Manual Logística NUEVO CIRCUITO DE ALQUILER - PROPIEDAD DE MÁQUINAS RECREATIVAS

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1 Manual Logística NUEVO CIRCUITO DE ALQUILER - PROPIEDAD DE MÁQUINAS RECREATIVAS Último cambio por: Equipo LO 1 de 19

2 INDICE 1. Creación de pedidos Creación del nº de serie Entrada de mercancías Activación del pedido de compra Verificación de facturas Cancelación de contratos Listado de cuotas Listado de Bajas Último cambio por: Equipo LO 2 de 19

3 1. Creación de pedidos. Para acceder a esta pantalla seguimos el siguiente menú de usuario: Logística Circuito general Alquiler Control de alquileres. También podemos acceder a esta pantalla a través del código de transacción: ZMAL En esta pantalla se muestran de manera secuencial los pasos a seguir en el circuito de compras de MMRR a Recreativos Franco Pulsamos enter para pasar a la creación de un pedido. El pedido se introduce en el sistema en las diferentes delegaciones. Último cambio por: Equipo LO 3 de 19

4 1. Pantalla Creación Pedido (?)Campos que es obligatorio rellenar. Proveedor: Introducimos el código del proveedor. Si no lo recordamos, pinchamos el cuadro y utilizamos el match-code para localizarlo. Grupo compras: Nos aparecerá por defecto 021 Alquiler Codere Fecha de pedido: indicamos la fecha real en que se realiza el pedido de alquiler. Número de necesidad: Introducimos en este campo el código de la comunidad autónoma correspondiente. Si no la recordamos abrimos el match-code para seleccionarla Centro: Indicamos el código del centro que realiza el pedido. Si no lo recuerda pinche el cuadro y selecciónelo en la lista. Almacén: Introducimos el código del almacén. Si no lo recuerda pinche el cuadro y selecciónelo en la lista. Fec.ini. contr.: Indicamos la fecha de albarán o de envío de RF. El sistema calculará por defecto la fecha de inicio en función de la fecha de albarán más los días de carencia de la comunidad autónoma Fec. Fin contr: Fecha en la finaliza el contrato. El sistema la introduce a partir de la fecha de inicio del contrato (fecha contrato + 6 años) y no es posible modificarla. Id contrato: Introduciremos el tipo de contrato. Si no lo recuerda pinche el cuadro y selecciónelo en la lista. 4 Último cambio por: Equipo LO de 19

5 Para incluir la tasa de gestión de residuos, existen 3 contratos: NO2GR, NO5GR y PR2GR, idénticos a NORM2, NORM5 y PROTO2, pero que incluyen dicha tasa. Material: Indicamos el código del material, si no los recordamos pinchamos el cuadro y utilizamos el match-code para localizarlo. El material tiene que encontrarse en la tabla de precios de materiales. Si no es así el sistema nos mandará un error y no podremos continuar. Cantidad pedido: Introducimos la cantidad del pedido. Ind impuestos: Indicamos el indicador de impuestos MA para Iva Inmovilizado Una vez introducidos los datos pinchamos el icono Creación de pedido A título informativo, si entrásemos ahora a visualizar el pedido veríamos que aparte de los datos que le hemos introducido el sistema nos coge por defecto el precio de compra ( lo coge de la tabla de asignación de precios que alimenta Administración Ventas ), el indicador de IVA nos indica MA ( Iva inmovilizado no deducible ). Además el sistema nos habrá creado un plan de facturación según el tipo de contrato elegido en la pantalla de selección con tantas cuotas hasta alcanzar el 5 Último cambio por: Equipo LO de 19

6 importe del precio de compra ( que como hemos dicho antes lo actualiza por la tabla de asignación de material y precios ). Si visualizamos la pestaña Imputación veremos que el sistema nos ha creado tantos activos fijos como cantidad de máquinas hemos indicado en la pantalla de selección. Además a estos activos fijos, que por ahora están incompletos, les ha indicado el centro de coste, orden de inversión e indicadores de amortización 2. Creación del nº de serie. 1. Pantalla Creación número de serie Material: Clave numérica que identifica el material de forma unívoca. (?)Número de serie: Mediante el número de serie es posible identificar piezas individuales de un material para comprobante individual. En este campo debe introducir el número de serie que desea que tenga el material. Se ha definido en el sistema que la estructura del número de serie sea la siguiente XX/YYYY/XXXXXXXXXX. (?)Tipo: Indicamos el tipo de equipo S MM.RR. Codere Se puede crear un número de serie con copia de otro que ya exista. Para ello utilizamos el Modelo. Introduciendo un material y su número de serie, se copiarán sus datos en el que estamos creando. Pulse intro o el icono cuando haya introducido los datos. 2. Pantalla Crear nº de serie del material: Detalle Nº de serie 6 Último cambio por: Equipo LO de 19

7 (x) Los campos en gris no se pueden modificar En esta pantalla ES MUY IMPORTANTE pinchar el icono Vamos a la pestaña GENERAL material como se muestra en la siguiente pantalla. El sistema nos solicitará que le indiquemos el año y el mes de construcción del 3. Pantalla Crear nº de serie del material: Detalle Nº de serie (?)Denominación tipo: Indicamos el tipo de equipo. Se han definido en el sistema los siguientes: - NUEVA - RECICLADA - TRANSFORMADA dígitos del mes de fabricación de la máquina. (?)Año/mes const: Introducimos primero los cuatro dígitos del año y después los dos Una vez introducidos los datos hacemos clic en el icono El sistema nos va a solicitar el número del pedido de compras. 7 Último cambio por: Equipo LO de 19

8 Introducimos en esta pantalla el número del documento del pedido de compras. Para que se grabe el número de serie de este pedido, hacemos clic en el icono continuar. A pie de pantalla aparece un mensaje indicando que el número de serie se ha grabado. 3. Entrada de mercancías. La entrada de mercancías para el pedido en el stock valorado se realiza siempre mediante la clase de movimiento 101. Los tipos de stocks se distinguen mediante el indicador de stock que puede registrar en la imagen de posición del tratamiento de entrada de mercancías. Antes de realizar una entrada de máquinas recreativas debe haberse introducido en el sistema sus números de serie ya que al final de la entrada le solicitará dichos números. 1. Pantalla Entrada-mcias p-pedido: Acceso Fecha de documento: La fecha de documento es la fecha de creación del documento original. La fecha del documento se puede referir p. ej. a la fecha de creación del albarán de entrega expedido por el proveedor o del albarán interno de entrada de mercancías. Fecha de contabilización: Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes. De la fecha de contabilización se derivan el ejercicio y el periodo en los que se efectúa la 8 Último cambio por: Equipo LO de 19

9 actualización de las cuentas o clases de coste relacionadas con el documento. Texto cabecera documento: El texto de cabecera de documento contiene aclaraciones o notas que tienen validez para todo el documento, es decir, no sólo para posiciones de documento determinadas. A. Propuesta para posiciones doc Clase de movimiento: Clave que identifica la clase del movimiento de mercancía. Cada movimiento de mercancía (p.e. "Pedido a almacén") se encuentra asignado en el sistema a una clase de movimiento. Por cada movimiento de material el sistema determina, a través de la clase de movimiento, las reglas para la actualización de los campos de cantidades y la contabilización de las respectivas cuentas de mayor. Introduzca aquí el número de la correspondiente clase de movimiento (en caso de saberse) o seleccione una a partir del menú. La entrada de mercancías para el pedido en el stock valorado se realiza siempre mediante la clase de movimiento 101. Centro: Clave, que identifica un centro de forma unívoca. Número del centro que ha de recibir o sacar las mercancías.. Pinchamos el cuadro y seleccionamos un centro de la lista. Almacén: Número del almacén en el que se almacena el material en cuestión. Dentro de un centro puede haber uno o varios almacenes. Pinchamos el cuadro y seleccionamos un almacén de la lista. Pedido: Aquí se trata del pedido en el que se basa el movimiento de mercancías. Introduzca el número del pedido. En caso de no conocer el número de pedido, - pulsando F4 (posibilidades de entrada) en el campo "pedido" Ud. Puede encontrar un determinado pedido con la ayuda del matchcode. Una vez introducidos los datos pulsamos la tecla enter. 9 Último cambio por: Equipo LO de 19

10 2. Pantalla Entrada mercancías p pedido: Imagen selec (x) El campo en gris no se puede modificar. En esta pantalla podemos comprobar que los datos que hemos introducido son correctos. Se puede realizar la entrada de un número de máquinas recreativas inferior al de pedido pero en ningún caso superior. Una vez comprobado, pinchamos el icono actualicemos los números de serie.. El sistema nos solicita que Hacemos clic en el icono seleccionar nº de serie y pulsamos el icono ejecutar en la pantalla de selección de nº de serie. Seleccionamos los números de serie haciendo clic en el cuadro en blanco que tienen a su izquierda. Una vez seleccionados pinchamos el icono seleccionar. El sistema nos solicitará los números de serie de uno en uno. Último cambio por: Equipo LO 10 de 19

11 El sistema verifica que los números de serie introducidos sean los asignados al número de pedido en el momento de creación de los equipos. Pulsamos enter para terminar. A pie de pantalla aparece un mensaje indicando que la entrada se ha contabilizado y su número. 4. Activación del pedido de compra. La activación del pedido de compra consiste en indicar la fecha de inicio de la compra en caso de que no sea la misma que la del proveedor, o bien cambiar el tipo de contrato. La activación del pedido se realizará solamente cuando o bien el tipo de contrato, o bien la fecha de inicio no sean correctas. (?)Campos que es obligatorio rellenar. Material: Introducimos el código del material.. Número de serie: Indicamos el número de serie del equipo. Nª pedido prov: Indicamos el número del pedido. Fecha Activac: Indicamos la fecha en la que se inicia el devengo de las cuotas de alquiler. Id contrato: Introduciremos el tipo de contrato de alquiler. En este campo podemos modificar el tipo de contrato, en el supuesto caso de que en la creación del pedido hayamos asignado otro tipo de contrato distinto. Último cambio por: Equipo LO 11 de 19

12 Una vez introducidos los datos pinchamos el icono Activación 5.- Verificación de facturas Si entramos por primera vez después de iniciada la sesión de sap el sistema nos preguntará por la sociedad en la que vamos a verificar la factura, mediante el popup Indicamos la sociedad y pulsamos enter apareciendo la siguiente pantalla Si queremos cambiar de sociedad vamos por Pasar Cambiar de sociedad Una vez elegida la sociedad completaremos los campos en la siguiente pantalla: Último cambio por: Equipo LO 12 de 19

13 A. Datos básicos Fecha documento: La fecha de documento es la fecha de creación del documento original. Fecha contabilización: Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes. Importe bruto factura: El importe bruto de la factura es la suma de los importes netos de las posiciones y las cuotas de IVA. Introduzca el importe de la factura. Calcular IVA: Si selecciona este campo el sistema calculará automáticamente los impuestos al simular o contabilizar. Introducimos el nº de pedido o pedidos dentro la pestaña "Referencia a pedido" Último cambio por: Equipo LO 13 de 19

14 Una vez rellenados los campos pulsamos intro y nos aparecerá la siguiente pantalla: El campo Importe aparece sin cantidad alguna. Deberemos seleccionar una a una todas las posiciones y presionar intro para que el sistema traiga el importe de compra de los activos. Último cambio por: Equipo LO 14 de 19

15 B. Pago (?)Vía de pago: La vía de pago determina con qué procedimiento, por ejemplo, cheque, transferencia o efecto, deben realizarse los pagos. pinchamos en el cuadro, y seleccionamos uno de la lista. Una vez rellenados los campos, regresamos a la pestaña "Referencia a pedido" y marcamos el flag Reserva o.k. Una vez marcado el flag pinchamos el icono para grabar la factura Último cambio por: Equipo LO 15 de 19

16 6. Cancelación de contratos. La cancelación del contrato consiste en la rescisión del contrato con Franco. Aunque se cancele el contrato antes que transcurra un año, se deberán pagar las cuotas correspondientes a un año. La fecha de la cancelación del contrato será la de entrada de la máquina en las instalaciones de Franco. Deberemos indicar la fecha de entrada de las máquinas en RF y el sistema calcula automáticamente los días de carencia. (?)Campos que es obligatorio rellenar. Material: Introducimos el código del material. Si no lo recordamos, pinchamos el cuadro y utilizamos el match-code para localizarlo. Número de serie: Indicamos el número de serie del equipo. Fec fin contr: indicamos la fecha en la que se cancela el contrato Tipo de Baja: Tenemos los siguientes motivos para la baja de las máquinas: En función del motivo que elijamos el sistema hará unas contabilizaciones u otras. Baja Normal: Cuando le vendemos la máquina a Recreativos Franco Último cambio por: Equipo LO 16 de 19

17 Baja Intergrupo: Cuando vendemos la máquina a una empresa del grupo. Baja Fusión: Baja de la máquina que por fusión pasa a otra empresa del grupo. Baja Tercero: Vendemos la máquina a un tercero que no pertenece al grupo. Baja Robo: Cuando la máquina se da de baja como consecuencia de un robo Una vez introducidos los datos pinchamos el icono Cancelación. En ese momento el sistema cancelará el contrato y borrará las cuotas restantes. 7. Listado de cuotas. El objeto del listado de cuotas es la comprobación de los cálculos aritméticos de los recibos de Franco. La pantalla de selección es la siguiente: Podemos delimitar por sociedad, por fecha inicial y final del periodo, por número de serie, por el tipo de cuota de contrato, por la fecha de cierre ( a la hora de comprobar si la factura ya ha sido verificada o no ) por el número de material y por interlocutor. Si seleccionamos sociedad, mes del a y fecha de cierre obtendremos la siguiente pantalla: Último cambio por: Equipo LO 17 de 19

18 Por defecto las columnas que aparecen son las siguientes: Sociedad, Organización de compras, tipo de contrato, denominación de la cuota, fecha de liquidación ( indicada en la pantalla de selección ), material, número de serie, texto breve del material, fecha de inicio del contrato, fecha final de contrato (si el contrato no ha acabado por defecto aparece ) cantidad, unidad de medida, valor de la cuota mensual de pago, unidad de medida ( Eur ), número de días del periodo, indicador de IVA, interlocutor, indicador si ese equipo tiene o no verificada la factura, cantidad pendiente de pago. Además si presionamos el icono podemos obtener las siguientes columnas: Proveedor, tipo de imputación, equipo, documento de compras y posición. Por defecto el listado aparece subtotalizado por material, por fecha de liquidación y por tipo de cuotas. Esta subtotalización se puede cambiar mediante el icono Último cambio por: Equipo LO 18 de 19

19 19.-Listado de Baja de Activos de Pedidos Cancelados Al final del periodo el departamento de Admón.-Ventas ejecutará el siguiente informe para verificar que las máquinas que han sido dadas de baja son las correctas y coinciden con los datos de RF. Fecha de cancelación: Se indica el intervalo de fechas en el que queremos visualizar las bajas de máquinas recreativas. Centro: Indicamos el centro para el que queremos realizar la selección. Almacén: Indicamos el almacén para el que queremos realizar la selección Pedido de Compras: En el caso de querer delimitar por número de pedido lo indicaríamos en este campo. Tipo de Baja: Aquí podríamos delimitar por cada uno de los tipos de bajas contemplados. El departamento de admón.-ventas siempre ejecutará este informe en modo test y será posteriormente el departamento de Administración Nacional el que lo ejecute en modo real, una vez estén cuadrados los datos con RF. Presionando ejecutar obtenemos la siguiente pantalla: En ella aparecen las máquinas en las que se ha cancelado el contrato y se va a proceder a la baja, en función de la selección realizada en la pantalla inicial. Último cambio por: Equipo LO 19 de 19