO Campo para clasificación Centro de Coste 10 SI Orden estadística 10 NO 3 de 1

4 Provisión 1 NO Marcar con X en caso de ser un apunte de provisión Fecha de anulación 8 NO* Fecha de anulación del apunte de provisión *Si el campo provisión está marcado con una X, el campo Fecha de anulación será obligatorio. En cualquiera de los dos casos, para realizar la carga en SAP es necesario que una vez completado el fichero, verifiquemos que el ancho de las columnas es el correcto, que eliminemos las primeras filas que no se corresponden con datos y que lo guardemos con formato.prn (texto con formato delimitado por espacios). Para llevar a cabo la contabilización, seguiremos el siguiente camino en el menú de usuario: Finanzas / Acreedores / Contabilización / Factura / Imputación Interloc / Contab.Liquidación partícipes y colaboradores 4 de 1

5 De esta forma accedemos a la siguiente pantalla en la que tenemos que indicar la ubicación de los ficheros (.prn) que hemos generado para partícipes y/o colaboradores: Una vez indicada la ubicación del fichero ó los ficheros, ejecutamos. En el caso de existir errores aparecerá el siguiente log. La ejecución en modo Test está marcada inicialmente. y si todo es correcto desmarcamos el campo ejecución en test y nos debe aparecer un log con el nombre de los juegos de datos (batch input) creados: 5 de 1

6 Estos juegos de datos deben procesarse para contabilizar los documentos: Los documentos de provisión generados con esta transacción tienen una fecha de anulación prevista (indicada en el fichero). Para contabilizar los asientos de anulación, ejecutaremos el siguiente programa como proceso de cierre mensual: 6 de 1

7 De esta forma accedemos a la siguiente pantalla donde debemos indicar la sociedad ó sociedades y en el campo hemos previsto anular las provisiones: la fecha en la que Si ejecutamos en test podemos comprobar si los documentos que propone anular el programa son los correctos (si alguno no se debe anular, podemos excluirlo por los campos nº de documento, Referencia,...de la pantalla de selección): 7 de 1

8 Si todo es correcto anulamos pulsando el botón Anular documentos : 8 de 1