CARGA DE ACTIVOS FIJOS.

Transcripción

1 CARGA DE ACTIVOS FIJOS. 1 de 23

2 Vamos a describir un ejemplo de carga de máquinas recreativas (229000,229100, , ) para explicar la carga de activos fijos. Posteriormente definiremos las diferencias del resto de activos. Lo primero que debemos hacer es crear un fichero en Excel con la siguiente estructura: Para completar esta plantilla debemos rellenar los siguientes campos: 0 Número de AF. Este campo es obligatorio para todos los activos puesto que todos los activos que queramos cargar deben ser numerados correlativamente (1, 2, 3,...) 1 Sociedad. Código SAP de la Sociedad. Clase. Clase de activo fijo. Descripción. Denominación del activo fijo. Esta denominación debe coincidir exactamente con la descripción del material (modelo de máquina). Estos tres campos son obligatorios para todos los activos fijos. 2 de 23

3 Nº de serie. Sólo es obligatorio rellenar este campo para las máquinas recreativas. 2 Fecha de capitalización. Esta fecha debe corresponder al mes anterior a la fecha que aparezca en Inicio Amort. Debe tener el siguiente formatos: DD.MM.AAAA CeCo. Centro de Coste. Orden Inv. Orden de Inversión. Es obligatorio para todos los activos fijos. Local. Para las máquinas recreativas no es obligatorio pero para los Terrenos y Bienes Naturales (220000), Derechos de Exclusividad (218000) e Inmov. en Depósito (225900) si lo es. Orden de Costes. Orden Estadística del activo. Este campo no es obligatorio para ningún activo en concreto. 3. Completaremos estos campos con los parámetros de amortización y los valores acumulados para el área contable (01) y el área analítica (20). Área valor. Estos campos los tenemos que rellenar con 01 (área contable) y 20 (área analítica) respectivamente. Clave Amort. Aquí se indica la clave de amortización del activo como ZP10, ZP20, etc. Vida útil. Número de años en los que se amortiza el activo, tanto contable como analíticamente. 3 de 23

4 VU periodos. Número de períodos, meses, a parte de los años, en los que se amortiza el activo. Inicio Amort. Fecha de inicio de amortización. Esta fecha debe ser rellenada con el mismo formato con el que se relleno la fecha de capitalización. Es la misma para el área contable y para el área analítica. CAP acum. Valor de adquisición del activo a 31 de Diciembre del año anterior a la carga. Es el mismo para las dos áreas. AMORT Acum. Amortización acumulada a 31 de diciembre del año anterior a la fecha de la carga. Es la misma en las dos áreas. Debe ser rellenada en negativo. AMORT Ejer. Dotación a la amortización del ejercicio de la carga (hasta el momento de la carga). También debe ser rellenada en negativo. 4. Estos campos los completaremos en el caso de que se hayan producido movimientos (altas, bajas,...) a lo largo del ejercicio de la carga. Si el alta del activo se ha realizado en el mismo ejercicio que la carga de la sociedad los campos de CAP acum y AMORT acum deben ser 0, puesto que en ejercicios anteriores no se ha podido amortizar el activo. 4 de 23

5 Actual. Debemos ir numerando correlativamente los movimientos de alta de ese activo. Si por ejemplo tuviéramos dos movimientos tendríamos dos filas 4 y estas celdas estarían rellenas con 1 y 2 respectivamente. Área real. Este campo se debe completar siempre que sea necesario con un 01 (área contable) Clase mov. Aquí se indica la clave de movimiento para el alta, baja, etc. Del activo; como 100, 200,... Importe. Es el valor del movimiento. Fecha valor. Es la fecha del movimiento. Debe ser completada con el mismo formato que las otras fechas del documento. Una cosa muy importante y que no debemos olvidar es que todas las celdas deben estar alineadas a la izquierda. Una vez completado el archivo debe quedar de la siguiente forma: 5 de 23

6 La carga de la sociedad del ejemplo se llevó a cabo en Noviembre de 2004, y como el primer activo ha sido capitalizado en un ejercicio anterior y durante el 2004 no ha tenido ningún movimiento, la fila 4 no se rellena. Sin embargo, el segundo activo si ha sido dado de alta en ese año. Por tanto, la fila 4 de dicho activo si se rellena y los campos de CAP acum. y AMORT acum. se dejan a 0. Una vez que todo está completado debemos eliminar todas las filas de títulos o similares. El archivo debe quedar de la siguiente manera para poder ser guardado. 6 de 23

7 Para llevar a cabo la carga en SAP, seguiremos el siguiente camino en el menú de usuario: Carga de datos iniciales /Finanzas/ Activos Fijos /Datos maestros y valores/ Transf.. del sist. Ext. mediante Excel 7 de 23

8 De esta forma accedemos a la siguiente pantalla en la que tenemos que indicar la ubicación del fichero (.txt) que hemos generado para la creación de los datos maestros: 8 de 23

9 En esta pantalla debemos no sólo indicar la ubicación del fichero sino el tipo de activo fijo que vamos a cargar en Asignación campos existentes. 9 de 23

10 Como estamos cargando maquinas recreativas elegimos clase de activo fijo 229/2291/... A continuación pulsamos Ejecutar y pasamos a la siguiente pantalla: 10 de 23

11 Aquí lo primero que tenemos que hacer es seleccionar el formato de las fechas que le hemos dado al archivo. Esto se hace a través de Opciones / Formato fecha. Y nos tiene que aparecer esta ventana: 11 de 23

12 Una vez que hemos seleccionada la fecha correcta le damos a y si todos los datos están bien metidos en el archivos de Excel nos aparecerá el siguiente mensaje: 12 de 23

13 Una vez que hemos comprobado que la ejecución test ha sido verificada con éxito le damos a Crear activos fijos y nos debe aparecer Le decimos que si y nos aparecerá: 13 de 23

14 A la hora de cargar el resto de activos fijos los pasos a seguir son los mismos, aunque la plantilla de Excel varia un poco para cada uno. Para los Gastos de Constitución (200), Gastos de Establecimiento (201), Gastos de Ampliación de Capital (202), Gastos de I+D (210), Concesiones Administrativas (211) y Propiedad Industrial (212) la plantilla sería: Los campos específicos de esta plantilla no son obligatorios para este tipo de activos. A la hora de cargar estos activos la asignación a marcar es cualquiera de estas dos: 14 de 23

15 Para el Fondo de Comercio (213), Derechos de Traspaso (214), las Reformas en Locales Arrendados (216), los Derechos de Instalaciones (2181) y los Terrenos y Bienes Naturales (220): Para los Derechos de Instalaciones el campo de Local es obligatorio. El resto de campos diferentes son opcionales en todos los activos de esta plantilla. 15 de 23

16 Para las Aplicaciones Informáticas (215), Utillaje (224), Inmóvil. en Depósito (2259), Mobiliario (226) y Equi. Proceso Informático (227): Para Inmovilizado en Depósito (2259) el campo Local es obligatorio. Para los Derechos sobre Bienes en Arrendamiento Financiero (217): 16 de 23

17 Para las Construcciones (221): Para los Derechos de Exclusividad (218): En esta plantilla el campo Local, Destino de Inversión y Criterio de Clasificación son obligatorios. El campo destino de inversión se debe completar con el valor 40 que es el que utiliza para las cargas. Este campo lo que nos indica es si el derecho de exclusividad es de captación, mantenimiento, renovación o de carga (10 Captación, 20 Mantenimiento, 30 Renovación, 40 Cargas iniciales). El campo criterio de clasificación 3, lo que nos indica es si el derecho de exclusividad pertenece al titular o al propietario del local. Los valores que debemos poner son 0001 (Dcho del titular) o 0002 (Dcho del propietario/g.ctas.) 17 de 23

18 Para las Instalaciones Técnicas (222) y Otras Instalaciones (225): Para Maquinaria (223): Para los Elementos de Transporte (228): Por último, en este tipo de activos el campo Matricula es obligatorio, al igual que Criterio Clasificación. 18 de 23

19 Carga es SAP Para cargar los ficheros que hemos creado tenemos que seguir la siguiente ruta: Carga de datos iniciales/ Finanzas/ Activos Fijos/ Carga Activos Fijos (Transacción AS100) En esta transacción debemos indicar el fichero que queremos cargar y el tipo de activo o activos con el que hemos completado el fichero. En el campo Fich.entrada si desplegamos el match-code podemos buscar la ruta del fichero sin tener que escribirla. 19 de 23

20 Lo más probable es que en Asignación haya varias entradas con la misma clase de activos. Si fuese así tenemos que coger siempre la versión más actual que haya. Por ejemplo si estuviésemos cargando Utillaje (224000) o Mobiliario (226000) debemos seleccionar la Asignación Z215 (2) que es la plantilla a la que pertenecen estos tipos de activos y es la versión más moderna. 20 de 23

21 Una vez que tenemos todo completado y le damos a ejecutar pasaremos a la siguiente pantalla: Aquí debemos darle a Ejecución de test. 21 de 23

22 Si todo es correcto nos saldrá el siguiente mensaje por cada activo que viniera en el fichero. En caso de que hubiera algo mal nos aparecerá un mensaje de error en el activo que no es correcto y el tipo de equivocación que tiene. Si no hay ningún error pulsamos Activos Fijo y nos aparecerá una ventana de confirmación para crear los activos. 22 de 23

23 Una vez creados nos aparecerán los siguiente mensajes, y ya estarían cargados los AF del fichero. 23 de 23