Elaboración de documentos Excel accesibles

Transcripción

1 Elaboración de documentos Excel accesibles Contenido Elaboración de documentos Excel accesibles 1 Introducción 1 Tablas 1 Insertar la tabla 1 Evitar celdas vacías 3 Evitar filas o columnas vacías 4 Evitar celdas combinadas 7 Título de hoja (worksheet) 7 Idioma 7 Texto alternativo de imágenes y objetos 8 Gráficas 10 Texto de enlaces 13 Comprobar la accesibilidad de tu documento de Excel 14 Bibliografía 15 Contacto 15 Aviso 16 Introducción Las tablas en formato Excel son en algunos casos consultadas electrónicamente por lo que es importante hacerlas accesibles. La accesibilidad permite que las personas con discapacidad puedan tener acceso a los contenidos utilizando tecnologías de asistencia como lectores o amplificadores de pantalla. Personas con problemas de visión o ceguera, discapacidad de aprendizaje o cognitiva, discapacidad motriz, etc. serán beneficiadas si el documento cumple con los requerimientos de accesibilidad. Tablas Para crear una tabla en Excel de la manera más accesible posible, se deben seguir las siguientes recomendaciones: Insertar la tabla 1. Seleccionar Insertar 2. Seleccionar Tabla 1

2 3. Seleccionar el ícono de flecha 4. Seleccionar en la pestaña de Excel el espacio o las celdas en donde irá la tabla 5. Seleccionar el ícono nuevamente 6. Seleccionar el checkbox La tabla tiene encabezados 7. Aceptar

3 Nota: si ya tiene los datos de la tabla, selecciónelos y haga el mismo procedimiento (solo que ya no será necesario ubicar las celdas con el ícono de flecha ). En cuanto a diseño de la tabla, seleccione Diseño de Herramientas de tabla, en las Opciones de estilo de tabla seleccionar la opción de Fila de encabezado, Primera columna, Última columna, etc. Nota: esto último no necesariamente hace que las tecnologías de asistencia reconozcan a la fila o columna como encabezado, va más enfocado al diseño. Evitar celdas vacías Las celdas vacías dentro de tablas pueden causar confusión a usuarios con lector de pantalla al momento de estructurar la información en su mente. En su lugar, se puede utilizar el número 0 o N/A de No Aplica. Nota: algunas veces, al usuario que si puede ver la tabla se le facilita más entender la tabla si algunas celdas vienen vacías, ya que es más obvio que visualizar el 0 (si es que aplica en muchos casos). En cuyo caso, el autor puede ocultar esos 0 de interfaz. Por ejemplo: poner letra blanca en fondo blanco, de tal manera que el lector de pantalla si lo lea, pero no se visualice.

4 Evitar filas o columnas vacías Si va a crear varias tablas, se recomienda crearlas en diferentes pestañas y evitar las filas o columnas vacías para dar espacios, ya que los usuarios con lector de pantalla podrán pensar que ya no hay más tablas y es el final del documento. Si el autor desea dar espacios, se puede agrandar el tamaño de las celdas. Así mismo, se recomienda que la tabla empiece en la celda A1. Al finalizar la tabla, es una buena práctica Ocultar las celdas restantes de la pestaña para que el usuario ciego que navega con lector, no encuentre más celdas y sepa con certeza que el contenido ha finalizado: 1. Seleccionar la fila 2. Teclas Ctrl + Shift + flecha hacia abajo 3. Clic en botón derecho y seleccionar Ocultar

5 Como resultado ya no se muestran filas posteriores: Posteriormente hay que hacer lo mismo con las columnas: 1. Seleccionar la columna

6 2. Teclas Ctrl + Shift + flecha hacia la derecha 3. Clic en botón derecho y seleccionar Ocultar Como resultado ya no se muestran columnas posteriores:

7 Evitar celdas combinadas En la medida de lo posible evite celdas combinadas, ya que también pueden causar problemas de estructura a los usuarios con lectores de pantalla. Si tiene una tabla compleja, la recomendación es dividirla en tablas simples o desde un inicio considerar estructurar la información en varias tablas. Por ejemplo, en lugar de esta tabla: Costos de Consulta Médica Médico General Especialista Hombres Mujeres Niños Hombres Mujeres Niños $1,000 $1,200 $800 $3,000 $3,600 $2,400 Es mejor crear dos tablas simples: Costo de Consulta con Médico General Hombres Mujeres Niños $1,000 $1,200 $800 Costo de Consulta con Especialista Hombres Mujeres Niños $3,000 $3,600 $2,400 Título de hoja (worksheet) El título de cada hoja de Excel debe ser descriptivo del contenido: 1. Seleccionar la hoja 2. Botón derecho y clic sobre Cambiar nombre 3. Editar el título descriptivo de la hoja Nota: es una buena práctica borrar las hojas vacías. Idioma Para que un lector de pantalla pronuncie en el idioma correcto, se debe indicar el idioma default del documento: 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Opciones 3. Seleccionar Idioma 4. Elija el idioma y seleccione Establecer como predeterminado 5. Aceptar

8 Texto alternativo de imágenes y objetos El texto alternativo es reconocido por tecnologías de asistencia, de tal forma que las personas con discapacidad visual que no puedan ver la imagen, puedan recibir la información equivalente. Un texto alternativo debe incluirse para cualquiera de los siguientes objetos que transmitan contenido en el documento: Fotos o imágenes Smart Art Word Art Formas Gráficos El texto alternativo se incluye de la siguiente manera: 1. Botón derecho sobre la imagen o el objeto 2. Ir a Formato de imagen a. (para objetos ir a formato de objeto o de forma) b. (para gráficas ir a formato del área del gráfico)

9 3. Ir al ícono Tamaño y propiedades 4. Ir a Texto alternativo 5. Ingresar la descripción a. Las descripciones deben de ser concisas y transmitir el contenido de acuerdo a su contexto. b. Si es una imagen, evite escribir la palabra imagen, ya que el lector de pantalla lo indicará. c. Evite repetir información que ya se encuentra presente en texto. En cuyo caso, posiblemente no sea necesario un alterno. 6. Cerrar

10 Nota: el texto alternativo debe ser breve, por ejemplo: una o dos líneas. Gráficas La interpretación de las gráficas con tecnologías de asistencia es un tema muy complejo. En Excel específicamente los lectores de pantalla no pueden interpretar los elementos dentro de la gráfica y el único recurso accesible a la información será la tabla. Para usuarios que si pueden ver la interfaz, pero que tienen alguna discapacidad visual como ceguera de color, es necesario considerar que no se debe depender del color para transmitir información de la gráfica. No se pretende desalentar el uso del color, únicamente no debe ser el único medio para transmitir información. Adicionalmente se puede utilizar, por ejemplo: Etiquetas textuales Formas o texturas diferentes para diferenciar contenido Líneas con punteado diferente Texto alternativo Por ejemplo: en una gráfica de pastel, es mejor agregar etiquetas y en algunas ocasiones flechas. Compare las siguientes gráficas: Gráfica no accesible Nota: observe que si un usuario no puede distinguir adecuadamente los colores, no será posible que sepa que sección pertenece a determinado producto.

11 Gráfica accesible Para editar las Etiquetas de datos y volver accesible la gráfica: 1. Seleccionar la gráfica 2. Seleccionar el ícono de + llamado Elementos de gráfico 3. Seleccionar el checkbox de Etiquetas de datos 4. Seleccionar el ícono de flecha 5. Seleccionar Más opciones

12 6. Seleccionar las opciones deseadas, por ejemplo: a. Checkbox de Nombre de categoría b. Checkbox de Valor c. Checkbox de Clave de leyenda d. Combobox de Separador (Nueva línea) e. Radiobutton Extremo externo También se debe eliminar la Leyenda de hasta abajo (con los colores y etiquetas) para no ser repetitivos. Solo hay que deseleccionar el combobox en Elementos de gráfico :

13 Texto de enlaces Generalmente, los textos de enlaces deben proveer una descripción clara de la liga de destino y no una dirección URL. Evite textos genéricos como Clic aquí o Leer más. 1. Seleccionar el texto 2. Seleccionar botón de Hipervínculo en Insertar 3. Ingresar en el campo de Texto la información deseada 4. En el campo de Dirección se quedará la dirección URL 5. Aceptar Dicho texto se verá en el documento en sustitución al dominio o dirección web.

14 Comprobar la accesibilidad de tu documento de Excel Para comprobar la accesibilidad de un documento y recibir retroalimentación, existe una herramienta automática en Word, Excel y Power Point. Se recomienda utilizarla para conocer los resultados de la inspección. 1. Ir a Archivo e Información 2. Seleccionar Comprobar si hay problemas 3. Seleccionar Comprobar accesibilidad Nota: esta herramienta puede detectar problemas de accesibilidad, pero siempre debe tomar en consideración el análisis lógico que solo un humano puede realizar.

15 El Comprobador de accesibilidad marca tres problemas diferentes: Error: Verá un error cuando el contenido dificulta o impide la comprensión del archivo a personas con discapacidades. Advertencia: Se muestra una advertencia de accesibilidad para el contenido que en la mayoría de los casos, no en todos, dificulta la comprensión del archivo a personas con discapacidades. Sugerencia: Se muestra una sugerencia de accesibilidad para el contenido que las personas con discapacidades pueden comprender, pero que podría organizarse o presentarse de mejor manera para optimizar su experiencia. Bibliografía Crear libros de Excel accesibles a0ee34fea97f&ui=en-us&rs=es-mx&ad=us&omkt=es-mx MS Office at Deque University Contacto Página principal de HearColors info@hearcolors.com.mx

16 Dirección: Sierra Picacho #3 Col. Lomas de Chapultepec Ciudad de México C.P: Teléfonos: (+52 55) (+52 55) Aviso El presente material se puede compartir (copiar y redistribuir en cualquier medio o formato) y adaptar (editar y crear un nuevo documento a partir del presente material) bajo las siguientes condiciones: el reconocimiento a HearColors de los créditos, indicando si se realizaron cambios. Su uso no comercial y su distribución bajo las mismas condiciones que se mencionan.