Elaboración de documentos PowerPoint accesibles

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1 Contenido Elaboración de documentos PowerPoint accesibles Elaboración de documentos PowerPoint accesibles 1 Introducción 1 Plantillas 1 Título y orden de lectura 2 Idioma 5 Texto alternativo de imágenes y objetos 6 Notas de diapositiva 8 Texto alternativo de tablas 8 Texto de enlaces 10 Leyendas, Transcripción o Audiodescripción en audio o video 11 Comprobar la accesibilidad de tu documento de PowerPoint 12 Bibliografía 13 Contacto 13 Aviso 14 Introducción Las presentaciones en formato PowerPoint son en algunos casos consultados electrónicamente por lo que es importante hacerlos accesibles. La accesibilidad permite que las personas con discapacidad puedan tener acceso a los contenidos utilizando tecnologías de asistencia como lectores o amplificadores de pantalla. Personas con problemas de visión o ceguera, discapacidad de aprendizaje o cognitiva, discapacidad motriz, etc. serán beneficiadas si el documento cumple con los requerimientos de accesibilidad. Plantillas Cuando se crea una presentación, lo más accesible es utilizar las plantillas prediseñadas que ofrece PowerPoint. Esto debido a que las plantillas ya vienen con un recuadro para capturar el título y con un sentido lógico de lectura tomando en cuenta los recuadros incluidos en la plantilla. 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Nuevo 3. Elegir el diseño deseado o En blanco 1

2 Nota: evite utilizar Transiciones u otros efectos para la presentación. Título y orden de lectura Cada diapositiva contiene un recuadro para capturar el título, lo cual será de mucha ayuda para usuarios que navegan con lector de pantalla. Nota: el título no debe repetirse, de tal manera que los usuarios sepan diferenciar el contenido de cada diapositiva. Si el autor de contenidos crea desde cero una nueva diapositiva: 1. Seleccionar Inicio 2. Seleccionar Nueva diapositiva en Diapositivas 3. Seleccionar alguna opción, por ejemplo: a. Diapositiva de títulos b. Título y objetos c. Dos objetos d. Contenido con título

3 4. En la diapositiva creada se agregará el título en el campo: Haga clic para agregar título En algunas ocasiones el título puede interferir en el diseño de la diapositiva y el autor de contenidos puede decidir ocultarlo de la vista, pero dicho título deberá permanecer accesible para usuarios con tecnologías de asistencia. Para ello: 1. Seleccionar Inicio 2. Seleccionar Organizar en Dibujo 3. Seleccionar Panel de selección

4 4. Seleccionar el título 5. Seleccionar el ícono de ojo que se encuentra a la derecha del título 6. Como resultado se oculta el título y el ícono cambia a línea Importante: en este Panel de selección se muestra el orden de los elementos en los que la tecnología de asistencia va a leerlos. Tome en consideración que de acuerdo a la lista, los elementos van a ser leídos de abajo hacia arriba. Por lo que el título deberá ser el último en la lista y así sucesivamente. Nota: es posible que algunos lectores de pantalla no interpreten adecuadamente algunos elementos, por ejemplo en el caso de SmartArt (que tiene varios elementos dentro de un elemento principal).

5 Idioma Para que un lector de pantalla pronuncie en el idioma correcto, se debe indicar el idioma default del documento: 1. Seleccionar Archivo 2. Seleccionar Opciones 3. Seleccionar Idioma 4. Elija el idioma y seleccione Establecer como predeterminado 5. Aceptar Para especificar ciertas palabras o frases en un idioma diferente al default: 1. Seleccionar el párrafo deseado 2. Seleccionar Revisar 3. Seleccionar Idioma 4. Seleccionar Establecer idioma de corrección

6 5. Seleccionar el idioma 6. Aceptar Nota: en el caso de múltiples idiomas, no todos los lectores de pantalla reconocerán adecuadamente los cambios de idioma. Texto alternativo de imágenes y objetos El texto alternativo es reconocido por tecnologías de asistencia, de tal forma que las personas con discapacidad visual que no puedan ver la imagen, puedan recibir la información equivalente. Un texto alternativo debe incluirse para cualquiera de los siguientes objetos que transmitan contenido en el documento: Fotos o imágenes Smart Art Word Art Formas Gráficos Tablas Videos Archivos de audio El texto alternativo se incluye de la siguiente manera: 1. Botón derecho sobre la imagen o el objeto 2. Ir a Formato de imagen

7 a. (para objetos ir a formato de objeto) 3. Ir al ícono Tamaño y propiedades 4. Ir a Texto alternativo 5. Ingresar la descripción a. Las descripciones deben de ser concisas y transmitir el contenido de acuerdo a su contexto. b. Si es una imagen, evite escribir la palabra imagen, ya que el lector de pantalla lo indicará. c. Evite repetir información que ya se encuentra presente en texto. En cuyo caso, posiblemente no sea necesario un alterno. 6. Cerrar

8 Nota: el texto alternativo debe ser breve, por ejemplo: una o dos líneas. Notas de diapositiva Si las descripciones de las imágenes u objetos son muy largas o desea ofrecer información adicional a la presentación, se puede utilizar el espacio de notas. 1. Seleccione el ícono de NOTAS en la barra inferior de PowerPoint 2. Capture el texto en Haga clic para agregar notas Nota: para que estas notas sean accesibles la presentación debe permanecer en formato PowerPoint. Texto alternativo de tablas Para las tablas de datos, es necesario agregar un texto alternativo que describa la información que contienen: 1. Ir a la tabla

9 2. Botón derecho y clic en Formato de forma 3. Ir al ícono Tamaño y propiedades 4. Ingresar Descripción en Texto alternativo Nota: asegúrese de que la tabla se haya creado con Insertar tabla y no Dibujar tabla. En cuanto a diseño de encabezados, seleccione Diseño de Herramientas de tabla, en las Opciones de estilo de tabla seleccionar la opción de Fila de encabezado o las opciones de su preferencia.

10 Nota: esto no necesariamente hace que las tecnologías de asistencia reconozcan a la fila como encabezado. En PowerPoint, la configuración de características de accesibilidad en tablas es limitada. Por ello se recomienda el uso de tablas simples y sin celdas vacías. Texto de enlaces Generalmente, los textos de enlaces deben proveer una descripción clara de la liga de destino y no una dirección URL. Evite textos genéricos como Clic aquí o Leer más. 1. Seleccionar el texto 2. Seleccionar botón de Hipervínculo en Insertar 3. Ingresar en el campo de Texto la información deseada 4. En el campo de Dirección se quedará la dirección URL 5. Aceptar

11 Dicho texto se verá en el documento en sustitución al dominio o dirección web. Leyendas, Transcripción o Audiodescripción en audio o video Si se utiliza algún componente de audio o video es necesario ofrecer una alternativa como leyendas (mejor conocidas como captions en inglés), transcripción o audiodescripción. Por ejemplo:

12 Comprobar la accesibilidad de tu documento de PowerPoint Para comprobar la accesibilidad de un documento y recibir retroalimentación, existe una herramienta automática en Word, Excel y Power Point. Se recomienda utilizarla para conocer los resultados de la inspección. 1. Ir a Archivo e Información 2. Seleccionar Comprobar si hay problemas 3. Seleccionar Comprobar accesibilidad Nota: esta herramienta puede detectar problemas de accesibilidad, pero siempre debe tomar en consideración el análisis lógico que solo un humano puede realizar. El Comprobador de accesibilidad marca tres problemas diferentes: Error: Verá un error cuando el contenido dificulta o impide la comprensión del archivo a personas con discapacidades. Advertencia: Se muestra una advertencia de accesibilidad para el contenido que en la mayoría de los casos, no en todos, dificulta la comprensión del archivo a personas con discapacidades.

13 Sugerencia: Se muestra una sugerencia de accesibilidad para el contenido que las personas con discapacidades pueden comprender, pero que podría organizarse o presentarse de mejor manera para optimizar su experiencia. Bibliografía Crear presentaciones de PowerPoint accesibles https://support.office.com/es-mx/article/crear-presentaciones-de-powerpoint-accesibles- 6f7772b2-2f33-4bd2-8ca7-dae3b2b3ef25?CTT=1&CorrelationId=6b60dab2-a60f-4d63-85d3-91e9df98a9e1&ui=en-US&rs=es-MX&ad=CA&omkt=es-MX MS PowerPoint Accessibility Techniques at Deque University https://dequeuniversity.com Contacto Página principal de HearColors

14 Dirección: Sierra Picacho #3 Col. Lomas de Chapultepec Ciudad de México C.P: Teléfonos: (+52 55) (+52 55) Aviso El presente material se puede compartir (copiar y redistribuir en cualquier medio o formato) y adaptar (editar y crear un nuevo documento a partir del presente material) bajo las siguientes condiciones: el reconocimiento a HearColors de los créditos, indicando si se realizaron cambios. Su uso no comercial y su distribución bajo las mismas condiciones que se mencionan.

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