Introducción Las hojas de cálculo

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1 Universidad Complutense de Madrid CURSOS DE FORMACIÓN EN INFORMÁTICA Introducción Las hojas de cálculo Hojas de cálculo Tema 1 Las hojas de cálculo Las hojas de cálculo son aplicaciones que facilitan la creación y manipulación de tablas de datos. Incluyen muchas herramientas de cálculo, así como facilidades de formato, representación gráfica de la información, análisis de datos y mucho más. Las hojas de cálculo permiten: Almacenar y manipular datos numéricos, alfanuméricos (texto), de fecha y hora, etcétera. Analizar los datos y calcular fórmulas o funciones matemáticas aplicadas sobre los datos. Formatear y representar gráficamente los datos. Microsoft Excel es una de las aplicaciones de hojas de cálculo más conocidas y más utilizadas. Excel llama hojas a las tablas de datos. Y a los documentos, que son grupos de hojas, los llama libros. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 1

2 Microsoft Excel Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 2 Las hojas de Excel Los documentos de Excel consisten en una serie de hojas. Cada hoja consiste en una tabla de celdas. Columnas Filas Celda actual (cursor de celda) Celdas Cada celda contendrá un dato o una fórmula. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 3

3 Las celdas Los datos que se pueden colocar en las celdas pueden ser: Textos Números: con o sin decimales, monetarios, de contabilidad, porcentajes o fracciones Fechas Horas Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 4 Identificación de las celdas Cada celda se encuentra en la intersección de una fila y una columna, identificándose así mediante los rótulos de las mismas: En primer lugar una o dos letras: el rótulo de la columna correspondiente (A... Z, AA... ZZ). A continuación un número: el rótulo de la fila correspondiente. Por ejemplo, B4 identifica a la celda situada en la intersección de la segunda columna y la cuarta fila. También se dice que es la dirección de la celda. Identificación de la celda actual Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 5

4 El cursor de celda En la hoja hay en todo momento una celda distinguida entre todas las demás. Es la celda actual y se distingue porque es en la que se encuentra el cursor de celda (recuadro grueso que rodea la celda). Si no hay celdas seleccionadas, las operaciones se realizan sobre la celda actual (inserción de un dato, edición, eliminación,...), aquella en la que se encuentra el cursor de celda. Se puede colocar el cursor en una celda pulsando sobre ella. También se puede desplazar por la hoja de la forma habitual: Inicio Fin AvPg RePg Ctrl + Ctrl + Ctrl + Inicio Ctrl + Fin Alt + AvPg Alt + RePg Comprueba lo que hace cada tecla (o combinación de teclas). Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 6 La interfaz de usuario de Excel Excel tiene una interfaz de usuario al estilo Microsoft Office. Similar a la de los demás programas de la suite y similar en general a la mayoría de las aplicaciones Windows. Aunque la utilidad de cada orden o cada botón es específica de Excel, los distintos elementos de la interfaz funcionan como se puede esperar: Menús (con sus abreviaturas de teclado). Barras de herramientas (muchas; las que se ven se pueden elegir con el menú contextual de cualquier barra). Barras de desplazamiento. Órdenes de edición. La ayuda y el asistente. Y muchas de las órdenes se pueden ejecutar de tres formas: opción de menú, botón de barra de herramientas y combinación de teclas. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 7

5 Introducción de datos en las celdas Para introducir un dato en una celda basta colocar en ella el cursor de celda y comenzar a escribir. Cuando se pulse la tecla Intro o Tab se dará por concluida la entrada. Para insertar fechas: Barras o guiones separando las partes de la fecha (si el mes va en número). Ejemplos: 24/7/03, 24-jul-2003, 24 jul Para insertar la fecha actual: Ctrl + ; (Ctrl + Mayús +,) Para insertar horas: Dos puntos para separar las partes de la hora. Introducir una a o una p para diferenciar A.M. y P.M. después de la hora, separado por un espacio en blanco (por defecto, A.M.) Ejemplos: 9:45 9:45 a 13:22:07 1:22 p Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 8 Introducción de datos en las celdas El dato puede no caber en la celda. Si se trata de texto, simplemente se trunca (a no ser que se indique otra cosa) y si se trata de un número se muestran barras cruzadas (####). Se puede ajustar el ancho de una columna arrastrando su borde. Introduce los siguientes datos en las celdas que aparecen: No utilices puntos de miles en los números. Si queremos podemos hacer que Excel los coloque por nosotros. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 9

6 Introducción de fórmulas en las celdas Para introducir una fórmula en una celda, en lugar de un dato, se introduce en primer lugar un =. Excel interpretará lo que vaya a continuación como una fórmula. Una fórmula puede ser tan sencilla como una expresión aritmética en la que se utilicen los valores de otras celdas (numéricas). Ya sabemos cómo se referencian (identifican) las celdas. Cuando se pulse Intro o Tab se calculará la fórmula y se colocará el resultado en la celda (la celda contiene la fórmula, pero muestra el resultado): Intro Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 10 Introducción de fórmulas en las celdas Para utilizar expresiones aritméticas dentro de las fórmulas tenemos a nuestra disposición muchos operadores. Los operadores aritméticos más habituales son: + (suma) - (resta) * (multiplicación) / (división) ^ (potencia) % (porcentaje) Coloca las siguientes fórmulas en la hoja: En las celdas C7 y D7 la suma de las cuatro celdas que tienen justo encima cada una de ellas. En las celdas E3, E4, E5, E6 y E7 la suma de las tres celdas que tienen justo a su izquierda cada una de ellas. Guarda el documento con el nombre Ventas. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 11

7 Selección de celdas Para realizar operaciones sobre una o varias celdas hay que seleccionar primero la celda o el grupo de celdas. Para seleccionar una celda basta pulsar sobre ella o desplazar el cursor hasta que esté sobre ella. Para seleccionar un área rectangular de celdas adyacentes pulsamos sobre la primera y arrastramos hasta la última (o pulsamos sobre la primera y luego sobre la última teniendo la tecla Mayús presionada). Para seleccionar celdas o grupos de celdas que no sean adyacentes basta seleccionar la siguiente celda o grupo manteniendo presionada la tecla Ctrl. Para seleccionar una fila completa basta pulsar sobre el rótulo de la fila (botón a su izquierda que contiene su número). Para seleccionar una columna completa basta pulsar sobre el rótulo de la columna (botón arriba que contiene su letra). Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 12 Ejercicios de selección de celdas Reproduce en la Hoja 2 estas mismas selecciones de celdas: Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 13

8 Más sobre introducción de datos Para insertar datos repetidos en múltiples celdas: 1. Seleccionar las celdas donde se desean introducir los datos. 2. Escribir los datos por teclado. 3. Pulsar Ctrl + Intro. Repetición automática de texto dentro de una misma columna: Si los primeros caracteres introducidos en una celda coinciden con el contenido de alguna celda de la columna, Excel propone automáticamente el resto del texto. Para aceptar la entrada propuesta pulsar Intro o Tab o una tecla de dirección (flechas). Para desechar la entrada propuesta, continuar escribiendo normalmente. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 14 Más sobre introducción de datos Para replicar el contenido de una o varias celdas dentro de una misma fila o columna: 1. Seleccionar las celdas que contienen los datos a replicar. 2. Arrastrar la esquina inferior derecha de las celdas seleccionadas abarcando todas las celdas dónde se desea copiar los contenidos IMPORTANTE: si el contenido de las celdas originales forma una serie, los datos replicados extenderán dicha serie (sólo en una de las dimensiones, en la otra se copian) Si no queremos que los datos copiados extiendan la serie basta pulsar Ctrl mientras se arrastra. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 15

9 Extensión de series Ejemplos de extensiones de series: Lun mar mie jue... 1-ene 2-ene 3-ene 4-ene... 1-ene 1-mar 1-may 1-jul 1-sep... Dato 1 Dato2 Dato3 Dato 4... Texto 1 Texto A Texto 2 Texto A Texto 3 Texto A... 1er periodo 2do periodo 3er periodo... La extensión de la serie puede hacerse ascendente (arrastrando el ratón hacia abajo y hacia la derecha) o descendente (arrastrando hacia arriba y hacia la izquierda). Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 16 Ejercicio Reproduce, en la Hoja 2, lo siguiente (usando las facilidades de replicación de Excel): Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 17

10 Modificación de los datos Para reemplazar el contenido completo de una celda: Seleccionar la celda, escribir el nuevo dato y pulsar Intro. Para corregir los datos de una celda, uno de estos métodos: Pulsar dos veces sobre la celda, editar y pulsar Intro. Pulsar una vez sobre la celda y editar el contenido en la barra de fórmulas. Terminar pulsando Intro. Barra de fórmulas Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 18 Copiar y pegar Para copiar y pegar el contenido de un grupo de celdas: 1. Seleccionar el grupo de celdas que se desea copiar. 2. Copiar presionando Ctrl + C, pulsando el botón Copiar de la barra de herramientas o con la orden Copiar del menú Edición. 3. Colocarse sobre la celda a partir de la cual se desea copiar el bloque seleccionado. 4. Pegar el contenido presionando Ctrl + V, pulsando el botón Pegar de la barra de herramientas o con la orden Pegar del menú Edición. También pueden usarse los menús contextuales (pulsador derecho del ratón). Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 19

11 Cortar y pegar Para cortar y pegar el contenido de un grupo de celdas: 1. Seleccionar el grupo de celdas que se desea mover. 2. Cortar presionando Ctrl + X, pulsando el botón Cortar de la barra de herramientas o con la orden Cortar del menú Edición. 3. Colocarse sobre la celda a partir de la cual se desea pegar el bloque seleccionado. 4. Pegar el contenido presionando Ctrl + V, pulsando el botón Pegar de la barra de herramientas o con la orden Pegar del menú Edición. Mover (cortar y pegar) también puede hacerse con el ratón, pulsando sobre uno de los bordes de la selección y arrastrando. Para eliminar el contenido de un grupo de celdas: Seleccionar el grupo de celdas que se desea mover y pulsar Supr o elegir Borrar Todo en el menú Edición. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 20 Copia de fórmulas Cuando se copia una fórmula de una celda a otra, la forma en la que se pega depende de cómo se referencian otras celdas de la hoja en la fórmula. Con las direcciones normales de celdas que hemos visto hasta ahora, tales como A4, F7 o D1, al pegar la fórmula las referencias se adaptan a la situación de la celda en la que se pega. Supongamos que insertamos una fórmula en una celda: La fórmula hace referencia a otras celdas de la misma columna. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 21

12 Copia de fórmulas Si copiamos y pegamos la fórmula en la celda de su derecha: Se han trasladado las direcciones de las celdas en la fórmula para que ahora hagan referencia a las que están encima de la celda con la fórmula pegada. También se trasladan la referencias entre filas cuando la celda donde se pega está en otra fila. Con otros tipos de referencias de celdas, que veremos más adelante, el funcionamiento de la operación de pegado es distinto. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 22 Ejercicio Crea una hoja de cálculo como la siguiente: Los datos de las filas 4 a 8 se calculan: Las ventas brutas son las unidades por el PVP. Se aplica un 10% de descuento. Las ventas netas son las ventas brutas menos el descuento. Las comisiones son de un 20%. Y el neto es igual a las ventas netas menos las comisiones. Obviamente, los totales también se deben calcular. Prueba a utilizar el botón Autosuma. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 23

13 Deshacer las últimas acciones Excel permite deshacer las últimas acciones realizadas. Para deshacer la última acción se puede usar la orden Deshacer del menú Edición, presionar Ctrl + Z o pulsar el botón Deshacer de la barra de herramientas. Para deshacer las N últimas acciones, o se hace lo anterior N veces seguidas o se elige en la lista desplegable del botón Deshacer de la barra de herramientas la acción hasta la que se quiere deshacer. Sólo se pueden deshacer acciones consecutivas. Para rehacer una acción deshecha previamente o volver a realizar la última operación se puede usar la orden Rehacer del menú Edición, presionar Ctrl + Y o pulsar el botón Rehacer de la barra de herramientas. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 24 Búsqueda Para buscar un dato en la hoja: 1. Seleccionar la opción Buscar del menú Edición (Ctrl + B). 2. Introducir el dato a buscar. Indicar si la búsqueda se realizará por filas o columnas. Si se desea distinguir entre mayúsculas y minúsculas, activar la opción Coincidir mayúsculas y minúsculas. Si se desea que se busquen las celdas cuyo contenido concuerda exactamente con el dato especificado, activar la opción Buscar sólo celdas completas. 3. Pulsar el botón Buscar siguiente para buscar la siguiente ocurrencia del dato. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 25

14 Búsqueda y reemplazo Para reemplazar datos en la hoja: 1. Seleccionar la opción Reemplazar del menú Edición (Ctrl + L). 2. Introducir el dato a buscar. 3. Pulsar... Seleccionar las distintas opciones como en el caso anterior.... el botón Buscar siguiente para buscar la siguiente ocurrencia del dato.... el botón Reemplazar para sustituir la ocurrencia encontrada.... el botón Reemplazar todas para sustituir todas las ocurrencias del texto especificado. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 26 Inserción de celdas Para insertar celdas vacías: 1. Seleccionar la posición o posiciones donde se desea insertar las nuevas celdas. 2. Seleccionar la opción Celdas... del menú Insertar. 3. Seleccionar la opción Desplazar las celdas a la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo para indicar cómo se hará hueco a la nueva celda o conjunto de celdas. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 27

15 Inserción de filas o columnas Para insertar una o varias filas nuevas: 1. Seleccionar la fila donde se desea insertar las nuevas filas. 2. Pulsar la opción Filas del menú Insertar (o la opción Insertar del menú contextual). Se insertarán tantas filas como se hayan seleccionado, desplazando el resto hacia abajo. Para insertar una o varias columnas nuevas: 1. Seleccionar la columna donde se desea insertar las nuevas columnas. 2. Pulsar la opción Columnas del menú Insertar (o la opción Insertar del menú contextual). Se insertarán tantas columnas como se hayan seleccionado, desplazando el resto hacia la derecha Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 28 Eliminación de celdas, filas o columnas Para eliminar una o varias celdas, selecciona(n) y se usa la orden Eliminar... del menú Edición o del menú contextual. Para eliminar una o varias filas, se selecciona(n) y se usa la misma orden Eliminar... Se desplazarán las filas siguientes hacia arriba. Para eliminar una o varias columnas, se selecciona(n) y se usa la misma orden Eliminar... Se desplazarán las columnas siguientes hacia la izquierda. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 29

16 Ejercicio Crea la tabla de datos que aparece en la página 2. Tan sólo la tabla (ni los gráficos ni el título superior) y sin preocuparte del aspecto. Tan sólo los textos y los números. Más adelante veremos cómo cambiar el aspecto de las celdas o cómo hacer que se vean los puntos de miles y los símbolos de euro. Eso sí, ajusta el tamaño de las columnas convenientemente. Guarda el documento con el nombre Gastos. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 30 Ejercicio Selección de celdas en la hoja del ejercicio anterior: 1. Selecciona la celda B2. 2. Selecciona el conjunto de celdas B2 a B5 utilizando el ratón. 3. Selecciona el conjunto de celdas C2 a C5 usando la tecla Mayús. 4. Selecciona el conjunto de celdas B2 a B5, C3 y D3. 5. Selecciona la fila Selecciona la columna B. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 31

17 Ejercicio guiado Menús y barras de herramientas: 1. Mostremos el cuadro de diálogo Abrir de tres maneras distintas. Una vez visto pulsaremos Cancelar para cerrarlo. Menú Archivo Abrir. Botón de la barra de herramientas. Abreviatura de teclado Ctrl + A. 2. Mostremos la barra de herramientas Dibujo: Menú Ver Barras de herramientas. 3. Quitamos de la barra de herramientas Dibujo el botón Rectángulo (Agregar o quitar botones, al final de la barra). Luego, volvemos a colocar el botón en la barra. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 32 Ejercicio guiado 4. Ayuda Abrimos el ayudante. Buscamos ayuda sobre guardar documentos y la leemos. Utilizamos la opción Qué es esto? del menú Ayuda sobre la barra de fórmulas. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 33

18 Ejercicios Reproduce los siguientes ejemplos: Usa Ctrl + Intro Usa autorelleno Usa la esquina inferior derecha Usa autocompletado de series Evita el autocompletado manteniendo presionada Ctrl Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 34 Ejercicio 1. Reproduce el siguiente documento: 2. Guárdalo con el nombre Albarán. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 35

19 Ejercicio 3. Busca todas las apariciones de la palabra Tornillos. 4. Repite la búsqueda distinguiendo mayúsculas y minúsculas. Comprueba que sólo aparecen dos resultados. 5. Busca todas las apariciones de la palabra Destornillador. 6. Repite la búsqueda con la opción Buscar sólo celdas completas. Qué ha ocurrido? 7. Reemplaza el texto Por grupos por Agrupados (no incluyas los dos puntos al buscar). 8. Reemplaza la cantidad de Destornillador tornillos planos. Para ello: En el cuadro de diálogo Reemplazar escribe 75 en el campo Buscar y 70 en Reemplazar con. Pasa por alto la primera ocurrencia de 75, ya que corresponde a Llaves de paso. Reemplazar sólo la segunda ocurrencia. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 36 Ejercicio 1. Abre el libro Albarán (Albarán.xls). 2. Selecciona la celda Tuercas e inserta una celda en su lugar desplazando hacia abajo. 3. Repite lo mismo con la celda que contiene el 4000 relativo a Tuercas. 4. Inserta el par Alicates y 60 en las nuevas celdas: 5. Deshaz todos los cambios hasta llegar a la tabla original. 6. Selecciona otra vez la celda Tuercas. 7. Inserta una fila en su lugar. 8. Vuelve a insertar el par Alicates Copia toda la tabla y elimínala. 10. Inserta una columna vacía entre las columnas de Destornillador tornillos estrella y Por grupos:. Cursos de Formación en Informática: Hojas de cálculo Tema 1 Pág. 37