Microsoft Excel para la optimización del trabajo en la empresa

Transcripción

1 Microsoft Excel para la optimización del trabajo en la empresa

2 Contenido Contenido...2 Establecer formatos a la hoja de cálculo...3 Formato condicional Modificar ancho de columnas Modificar alto de las filas Ocultar y mostrar, filas y columnas Agregar filas, columnas o celdas Eliminar filas, columnas o celdas Manejo de las hojas de un libro Introducción al entorno de trabajo > 2

3 Establecer formatos a la hoja de cálculo Establecer formatos a la hoja de cálculo, significa modificar el aspecto de los diferentes elementos de la misma, para lograr una apariencia acorde a las necesidades del proyecto que estamos realizando. Lograremos de este modo mejorar el diseño, visualización y eficiencias del mismo. Podemos modificar el aspecto de la información de las celdas seleccionadas. Para esto utilizaremos las opciones de la ficha Inicio. -3- Introducción al entorno de trabajo > 3

4 También podemos cambiar el formato desde el cuadro de diálogo que se muestra haciendo clic en el ícono Iniciador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente, Alineación y Número, o con la orden Formato de Celda del menú emergente sobre la selección, la cual nos presenta las opciones que se muestran en la siguiente figura: Pestaña Número Permiten modificar la forma en que se visualizan los números y fechas. Para aplicar este tipo de formato: 1. Seleccionamos las celdas a las que deseamos dar formato. 2. Hacemos clic en el Iniciador de cuadro de diálogo el grupo Número de la ficha Inicio. 3. Elegimos el formato que deseamos aplicar. En el área Muestra del cuadro de diálogo Formato de celdas, se visualiza un ejemplo del formato que se va a aplicar. Algunas opciones de formato de número pueden aplicarse desde las opciones del grupo Número de la ficha Inicio: Puntos para separar los millares Símbolos de moneda Números como porcentajes Menos dígitos detrás del separador Más dígitos detrás del separador (Estilo millares). (Estilo de moneda). (Estilo porcentual). (Disminuir decimales). (Aumentar decimales). Desde el menú que ofrece la opción números. se pueden establecer distintos formatos de -4- Introducción al entorno de trabajo > 4

5 Pestaña Alineación En las celdas que tienen el formato general predeterminado, los datos de texto se alinean a la izquierda y los números, fechas y horas a la derecha. Si se cambia la alineación, no se cambiará el tipo de datos. Para realizar cualquier modificación sobre un conjunto de celdas o rango, éste debe ser previamente seleccionado. Las opciones de la ficha alineación son las siguientes: Área Alineación del texto Horizontal General: vuelve la alineación a su estado por omisión. Izquierda (sangría): alinea en la parte izquierda de la celda. Está relacionada con el control de Sangría, situado junto a la lista desplegable Horizontal. Habitualmente su valor es 0 pero si este se incrementa la entrada de la celda comenzará más a la derecha. Centrar: alinea al centro de la celda. Derecha (sangría): alinea en la parte derecha de la celda. Rellenar: esta repite el dato de la celda a lo largo de la/s columnas seleccionada/s. La barra de fórmulas solo mostrará un único dato. Justificar: reparte el texto en la celda y fuerza a que los dos extremos (izquierdo y derecho) queden alineados. Centrar en selección: centra el texto de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha. -5- Introducción al entorno de trabajo > 5

6 Algunos de estos formatos de alineación pueden ejecutarse desde la ficha Inicio en el grupo Alineación: Alinear en la parte superior. Alinear en el medio. Alinear en la parte inferior. Alinear a la izquierda. Centrar. Alinear a la derecha. Aumentar sangría. Disminuir sangría. Combinar y centrar: esta opción combina las celdas seleccionadas para formar una única celda y luego le aplica alineación centrada. Si desplegamos el menú que tiene esta opción, encontraremos otras opciones de combinación de celdas y una opción para separar celdas combinadas. Vertical Las opciones de alineación vertical (Superior, Centrar, Inferior, Justificar y Distribuido) son similares a las descritas para la horizontal, pero tomando como referencia de alineación el alto de la celda. Área Orientación Esta sección nos permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (por omisión), de arriba abajo o en cualquier ángulo. El programa ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la nueva orientación, a menos que antes o después fijemos explícitamente la altura de la fila. En el cuadro Orientación hacemos clic en el punto de grados que deseamos, o bien arrastramos con el puntero hasta los grados deseados. Área Control de texto Ajustar texto: Si un texto no cabe en una celda y utilizamos esta opción este se visualizará todo en la celda activa. Lo que hace la aplicación es incrementar la altura de la misma y dividir el texto en varias líneas. Reducir hasta ajustar: Reduce la fuente del texto de la celda hasta que pueda visualizarse todo en una celda. Combinar celdas: Combina las celdas seleccionadas para formar una única celda. Área Dirección del texto Podemos modificar el orden de lectura, siendo este el orden visual en el que se muestran caracteres, palabras y grupos de palabras. -6- Introducción al entorno de trabajo > 6

7 El español y la mayoría de los demás idiomas europeos se muestran con el orden de izquierda a derecha, y el hebreo, árabe, farsi y urdu se muestran con el orden de derecha a izquierda. En este cuadro de lista encontraremos las siguientes tres opciones: De derecha a izquierda. De izquierda a derecha. Contexto: esta es la opción predeterminada y hace que la dirección del texto sea coherente con el idioma del primer carácter escrito. Pestaña Fuente Mediante las opciones de esta ficha podemos modificar el tipo, tamaño, estilo y color de la fuente del texto, así como aplicar efectos de tachado, subíndice y superíndice. En el área Vista previa se visualizan las modificaciones de formato que se van realizando. Estas modificaciones no se aplicarán hasta que presionemos el botón Aceptar. Algunas de estas opciones se pueden aplicar directamente desde las opciones del grupo Fuente de la ficha Inicio: Fuente. Tamaño. Negrita. Cursiva. Subrayado. Color de relleno. Color de fuente. -7- Introducción al entorno de trabajo > 7

8 Pestaña Bordes Aplicar bordes a las celdas seleccionadas: En la pestaña Bordes elegimos el estilo y color de línea que deseamos aplicar, luego debemos indicar en qué posición se ubicará dicho borde. La opción Ninguno borra todo borde existente en la selección realizada. Para aplicar bordes a las celdas seleccionadas que contengan texto girado, utilizamos las opciones Contorno e Interior bajo el área Preestablecidos. Los bordes se aplicarán a los extremos de las celdas, que se girarán el mismo número de grados que se ha girado el texto. Para cambiar el estilo de línea de un borde existente, seleccionamos las celdas en que se presenta el borde. En la pestaña Bordes elegimos el nuevo estilo de línea en el cuadro Estilo, y a continuación, hacemos clic en el borde que deseamos cambiar en el diagrama de posición. Podemos utilizar la opción Borde de la ficha Inicio del grupo Fuente. -8- Introducción al entorno de trabajo > 8

9 Pestaña Relleno Esta nos permite añadir colores y sombreados a las celdas seleccionadas. Esta pestaña incluye la sección Color de fondo y Color de Trama. Si seleccionamos un color y no seleccionamos color en Trama, sólo aparece el color. Si elegimos una trama el diseño se combina con el color sólido. Los colores de la sección Trama controlan sólo el color de ésta. La opción Sin color elimina cualquier color existente. Si presionamos el botón Más colores, se mostrará el siguiente cuadro de diálogo: También podemos aplicar efectos de relleno a las celdas presionando el botón Efectos de relleno. -9- Introducción al entorno de trabajo > 9

10 Formato condicional Es factible que en ocasiones necesitemos, si estamos por encima o debajo de nuestro presupuesto, saber quiénes son los clientes que están atrasados en sus pagos, o localizar datos importantes en una enorme lista. El formato condicional es una herramienta, que nos permite identificar patrones o tendencias en una hoja de cálculo. Esta aplicará un formato específico a las celdas de acuerdo a la condición (regla) que establezcamos. Ejemplo: Teniendo la tabla de datos que se muestra a continuación, queremos destacar las fechas que corresponden a los clientes que abonaron luego de la fecha 10 del mes, a fin de detectar rápidamente quienes pagaron fuera de fecha. Crear regla condicional 1. Para aplicar este tipo de formato primero debemos crear la condición o regla. Para crear una regla y aplicar el formato deseado debemos seguir el siguiente procedimiento. 2. Seleccionamos las celdas a las que deseamos aplicar el formato. 3. En la ficha Inicio, hacemos clic en la opción Formato condicional. Un menú desplegable se visualizará. 4. Para nuestro ejemplo, seleccionamos Resaltar reglas de celdas y del menú que se muestra elegimos la opción, Es mayor que Introducción al entorno de trabajo >

11 Opción Formato condicional Resaltar reglas de celdas Opción Es mayor que En el cuadro de diálogo que se muestra, introducimos un valor en el espacio correspondiente. En este ejemplo, queremos dar formato a las celdas cuya fecha sea mayor a 10/11/2016, así que ingresaremos esa fecha. Rango seleccionado para aplicar formato condicional Ingresamos el valor de referencia Seleccionamos el estilo de formato Selecciona un estilo de formato en el menú desplegable. Veremos que éste ya se aplica a las celdas que seleccionamos. Si el estilo que deseamos no se muestra en la lista desplegable, accedemos a la opción Formato personalizado de la misma y creamos nuestro propio estilo. Las reglas pueden ser creadas antes de ingresar los datos, de modo que cuando ingresamos la fecha, si esta es mayor a la establecida el formato se aplicará al ingresar la misma. La herramienta Formato condicional nos permite crear reglas personalizadas, que podemos utilizar en cualquier momento, así como ilustrar nuestros datos con grupo de iconos y tendencias. Estas opciones se encuentran disponibles en el menú de la opción Formato condicional. Introducción al entorno de trabajo >

12 Modificar ancho de columnas Para modificar el ancho de una columna arrastramos el borde situado a la derecha del título de la misma hasta lograr el ancho que deseamos. El ancho de columna que aparece corresponde al número medio de dígitos 0-9 de la fuente estándar que caben en una celda. Para cambiar el ancho de varias columnas, seleccionamos las columnas que deseamos cambiar. Arrastramos el borde hacia la derecha del encabezado de columna seleccionado. Para cambiar el ancho de columna de todas las columnas de la hoja de cálculo, hacemos clic en el ícono Seleccionar todo y arrastramos el borde de cualquier título de columna. Para que el ancho de la columna se ajuste al contenido, hacemos doble clic en la línea de separación situada a la derecha del título de la columna. Modificar alto de las filas Para modificar el alto de una fila arrastramos el borde inferior del título de la fila hasta lograr el alto que deseemos. Para cambiar el alto de varias filas, seleccionamos las filas que deseamos cambiar. A continuación, arrastramos el borde inferior del encabezado de fila seleccionado. Para cambiar el alto de fila de todas las filas de la hoja de cálculo, hacemos clic en el ícono Seleccionar todo y arrastramos el borde inferior de cualquier título de fila. Para hacer que el alto de fila se ajuste al contenido de las celdas, hacemos doble clic en la línea de separación situada bajo el título de fila. También se pueden cambiar los tamaños de filas y columnas desde la ficha Inicio en el grupo Celdas hacer clic en la flecha bajo la opción Formato, de la lista desplegable seleccionar la opción adecuada. Introducción al entorno de trabajo >

13 Ocultar y mostrar, filas y columnas Si deseamos ocultar o mostrar filas, columnas o hojas, debemos seleccionar la ficha Inicio, en el grupo Celdas hacer clic en la flecha bajo la opción Formato, y de la lista seleccionar la opción correspondiente. Ocultar y mostrar filas Para ocultar una fila debemos seleccionar una celda perteneciente a ella y realizar una de las siguientes acciones. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas hacer clic en la flecha bajo la opción Formato, de la lista seleccionar la opción Ocultar y Mostrar y del submenú elegir la opción Ocultar Filas. Utilizar la combinación de teclas Ctrl + 9. Para ocultar varias filas, se deben seleccionar a la vez celdas de las filas a ocultar. Para mostrar filas ocultas debemos seleccionar un rango de celdas de forma tal que queden contenidas celdas de la fila superior e inferior a la oculta y relaizar una de las siguientes acciones: En la ficha Inicio, en el grupo Celdas hacer clic en la flecha bajo la opción Formato, de la lista seleccionar la opción Ocultar y Mostrar y del submenú elegir la opción Mostrar Filas. Utilizar la combinación de teclas Ctrl + Shift + ( ). Introducción al entorno de trabajo >

14 Ocultar y mostrar columnas Para ocultar una columna debemos seleccionar una celda perteneciente a ella y realizar una de las siguientes acciones: En la ficha Inicio, en el grupo Celdas hacer clic en la flecha bajo la opción Formato, de la lista seleccionar la opción Ocultar y Mostrar y del submenú elegir la opción Ocultar Columnas. Utilizar la combinación de teclas Ctrl + 0. Para ocultar varias columnas, se deben seleccionar a la vez celdas de las columnas a ocultar. Para mostrar columnas ocultas debemos seleccionar un rango de celdas de forma tal que queden contenidas celdas de la columna derecha e izquierda a la oculta y relaizar una de las siguientes acciones: En la ficha Inicio, en el grupo Celdas hacer clic en la flecha bajo la opción Formato, de la lista seleccionar la opción Ocultar y Mostrar y del submenú elegir la opción Mostrar Columnas. Utilizar la combinación de teclas Ctrl + Shift + ( ) Introducción al entorno de trabajo >

15 Agregar filas, columnas o celdas Para insertar filas, columnas o celdas utilizaremos las opciones del menú del botón Insertar del grupo Celdas de la ficha Inicio. Agregar filas Si deseamos agregar varias filas a la hoja debemos realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la cantidad de filas de la hoja que deseamos insertar. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas hacemos clic en la flecha bajo la opción Insertar, de la lista elegimos la opción Insertar filas de hoja. Otra forma de insertar una fila es seleccionando toda la fila y ejecutar la orden Insertar del menú contextual (sobre la fila seleccionada). Al insertar una fila, todos los datos que están a partir de la fila seleccionada hacia abajo se desplazarán una fila en esa dirección. Agregar Columnas Para agregar una o más columnas realizamos los siguientes pasos: 1. Seleccionar la cantidad de columnas de la hoja que deseamos insertar. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas hacemos clic en la flecha bajo la opción Insertar, de la lista seleccionamos la opción Insertar columnas de hoja. Otra forma de insertar una columna es, seleccionando toda la columna y ejecutar la orden Insertar del menú contextual (sobre la columna seleccionada). Al insertar una columna, todos los datos que están a partir de la columna seleccionada hacia la derecha se desplazarán una columna en esa dirección. Introducción al entorno de trabajo >

16 Agregar Celdas Si necesitamos insertar una celda debemos ejecutar las siguientes órdenes: 1) Posicionamos el indicador de celdas en la celda o rango sobre la que deseamos insertar una nueva. 2) En la ficha Inicio en el grupo Celdas hacemos clic en la flecha bajo la opción Insertar, de la lista elegimos la opción Insertar celdas. 3) Del cuadro de diálogo Insertar, seleccionar la opción deseada y luego presionar el botón Aceptar. Eliminar filas, columnas o celdas Para eliminar filas, columnas o celdas utilizaremos las opciones del menú del botón Eliminar del grupo Celdas de la ficha Inicio. Eliminar Filas Para eliminar una o más filas debemos: 1. Seleccionar las filas que deseamos eliminar desde el encabezado. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas hacer clic en la flecha bajo la opción Eliminar, de la lista desplegable elegir la opción Eliminar filas de hoja o desde el menú contextual. Introducción al entorno de trabajo >

17 Eliminar Columnas Para eliminar una o más columnas debemos: 1. Seleccionar las columnas que deseamos eliminar por su encabezado. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas hacer clic en la flecha bajo la opción Eliminar, de la lista desplegable elegir la opción Eliminar columnas de hoja o ejecutar la orden Eliminar del menú contextual sobre la selección. Cuando elimina filas o columnas los datos que están por debajo o a la derecha se desplazan hacia arriba o a la izquierda, respectivamente. Eliminar Celdas En lugar de eliminar toda una fila o toda una columna, podemos eliminar sólo algunas celdas. 1. Seleccionamos las celdas que deseamos eliminar. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas hacer clic en la flecha bajo la opción Eliminar. De la lista desplegable elegir la opción Eliminar celdas. 3. Al hacer clic en esta opción, se muestra el cuadro de diálogo Eliminar. Como se muestra en el cuadro de diálogo también podemos utilizar esta orden para eliminar toda una fila o toda una columna. Para ello no será necesario seleccionarla toda sino que eliminará todas las filas o columnas que estén involucradas por alguna de las celdas en la selección. Una forma rápida de eliminar un rango de celdas es seleccionarlo, y arrastrar el vértice inferior derecho de la selección hacia arriba, mientras mantenemos la tecla Mayús. presionada. Las celdas vecinas rellenarán el espacio de las eliminadas. Introducción al entorno de trabajo >

18 Manejo de las hojas de un libro De forma predeterminada, al iniciar Excel, o solicitar un nuevo Libro, este se muestra con una sola hoja, que recibe el nombre de Hoja1. Veamos algunas de las operaciones que podemos realizar con las hojas de un libro Agregar hojas nuevas. Si deseamos agregar nuevas hojas al mismo hacemos clic en el icono Hoja nueva. Hoja nueva Esta acción agregar una nueva hoja con el nombre Hoja2. Nueva hoja agregada Introducción al entorno de trabajo >

19 Seleccionar hojas Para seleccionar una hoja, hacemos clic sobre su etiqueta. Para seleccionar hojas consecutivas hacemos clic en la primera y luego clic en la última en tanto presionamos la tecla Mayús. Para seleccionar hojas no consecutivas, hacemos clic en cada etiqueta de las hojas a seleccionar en tanto mantenemos presionada la tecla Ctrl. Eliminar hojas Para eliminar una hoja del libro: Seleccionamos la orden Eliminar, del menú emergente sobre la etiqueta de la hoja. Seleccionamos la orden Eliminar hoja, del menú del botón Eliminar de la ficha Inicio. Cambiar el nombre a una hoja El nombre por omisión de las hoja son Hoja1, Hoja2... según la cantidad de hojas que tengamos. Para cambiar el nombre a una hoja ejecutamos la orden Cambiar nombre del menú contextual sobre la etiqueta de la hoja, o realizamos doble clic sobre la misma. Ingresamos luego el nuevo nombre. Ocultar y mostrar hojas Para ocultar una hoja debemos seleccionarla y realizar una de las siguientes acciones: En la ficha Inicio, en el grupo Celdas hacer clic en la flecha bajo la opción Formato, de la lista seleccionar la opción Ocultar y Mostrar y del submenú elegir la opción Ocultar Hoja. Hacer clic con el botón secundario del mouse sobre la hoja a ocultar y del menú emergente elegir la opción Ocultar. Para ocultar varias hojas, se deben seleccionar a la vez las hojas a ocultar y usar el procedimiento antes explicado. Introducción al entorno de trabajo >

20 Para mostrar hojas ocultas debemos realizar una de las siguientes acciones: En la ficha Inicio, en el grupo Celdas hacer clic en la flecha bajo la opción Formato, de la lista seleccionar la opción Ocultar y Mostrar y del submenú elegir la opción Mostrar Hoja. Hacer clic con el botón secundario del mouse sobre cualquier etiqueta de hoja y del menú emergente elegir la opción Mostrar. Cualquiera de las dos opciones anteriores nos mostrará el cuadro Mostrar, para seleccionar la hoja a mostrar: Introducción al entorno de trabajo >