INSTITUCIÓN EDUCATIVA COLEGIO NUESTRA SEÑORA DEL PILAR DANE: Licencia de funcionamiento resolución N del 08 de octubre 2007

Transcripción

1 NOMBRE: TEMA 1 PERIODO AREA: HUMANIDADES ASIGNATURA sistemas CONTENIDO Plan de mejoramiento CALIFICACION DOCENTE: LIC. ANTONIO CABALLERO FECHA Desarrolla en una hoja de Excel la siguiente tabla y calcula las fórmulas que allí se solicitan. Formularios en Excel Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información. Podemos comparar los formularios de Excel con los formularios impresos en papel. Qué es un formulario en Excel? Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez cuando has acudido a alguna oficina de gobierno para realizar un trámite, así que sabes de lo que estoy hablando. Estos formularios 1de

2 contienen instrucciones precisas de lo que debes escribir y contienen los recuadros necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como controles de formulario que son precisamente los que nos permiten agregar campos de texto, listas, botones de opción entre otras cosas más. Tipos de formularios en Excel Cuando hablamos de formularios en Excel, es necesario recordar que podemos crear tres tipos diferentes de formularios: Formulario de datos. Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX. Formularios de usuario en VBA. A continuación describiré brevemente cada uno de ellos. Formulario de datos A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la información de una sola fila de una tabla. En este formulario se puede hacer la edición de la información e inclusive crear un nuevo registro para la tabla. Excel puede generar automáticamente un formulario de datos para cualquier tabla. Un detalle importante que debes saber sobre los formularios de datos es que si una celda contiene una fórmula no podrás modificar dicha fórmula mediante el formulario sino que solamente se mostrará el resultado del cálculo sin poder editarlo Cómo crear una tabla en Excel El objetivo de una tabla de Excel es almacenar la información de una manera consistente para que sea más fácil darle formato, ordenarla y filtrarla. Tú puedes crear una tabla en Excel que te ayude a analizar mejor la información. 2de

3 Cómo crear una tabla en Excel Para crear una tabla en Excel, lo primero que debes hacer es ingresar los títulos de columna. Así que haz clic en la celda en blanco en donde deseas introducir la nueva tabla e ingresa los títulos de columna como pueden ser: No. de empleado, Departamente, Nombre, Apellido, etc. Los títulos de columna deben aparecer siempre en una sola fila y sin celdas vacías entre ellos. Ahora puedes comenzar a ingresar los datos justo por debajo de los títulos de columna que acabas de crear: Ahora asegúrate de que la celda activa sea cualquier de las celdas que contienen tus datos y haz clic en el comando Tabla que se encuentra en el grupo Tablas de la ficha Insertar. Excel detectará el conjunto de celdas que acabas de introducir y colocará un borde punteado sobre los datos, al mismo tiempo que muestra el cuadro de diálogo Crear tabla, el cual automáticamente mostrará el rango de celdas donde se encuentra la información. Si por alguna razón el rango de celdas desplegado es incorrecto, utiliza el botón de selección para elegir el rango de celdas adecuado. Tabla con encabezados Antes de hacer clic en el botón Aceptar asegúrate de tener seleccionada la opción La tabla tiene encabezados. Finalmente haz clic en Aceptar y Excel dará formato a la tabla e insertará filtros para cada una de las columnas. 3de

4 Otra forma de insertar una tabla es haciendo clic en el comando Dar formato como tabla que se encuentra en el grupo Estilos de la ficha Inicio. Con este comando puedes seleccionar desde un inicio el estilo que prefieres dar a la tabla. Agregar filas a una tabla de Excel Después de que has creado una tabla, se pueden pensar en varios métodos para agregar nuevas filas a una tabla de Excel. La forma más directa de agregar una nueva fila es seleccionando la última celda de la tabla (celda inferior derecha) y oprimir la tecla Tabulador. Al hacer esto, Excel añadirá una nueva fila a la tabla en donde podremos introducir la información apropiada para el nuevo registro: 4de

5 Observa cómo Excel coloca un borde sólido alrededor de las celdas que delimitan la nueva fila de la tabla. Agregar filas a una tabla por Formulario Existe otra forma de agregar filas a una tabla de Excel y es utilizando un formulario de captura de datos. El comando Formulario no está incluido de manera predeterminada en la cinta de opciones por lo que será necesario agregarlo manualmente. Haz clic en la flecha que se encuentra al extremo derecho de la barra de acceso rápido y selecciona la opción Más comandos. Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel. En la lista comandos disponibles selecciona la opción Todos los comandos y dentro de la lista encuentra el comando Formulario. 5de

6 Haz cic en el botón Agregar y finalmente en el botón Aceptar para que el botón se muestre en la barra de acceso rápido. Ahora selecciona cualquiera de las celdas de la tabla y oprime el botón Formulario. Aparecerá un cuadro de diálogo con los nombres de las columnas de la tabla del lado izquierdo y con los valores para cada fila en los cuadros de texto junto a ellos. Para agregar un nuevo registro debes hacer clic sobre el botón Nuevo. 6de

7 Introduce la información del nuevo registro de la tabla y al finalizar oprime el botón Cerrar y Excel colocará el nuevo registro al final de la tabla. Hoja de cálculo con controles de formulario Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir información, podemos pensar en una hoja como un gran formulario. De esta manera, si agregamos controles de formulario a nuestra hoja podremos crear formularios de entrada de datos muy útiles. Por ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja un control de cuadro de lista para facilitar la selección de los elementos. De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de verificación y otros controles más que nos ayudarán a crear formularios avanzados. Controles de formulario en Excel Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una hoja de nuestro libro, o dentro de un formulario de usuario en VBA, y nos darán funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la información. Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar un botón. Los controles de formulario en Excel se encuentran dentro de la ficha Programador dentro del grupo Controles. Solamente pulsa el botón Insertar y observarás cada uno de ellos: 7de

8 Justo por debajo de los controles de formulario podrás observar el grupo de controles ActiveX pero sus diferencias y similitudes las discutiremos en otro artículo. Por ahora nos enfocaremos solamente en los controles de formulario. Cómo insertar un control de formulario en Excel? Para insertar cualquiera de los controles de formulario debes seleccionarlo del menú desplegable y hacer clic sobre la hoja de Excel arrastrando el borde para dibujar el contorno del control. Observa este procedimiento. Los diferentes controles de formulario Existen diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen diversos tipos de funcionalidad e interacción con el usuario. Desde una simple etiqueta hasta controles que permiten una selección múltiple de sus opciones. A continuación una breve descripción de cada uno de ellos. Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra dentro de un intervalo predefinido. Botón. El botón nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre él. Botón de opción. Nos permite una única selección dentro de un conjunto de opciones. Casilla de verificación. Permite la selección o no selección de una opción. Control de número. Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numérico. Cuadro combinado. Es una combinación de un cuadro de texto con un cuadro de lista. Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectángulo. Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una sola opción o múltiples opciones de acuerdo a la configuración del control. Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario. 8de

9 Controles de formulario no disponibles en Excel 2010 Los controles de formulario han estado presentes por varias versiones de Excel, sin embargo a partir de Excel 2010 existen algunos controles que ya no pueden ser utilizados dentro de las hojas como lo son el Campo de texto, el Cuadro combinado de lista y el Cuadro combinado desplegable, sin embargo podremos alcanzar funcionalidad similar utilizando controles ActiveX. Grupos de botones de opción en Excel Los botones de opción permiten a un usuario de Excel hacer una selección dentro de una lista de posibilidades y en todo momento tener un solo elemento seleccionado. Hoy mostraré cómo crear grupos de botones de opción en Excel independientes a pesar de encontrarse en la misma hoja. Ya que podemos agregar botones de opción como controles de formulario o como controles ActiveX, este artículo tratará ambas posibilidades. Comenzaremos por la opción de controles de formulario. Grupos de botones de opción Supongamos que deseamos crear dos grupos de botones de opción donde queremos que el usuario seleccione su género así como su color favorito. Si pusiéramos todos los botones de opción en la misma hoja Excel solo podríamos elegir una sola opción tanto para el género como para el color: De manera predeterminada podemos seleccionar una sola opción entre todos los botones de opción ubicados en la misma hoja. La solución para crear dos grupos de botones de opción es agregar el control llamado Cuadro de grupo: Debemos agregar un Cuadro de grupo para cada conjunto de botones de opción que deseamos crear por lo que para nuestro ejemplo agregaré dos controles de este tipo. Es muy importante que al dibujar el Cuadro de grupo te asegures de abarcar el área completa de los botones de opción que deseas asociar de manera que el grupo sea creado correctamente. Como resultado tendremos dos grupos de botones de opción totalmente independientes: 9de

10 Si queremos conocer la opción seleccionada en cada grupo es suficiente con hacer clic derecho sobre cualquier botón de opción y seleccionar la opción Formato de control. En la sección Control debemos colocar la dirección de la celda de nuestra hoja que mostrará la opción seleccionada. A partir de ese momento la celda B10 mostrará la opción seleccionada dentro del primer grupo: Podemos hacer lo mismo para el otro grupo de manera que los botones de opción estén vinculados con la celda B11 y de esta manera poder conocer en todo momento la opción de color seleccionada: 10de

11 Agrupar botones de opción ActiveX Los botones de opción ActiveX funcionan de manera diferente a los controles de formulario que acabamos de utilizar. Si revisas el botón Insertar de la ficha Programador te darás cuenta de que no existe un control para agrupar controles. La manera de agrupar los botones de opción ActiveX es a través de una de sus propiedades. Una vez que hemos agregado los controles necesarios a la hoja debes hacer clic derecho sobre cada uno de ellos (en modo Diseño) y seleccionar la opción Propiedades. Se mostrará una ventana con las propiedades del control y debemos utilizar la propiedad GroupName: Puedes observar en la imagen que estoy consultando las propiedades del botón de opción Femenino y estoy asignando el nombre de grupo Genero. Debo hacer lo mismo con el botón de opción Masculino, y una vez hecho, los dos botones de opción tendrán el mismo valor en su propiedad GroupName. De esta manera tendremos dos grupos de botones de opción ActiveX que funcionan de manera independiente dentro de la misma hoja: 11de

12 Para saber si un botón de opción está seleccionado debemos consultar su propiedad Value y si tiene el valor True quiere decir que dicho botón de opción está seleccionado. Por ejemplo, agregaré un botón de comando a la hoja de Excel que tendrá el siguiente código: 1 Private Sub CommandButton1_Click() If OptionButton1.Value = True Then Range("B10").Value = "Femenino" Else Range("B10").Value = "Masculino" End If 8 9 End Sub Al seleccionar una opción del grupo Genero y pulsar el botón de comando, la celda B10 mostrará el valor Femenino o Masculino de acuerdo a la selección realizada. De esta manera hemos aprendido a crear grupos de botones de opción en Excel, ya sea con controles de formulario o controles ActiveX, de manera que se comporten de manera independiente a pesar de estar ubicados en la misma hoja. Formulario de usuario en VBA Los formularios de usuario en VBA, también conocidos como UserForm, son cuadros de diálogo que hacen uso de controles de formulario para solicitar información al usuario. Estos formularios son creados desde el Editor de Visual Basic y administrados desde código VBA. 12de

13 Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los controles que están disponibles desde el Cuadro de herramientas: Si quieres crear un formulario básico en VBA, sigue los pasos descritos en el artículo Formularios en VBA. Los diferentes tipos de formularios en Excel nos evitarán dolores de cabeza ya que podremos tener cierto grado de control sobre el ingreso de datos que otras personas realizan sobre nuestras hojas de Excel. de

14 Elaboró: Revisó: Aprobó: NOMBRE: Antonio Caballero NOMBRE: David Parra NOMBRE: Mery torres CARGO: Docente CARGO: Coordinador académico CARGO: Rectora 14 14de