CONTABILIZACIÓN FICHERO EN EXCEL

Transcripción

1 CONTABILIZACIÓN FICHERO EN EXCEL 1 de 10

2 CONTABILIZACIÓN FICHERO EN EXCEL. Este programa contabilizará todos y cada uno de los asientos que nosotros repliquemos en el fichero excel. Tenemos que seguir el siguiente camino en el menú funcional: Finanzas/ Libro Mayor/ Op. Cierre/ Contab. Fichero EXCEL (Trans.:ZZMENF238) Antes de nada, os explicamos el significado de cada campo de la plantilla de carga, para que podáis ejecutar correctamente el fichero. Los campos, tendrán el mismo significado que en el sistema: Clase de Documento: Indicaremos el tipo de documento correspondiente al asiento. Fecha del Documento: Fecha factura 2 de 10

3 Fecha Contable: Fecha de contabilización Nº de documento de referencia: Es obligatorio y definirá de forma general la naturaleza del documento, son 10 digitos, Nº de documento fichero: Es un campo alfanumérico, donde podremos indicar el número o letra, que diferencia cada tipo de asiento (es un campo de control del documento que no viene incluido en la contabilización). Campo clave Sociedad: Sociedad / es, que necesitemos contabilizar. Texto de cabecera: El texto que indicaremos para identificar la factura. Clave de Moneda: Rellanaremos este campo, indicando que tipo de moneda es: EUR, USD, Tipo de cambio: Si fuese necesario adjuntaríamos el importe del tipo de cambio correspondiente al mes en que estamos contabilizando y dependiendo la moneda. Importante: Todos estos campos tienen que ser iguales y forman parte de la cabezera del documento Clave de contabilización: Dependiendo el tipo de movimiento que vayamos a realizar,le indicaremos su clave de contabilizaciön: 09, 50, 40, 31, 34. Cuenta o mathcode para la siguiente posición: Rellenaremos este campo con el número que corresponda de Cuenta de Mayor, Código de tercero, Número de AF 3 de 10

4 CME: Inlcuiremos si fuera necesario, el indicador CME, como S J O para que autmáticamente el sistema, lo lleve a la cuenta de mayor, correspondiente. Clase de movimiento AF (posición de doc): Si necesitáramos contabilizar una baja.. o cualquier otro tipo de movimiento de AF, deberíamos rellenar este campo con: 100, 150, 200 Incluímos también los movimientos de alta, bajas y traspasos de las cuentas que requieren imputación de movimientos en consolidación. Clase de movimiento consolidación (bloque imputación) Podemos incluir igualmente bajas y traspasos de las cuentas que requieren imputación de movimientos en consolidación Asignación: Referencia de la posición. Importe en la moneda del documento: Importe de la factura Indicador de IVA asignado a la posición de documento que es base imponible: Clase de IVA, que queremos imputar a un documento. Importe del Impuesto: Si no se indica nada, el cálculo del impuesto será automático (en este caso el importe de la moneda será la suma de la Base y el Iva). Fecha base para el cálculo del vto. de una partida de proveedores: Fecha vencimiento, obligatorio tanto en acreedores y deudores. Vía de pago/cobro: Vía de pago correspondiente al documento Clave de condición de pago: SI tuviera alguna clave para su condición de pago 4 de 10

5 Clave para bloqueo de pago: Clave con la indicamos cualquier bloqueo para realizar el pago Clave referencia 1: Status Deuda Clave referencia 2: Nº Efecto Clave referencia 3: Concepto de Liquidación Sociedad GL: En algún tipo de documento nos requerirá, la sociedad GL, correspondiente a nuestro apunte. Centro de coste al que se imputa un gasto: CECO, correspondiente a la sociedad. Centro de Beneficio: CEBE, correspondiente a la sociedad Banco Propio sobre el que vaya el apunte: Tipo de banco intelocutor: Código de cuatro dígitos asignado a la cuenta bancaria del proveedor a la que se paga. Orden: Campo opcional, donde indicaremos la orden estadística correspondiente. Posición Financiera: Si fuera necesario la imputación de una posición financiera Texto de posición: Texto Obligatorio, donde podremos describir lo que realmente estamos contabilizando 5 de 10

6 Indicador de retención: Se indica si queremos diferenciar alguna en concreto del maestro del acreedor Importe retención: Si es necesario indicar el importe (en el caso donde la retención no se aplique al total de la factura Importe en M.L: Clase de Actividad: Nº Tienda: Movimiento Sin Retencion: Ind Tipo Retenciones 1: Indicador de Retencion 1: Base Imponible Retencion M.L 1: Base Imponible Retencion M.E 1: 6 de 10

7 Indicador Retencion 1: Base Imponbile Retencion M.L 1: Base Imponible Retencion M.E 1: Importe Retencion M.L 1 Importe Retencion M. Doc 1: Indicador Tipo Retencion 2: Indicador de Retencion 2: Base Imponible Retencion M.L 2: Base Imponible Retencion M.E 2: Importe Retencion M.L 2: Importe Retencion M.E 2: Importe Retencion M. Doc 2: Indicador Tipo Retenciones 3: Indicador Retencion 3: Base Imponible Retencion M.L 3 Base Imponible Retencion M.E 3: Importe Retencion M.L 3: Importe Retencion M.Doc 3: 7 de 10

8 Área Geográfica: Oficina de Ventas: Organización de Vtas: Centro: Canal de Distribución: Sector: Grupo Artículos: Partícipe: Colaborador: Cliente: Lugar de Entrega: Centro: Fecha Valor: Una vez relleneno todos los campos, accederemos al sistema para poder ejecutar el fichero. En esta pantalla, debemos rellenar los siguientes campos: Ruta Fichero: Tendremos que indicar la ruta en local, donde se encuentra el fichero EXCEL, para poder lanzarlo. Juego de Datos: Nombre con el que se generará el BATCH-IMPUT, si encuentra algún error en el proceso de creación de asientos. Fichero en Local: Siempre deberemos elegir esta opción. Fichero en Servidor: El programa nos dará la opcion de ejecutarlo de manera directa o mediante 8 de 10

9 Batch Imput: Indicando esta opción, al ejecutar el fichero nos generará automaticamente un juego de datos que luego deberemos lanzar. Si, el fichero contiene más de 20 documentos, el programa, nos dará el siguiente error. Una vez aquí deberemos volver a la pantalla anterior, pinchando el flag BATCH IMPUT, para que podamos procesar correctamente el documentos. Si el fichero contiene menos de 20 documentos tendremos la opción de poder ejecutar el programa sin necesidad de generar un Batch Imput Una vez rellenos todos los campos, ejecutaremos, IMPORTANTE: no ejecuta en test, viene contabilizado en el momento que se ejecuta Si se ha procesado correctamente, nos mostrará el el númere de los coumentos creados de existir ulgún error los almacenará en el Juego de Datos anterior. Si algunos de los campos claves o condiciones principales no se cumplen (datos de cabecera) el sistema nos devuelve un mensaje de validación que no nos permite contabilizar. Ejemplo: Nos iremos al fichero a comprobar el error, comprobando que el texto es distinto Una vez subsanado el problema 9 de 10

10 Volveremos a ejecutar. Saliendo la siguiente pantalla, si todo es correcto. Generados ya los documentos contables, si el mensaje final nos devuelve algún error de asignación tendremos que ir a reejecutar el Juego de Datos a través de la SM de 10