Microsoft Office Informática Técnica (EIES1). Miguel Ángel Asensio Hernández

Transcripción

1 Microsoft Word 2003 Unidad 5. Formatos (I) Formato de un texto Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto. Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato que sólo afectan a la forma en cómo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto. Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él la forma en la que lo vemos también tiene mucha importancia. Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fácil dar un formato atractivo con Word Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseño de forma que tus documentos se diferencien del resto. En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos. 1. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemplo alineación y sangrías. 3. Otros formatos. Aquí incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y viñetas, bordes y sombreados, etc. Ahora vamos a ir viendo cada uno de estos tipos de formato. Además de las técnicas que vamos a ver en esta unidad, existen otras posibilidades para dar formato al texto: los estilos y las plantillas. Como veremos más adelante, los estilos y plantillas son adecuados para dar un formato definido previamente. Por ejemplo, en una empresa suele existir una plantilla para escribir cartas, de esa forma todas las cartas tienen un aspecto característico de esa empresa. No siempre es necesario utilizar plantillas y estilos. Cuando queremos dar un determinado formato a una línea del documento no hace falta definir un estilo, lo haremos con los comandos básicos que vamos a ver ahora. 1

2 Los estilos y plantillas no son más que una agrupación de formatos básicos. Así que lo primero que hay que aprender es a manejar esos formatos básicos, que es lo que vamos a hacer en esta unidad. Formato carácter. Fuentes Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto. Las letras escritas con WordArt o las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar. Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que están disponibles en la barra de formato o en una parte de la barra estándar: fuente, tamaño y estilo de fuente. Fuente. Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en gran medida el aspecto del texto. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual, esto hará que se abra una ventana con las fuentes disponibles. Observa que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. El menú despegable tiene dos zonas separadas por una doble línea horizontal, en la parte superior están las últimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles. Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, también podemos desplazar el botón central para movernos más rápidamente. Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla. 2

3 En lugar de desplazarnos por el menú despegable para buscar la fuente podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente. Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se verá igual en la pantalla que en la impresora. Tamaño. De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos. Estilo. Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado. Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente. Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado (se ve en un tono más claro). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo. También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva. Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente. Mediante las opciones del menú Formato, Fuente se pueden manejar las opciones que acabamos de ver y otras más como el color de los caracteres, subrayado, subíndices, etc., en este tema avanzado puedes verlo. También puedes ver cómo cambiar la fuente predeterminada de forma que todos los nuevos documentos que crees utilicen esa fuente. Unidad 6. Ortografía y gramática (I) La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. Word2003 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones. La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto. 3

4 Por ejemplo, si escribimos "La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy basta" y " Vasta ya de gritar!". Word no detectará ningún error puesto que tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta". La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el genero del sujeto y del adjetivo. Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografía podemos hacerlo de una de estas tres formas: 1.- Haciendo clic en el icono revisar de la barra estándar 2.- Pulsando F Ir al menú Herramientas y elegir Ortografía y gramática. Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible error se detendrá y nos mostrará una ventana informándonos de ello. Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta ventana. 4

5 Ejercicio: 5

6 AYUDA DE WORD: pulsar F1. Word > Tablas > Crear tablas Insertar o crear tablas Qué desea hacer? Insertar una tabla Crear una tabla Colocar una tabla dentro de otra Insertar una tabla En Microsoft Office Word 2007 se puede insertar una tabla eligiendo un diseño entre varias tablas con formato previo (rellenas con datos de ejemplo) o seleccionando el número de filas y columnas deseadas. Se puede insertar una tabla en un documento o bien insertar una tabla dentro de otra para crear una tabla más compleja. Usar plantillas de tabla Puede utilizar plantillas de tabla para insertar tablas basadas en una galería de tablas con formato previo. Las plantillas de tabla contienen datos de ejemplo para ayudar a visualizar el aspecto que tendrá la tabla cuando se agreguen datos. 1. Haga clic donde desee insertar una tabla. 2. En la ficha Insertar, dentro del grupo Tablas, haga clic en Tabla, elija Tablas rápidas y, a continuación, haga clic en la plantilla que desee usar. 3. Reemplace los datos incluidos en la plantilla con los datos deseados. 6

7 Utilizar el menú Tabla 1. Haga clic donde desee insertar una tabla. 2. En la ficha Insertar, dentro del grupo Tablas, haga clic en Tabla y, a continuación, bajo Insertar tabla, seleccione el número de filas y columnas que desea usar. Utilizar el comando Insertar tabla El comando Insertar tabla permite especificar las dimensiones de la tabla y aplicarle formato antes de insertar la tabla en un documento. 1. Haga clic donde desee insertar una tabla. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla y, a continuación, haga clic en Insertar tabla. 3. En Tamaño de la tabla, escriba el número de columnas y filas. 4. En Autoajuste, elija las opciones necesarias para ajustar el tamaño de la tabla. Crear una tabla Puede crear una tabla dibujando las filas y columnas que desee o convirtiendo texto en una tabla. Dibujar una tabla Puede dibujar una tabla compleja; por ejemplo, una con celdas de diferente alto o que tengan un número variable de columnas por fila. 1. Haga clic en el lugar en que desee crear la tabla. 7

8 2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla y, después, en Dibujar tabla. El puntero se convierte en un lápiz. 3. Para definir los límites exteriores de la tabla, dibuje un rectángulo. A continuación, dibuje las líneas de las columnas y de las filas dentro del rectángulo. 4. Para borrar una línea o bloque de líneas, bajo Herramientas de tabla, en la ficha Diseño, dentro del grupo Dibujar bordes, haga clic en Borrador. 5. Haga clic en la línea que desee borrar. Si desea borrar toda la tabla, vea Eliminar una tabla o borrar su contenido. 6. Una vez dibujada la tabla, haga clic en una celda y comience a escribir o inserte un gráfico. Convertir texto en una tabla 1. Inserte caracteres separadores, como comas o tabulaciones, para indicar dónde desea dividir el texto en columnas. Utilice marcas de párrafo para especificar dónde desea que comience una nueva fila. Por ejemplo, en una lista con dos palabras en una línea, inserte una coma o una tabulación detrás de la primera palabra para crear una tabla de dos columnas. 2. Seleccione el texto que desee convertir. 8

9 3. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla y, a continuación, haga clic en Convertir texto en tabla. 4. En el cuadro de diálogo Convertir texto en tabla, bajo Separar texto en, haga clic en la opción del carácter separador usado en el texto. Seleccione cualquier otra opción que desee. Colocar una tabla dentro de otra Las tablas incluidas dentro de otras tablas se denominan tablas anidadas y se suelen utilizar para diseñar páginas Web. Si imagina una página Web como una gran tabla que contiene otras tablas (con texto y gráficos dentro de distintas celdas de la tabla), puede distribuir los distintos elementos de la página. Puede insertar una tabla anidada haciendo clic en una celda y, a continuación, usando cualquiera de los métodos de insertar tablas, o bien, puede dibujar una tabla en el lugar donde desea colocar la tabla anidada. NOTA También puede copiar y pegar una tabla existente dentro de otra tabla. 9

10 Word > Listas Crear una lista numerada o con viñetas Puede agregar rápidamente viñetas o números a líneas de texto existentes, o bien, Word puede crear automáticamente listas mientras escribe. De manera predeterminada, si empieza un párrafo con un asterisco o un número 1., Word reconoce que está intentando iniciar una lista numerada o con viñetas. Si no desea que el texto se convierta en una lista, puede hacer clic en el botón Opciones de Autocorrección que aparece. Listas: con uno o varios niveles Crear una lista de un nivel numerada o con viñetas Convertir una lista de un nivel en una lista con varios niveles Elegir en la galería un estilo de lista con varios niveles Listas: con uno o varios niveles Cree una lista con un solo nivel, o convierta una lista con varios niveles para mostrar listas dentro de una lista. Cuando cree una lista con viñetas o numerada, puede realizar cualquiera de estas operaciones: Utilizar las cómodas bibliotecas de numeración y viñetas Use los formatos predeterminados de viñetas y numeración para las listas, personalice las listas o seleccione otros formatos en las bibliotecas de viñetas y numeración. 10

11 Aplicar formato a las viñetas o a los números Aplicar a las viñetas o números distintos formatos al del texto de una lista. Por ejemplo, haga clic en un número y cambie el color de los números de toda la lista, sin efectuar cambios en el texto de la lista. Utilizar imágenes o símbolos Cree una lista con viñetas de imagen para agregar atractivo visual a un documento o una página Web. Crear una lista de un nivel numerada o con viñetas Word puede crear automáticamente listas con viñetas y listas numeradas mientras escribe, o puede agregar rápidamente viñetas o números a líneas de texto existentes. Escribir una lista con viñetas o una lista numerada 1. Escriba * (asterisco) para empezar una lista con viñetas o 1. para iniciar una lista numerada y, a continuación, presione las teclas BARRA ESPACIADORA o TAB. 2. Escriba el texto que desee. 3. Presione ENTRAR para agregar el siguiente elemento de la lista. Word inserta automáticamente la viñeta o número siguiente. 4. Para finalizar la lista, presione ENTRAR dos veces o presione la tecla RETROCESO para eliminar la última viñeta o el último número de la lista. Si las viñetas y la numeración no se inician automáticamente 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word. 2. Haga clic en Revisión. 11

12 3. Haga clic en Opciones de Autocorrección y, a continuación, haga clic en la ficha Autoformato mientras escribe. 4. Bajo Aplicar mientras escribe, active las casillas de verificación Listas automáticas con viñetas y Listas automáticas con números. Agregar viñetas o números a una lista 1. Seleccione los elementos a los que desee agregar viñetas o números. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en Viñetas o en Numeración. NOTAS Haciendo clic en la flecha que aparece junto a Viñetas o Numeración en la ficha Inicio, dentro del grupo Párrafo. Puede mover una lista completa hacia la izquierda o hacia la derecha. Haga clic en una viñeta o en un número de la lista y arrástrelo hasta su nueva ubicación. Toda la lista se mueve mientras arrastra, pero no cambian los niveles de la numeración. Separar los elementos de una lista Puede aumentar el espacio existente entre las líneas de todas las listas desactivando una casilla de verificación. 1. En la ficha Inicio, dentro del grupo Estilos, haga clic en la flecha que aparece junto a Estilos y, a continuación, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en Estilo de párrafo de lista. 2. Haga clic en Modificar. 3. En el cuadro de diálogo Modificar estilo, haga clic en Formato y, por último, en Párrafo. 12

13 4. Desactive la casilla de verificación No agregar espacio entre párrafos del mismo estilo. Convertir una lista de un nivel en una lista con varios niveles Puede convertir una lista existente en una lista con varios niveles cambiando el nivel jerárquico de los elementos de la lista. 1. Haga clic en cualquier elemento que desee mover a un nivel diferente. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en la flecha situada junto a Viñetas o Numeración, haga clic en Cambiar nivel de vista y, a continuación, haga clic en el nivel que desee. Elegir en la galería un estilo de lista con varios niveles Puede aplicar un estilo de la galería a cualquier lista con varios niveles. 1. Haga clic en un elemento de la lista. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en la flecha situada junto a Lista con varios niveles. 3. Haga clic en el estilo de lista con varios niveles que desee. Vea también Agregar viñetas de imagen o símbolos a una lista 13

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