TEMA 38-2 :Contabilizaciones de Acreedores

Transcripción

1 TEMA 38-2 :Contabilizaciones de Acreedores Creación de una factura de proveedores 2 Contabilización de un abono de un proveedor 7 Anticipos a Proveedores 8 Contabilización de pagos a proveedores 14 Pagos Manuales por Totales 14 Pagos Parciales y por Resto 20 Pagos Parciales 23 Visualización de saldos de Proveedores 26 Visualización de Partidas Individuales de Proveedores. 30 Sistema de Información de Acreedores 31 Anexo.- Creación de un Pool de Acreedores. 32

2 Creación de una factura de proveedores Objetivo: Introducir los datos necesarios para contabilizar una factura de un proveedor Descripción del procedimiento: Finanzas Gestión Financiera Acreedores Contabilización Factura TRANSACCION: FB60 En primer lugar se introducen los campos de la Cabecera del Documento. Contabilizaciones de Acreedores Pág. 2

3 Campos Cabecera CAMPO EXPLICACIÓN Introducir obligatoriamente Proveedor Numero del proveedor que se ha de contabilizar con la siguiente posición de documento. Sí Clase doc. La clase de documento sirve para clasificar los documentos contables. Para facturas Introducimos: Factura Acreedor Para Abonos Introducimos: Abono Acreedor Factura Acreedor Abono Acreedor Fecha factura. Es la fecha de creación del documento original. Sí Fecha Contab. Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de Sí Referencia costes. El número de documento de referencia contiene el número que el documento tiene con la empresa colaboradora. El número de documento de referencia sirve como criterio de búsqueda en la visualización y modificación de documentos. En algunos casos, en la correspondencia se imprime el número de Contabilizaciones de Acreedores Pág. 3 No

4 Txt. Cab. Doc. documento de referencia en lugar del número de documento. Contiene aclaraciones o notas con validez para todo el documento. No Importe Importe total de la factura Si Moneda / T/C Calc. Impto Importe del Impuesto Indicador de IVA Fecha convers. Clave de moneda, en la cual se gestionan los importes en el sistema. Si queremos que el sistema calcule el IVA automáticamente Si queremos introducir nosotros el dato Introducimos el indicador de IVA correspondiente. Si la factura contiene varios indicadores de IVA, este dato se rellenará para cada posición de documento. Fecha para determinar el tipo de cambio a emplear en la conversión. Sólo es necesario introducirlo sino coincide con la fecha de contabilización. Sí No No No No Una vez que hemos introducido la cabecera desde todas las pantallas de introducción de la factura podemos acceder tanto a los datos maestros como a las partidas del Proveedor. A continuación introducimos las posiciones de la factura Campos Posición Contabilizaciones de Acreedores Pág. 4

5 CAMPO EXPLICACIÓN Introducir obligatoriamente Cuenta de Mayor Cuenta de mayor que se ha de contabilizar Sí Debe / Haber Debe / Haber Sí Importe Moneda Importe de la posición Sí documento (*) Cuadra el asiento Indicador de IVA Indicador de IVA de la posición No Centro de Coste Imputación para el módulo de Controlling Sí en cuentas del grupo 6 Imputaciones adicionales (****) (****) Conviene recordar que los campos a rellenar en cada posición vienen determinados por el Status Campo que se introduce en el registro maestro a la hora de crear una cuenta de mayor Una vez ya hemos introducido todos los datos para el asiento contable podemos ver una serie de datos antes de grabar el documento. Estos datos vienen distribuido en las diferentes ventanas En la pantalla de pagos podemos ver y / o modificar las condiciones de pago y de vencimiento de la factura, datos que provienen del registro maestro del Proveedor Contabilizaciones de Acreedores Pág. 5

6 En la pestaña detalle podemos ver la cuenta que se va a actualizar a contabilizar sobre el acreedor, así como introducir textos adicionales y la asignación. La asignación es una información adicional en la posición del documento. Las partidas individuales de una cuenta se pueden visualizar según el contenido del campo. En la pestaña impuestos podemos ver los datos relativos a impuestos En la siguiente pestaña, nota, se puede introducir un texto explicatorio En la pestaña Moneda Local, podemos ver los datos introducidos, en la moneda del documento, la moneda local EUR y la moneda del grupo ESP Contabilizaciones de Acreedores Pág. 6

7 Una vez introducidos y revisados los datos, podemos simular el documento a contabilizar Vamos a: Documento Simular Si es correcto grabamos el documento, El sistema nos devuelve a la primera pantalla indicando el numero asignado al documento en la parte de abajo Contabilización de un abono de un proveedor Contabilizaciones de Acreedores Pág. 7

8 El proceso de creación de un abono de un proveedor es el mismo que el de creación de una factura. PATH DE ACCESO: Finanzas Gestión Financiera Acreedores Contabilización Abono TRANSACCION: FB65 Anticipos a Proveedores Objetivo: Contabilizar un anticipo a un proveedor Descripción del procedimiento PATH DE ACCESO: Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización Anticipo Anticipo. TRANSACCIÓN: F 48 Contabilizaciones de Acreedores Pág. 8

9 CAMPO EXPLICACIÓN Introducir obligatoriamente Fecha doc. Fecha del documento SAP Sí Cuenta (Acreedor) Nº de cuenta del acreedor en el que Sí se va a ingresar el anticipo Indicador CME Indicador de cuenta de mayor Sí. especial dentro de cada registro maestro. Para anticipos A. Cuenta (Banco) Nº de cuenta de mayor del Banco Sí donde se piense ingresar el anticipo Importe Cantidad a ingresar como anticipo Sí Contabilizaciones de Acreedores Pág. 9

10 Pulsar grabar para que sea efectiva la contabilización. Si comprobamos el saldo del proveedor, observamos que el anticipo aparece en la ventana de CME Contabilizaciones de Acreedores Pág. 10

11 Asimismo al contabilizar una factura a ese acreedor el sistema nos mandará un mensaje de aviso, recordándonos que para ese acreedor existe un anticipo. Contabilizaciones de Acreedores Pág. 11

12 Compensación de un anticipo Objetivo: Compensar un anticipo con una factura Descripción del procedimiento PATH DE ACCESO: Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización Anticipo Compensación TRANSACCIÓN: Para acreedores F 54 Introducimos la fecha del documento, el deudor y en el campo REF.FACT el número de la factura que queremos compensar. Pulsamos el botón TRATAR ANTICIPOS, lo que nos traslada a la pantalla: Contabilizaciones de Acreedores Pág. 12

13 A la derecha de cada anticipo, tenemos un campo que nos permite marcar los anticipos que vamos a compensar con la factura. Marcamos el campo para el anticipo que queremos compensar. Documento Simular El sistema nos da el número de documento creado. Contabilizaciones de Acreedores Pág. 13

14 Contabilización de pagos a proveedores Pagos Manuales por Totales Objetivo: Pagar una factura por el importe de ésta Descripción del procedimiento: PATH DE ACCESO: Finanzas Gestión Financiera Acreedores Contabilización Salida de pagos Contabilizar TRANSACCIÓN: F-53 Introducimos los datos en los campos que sean necesarios. Contabilizaciones de Acreedores Pág. 14

15 CAMPO EXPLICACIÓN Introducir obligatoriamente Fecha de doc. Fecha del documento Sí Clase de doc Clase de documento SAP Sí. KZ Sociedad Sociedad que realiza el pago. Sí. T/C Tipo de cambio. Introducirlo si deseamos aplicar un tipo distinto del registrado en la tabla central de tipos de cambio No. Sólo en caso de que no exista ninguna referencia en la tabla central de tipos de cambio Moneda Moneda del documento Sí Fecha de Contab.. Fecha de contabilización Sí. Por defecto Cuenta Cuenta de mayor por la que hacemos Sí el pago (cuenta del banco) Importe Importe pagado por el banco en la Sí moneda especificada más arriba Gastos No Importe ML Importe en moneda local. No Gastos ML No Fecha valor Fecha valor del pago. Fecha en que No efectivamente saldrá el dinero de nuestra cuenta bancaria. Asignación Este campo sirve como referencia a otros documentos Cuenta Introducir el Nº de cuenta del proveedor al que se está realizando el pago Clase de cuenta Tipo de cuenta (K) Sí. Por defecto Indicador CME Indicar aquí algún indicador CME en No el caso de que queramos relacionar alguna operación / apunte CME con el pago Otras selecciones Botones que sirven para seleccionar las partidas a las que queremos cargar el pago. Seleccionar importe si queremos seleccionar las partidas abiertas a las que imputar el pago por el importe No Sí No. Pulsar el botón Tratar PAs. Si hemos pedido hacer alguna selección con el campo otras selecciones, nos aparecerá la pantalla siguiente pidiéndonos los valores para esa selección. En el ejemplo de la pantalla se ha marcado el campo otras selecciones en importe y queremos seleccionar solo aquellas partidas cuyo monto sea igual a 1000 Ptas. Obtenemos la pantalla: Contabilizaciones de Acreedores Pág. 15

16 Pulsamos de Nuevo: Contabilizaciones de Acreedores Pág. 16

17 Seleccionamos las partidas abiertas a las que queremos imputar el pago. Las partidas seleccionadas son aquellas cuyo campo EUR Bruto aparece en azul. Para ver todas las partidas seleccionadas utilizar los botones RE PÁG y AV PÁG. Para marcar o desmarcar una partida, hacer doble clic sobre el campo del monto de aquella partida que queremos pagar. Seguimos la ruta: Documento Simular SAP nos presentará el documento resumen: Contabilizaciones de Acreedores Pág. 17

18 Si estamos de acuerdo con la contabilización, pulsamos GRABAR. SAP grabará el documento respondiéndonos con el Nº de documento con que lo ha contabilizado. Contabilizaciones de Acreedores Pág. 18

19 Herramientas útiles para tratamiento de partidas numerosas: El menú OpcionesComandos Sí/No: Con ello activamos y desactivamos el tratamiento por comandos de partidas. La pantalla de asignación de pagos a partidas pasa a tomar la siguiente apariencia: Ha aparecido un nuevo campo: el campo Com. En él podemos introducir los siguiente signos para que realicen las siguientes tareas: Signo Tarea - Desactivar partida + Activar partida -- Desactivar partidas por bloques ++ Activar partidas por bloques -* Desactivar todas las partidas +* Activar todas las partidas Contabilizaciones de Acreedores Pág. 19

20 Pagos Parciales y por Resto Existen dos formas de tratar el pago parcial de una factura en SAP. Partidas por el resto y pagos parciales. La primera se distingue de la segunda en que cancela el viejo documento pasando a crear uno nuevo por el monto que queda aún por pagar mientras la segunda no cancela ninguna factura sino que se limita a hacer un cargo en la cuenta del proveedor por el monto pagado. Pagos por Resto Objetivo: Cancelar un viejo documento contable al hacer un pago parcial y crear uno nuevo por el monto que resta aún por pagar Descripción del procedimiento: PATH DE ACCESO: Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización Salida de pagos Contabilizar TRANSACCIÓN: F-53 El procedimiento inicial es similar a un pago por el total de una partida completa, si en lugar de pagar pagamos 500 EUR Nos situamos en la pestaña: Partidas resto Nos aparece la siguiente pantalla: Contabilizaciones de Acreedores Pág. 20

21 Haciendo doble clic sobre el campo en blanco Part. P/resto será la cantidad que nos queda por pagar y será la cantidad que va a quedar plasmada en la nueva partida como un nuevo documento que aparecerá como deuda con nuestro proveedor. Esta cantidad puede ser modificada a mano (útil en el caso de que imputemos un pago a varias facturas). Para poder contabilizar será necesario que el campo importe entrado sea igual al campo asignado más el campo diferencias (en caso de que se produzcan). Podemos simular el documento o directamente pulsar GRABAR y nos aparecerá el documento contable. Contabilizaciones de Acreedores Pág. 21

22 En el documento aparecen algunos apuntes en azul. Hay que hacer doble clic en ellos para modificar el apunte (normalmente SAP nos pedirá que rellenemos el campo TEXTO para que posteriormente podamos identificar todas las partidas que han sido creadas mediante pagos por resto). Una vez modificado el campo texto, pulsar GRABAR, con ello habremos terminado el apunte contable. Contabilizaciones de Acreedores Pág. 22

23 Pagos Parciales Objetivo: Contabilizar un pago parcial Descripción del procedimiento: PATH DE ACCESO: Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización Salida de pagos Contabilizar TRANSACCIÓN:F-53 El procedimiento inicial es similar a un pago por el total de una partida completa, si en lugar de pagar pagamos 500 EUR Nos situamos en la pestaña: Pagos parciales Podemos simular el documento o directamente pulsamos el botón GRABAR y aparece el apunte contable con algunas posiciones en azul. Hacemos doble clic sobre éstas para corregir aquellos campos que nos solicite. Cuando hayamos terminado de corregir y contabilicemos, SAP nos responderá indicándonos que ha creado un nuevo documento que recoge el pago parcial. NOTA: Al hacer el 100% de los pagos parciales todavía queda por compensar la partida abierta y los pagos parciales. Existen dos formas de hacer esto: 1. Con el último pago parcial, no hacemos un pago por parcial sino un pago normal. Seleccionamos todas las partidas (la factura y todos los pagos parciales) y contabilizamos el documento. De esta forma SAP compensa los todos los pagos parciales y la factura. 2. Hacemos el último pago parcial como todos los pagos parciales. Cuando hemos hecho el último, debemos compensar todos estos con la factura. Para ello debemos seguir la ruta: Contabilizaciones de Acreedores Pág. 23

24 Finanzas Gestión financiera Acreedores Cuenta Compensar TRANSACCIÓN: F-44 Nos aparece la pantalla: Introducimos el Nº de cuenta del proveedor y mediante el campo Otras delimitaciones podemos hacer una selección de las partidas abiertas. Pulsamos al botón Tratar PAs. y llegamos a la pantalla: Seleccionamos los pagos parciales y la factura a compensar. Pulsamos GRABAR. La factura y los pagos parciales quedan compensados. Contabilizaciones de Acreedores Pág. 24

25 Pagos por Montos Diferentes a los de las Partidas Abiertas Cuando queremos imputar un pago a una partida abierta pero el monto pagado es superior o inferior al de la partida (factura), tendremos que corregir el apunte contable para que SAP nos permita llevar a cabo la contabilización. El procedimiento a seguir es: 1º Entramos un pago como se ha explicado anteriormente. 2º Seleccionamos la partida a la que queremos imputar el pago. En este caso, estamos pagando 1000 Ptas.. más (por algún gasto) Deberíamos seleccionar en el menú: Pasar a Entr. ráp. Pos.CM Y conseguiríamos la pantalla: Contabilizaciones de Acreedores Pág. 25

26 En la que introduciríamos las posiciones necesarias para que el apunte cuadre. CAMPO EXPLICACIÓN Introducir obligatoriamente CT Clave de contabilización Sí Cuenta Nº de cuenta de mayor en la que Sí queremos poner la posición Importe Importe que queremos introducir Sí IVA Indicador de IVA Sólo necesario si la cuenta en la que pensamos contabilizar requiere un indicador de IVA Div División. No. CeCo Centro de coste. No, salvo que la cuenta sea de gastos, pérdidas. Cuando terminemos de introducir todas las posiciones que sean necesarias pulsamos Simular Pulsamos GRABAR de nuevo. Visualización de saldos de Proveedores Objetivo: Visualizar los saldos de un proveedor o grupo de proveedores (pool de trabajo) Procedimiento: PATH DE ACCESO: Finanzas Gestión financiera Acreedores Cuenta Visualizar saldos TRANSACCIÓN: FK10N El número del proveedor La sociedad El ejercicio Contabilizaciones de Acreedores Pág. 26

27 Podemos optar por ver el saldo de un solo proveedor o el saldo de varios. Si queremos ver el saldo de varios seleccionamos: Nos aparece una nueva pantalla y en ella podremos introducir el nombre de un pool de trabajo (un grupo de registros maestros que debemos de haber creado anteriormente). Damos al ENTER, y nos aparecerá la siguiente pantalla con los saldos del proveedor o proveedores seleccionados: Contabilizaciones de Acreedores Pág. 27

28 En la primera columna vienen indicados los periodos del ejercicio. En la segunda columna viene indicado el saldo del debe de la cuenta del proveedor, en la tercera el saldo del haber. La cuarta columna indica el saldo total de la cuenta por periodo. Por ultimo, la quinta nos indica el saldo acumulado del año. Por ultimo en la ultima columna aparece el volumen de negocios acumulado. Si nos posicionamos encima de cualquier campo de un periodo y hacemos doble clic o pulsamos podemos acceder a las Partidas individuales que componen dicho saldo en ese periodo, obtendríamos la siguiente información: Contabilizaciones de Acreedores Pág. 28

29 En la pestaña de Cuentas de Mayor Especial CME: nos visualizará el saldo de operaciones de mayor especial como los efectos a pagar, anticipos, Contabilizaciones de Acreedores Pág. 29

30 Visualización de Partidas Individuales de Proveedores. Objetivo: Visualizar las partidas individuales de uno o de varios proveedores. Descripción del Procedimiento: PATH DE ACCESO: Finanzas Gestión financiera Acreedores Cuenta Visualizar partidas TRANSACCIÓN: FBL1N Contabilizaciones de Acreedores Pág. 30

31 Sistema de Información de Acreedores SAP R/3 ofrece gran diversidad de informes. En cada submódulo existe una selección de aquellos específicos de esa aplicación en concreto. El acceso a los informes correspondientes a Acreedores se efectúa a través de: Finanzas Gestión Financiera Acreedores Sistema de información informes para contabilidad de Acreedores Contabilizaciones de Acreedores Pág. 31

32 Anexo.- Creación de un Pool de Acreedores. Objetivo: Agrupar un número de proveedores de acuerdo con algún criterio específico del usuario. Procedimiento: PATH DE ACCESO: Finanzas Gestión financiera Acreedores Entorno Opciones actuales Actualizar Pool de trabajo para tratar Partidas TRANSACCIÓN: OB55 Contabilizaciones de Acreedores Pág. 32

33 Seleccionaremos el campo que queramos o daremos al botón lupa y pasaremos a la pantalla siguiente: Contabilizaciones de Acreedores Pág. 33

34 Una vez aquí podemos visualizar un Pool ya creado, crear uno nuevo o eliminar un Pool de trabajo, los botones serían los siguientes Si queremos añadir un proveedor al Pool de trabajo existente PRUEBA, pulsamos en la lupa y nos aparece la siguiente pantalla en la que añadiremos un proveedor a los 3 existentes Añadimos el proveedor 21 y grabamos Ya está creado el Pool de Acreedores. Contabilizaciones de Acreedores Pág. 34