Introducción a los Elementos de Excel

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1 Introducción a los Elementos de Excel Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de procesos contables. Qué es y para qué sirve Excel? Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint,... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. La pantalla inicial Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto de esta primera lección. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

2 Cinta de opciones Botón Microsoft Office Botones de Acceso rápido Fichas Grupo de Opciones Ventana del libro de trabajo Barra de opciones Barra de formulas Vista Normal Vista diseño de página Vista salto de página Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar. La barra de acceso rápido La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido. Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

3 La Banda o cinta de Opciones La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

4 Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio. De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. La barra de fórmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante La barra de etiquetas Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Las barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos. La Ayuda Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel. Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante: Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

5 La Hoja de Cálculo Cabecera de columna Columna Las Celdas La celda es una unidad en donde se almacena un dato. En la hoja de cálculo siempre hay una celda activa, la celda activa es la que tiene el marcador de celdas. Para referirse a una celda es necesario indicar su dirección, la dirección de una celda corresponde a la columna y fila donde está ubicada. Por ejemplo, si la celda está la intersección de la columna B y la fila 4, su dirección será B4 (siempre va primero la columna).

6 El Rango El rango es un conjunto de celdas. Para referirse a un rango es necesario indicar la primera y la última celda separadas por dos puntos. Como ejemplo, en la siguiente imagen esta seleccionado el rango B3:D9 Moviendo el marcador de celdas Mover el marcador de celdas es lo mismo que elegir una nueva celda activa, hay varias formas de hacerlo: 1º Haciendo un clic sobre la nueva celda activa. 2º Presionando las teclas de dirección (arriba, abajo, izquierda, derecha). 3º Escribiendo su dirección en el cuadro de nombres y presionando luego la tecla enter. 4º Presionando la tecla F5, para escribir la dirección o referencia de celda en la ventana Ir a y luego presionar enter.

7 7 Desplazamientos rápidos A veces es útil desplazarse rápidamente hasta el final o principio de una columna o fila (con o sin datos). En la siguiente tabla encontrará algunas combinaciones de teclas que le ayudarán a conseguirlo: Combinación de teclas Función CTRL + <FLECHA DERERECHA> Hacia el extremo derecho. CTRL + <FLECHA IZQUIERDA> Hacia el extremo izquierdo. CTRL + <FLECHA ARRIBA> Hacia el extremo superior. CTRL + <FLECHA ABAJO Hacia el extremo inferior. CTRL + INICIO Hacia la celda A1. Avpág Una página hacia abajo. Repág Una página hacia arriba. Seleccionando conjuntos de celdas (rangos) Para seleccionar un rango presione el botón del mouse sobre la primera celda y desplácelo hasta la última celda del rango a seleccionar (en todo el trayecto el botón izquierdo del mouse debe estar presionado). Durante el proceso de selección de un rango es importante observar que el puntero del mouse tendrá forma de cruz blanca. Para seleccionar toda una columna o una fila, se hace un clic en la cabecera de la fila o columna a seleccionar, al hacerlo, el puntero del mouse tomará la forma de una flecha negra que apunta hacia la fila o columna correspondiente.

8 8 Los datos en Excel pueden ser: Texto (alfanuméricos), números, fechas y horas o fórmulas. El contenido de la celda es un dato, no puede haber dos o más datos en una sola celda. Ejemplos de datos: Para ingresar un dato, basta con escribirlo en la celda y luego cambiar de celda activa. Para editar el contenido de una celda, se ubica el marcador de celdas en la celda correspondiente y se presiona la tecla F2.

9 9 Una de las principales ventajas al emplear Excel está en la posibilidad de realizar cálculos. Operadores matemáticos ordenados según su orden de precedencia: Prioridad Operador Descripción 1º ( ) Signo de agrupación 2º - Negativo (-1) 3º % Porcentaje 4º ^ Potenciación 5º * / Multiplicación y división 6º + - Suma y resta 7º & Concatenación 8º = < > <= >= <> Comparación Partes de una fórmula: OPERADORES VALORES CONSTANTES REFERENCIAS O DIRECCIONES DE CELDAS

10 10 Después de escribir la fórmula presione enter y podrá ver el resultado. Observe que si el contenido de las celdas de datos cambia, automáticamente el resultado se actualiza.

11 11 Los formatos se pueden a aplicar a una celda o a un rango. El procedimiento consiste en seleccionar el área y luego hacer un clic en el botón correspondiente de la Barra de Herramientas de Formato. Formatos especiales Luego de seleccionar el rango a modificar, presione la combinación de teclas CRTL + 1.

12 12 Las funciones son fórmulas predeterminadas. Para escribir una función es necesario conocer su sintaxis, veamos: NOMBRE DE LA FUNCIÓN ARGUMENTOS =promedio(a1,b1,c1,d1) SIGNO PARA COMENZAR PARENTESIS SEPARADOR DE ARGUMENTOS NOTA IMPORTANTE: Cuando los argumentos de una función están compuestos por conjuntos de celdas contiguas, estas se pueden escribir como un rango, entonces la función del ejemplo anterior puede escribirse de la siguiente manera: Algunas funciones útiles =promedio(a1:d1) SUMA devuelve la suma de los argumentos. PROMEDIO devuelve el promedio de los argumentos. MAX devuelve el número mayor incluido dentro de un rango. MIN devuelve el número menor incluido dentro de un rango. JERARQUÍA devuelve la jerarquía de un valor con respecto a los demás que conforman una lista. SI evalúa una condición y devuelve un resultado que depende de la verdad o falsedad de la condición.

13 13 Para hallar el número máximo contenido en este conjunto de celdas habría que escribir en la celda G15 (o cualquier otra ubicada fuera del rango): =MAX(B3:G13)

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