Importación de Datos

Transcripción

1 Datos en Excel I

2 Importación de Datos En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas: - Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente. - Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.

3 Importación de Datos Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones: - Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel. - Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel. La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa. La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.

4 Importación de Datos El problema fundamental de la importación de datos externos, es debido al formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos.

5 Importación de Datos Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas: - Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que podemos encontrar en esta sección. - O acceder mediante el Botón Office - Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*).

6 Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y registros.

7 Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: - Ordenar la los registros. - Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. - Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. - Crear un resumen de los datos. - Aplicar formatos a todos los datos.

8 Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el término Listas de datos. Incluso encontrarás, que en algunos cuadros de diálogo, se refire a las tablas como listas. A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas.

9 Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista. Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.

10 Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla. Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

11 Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande. Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

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13 A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.

14 Filtros Los filtros facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

15 Filtros Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos: Autofiltro: Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requieran de filtros con criterios simples. Filtro avanzado: Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

16 Filtros Un Filtro avanzado permite trabajar con filtros por medio de condiciones más complejas; no muestra listas desplegables para las columnas sino tiene que escribir los criterios. >50 < Juan *Perez* *itis Mari? Los criterios son aquellas condiciones que se encuentran en otras celdas de la hoja de forma que tenemos mucha más flexibilidad y especifican las características de los registros que se incluyen en el resultado.

17 Un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista. Para agregar los subtotales automáticamente debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y marcar la opción Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en la pestaña Diseño.