EDICIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO

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1 UNIDAD DIDÁCTICA EDICIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO Los objetivos de este tema son: 1. Aprender a trabajar con conjuntos de celdas, filas, columnas y hojas. 2. Conocer cómo modificar datos de las celdas, usar el corrector de ortografía y las opciones de búsqueda y reemplazo. 3. Aprender a insertar celdas, filas, columnas y hojas. 4. Copiar y reubicar celdas y hojas de cálculo INTRODUCCIÓN Anteriormente hemos aprendido a desplazarnos por la hoja de cálculo con el teclado y ratón y también a introducir diferentes tipos de datos en una celda. En este tema vamos a empezar a trabajar con la edición y modificación de la hoja de cálculo, utilizando los rangos de celdas, columnas, filas y hojas SELECCIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO Rangos Hay que recordar que la celda activa es la que está seleccionada en la hoja de cálculo, y que aparece rodeada con un recuadro en negrita, pero también se puede trabajar con un grupo de celdas, por ejemplo para dar formato a todas a la vez, para copiar todos sus datos, etc. 4.1

2 A este conjunto de celdas se le llama rango y puedes seleccionarlo de varias formas: Pulsando el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y manteniéndolo pulsado arrastrarlo hasta la última celda a seleccionar, después si sueltas el ratón puedes observar cómo las celdas seleccionadas del rango aparecen oscurecidas. Una vez seleccionada la primera celda del rango manteniendo presionada la tecla MAYÚS y con las teclas de dirección se amplía la selección. Para seleccionar rangos no adyacentes, debes seleccionar un primer rango manteniendo pulsada la tecla CTRL y seleccionando el resto de rangos. 4.2

3 4.2.2 Columnas Una columna completa se puede seleccionar haciendo clic en el encabezado de la columna. Para seleccionar varias columnas adyacentes se selecciona la primera, se pulsa la tecla MAYUS y con las flechas de dirección DERECHA e IZQUIERDA se selecciona el resto, o también con el ratón se selecciona la columna y se arrastra a la DERECHA o IZQUIERDA. Para seleccionar columnas no adyacentes se debe seleccionar la primera, mantener la tecla CTRL pulsada y con el botón izquierdo del ratón seleccionar el resto Filas Para seleccionar una fila completa, al igual que con la columna se debe hacer clic en el encabezado de la fila. Para seleccionar varias filas adyacentes se debe seleccionar la primera, pulsar la tecla MAYUS y con las flechas de dirección ARRIBA y ABAJO seleccionar el resto, o también mediante el ratón seleccionar la columna y arrastrarla hacia ARRIBA o ABAJO. Para seleccionar las filas no adyacentes se selecciona la primera, se mantiene la tecla CTRL pulsada y con el botón izquierdo del ratón se selecciona el resto. 4.3

4 4.2.4 Hojas Para seleccionar una hoja se debe hacer clic en la etiqueta. Recuerda que si no ves la etiqueta puedes desplazarte con los botones de desplazamiento de etiquetas. Para seleccionar hojas adyacentes se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja, mantener pulsada la tecla MAYÚS y hacer clic en la etiqueta de la última hoja que deseas seleccionar, verás cómo se seleccionan todas. Para seleccionar hojas no adyacentes se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja, mantener pulsada la tecla CTRL y hacer clic en las etiquetas de las otras hojas. Para seleccionar todas las hojas de cálculo se debe hacer clic con el botón derecho de una etiqueta, aparecerá un menú contextual, seleccionando la opción seleccionar todas la hojas. 4.4

5 4.3 MODIFICACIÓN DE DATOS Edición del contenido de una celda A la hora de introducir datos como veíamos en el apartado anterior, el cursor se activa de tal forma que con la tecla de retroceso se podrían borrar los datos introducidos. Una vez validada la entrada de datos en la celda hay varias formas para modificarla: a) Haciendo un clic con el ratón en la barra de fórmulas en el lugar donde se quiera modificar aparecerá el cursor parpadeando: En el ejemplo siguiente modificamos el número de la referencia 103, pulsamos SUPR para borrar los datos y escribimos los nuevos números. b) Haciendo doble clic sobre la celda en el lugar donde se quiera escribir. c) Pulsando en el teclado F2, el cursor se situará en la parte final de la celda. Al modificar la celda aparecerá un mensaje que indica que en la barra de estado se están modificando datos. Una vez finalizado se debe pulsar intro para confirmar, cambiando el mensaje a listo. Si lo que se quiere es cancelar la modificación de la celda, pulsa ESC, o cancelar en el botón del cuadro de aceptación. Si lo que se quiere es sustituir la totalidad de una celda simplemente se escribe de nuevo en la celda y los nuevos datos borrarán los anteriores. 4.5

6 4.3.2 Borrado del contenido de una celda o rango de celdas La forma más sencilla de eliminar el contenido de una celda o rango de celdas es seleccionándolo con el ratón y pulsando la tecla SUPR o DEL. Otra forma sería también seleccionando con el botón derecho del ratón la celda y eligiendo del menú contextual la opción Borrar contenido. De la misma manera se puede borrar el contenido de un rango, seleccionándolo y con la tecla SUPR o botón derecho Borrar contenido. 4.6

7 4.3.3 Uso del corrector ortográfico Excel dispone de un corrector ortográfico que busca los errores ortográficos dentro de la hoja de cálculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y si no la localiza, considera que es una palabra errónea. De esta forma se puede corregir la ortografía de la hoja de cálculo. Pero se debe tener en cuenta que pueden existir palabras que el diccionario nos diga que son erróneas porque no estén en el diccionario de Excel y que por el contrario estén bien escritas, puede ocurrir con palabras técnicas como por ejemplo acuaplaning. Otro ejemplo de un error común es cuando se escriben palabras que dependiendo del contexto de la frase se pueden escribir de una manera u otra, por ejemplo esta hoja esta correcta, en este caso no reconocerá la falta del acento en está correcta. Para ello vamos a explicar cómo utilizar el corrector ortográfico. Se puede comenzar a revisar la ortografía de la hoja pulsando dentro de la ficha Revisar grupo Revisión el botón Ortografía Si la hoja tiene algún posible error ortográfico, aparecerá el cuadro de diálogo Ortografía. 4.7

8 En la barra de título aparece el diccionario que se está utilizando para corregir la ortografía, si se quiere cambiar el idioma del diccionario porque es diferente o se quiere utilizar un diccionario personal con palabras propias, tan sólo se tiene que elegir el nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario: En la parte superior aparece No está en el diccionario: advierte de la palabra que no se ha encontrado en el diccionario, y que podría ser errónea. En el recuadro de abajo Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra corrección. Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones: Omitir una vez para ignorar esta palabra y darla como correcta. 4.8

9 Omitir todas para ignorar todas las palabras iguales en la hoja de cálculo y dar todas como correctas. Agregar al diccionario para añadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro Idioma del diccionario: Si la palabra es errónea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de Sugerencias: la seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de Sugerencias la escribimos directamente en el recuadro No está en el diccionario, y a continuación utilizaremos cualquiera de los siguientes botones: Cambiar para sustituir la palabra errónea por la que hemos escrito. Cambiar todas para sustituir todas las palabras erróneas iguales de la hoja de cálculo. Autocorrección para que además de realizar la corrección en la hoja, la sustitución se añada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior. Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección hasta el final, si encuentra otro error nos volverá a avisar con un mensaje. Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisará, hacer clic sobre el botón Aceptar. También podemos añadir una palabra al diccionario directamente desde la ventana de ortografía, haciendo clic en la opción Agregar al diccionario. 4.9

10 PROFUNDIZA Puedes configurar las opciones del diccionario dentro de la ficha Archivo > Opciones > Revisión Si se hace clic en Opciones de Autocorrección se puede elegir entre otras opciones, la posibilidad de que el corrector reemplace las palabras erróneas directamente mientras se escribe, siempre que estén en el diccionario. 4.10

11 Además se puede crear un diccionario personalizado haciendo clic en Diccionarios personalizados Nuevo y dentro de la opción Editar lista de palabras se pueden añadir las palabras que se quieran. 4.11

12 Uso de las utilidades de búsqueda y reemplazo Otra herramienta muy útil que dispone Excel es la opción de búsqueda y reemplazo que permite localizar datos, palabras, números, de una hoja o libro y reemplazarlas por otras. Para activar esta opción Buscar se puede hacer dentro de la ficha Inicio grupo Modificar Buscar y Seleccionar Buscar O también pulsando las teclas CTRL+B Aparecerá una pantalla donde escribiremos el dato a localizar. Pulsando la opción Buscar todos y localizando las celdas que contienen ese dato, además nos dirá la ubicación dentro del Libro, indicándonos la Hoja Celda y Valor. 4.12

13 Una vez localizado el dato se puede reemplazar por otro con la opción Reemplazar dentro de la ficha Inicio grupo Modificar botón Buscar y Seleccionar> Reemplazar O también pulsando CTRL+L Esta opción permitirá en este ejemplo reemplazar el valor de la celda, es decir cambiar Ref.103 por Ref

14 La opción Reemplazar todos cambiaría todos los datos repetidos de la hoja o libro, y con la opción Reemplazar se iría reemplazando uno por uno. PROFUNDIZA Esta opción de buscar y reemplazar permite a través del botón Opciones >>, realizar una búsqueda más precisa, por ejemplo con el botón Formato se podría buscar las palabras que contienen un determinado formato, podría ser que el número 103 esté en color rojo por ejemplo y reemplazarlo por color azul. También se puede buscar palabras sólo dentro de una hoja, por filas o columnas y buscar también dentro de fórmulas, comentarios o valores. 4.14

15 4.4 INSERCIÓN Y ELIMINACIÓN Celdas Se pueden añadir celdas dentro de la hoja de cálculo, por ejemplo si en una columna queremos añadir una o varias referencias de un producto que se ha olvidado. Para ello se selecciona la celda o celdas sobre las que se quiere añadir las nuevas, dentro de la ficha de Inicio grupo Celdas se elige el desplegable Insertar con la opción Insertar celdas Aparecerá una ventana con las opciones de desplazar las celdas en diferentes direcciones Debes elegir la opción que quieras, además también puedes insertar toda una fila o columna. Al añadir celdas a la hoja de cálculo, el número de celdas no varía ya que se eliminan las del final de la hoja. Cuando se insertan celdas, con un formato diferente al que hay por defecto, aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva celda. 4.15

16 En el ejemplo siguiente insertamos una celda debajo de A2 para ello, hemos seleccionado la celda A3 y seguido los pasos anteriores, además hemos mantenido el color amarillo de la celda de arriba eligiendo la opción El mismo formato de arriba. Para eliminar celdas, se selecciona la celda a eliminar y desde la ficha de Inicio grupo Celdas se elige el desplegable Eliminar con la opción Eliminar celdas Aparecerá una ventana con las opciones de desplazar las celdas en diferentes direcciones para borrarlas. 4.16

17 PROFUNDIZA Estas mismas opciones las podemos encontrar mediante el botón derecho del ratón sobre las celdas a insertar o eliminar, y eligiendo en el menú contextual Insertar o Eliminar Filas Para insertar filas dentro de una hoja de cálculo se selecciona la fila sobre la que se quiere insertar una nueva y la nueva fila se insertará encima de ésta. Para ello desde la ficha de Inicio grupo Celdas se elige el desplegable Insertar con la opción Insertar filas de hoja. 4.17

18 En caso de no seleccionar ninguna fila Excel la insertará encima de la fila donde esté la celda activa. Para insertar varias filas, se selecciona el número de filas a insertar y se repiten los pasos anteriores Columnas Para insertar columnas dentro de una hoja de cálculo se selecciona la columna sobre la que se quiere insertar una nueva y la nueva columna se insertará a la izquierda de ésta. 4.18

19 Para ello desde la ficha Inicio grupo Celdas se elige el desplegable Insertar con la opción Insertar columnas de hoja. En caso de no seleccionar ninguna columna Excel insertará la columna a la izquierda de la columna donde esté la celda activa. Para insertar varias columnas, se selecciona el número de columnas a insertar y se repiten los pasos anteriores. Para eliminar filas o columnas se deben realizar los mismos pasos que anteriormente, pero en este caso elige la opción de la ficha Inicio grupo Celdas Eliminar Eliminar filas de hoja 4.19

20 o Eliminar columnas de hoja. PROFUNDIZA Estas mismas opciones se pueden encontrar con el botón derecho del ratón sobre las filas y columnas a insertar o eliminar, y eligiendo en el menú contextual Insertar o Eliminar. También nos dará la opción de copiar el formato a la hora de insertar filas y columnas si éstas contienen alguno Hojas de cálculo Como hemos visto anteriormente, por defecto tenemos 3 hojas cuando abrimos un nuevo libro de Excel, si se necesitan más hojas para trabajar se pueden insertar posteriormente. En un libro puede haber entre 1 y 255 hojas, para añadir una nueva hoja se puede hacer de varias maneras: Insertar una hoja de cálculo 4.20

21 a) Desde la ficha de Inicio grupo Celdas se elige el botón Insertar Insertar hoja y se añade una nueva a la izquierda de la hoja seleccionada. b) Haciendo clic en la etiqueta que aparece junto a la última hoja, en este caso la colocará al final de las hojas. c) Con la combinación de teclas MAYUS+F11 también se puede insertar una nueva hoja de cálculo. Eliminar una hoja de cálculo a) Desde la ficha de Inicio Celdas Eliminar Eliminar hoja, se elimina la hoja seleccionada. b) Haciendo clic con el botón derecho sobre la etiqueta de la hoja a eliminar aparece un menú contextual donde elegir la opción eliminar. 4.21

22 4.5 COPIADO Y REUBICACIÓN Celdas o rangos de celdas Copiar y Pegar El copiado y pegado de celdas o rangos de celdas se puede realizar utilizando el teclado, el ratón y con la herramienta portapapeles, también vamos a aprovechar para estudiar la nueva herramienta Opciones de pegado que ofrece Excel En un primer paso vamos a ver cómo copiar una celda o rango de celdas, ya que se puede realizar de diferentes maneras: Primero se selecciona la celda o rangos a copiar, bien copiándolos pulsando la combinación de teclas CTRL+C, con el botón derecho y eligiendo la opción Copiar del menú contextual. 4.22

23 O con opción copiar de la ficha Inicio-Portapapeles. Una vez copiada la celda o rango, para reubicarla en otra parte de la hoja se puede utilizar la opción pegar, para ello se selecciona la celda donde se quiera pegar y con el teclado se pulsa CTRL+V, otra forma sería pulsando el botón Pegar de la ficha Inicio grupo Portapapeles. Excel 2010 tiene una nueva herramienta llamada Opciones de pegado que permitirá elegir el tipo de pegado a realizar. 4.23

24 Esta herramienta aparece cuando pulsamos el botón Portapapeles o al hacer clic con el botón derecho del ratón. Pegar de la ficha Inicio grupo Cada uno de los botones permite pegar la celda copiada, eligiendo si se quiere pegar todo, es decir datos, formatos, formulas, etc., pegar sólo valores sin formato ni fórmulas, pegar sólo fórmulas, pegar sólo el formato, etc. Si directamente se pulsa CTRL+V o aparecerá en la celda a pegar un botón donde se podrá elegir las opciones anteriores, se podrá omitir y de esta forma se realizará un pegado completo. Otra forma de reubicar celdas sería mediante la opción Cortar y un posterior pegado como ya hemos visto anteriormente. 4.24

25 4.5.2 Celdas o rangos de celdas Cortar y Pegar Para Cortar una celda o un rango de celdas, es decir quitarla de una ubicación y llevarla a otra, se puede hacer seleccionando la celda o rango y pulsando las teclas CTRL+X o pulsando el botón Cortar de la ficha Inicio: O bien pulsando con el botón derecho sobre la celda o rango a cortar y eligiendo la opción del menú contextual Cortar Copiado y reubicación de hojas de cálculo Podemos cambiar la posición de una hoja de cálculo, para ello hay varias formas: a) La forma más rápida de mover la hoja dentro del mismo libro de trabajo es seleccionado la etiqueta de la hoja a mover, en el ejemplo Hoja1, manteniendo el botón del ratón pulsado y arrastrándolo hasta la posición donde se quiera mover la hoja. Mientras se mueve la hoja un triángulo indica dónde se situará en el caso de soltar en ese momento el botón del ratón. 4.25

26 Una vez situado dónde se quiere mover la hoja, se suelta el botón del ratón. b) Otra forma que además permite mover la hoja otro libro es la opción Mover o copiar, que aparece al hacer clic con el botón derecho en la etiqueta de la hoja a mover. Haciendo clic sobre la opción Mover o copiar, se abrirá una ventana donde se puede seleccionar el libro donde copiar la hoja y la ubicación dentro de éste. 4.26

27 Esta opción también permite crear una copia de la hoja, de tal forma que se mantiene la hoja seleccionada y se crea una nueva copia de ésta. Para ello se selecciona la opción Crear una copia. c) Una última forma de copiar una hoja dentro del mismo libro, es situándose en la hoja a copiar, pulsando la tecla CTRL del teclado, y manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsar el botón del ratón sobre la etiqueta de la hoja a copiar y arrastrarlo hasta la posición donde se quiere copiar de nuevo la hoja. Una vez situados donde se quiere copiar la hoja, soltar el botón del ratón y a continuación la tecla CTRL. 4.27

28 RESUMEN En este tema nos ha permitido conocer a editar y modificar una hoja de cálculo, utilizando los rangos de celdas, columnas, filas y hojas. Excel dispone de un corrector ortográfico que busca los errores ortográficos dentro de la hoja de cálculo. Para ello busca cada palabra en su diccionario, y si no la localiza, considera que es una palabra errónea. Otra herramienta muy útil que dispone Excel es la opción de búsqueda y reemplazo que permite localizar datos, palabras, números, de una hoja o libro y reemplazarlas por otras. 4.28

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