Creación y gestión eficaz de documentos en la empresa con Microsoft Word

Transcripción

1 Creación y gestión eficaz de documentos en la empresa con Microsoft Word

2 Contenido Contenido...2 Creación de tablas...3 Partes de una tabla...6 Manipulación del texto en la tabla...7 Manejo de celdas Tablas anidadas Tamaño de celdas Manejo de filas y columnas Diseños de tablas Introducción al entorno de trabajo > 2

3 Creación de tablas Las tablas permiten organizar la información y crear atractivos diseños de página con columnas paralelas de textos y gráficos. Una tabla está formada por filas y columnas donde cada celda es la intersección de una fila y una columna. Cada celda puede manejarse independientemente determinándole tamaño y formato. El siguiente resumen de ventas, fue realizado utilizando una tabla y modificando el formato de sus distintos elementos. En Word 2016 podemos insertar una tabla eligiendo un diseño entre varias tablas con formato previo o seleccionando el número de filas y columnas que necesitemos. Para insertar una tabla con formato previo debemos realizar los siguientes pasos: 1. Hacer clic donde insertaremos la tabla. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas hacer clic en la opción Tabla. 2. Seleccionar del submenú Tablas rápidas uno de los modelos predefinidos. 3. Una vez insertada la tabla reemplazamos los datos incluidos en la plantilla con los datos deseados. -3- Introducción al entorno de trabajo > 3

4 Opción Tablas. Tablas rápidas. Otra forma de crear una tabla es desplegar la lista de la opción Tabla y bajo el área Insertar tabla señalar con el puntero del mouse la cantidad de filas y columnas deseadas como se visualiza en la imagen: -4- Introducción al entorno de trabajo > 4

5 La opción Insertar tabla de la lista, nos permite crear una tabla especificando las dimensiones de la misma antes de insertarla en el documento. Luego de hacer clic sobre dicha opción veremos el cuadro de diálogo Insertar tabla: En el área Tamaño de la tabla especificamos el número de columnas y filas. Bajo el área Autoajuste elegimos la opción necesaria para ajustar el tamaño de la tabla. Si marcamos la casilla de verificación Recordar dimensiones para tablas nuevas aparecerá en el cuadro de diálogo Insertar tabla la última configuración que hayamos realizado. Al finalizar todos los ajustes necesarios presionamos el botón Aceptar. Podemos crear una tabla dibujando las filas y columnas deseadas, para esto hacemos un clic en la opción Tabla y elegimos la opción Dibujar tabla. El puntero del mouse se convierte en un lápiz, para dibujar presionamos el botón primario del mouse y arrastramos hasta lograr el tamaño requerido. Para desactivar esta opción debemos hacer clic en la opción Dibujar tabla nuevamente o presionar la tecla Esc. -5- Introducción al entorno de trabajo > 5

6 Partes de una tabla Controlador de movimiento de la tabla. Columna. Fila. Celda. Controlador de cambio de tamaño. La tabla insertada aparecerá flotante, por lo que podremos utilizar prestaciones como rodearla con texto, moverla, modificar su tamaño, etc. Podemos mover la tabla simplemente posicionándonos sobre el Controlador de movimiento de la tabla y arrastrándola hasta la nueva posición. Para modificar el tamaño de la misma utilizamos el Controlador de cambio de tamaño. Cuando insertamos una tabla los bordes son predefinidos, formados por una línea continua negra de 1/2 punto. Si quitamos el borde, podemos ver las líneas de división que forman los límites de las celdas los cuales no se imprimen. Para visualizar las líneas de división debemos hacer un clic en la ficha Diseño de Herramientas de tabla y en el grupo Bordes hacer clic en Bordes y de la lista desplegable seleccionar la opción Ver cuadrículas o desde de la ficha Presentación de Herramientas de tabla en el grupo Tabla. Tabla con líneas de división activadas y rodeada por texto. -6- Introducción al entorno de trabajo > 6

7 Manipulación del texto en la tabla Después de dibujar la tabla introducimos el texto al cual le podemos aplicar una alineación con las distintas opciones del grupo Alineación de la ficha Presentación de Herramientas de tabla. Desde el grupo Datos de la ficha Presentación de Herramientas de tabla, podemos ordenar el texto de una columna de forma alfabética o numérica utilizando la opción Ordenar. Opción Ordenar. Para esto debemos realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar la columna. 2. En la ficha Presentación de Herramientas de tabla en el grupo Datos hacer clic en la opción Ordenar. 3. En el cuadro de diálogo Ordenar establecer los datos. 4. Hacer clic en el botón Aceptar. -7- Introducción al entorno de trabajo > 7

8 Fila de encabezado. Si tenemos una tabla con una fila de encabezado, la opción Repetir filas de título del grupo Datos de la ficha Presentación de Herramientas de tabla, nos permitirá copiar el formato de encabezado en las filas que seleccionemos. Fila de encabezado repetida. La opción Convertir texto a del grupo Datos de la ficha Presentación de Herramientas de tabla, transforma la tabla en texto normal. Tabla convertida en texto con separador de tabulaciones. -8- Introducción al entorno de trabajo > 8

9 Cuando trabajamos con tablas, Word nos permite utilizar fórmulas para realizar cálculos o comparaciones lógicas. Para esto utilizaremos la opción Fórmula del grupo Datos de la ficha Presentación de Herramientas de tabla. Opción Fórmula. Antes de insertar una fórmula en la tabla, debemos tener presente la forma de referenciar los valores contenidos en cada celda, por lo que una buena opción es mediante la convención de referencias A1. En esta convención, la letra refiere a la columna de la celda y el número se refiere a la fila de la celda. La primera columna de una tabla es la columna A y la primera fila es la fila 1. A B C D E F Por ejemplo, si queremos calcular la suma de la cantidad de unidades lo haremos de la siguiente forma: 1. Posicionamos el cursor en la celda C5, donde aparecerá el resultado. 2. Hacemos clic en la opción Fórmula. 3. En el cuadro que aparece, en el campo Fórmula escribimos =SUM(C2:C4) y elegimos un formato de número para el resultado. 4. Clic en Aceptar para finalizar. -9- Introducción al entorno de trabajo > 9

10 La fórmula =SUM(C2:C4), indica que se sumarán los valores que se encuentran desde la celda C2 hasta la celda C4 y esto está determinado por los 2 puntos (:). Si utilizamos la fórmula =SUM(C2;C3;C4), el resultado será el mismo y el separador punto y coma (;) se usa cuando hacemos referencia a celdas no adyacentes. Resultado de la fórmula SUM utilizada. Si modificamos el valor de algunas de las celdas que componen la fórmula, debemos actualizarla para que se refleje en el resultado. Para esto, seleccionamos la fórmula y presionamos la tecla de función F9 o bien hacemos clic derecho sobre la fórmula y elegimos la opción Actualizar campos del menú emergente. Introducción al entorno de trabajo >

11 Manejo de celdas Combinar celdas Podemos unir en una sola celda, dos o más celdas de una tabla situada en la misma fila o columna. Para esto seleccionamos las celdas que deseamos combinar y en la ficha Presentación de Herramientas de tabla, en el grupo Combinar, hacemos clic en la opción Combinar celdas o desde el menú contextual. Opción Combinar celdas. Dividir celdas Si lo que necesitamos es dividir una celda en varias celdas nuevas, seleccionamos la opción Dividir celdas de la ficha Presentación de Herramientas de tabla del grupo Combinar. Esta acción nos muestra el cuadro diálogo Dividir celdas en donde indicaremos el número de columnas y filas deseados. Opción Dividir celdas. Introducción al entorno de trabajo >

12 Dividir tabla Para dividir una tabla en dos tablas seleccionamos una fila y hacemos clic en la opción Dividir tabla de la ficha Presentación de Herramientas de tabla del grupo Combinar. La fila seleccionada será la primera fila de la nueva tabla. Opción Dividir tabla. Tablas anidadas Las tablas anidadas son aquellas que se realizan dentro de otra tabla. Para crear una tabla anidada simplemente nos posicionamos en la celda donde deseamos insertar la tabla nueva y seguimos cualquiera de los procedimientos vistos anteriormente para la creación de la misma. Tabla anidada. Introducción al entorno de trabajo >

13 Tamaño de celdas Luego de insertar la tabla podemos cambiar el tamaño de las celdas, para ello debemos realizar lo siguiente: 1. Hacer clic dentro de la celda. 2. En la ficha Presentación de Herramientas de tabla en el grupo Tamaño de celda introducir los nuevos valores en el área alto y ancho de la celda seleccionada. Alto de celda. Ancho de celda. También podemos determinar el tamaño de la celda después de introducir el texto. Si hacemos clic en la opción Autoajustar de la ficha Presentación de Herramientas de tabla nos muestra una lista de opciones en donde la celda se autoajusta al contenido, a la ventana o al ancho de columna fijo. Después de introducir el texto en las celdas de la tabla podemos hacer que las columnas se muestren de la misma dimensión a través de las siguientes opciones: La opción Distribuir filas de la ficha Presentación de Herramientas de tabla del grupo Tamaño de celda distribuye el alto de las celdas seleccionadas igualmente entre ellas. La opción Distribuir columnas de la ficha Presentación de Herramientas de tabla del grupo Tamaño de celda distribuye el ancho de las celdas seleccionadas igualmente entre ellas. Introducción al entorno de trabajo >

14 Manejo de filas y columnas Desplazamiento dentro de la tabla Teclas Tab Mayus. + Tab y y Alt + Inicio Alt + Fin Alt + RePag Alt + AvPag Desplazan a. Celda siguiente. Celda anterior. Carácter posterior o anterior respectivamente. Si la celda no tiene contenido estas opciones desplazan el cursor a la celda siguiente o anterior respectivamente. Fila anterior o posterior respectivamente. Primera celda en la fila. Última celda en la fila. Primera celda en la columna. Última celda en la columna. Selección Para escribir dentro de la tabla sólo debemos posicionar el cursor en la celda correspondiente y teclear el texto. Lo insertado se comporta como texto normal, pudiendo (dentro de una celda) darle formato al párrafo y al carácter igual que en cualquier parte del texto insertado en un documento. Para aplicarle estos formatos al texto, u otros formatos a la tabla, es necesario seleccionar lo que pretendemos modificar. Para seleccionar con el mouse Contenido de celdas Una fila entera Una columna entera Un bloque de celdas Toda la tabla Hacemos esto Hacemos clic en la barra de selección de celdas (a lo largo del lado interior izquierdo de cada celda). Hacemos clic en barra de selección de fila (fuera del borde izquierdo de tabla) o doble clic en una barra de selección de celda. Hacemos clic en barra de selección de la columna (a lo largo del borde superior de la primera fila en la tabla). Arrastramos el mouse desde la primera celda del bloque hasta la celda opuesta. Hacemos clic sobre el Controlador de movimiento de la tabla. Introducción al entorno de trabajo >

15 Con el teclado Para Mayús +,, o Extender la selección en la dirección de la flecha. Mayús +Tab Tab Seleccionar la celda anterior. Seleccionar la celda siguiente. Podemos seleccionar la celda, fila, columna actual o toda la tabla utilizando las opciones correspondientes de la lista de la opción Seleccionar de la ficha Presentación de Herramientas de tabla del grupo Tabla. Opción Seleccionar. La opción Propiedades de la ficha Presentación de Herramientas de tabla del grupo Tabla nos muestra el siguiente cuadro de diálogo donde podremos modificar el tamaño, la alineación, la sangría y el color. Introducción al entorno de trabajo >

16 Añadir filas y columnas en la tabla Para insertar filas y columnas en una tabla, utilizaremos las opciones correspondientes del grupo Filas y columnas de la ficha Presentación de Herramientas de tabla. Opciones para insertar filas y columnas. También podemos realizar estas órdenes desde el menú contextual a través de la opción Insertar. Puede añadir una fila en la parte inferior de una tabla posicionándose en la última celda de la tabla y presionando la tecla Tab. Introducción al entorno de trabajo >

17 Eliminar Si deseamos eliminar celdas, columnas, filas o tabla, lo debemos hacer desde la opción Eliminar de la ficha Presentación de Herramientas de tabla del grupo Filas y columnas. Antes de ejecutar cualquiera de estas órdenes debemos seleccionar lo que queremos eliminar. Opción Eliminar. La opción Eliminar celdas, nos proporcionará un cuadro de diálogo en donde debemos escoger la dirección en la que deseamos que el resto de las celdas se desplacen o indicamos eliminar toda una fila o toda una columna. Otra manera de eliminar celdas, filas o columnas es seleccionándolas y luego pulsar la tecla Retroceso o desde el menú contextual. Introducción al entorno de trabajo >

18 Diseños de tablas Luego de insertar una tabla, podremos modificar su aspecto mediante las opciones de la ficha Diseño de Herramientas de tabla. Haciendo clic en la opción Más del grupo Estilos de tabla, podemos elegir un diseño visual predefinido para nuestra tabla. Si mantenemos el cursor del mouse sobre el estilo veremos una vista previa del mismo. Opción Más. Estilos de tablas. Permite modificar el estilo de la opción elegida. Borra el estilo de tabla. Permite crear un nuevo estilo a partir de nuestra propia configuración. Introducción al entorno de trabajo >

19 Una vez seleccionado un estilo de tabla, podemos personalizarlo mediante la opción Modificar estilo de tabla. Al realizar clic en esta opción se mostrará el cuadro de diálogo Modificar estilo en donde cambiaremos el formato actual. La opción Borrar, borra el diseño y formato que posee la tabla. Desde la opción Nuevo estilo de tabla, podremos crear nuestro propio estilo de tabla para que se adapte a nuestras necesidades. Introducción al entorno de trabajo >

20 Además de los estilos existentes que nos brinda Word para aplicar a las tablas, tenemos la posibilidad de utilizar las herramientas de Sombreado y Bordes de tabla para establecer un estilo visual a la misma. Aplicar un color de sombreado a la tabla, fila, columna o celda previamente seleccionada, hacemos clic en la opción Sombreado del grupo Estilos de tabla de la ficha Diseño de Herramientas de tabla y elegimos un color de la paleta. Opción Sombreado. Para establecer un tipo de borde y color a la tabla, primero debemos seleccionarla y luego elegir el estilo de borde y el color que le asignaremos al mismo. Estilo de borde. Grosor de borde. Color de borde. Una vez escogido el estilo de borde, desplegamos la lista de la opción Bordes para indicar donde agregaremos los bordes. La opción Copiar borde nos permite copiar el estilo de borde establecido sin necesidad de seleccionar la tabla previamente. Luego de activar la opción Copiar borde hacemos clic en cada borde que deseemos cambiar o agregar. Introducción al entorno de trabajo >

21 Desde el grupo Opciones de estilo de tabla de la ficha Diseño de Herramientas de tabla, podemos marcar o desmarcar las casillas de verificación para aplicar uno de los estilos que se presentan. Introducción al entorno de trabajo >