CREACIÓN DE TABLAS COMO MEDIO PARA MOSTRAR EL CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN

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1 UNIDAD DIDÁCTICA CREACIÓN DE TABLAS COMO MEDIO PARA MOSTRAR EL CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN Los objetivos de este tema son: 1. Aprender a insertar y crear tablas en un documento. 2. Conocer cómo editar los datos dentro de una tabla. 3. Moverse dentro de una tabla de una forma rápida. 4. Seleccionar celdas, filas, columnas o tabla. 5. Modificar el tamaño de filas y columnas. 6. Realizar la modificación de los márgenes de las celdas. 7. Dar formato a una tabla, a los bordes, sombreados, autoformato, etc., de forma que quede una presentación de la tabla atractiva. 8. Realizar cambios en la estructura de la tabla, insertando, eliminando, combinando y dividiendo, celdas, filas y columnas. 9. Conocer opciones de las tablas para mejorar la presentación como alinear texto, cambiar la dirección de éste, convertir texto en tabla y viceversa, etc. 6.1

2 6.1. INTRODUCCIÓN En este tema vamos a estudiar cómo trabajar con las tablas que serán útiles en numerosas ocasiones. Ya conocemos cómo posicionar el texto en columnas, cómo añadir tabuladores para alinear texto en columnas, pero en ocasiones utilizar una tabla resultará más sencillo para organizar datos, columnas, filas e imágenes INSERCIÓN Y CREACIÓN DE TABLAS EN UN DOCUMENTO Una tabla permite agrupar información en una estructura de filas y columnas, en forma de cuadrados denominados celdas. En ocasiones resulta más sencillo crear una tabla para organizar información que utilizar tabuladores, ya que con una tabla se puede insertar las filas y columnas que se necesiten y cambiar su tamaño. Hay que tener en cuenta que el texto o datos que se introducen en una celda poseen márgenes, sangría y alineación, como si de un documento se tratara. Para insertar una tabla con Word 2010 y 2007, se hace desde la ficha Insertar grupo Tablas. Verás que al hacer clic en el botón Tablas aparece un desplegable con varias opciones. 6.2

3 Como ejemplo, podemos ver cómo crear una tabla de 5 columnas por 4 filas, en primera opción Word ofrece una cuadrícula en la que lo único que se tiene que hacer es con el puntero del ratón marcar las columnas y filas. A la vez que cambia el color de los cuadros en el documento, la tabla se crea en la posición del punto de inserción. En la esquina inferior derecha se confirmaría el tamaño. *Otra forma de crear una tabla es con el botón Insertar tabla, éste abre el cuadro de diálogo Insertar tabla, donde se puede marcar el número de columnas y filas que se vayan a necesitar. En las opciones Autoajuste, el Ancho de columna fijo permite fijar el ancho de las columnas haciendo clic en el botón de incremento o escribiendo los cm que se necesiten, si se deja en Automático, se creará el número de columnas que se fijen entre los márgenes del documento. 6.3

4 Autoajustar al contenido, permite ajustar automáticamente el ancho de la columna al texto que se escriba en la celda, y Autoajustar a la ventana, autoajusta la tabla al tamaño de una ventana por ejemplo de un explorador Web, para que se pueda ver en tamaño completo. La opción Dibujar tabla permite dibujar una tabla utilizando el ratón, el puntero se convierte en un lápiz que permite ir dibujando las líneas de la tabla. Esta opción puede resultar muy útil para dibujar por ejemplo partes de una tabla o dividir una celda en dos. *Word 2010 y 2007 ofrece la posibilidad de crear formatos predefinidos de tablas con excelentes diseños, en éstas ya están creadas las filas, columnas y formato, y se pueden utilizar y modificar a gusto. Haz clic en el desplegable del botón Tabla, y elige la opción Tablas rápidas. 6.4

5 6.3. EDICIÓN DENTRO DE UNA TABLA Una vez creada la tabla se puede introducir contenido dentro de ésta así como editarlo. Para insertar contenido dentro de una celda se debe situar el punto de inserción en la celda a escribir, el punto de inserción estará activo porque estará parpadeando, después, sólo hay que escribir el texto o insertar cualquier objeto. Vamos a crear una tabla como la del ejemplo que has visto en el apartado introducción de este tema. En un primer paso creamos una tabla de 5 columnas por 8 filas, excepto las filas Sociedad Anónima S.A. y Precios que las añadiremos posteriormente, es el tamaño que ocupa. 6.5

6 Después escribimos los textos en las celdas, sólo tienes que hacer clic con el ratón en cada una de ellas y escribir, en un apartado de este tema verás cómo convertir un conjunto de celdas en una sola, aplicar sombreados, redimensionar las celdas, etc. de momento en un primer paso sólo crearemos la tabla y texto MOVIMIENTOS DENTRO DE UNA TABLA Ya hemos visto que podemos movernos por la tabla con el ratón haciendo clic en cada una de las celdas, pero Word permite desplazarse por la tabla también con el teclado. Con la tecla TAB se pasa a la celda siguiente, con MAYÚS+TAB a la celda anterior. Con la combinación ALT+INICIO, o FIN se pasa a la primera o última celda de la fila actual. Con ALT+RePág o AvPág, se pasa a la primera o última celda de la columna actual. Con las flechas de dirección es posible moverse por las celdas en la dirección de la flecha. 6.6

7 Si comienzas a escribir en la celda ésta se ajusta al tamaño del texto, se puede utilizar la tecla INTRO para cambiar de línea y si se necesita insertar una tabulación pulsar CTRL+TAB SELECCIÓN DE CELDAS, FILAS, COLUMNAS Y TABLA En una tabla se puede seleccionar una o varias celdas, una o varias filas, columnas o la tabla por completo. Conocer las distintas formas de hacerlo puede ser útil para trabajar con una parte de la tabla, por ejemplo para dar un formato determinado sólo a unas celdas. Como verás, al seleccionar las celdas, éstas se sombrean en un color gris. Se puede seleccionar una celda posicionando el puntero del ratón a la izquierda de la celda, el puntero tomará forma de flecha negra en diagonal hacia arriba. De la misma forma se pueden seleccionar varias celdas sin soltar el ratón y arrastrándolo hacia donde se necesite. Para seleccionar una fila el puntero del ratón debe situarse a la izquierda de la fila y hacer clic, el puntero se convertirá en una flecha blanca. Para seleccionar varias filas hay que repetir los pasos y arrastrar el ratón. Para seleccionar una columna el puntero del ratón debe estar situado en la parte superior de la columna y hacer clic, el puntero será una flecha negra hacia abajo, recuerda que para seleccionar varias columnas sólo se tiene que arrastrar el ratón. Por último, sólo queda seleccionar toda la tabla, cuando se pasa el puntero del ratón por encima de la tabla en la esquina superior izquierda aparece un icono en forma de cruz con flechas, haciendo clic sobre ese icono se seleccionará toda la tabla. Siguiendo con el ejemplo anterior, ahora vamos a aplicar un sombreado gris a la primera fila y columna. Para ello seleccionamos la fila según has aprendido y aplicamos sombreado gris. Word 2010 y 2007, al seleccionar la tabla crea automáticamente una barra de Herramientas de tabla con dos fichas, una Diseño donde se puede trabajar con el diseño de la tabla, por ejemplo se puede dibujar líneas con el botón Dibujar tabla o borrar líneas con el Borrador, y otra ficha Presentación que permite cambiar formas de presentar los datos. 6.7

8 Con esta barra de herramientas se aplica el sombreado gris, el botón Sombreado está dentro del grupo Estilos de tabla, se hace clic en el desplegable y se selecciona el color. Se repetirán los pasos con la primera columna. PROFUNDIZA Recuerda que con Word 2010 y 2007, se puede utilizar el menú contextual para realizar muchas de estas operaciones. Se activa haciendo clic con el botón derecho sobre la parte del documento que se quiera modificar. Por ejemplo si se hace clic sobre la tabla con el botón derecho el menú contextual te dará opciones de trabajar con la tabla, muchas de ellas son las opciones que encuentras en la barra de herramienta. En este curso por lo general, utilizamos las barras de herramientas, pero en ocasiones puede resultar más rápido utilizar este menú contextual. En el ejemplo anterior al hacer clic sobre la tabla, el menú contextual permite añadir sombreado de una forma rápida. 6.8

9 6.6. MODIFICANDO EL TAMAÑO DE LAS FILAS Y COLUMNAS Una vez creada la tabla habrá que modificar el tamaño de las filas o columnas para una correcta presentación de los datos. Word permite varias formas de hacerlo, una primera sería con la regla del documento que aparece al seleccionar la tabla. Unos marcadores en forma de cuadrado indican la posición de una columna en la regla horizontal, sólo se tiene que posicionar el ratón en ese cuadrado, el puntero toma forma de doble flecha y arrastrando el ratón, se aumentará o disminuirá el tamaño de la columna. De la misma forma, en la regla vertical se pueden ajustar las filas, en este caso aparecen unas marcas blancas y grises, haciendo clic y arrastrando se puede cambiar el tamaño. 6.9

10 Continuando con la confección de nuestra tabla, ahora vamos aumentar el tamaño de la primera fila, otra forma de hacerlo es posicionando el puntero del ratón en la línea de la fila y arrastrando, igual puedes hacerlo con las columnas, fíjate en la forma que toma el puntero del ratón. El resto de filas las vamos aumentar de tamaño a todas ellas a la vez, para ello las seleccionamos y desde la barra de Herramientas de tabla y la ficha Presentación, si te fijas dentro del grupo Tamaño de celda se puede ajustar el tamaño de filas y columnas, vamos haciendo clic en el botón aumentar para ajustar el tamaño. Una vez más has visto que existen múltiples formas de trabajar en Word, utiliza la que más cómodo y rápido te resulte. PROFUNDIZA Si se mantiene pulsada la tecla ALT mientras mueves los marcadores aparecen las medidas en centímetros del ancho de columnas y alto de filas. Si se mantiene pulsada la tecla MAYÚS mientras se arrastran los marcadores de la regla o los bordes de la columna también se cambiará el ancho de la tabla. 6.10

11 6.7. MODIFICADO DE LOS MÁRGENES DE LAS CELDAS Puede que para una mejor presentación de los datos de la tabla se necesite ajustar los márgenes de las celdas o corregir la sangría de éstas. Con Word 2010 y 2007 desde la barra de Herramientas de celda, en la ficha Presentación y dentro del grupo Alineación, haciendo clic en el botón Márgenes de celda, se abre el cuadro de diálogo Opciones de la tabla, en el que puedes ajustar los márgenes como desees, tanto el superior e inferior como izquierdo y derecho. Es interesante marcar la opción Ajustar automáticamente el tamaño al contenido para que según escribes la celda vaya ajustando su tamaño. Además si te fijas en la regla puedes ver que los marcadores de sangría se han movido, de forma que también puedes realizar modificaciones de los márgenes y sangrías desde éstos como has estudiado en temas anteriores APLICANDO FORMATO A UNA TABLA (BORDES, SOMBREADO, AUTOFORMATO) En este apartado vamos a estudiar la forma de aplicar formato a una tabla, de forma que la presentación de ésta mejore, bien aplicando bordes para resaltar una celda, sombreando para diferenciar un dato o aplicando un autoformato de una forma rápida y sencilla. 6.11

12 Bordes y sombreado En el Tema 4 estudiamos cómo dibujar los bordes y aplicar sombreado a un texto o párrafo. A una celda se puede aplicar de la misma forma los bordes y sombreados, desde el desplegable del botón Bordes y sombreado que se puede encontrar en la ficha Inicio grupo Párrafo. También se puede encontrar este botón haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la tabla o en el menú contextual. Otra última opción se puede encontrar en la ficha Diseño de la barra de Herramientas de tabla, botones Bordes o botón iniciador de cuadro de diálogo del grupo Dibujar bordes. Cualquiera de esas opciones abre el cuadro de diálogo Bordes y sombreado. En la parte inferior derecha, en el cuadro Aplicar a al igual que se hacía con el párrafo, se puede aplicar los bordes dibujados a toda la tabla, celda o sólo al párrafo. 6.12

13 En la opción de la etiqueta Sombreado tan sólo se tiene que elegir el color de relleno, la trama y la opción Aplicar a. Algunas otras opciones para dibujar bordes y sombreado que Word 2010 y 2007 ofrece son: Word añade la barra de Herramientas de tabla, se puede aprovechar la ficha Diseño para realizar múltiples acciones. Con el grupo Dibujar bordes se puede elegir un tipo de línea y color y pintarla con el puntero del ratón. En el grupo Estilos de tabla con el desplegable de los botones Bordes y Sombreado sólo se tiene que seleccionar las celdas y elegir el tipo o color. Por último se puede aplicar autoformatos con un aspecto atractivo, tan sólo se tiene que hacer clic en el desplegable de los autoformatos y elegir el que más te guste para la tabla CAMBIANDO LA ESTRUCTURA DE UNA TABLA (INSERTAR, ELIMINAR, COMBINAR Y DIVIDIR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS) 6.13

14 Una opción muy útil dentro de una tabla es la de combinar celdas, esta opción permite convertir un conjunto de celdas en una sola. Sólo se tiene que seleccionar las celdas a combinar y en el grupo Combinar seleccionar el botón Combinar celdas, o bien con el botón derecho en el menú contextual. En el ejemplo vamos a combinar el título Precios y las columnas por debajo de Grupo, Categorías y Plazo. 6.14

15 De la misma forma que se pueden combinar celdas también se pueden dividir, sólo hay que seleccionar la celda a dividir y pulsar el botón Dividir celdas, aparecerá el cuadro de diálogo Dividir celdas donde escribir el número de filas o columnas a dividir. Para crear la tabla con el nombre Sociedad Anónima S.A. de nuestro ejemplo añade una fila encima de la primera y con el punto de inserción situado ahora en la segunda fila pulsa el botón Dividir tabla. PROFUNDIZA Recuerda que con el botón derecho se abre el menú contextual de la tabla donde se puede encontrar muchas de las opciones estudiadas en este apartado. 6.15

16 6.10. OTRAS OPCIONES INTERESANTES DE TABLAS (ALINEACIÓN VERTICAL DEL TEXTO DE UNA CELDA, CAMBIAR LA DIRECCIÓN DEL TEXTO, CONVERTIR TEXTO EN TABLA Y TABLA EN TEXTO, ORDENAR UNA TABLA, INTRODUCCIÓN DE FÓRMULAS, FILA DE ENCABEZADOS) Además de las opciones estudiadas hasta ahora con la barra de Herramientas de tabla se puede dentro del grupo Alineación encontrar: Alinear el texto dentro de las celdas en diferentes posiciones, por ejemplo centrado, arriba y a la izquierda, abajo y a la derecha, etc. 6.16

17 Cambiar la dirección del texto, seleccionándolo y pulsando la opción que desees con el botón Dirección del texto. En el grupo Datos, se puede por ejemplo ordenar los datos de una tabla, seleccionando la columna y pulsando el botón Ordenar, un cuadro de diálogo permite diferentes opciones de orden, ascendente por ejemplo ordenaría las celdas de la A, a la Z. También dentro de la ficha Datos se puede con el botón Convertir texto a tabla, convertir una tabla que tengas en texto, un cuadro de diálogo preguntará qué tipo de separación se quiere considerar para la separación del texto de las celdas. Si por ejemplo tenemos una tabla con nombres y apellidos, se podría indicar una tabulación. Si lo que se quiere es convertir un texto que tengas en una tabla, se debe seleccionar el texto, y desde la ficha Insertar, en el desplegable del botón Tabla, hacer clic en la opción Convertir texto a tabla. 6.17

18 En este caso es importante tener en cuenta las tabulaciones que haya, así como párrafos y puntos y comas, para una correcta conversión a tabla el texto debe estar bien tabulado. PROFUNDIZA Se pueden ver las propiedades de una tabla y realizar modificaciones en las celdas, filas, columnas y tabla desde el cuadro de diálogo Propiedades de una tabla. Para abrir esta opción se hace desde el grupo Tabla de la ficha Presentación que se abre al seleccionar la tabla, o bien con el menú contextual de la tabla. 6.18

19 RESUMEN En este tema hemos aprendido a: Crear tablas y editarlas en su totalidad, moviéndote por las celdas, seleccionando filas, columnas y tablas, modificando tamaño y texto y aplicando formato. 6.19