Calc II Rangos. Selección y edición

Transcripción

1 Calc II 1. Rangos. Selección Un paso básico antes de comenzar a realizar operaciones es conocer las posibles formas que tenemos de seleccionar las celdas. Hemos visto que una celda es la intersección entre una fila y una columna de las que forman la hoja de cálculo, y se designa por la letra de la columna a la que pertenece seguida por el número de la fila. Un rango es simplemente un grupo de celdas. La forma de designar un rango es utilizando el nombre de la primera celda a la que hace referencia (en caso de un rango rectangular, la celda de la esquina superior izquierda) seguida por dos puntos y el nombre de la última celda (esquina inferior derecha). Por ejemplo, en la siguiente imagen se muestra en rango A2:D6 Manuel Otero (Departamento de Matemáticas) 1

2 Así ya a partir de este momento, no hablaremos más de nombres de celdas y rangos, sino que utilizaremos la expresión referencias. En los casos anteriores D10 es una referencia a una celda y B3:D6 es una referencia a un rango. Seleccionar uno o varios rangos Para seleccionar un rango tenemos varias opciones: Una primera opción es arrastrando el ratón. Para ello, en primer lugar activamos la primera celda del rango (recordemos que esto se hacía realizando un clic de ratón sobre dicha celda) y, sin soltar el botón del ratón, arrastramos hasta la última celda y una vez que el rango deseado aparezca marcado, soltamos el ratón. Otra opción es seleccionar la primera celda del rango (en este caso sí podemos soltar el ratón) y, una vez ésta se encuentre activa, pulsamos la tecla Mayúsculas y, sin soltarla, seleccionamos la última celda del rango. También es posible seleccionar un rango, colocando directamente en el área de hoja de la barra de fórmulas la referencia del rango, tras lo cual pulsamos la tecla Intro. Además en ocasiones las celdas que necesitamos seleccionar se encuentran de forma dispersa en la hoja de cálculo, por lo que necesitaremos realizar una selección de varias celdas aunque no se encuentren juntas formando un rango. Esto podría ser útil, por ejemplo, para dar un formato común a una serie de celdas que se encuentran en diversas localizaciones de la hoja. El procedimiento para realizar esto es muy simple: una vez que tenemos activa una primera celda, presionamos la Manuel Otero (Departamento de Matemáticas) 2

3 tecla Ctrl y, sin soltarla, vamos marcando el resto de celdas que queremos que formen nuestra selección. Esto que se ha comentado para celdas es también válido para rangos. Una vez seleccionado el primer rango, pulsamos la tecla Ctrl y, sin soltarla, seleccionamos el resto de rangos que queremos formen nuestra selección. Obviamente se pueden combinar sin ningún problema selección de celdas y rangos tal y como se muestra en la siguiente imagen. Seleccionar filas y columnas Las filas y las columnas son un tipo particular de rango. Para seleccionar una fila o columna entera haremos un clic con el ratón sobre la letra o número de la columna o fila. De este modo quedará seleccionada en su totalidad. Si lo que deseamos es seleccionar varias filas o columnas contiguas, haremos lo siguiente: seleccionemos la primera de ellas y sin soltar el botón del ratón arrastramos hasta que abarquemos las deseadas, momento en el que podremos soltar el ratón. Manuel Otero (Departamento de Matemáticas) 3

4 Sin embargo, en el caso de que las filas o columnas que deseemos seleccionar no se encuentren contiguas, la forma de realizar la selección es similar a la llevada a cabo para las celdas: una vez seleccionada la primera de ellas (podemos soltar el ratón), pulsamos la tecla Ctrl y, sin soltarla, vamos seleccionando todas aquellas que deseemos. Seleccionar todas las celdas Para seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo haremos un clic de ratón en el botón que se encuentra a la izquierda de los encabezados de las columnas y encima de los encabezados de las filas. 2. Edición de datos Editar y eliminar datos de una celda Una vez que una celda contiene algún tipo de dato, es posible modificar su contenido, para ello tenemos dos opciones: Seleccionar la celda y seguidamente realizamos un doble clic de ratón. Seleccionar la celda y a continuación pulsar la tecla F2. Realizando cualquiera de las dos operaciones anteriores el contenido de la celda se edita y en la misma aparece un cursor. Con las teclas de dirección podemos desplazarnos por el contenido de la celda o bien situarnos en Manuel Otero (Departamento de Matemáticas) 4

5 cualquier lugar con un clic de ratón. Una vez realizadas las correcciones pulsaremos la tecla Intro o el icono de validar datos de la barra de fórmulas. En el caso de que queramos eliminar el contenido completo de una celda, una vez seleccionada ésta, pulsaremos la tecla Supr o Del. Nos aparecerá un cuadro de diálogo y deberemos marcar qué pretendemos borrar y acto seguido pulsar Aceptar. Cortar, copiar y pegar Las acciones de cortar, copiar y pegar nos serán muy útiles a la hora de trabajar con Calc. Con Calc podremos copiar o cortar (mover) celdas desde una localización de la hoja de cálculo a otra, a otra hoja del mismo libro, a otro libro e incluso a otras aplicaciones como por ejemplo OpenOffice Writer. Para realizar las operaciones de copiar y cortar, Calc hace uso del portapapeles, que no es más que una parte de la memoria del ordenador en la que se coloca de forma provisional la información. Cuando se copia, Calc coloca un duplicado de las celdas seleccionadas en el portapapeles. Al cortar, Calc eliminará los datos de su ubicación original y los colocará en el portapapeles. Mencionar que las operaciones de copiar y cortar, aparte de utilizando el portapapeles con las acciones de botón derecho / copiar) pueden ser llevadas a cabo sin utilizar el portapapeles, para esto utilizaremos la técnica de arrastrar y colocar. Veamos algunos ejemplos de cómo se llevarían a cabo estas operaciones: Cortar datos utilizando arrastrar y soltar: Si el área de destino se encuentra cerca del área de origen, puede resultar más interesante utilizar el método de arrastrar y soltar. Manuel Otero (Departamento de Matemáticas) 5

6 Para llevar a cabo esta operación, al igual que antes, en primer lugar seleccionamos el rango de origen, seguidamente situamos el puntero del ratón en alguno de los bordes del rango seleccionado, debe aparecer el puntero en forma de flecha normal. En este momento, hacemos un clic de ratón, y sin soltar el botón, arrastramos el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posición que deseemos. Cuando se arrastra, Calc deja una marca de por donde se ubicará el rango de destino. Copiar datos utilizando arrastrar y soltar: El proceso es igual que para mover datos pero, en este caso, una vez seleccionado el rango origen, se debe mantener pulsada la tecla Control + Alt mientras se arrastra el bloque seleccionado. De este modo, en vez de mover (cortar) los datos, éstos se copiarán. Deshacer y restaurar Es posible que una vez hayamos introducido nuevos cambios en el documento o hayamos cometido algún error y queramos volver a la situación anterior. Con las opciones de Deshacer y Restaurar OpenOffice nos ofrece la posibilidad de rectificarlo. Manuel Otero (Departamento de Matemáticas) 6

7 Estas opciones se encuentran en el menú Editar o en la barra de herramientas y su manejo es muy sencillo, pues, para deshacer la última acción usaremos Deshacer y, si hemos deshecho algo se puede volver a hacer usando Restaurar. Rellenar un rango de celdas En algunas ocasiones, puede interesarnos llenar un rango de celdas pertenecientes a una fila o columna, con una serie correlativa de valores numéricos o fechas. El modo más rápido de hacerlo consiste en utilizar el botón de Autollenado, que se encuentra en la parte inferior derecha del rango seleccionado Para ello introducimos los datos en celdas consecutivas, seleccionamos ambas celdas y arrastramos el botón de Autollenado hasta abarcar el rango que se quiere rellenar, tal y como muestra la siguiente imagen: Ordenar un rango de datos Las hojas de cálculo también permiten ordenar fácilmente los datos de un rango de celdas. Para ello seleccionamos el rango de celdas que deseamos ordenar Manuel Otero (Departamento de Matemáticas) 7

8 y seleccionamos a continuación la opción del menú Datos / Ordenar apareciéndonos el cuadro de diálogo Ordenar, en donde indicaremos la columna que queremos utilizar como criterio de ordenación. Finalmente hacemos clic en Aceptar. Podemos observar en la imagen como hemos ordenado el anterior rango por precio unitario de menor a mayor, moviéndose así también toda la fila correspondiente a cada artículo, por eso seleccionamos todo el rango, pues si no el resto de datos permanecerían inmóviles. Insertar nuevas celdas, filas o columnas En muchas ocasiones tendremos que añadir un conjunto de celdas, e incluso una o varias filas o columnas. Para ello, lo más práctico, es insertar las filas o columnas que hagan falta. Tenemos distintas posibilidades para hacerlo, entre las que destacan: Activar las celdas adecuadas y seleccionar en el menú la opción Insertar / Filas o Insertar / Columnas. Debemos tener en cuenta que las filas se insertan por encima de la celda seleccionada y las columnas por la izquierda. Además, se insertarán tantas filas o columnas como celdas seleccionadas. Manuel Otero (Departamento de Matemáticas) 8

9 Activar las celdas adecuadas y seleccionar la opción del menú Insertar / Celdas, apareciendo el cuadro de diálogo Insertar celdas que nos permite insertar filas y columnas completas, o bien sólo un grupo de celdas activado previamente. Manuel Otero (Departamento de Matemáticas) 9

10 1. Abre el archivo Población que contiene datos a cerca de la población por municipios según un estudio realizado por el Instituto Nacional de Estadística (INE). - Inserta una columna al comienzo del documento. - Inserta una fila al comienzo del documento. - Escribe en la celda B1 el texto Cifras de población resultantes de la revisión del padrón municipal a 1 de Enero de Obtén la tabla de municipios ordenada alfabéticamente y cópiala en la Hoja 1. - Obtén la tabla de municipios ordenada de menor a mayor en cuanto a número de varones y cópiala en la Hoja 2. - Obtén la tabla de municipios ordenada de mayor a menor en cuanto a número de mujeres y cópiala en la Hoja 3. - Ayudándote de lo obtenido en la Hoja 2 y en la Hoja 3 copia en la Hoja 4 los datos de los 10 municipios con menor número de varones y debajo dejando espacio entre ellos los datos de los 10 municipios con mayor número de mujeres (Deberás cambiarle el título, poniendo en la celda A1 Municipios con menor número de varones y en la celda correspondiente Municipios con mayor número de mujeres ) - Copia en la Hoja 5 los 5 municipios gallegos con menor número de habitantes. A continuación, dejando dos filas libres, copia los datos referentes a Cariño y Cedeira (Deberás de nuevo cambiarle el título, poniendo en la celda A1 Municipios Coruñeses con menor número de habitantes y Datos de Cariño y Cedeira ). - Guarda todos los datos en el archivo Calc2_Población_tu nombre Manuel Otero (Departamento de Matemáticas) 10

11 2. Abre el archivo Calc1_Almacenes_tu nombre y en la Hoja2 copia el rango A6:F12 en el rango A13:F18. Después para introducir el rango del segundo semestre, sitúate en la celda A7 y utiliza la opción de Autollenado. Finalmente guarda el resultado como Calc2_Almacenes_tu nombre Manuel Otero (Departamento de Matemáticas) 11