xvsvxcv Manual Microsoft Excel Básico

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1 xvsvxcv Manual Microsoft Excel Básico

2 CAPITULO 4 INDECCION 2

3 FORMULAS Y FUNCIONES Introducción Comúnmente ocurren cambios en la información que manejamos, y tenemos que agregar o eliminar celdas, columnas o filas a una hoja. Incluso, es posible que sea necesario agregar más hojas a los libros, o eliminarlas. Excel permite hacer cambios en la estructura de las hojas y los libros, sin necesidad de capturar de nuevo la información contenida en éstas. Insertar Celdas Para insertar una celda o una rango de celdas, se selecciona la celda o el rango de celdas deseado y seleccionamos el menú Inicio, luego el botón Insertar y el comando Insertar celdas. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo: Desplazar las celdas hacia la derecha y abajo, va a dar como resultado la inserción de un grupo de celdas de igual número y tamaño que las del rango seleccionado, y las celdas existentes serán desplazadas hacia la dirección indicada. Con esta misma caja de diálogo se pueden Insertar toda una fila o Insertar toda una columna. Insertar filas Si lo que se desea es directamente insertar filas, se seleccionan el número de filas completas de los encabezados de filas y se selecciona el menú Inicio, luego el botón Insertar y el comando Insertar Filas de Hoja. Automáticamente se insertarán el número de filas elegidas. Si no se selecciona ninguna fila, sólo se inserta una. Las filas se insertan con el alto de fila estándar. Esta 3

4 forma de insertar filas es mucho más rápida y eficiente que solamente señalando la celda como se indicó anteriormente. Insertar Columnas Si lo que se desea es insertar columnas, esta opción es la más rápida y adecuada. Para insertar una o más columnas, se seleccionan el número de columnas completas de los encabezados de columnas y seleccionamos el menú Inicio, luego el botón Insertar y el comando Insertar columnas de hoja. Automáticamente se insertarán el número de columnas elegidas. Si no se selecciona ninguna columna, sólo se inserta una. Las columnas se insertan con el ancho de columna estándar. Mensajes de error Al realizar estas acciones, no está creciendo el tamaño físico de la hoja. El tamaño de una hoja siempre será de filas por columnas. Lo que se hace en realidad con estas operaciones, es desplazar las celdas que ya contienen información hacia las celdas que están vacías. Por esta razón, es posible que aparezca este mensaje: Esto es consecuencia de que las celdas con contenido hayan alcanzado los límites de la hoja y no se pueden desplazar. Eliminar celdas, filas y columnas La acción contraria a las anteriores es Eliminar. Con esta opción, se puede borrar el contenido de una celda o un rango de celdas y desplazar las celdas restantes. También se puede eliminar una columna, una fila o toda la hoja. 4

5 Para eliminar una celda, columna o fila se seleccionan las que se desean eliminar y seleccionamos del menú Inicio el botón Eliminar. Si el área seleccionada es una o varias columnas, o una o varias filas, la acción se realiza automáticamente. Si el área seleccionada es una celda o rango de celdas aparece la siguiente caja de diálogo: Esta caja de diálogo es similar a la de insertar celdas y sus acciones son equivalentes. Otra forma de eliminar celdas, columnas o filas es utilizar la tecla <Supr>. Con esta tecla se puede también eliminar el contenido de una celda o un rango de celdas sin desplazarlas, esta tecla tiene la ventaja que permite eliminar selecciones múltiples. Sin embargo, con este método no se eliminan formatos establecidos a las celdas. Manejo de las Hojas Cada hoja tiene asignado un nombre y una posición dentro de cada libro. La posición y nombre de cada hoja se pueden modificar, en el menú Inicio seleccionamos el botón Formato. 5

6 Con el comando Cambiar el nombre de la hoja, se selecciona el nombre de la hoja y podemos escribir el nuevo nombre. Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dando un doble clic sobre la etiqueta de la hoja que aparece en la parte inferior de la pantalla. Las opciones Ocultar y Mostrar funcionan igual que con las filas o columnas o celdas. Ocultar esconde la hoja, y Mostrar la vuelve a mostrar, utilizando la siguiente caja de diálogo: En esta caja de diálogo seleccionamos las hojas que deseamos mostrar. Para cambiar una hoja de lugar, se da un clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja en la parte inferior de la pantalla. El apuntador del ratón cambia y el lugar a donde se va a mover es señalado con una flecha. Este movimiento de hojas se puede realizar dentro del mismo libro de trabajo o entre diferentes libros. Añadir una hoja Cuando iniciamos Excel o creamos un nuevo libro de trabajo, automáticamente se crea un libro con 3 hojas de cálculo. Para agregar una nueva hoja al libro de trabajo seleccionamos en el menú Inicio el botón Insertar y luego el comando Insertar Hoja o podemos presionamos simultáneamente las teclas < Mayús + F11>. Cualquiera de las dos operaciones añade una nueva hoja. 6

7 Eliminar una hoja Para eliminar una hoja de trabajo seleccionamos del menú Inicio el botón Eliminar, a continuación el comando Eliminar Hoja. Al hacerlo el Excel nos pide confirmación, ya que al borrar una hoja se borra también su contenido. Otra forma de manipular las hojas es dando un clic con el botón secundario sobre el nombre de la hoja al hacerlo aparece el siguiente menú: En este menú se puede seleccionar Eliminar, Cambiar Nombre, Color de la Etiqueta, además de la opción Insertar, al Insertar aparece la siguiente caja de diálogo: Pudiendo seleccionar que vamos a insertar. El separador Soluciones hoja de cálculo, nos muestra libros de trabajo con soluciones que se instalaron, al instalar Excel. 7

8 En este menú del botón secundario Mover o copiar nos permite mover y copiar hojas en el mismo libro o entre libros. Al seleccionarla aparece la siguiente caja de diálogo: En Al libro indicamos a que libro se moverá o copiará la hoja. Para que se realice una copia debemos señalar Crear una copia. En Antes de la hoja indicamos donde se colocará la hoja copiada o por mover. La opción Ver código inicia MS Visual Basic 8

9

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