MODIFICACIÓN DE CONTENIDO

Transcripción

1 CURSO DE EXCEL.

2 Este curso está redactado, diseñado, compilado y publicado por Cursosindustriales.net. El alumno puede modificar, redactar, descargar e imprimir dicho documento siempre que referencie la página web de procedencia y que en este caso es Cursosindustriales.net. MODIFICACIÓN DE CONTENIDO Continuando con el desarrollo del curso de Excel, a continuación vamos a proceder a establecer las formas en las que se puede modificar contenido impreso en una celda. Eso es tan sencillo como seleccionar la celda y situar el puntero del ratón en la zona a modificar. Modificación de contenido. Es muy habitual cambiar el contenido de una celda o de varias celdas en un libro de Excel. Para ello, haz doble clic en la celda que quieres modificar el contenido. Ello hará que se muestre el cursor de escritura en dicha celda y puedas modificar el contenido de la misma. Cuando hayas terminado de modificarla, pincha en cualquier otra celda (fuera de la misma) para que se aplique el cambio.

3 Reemplazar el contenido. Cuando también quieres quitar un contenido de una celda para modificar todo su interior, puedes proceder de la forma anterior para que aparezca el cursor y borrar todo el contenido, o pulsar una vez sobre la celda y cuando el recuadro se ponga en negro (seleccionado), entonces escribes el nuevo contenido que se reescribirá en la celda. Eliminar contenido de una celda. Para eliminar el contenido de una celda, selecciona la celda en cuestión y pulsa sobre la tecla del teclado de SUPR. También lo puedes borrar desde el menú contextual que aparece cuando pulsas el botón derecho del ratón, con la instrucción Eliminar. Por último también desde el comando Borrar de la Cinta de Opciones en el menú Inicio, puedes seleccionar la opción adecuada.

4 Insertar una nueva fila. Excel puede insertar una nueva fila cuando se sitúa el cursor en la fila anterior a la que se quiere crear. Para ello, haz clic sobre una celda de la fila sobre la que se desea insertar una nueva fila. En la Cinta de opciones, el grupo Celdas, de la pestaña de Inicio, haz clic sobre la flecha desplegable y selecciona Insertar. Insertar nueva columna. En el mismo botón seleccionando la opción de Insertar columnas de hoja, se creará una nueva columna desplazando a la columna en la cual hayas hecho clic. Mover filas o columnas. Excel te permite cambiar el orden de las filas o las columnas en el documento. Tanto para las filas como para las columnas, para mover a otra posición, debes de hacer clic sobre los encabezados de las mismas (fila o columna que desees mover), y desplazarla hasta la posición adecuada. Observarás que el ratón cambiará su estilo a una cuádruple flecha negra cuando te arrimes a los extremos de la celda. En esos momentos podrás moverla. Eliminar una fila o columna. Tanto para una fila como una columna, la eliminación supone el borrado de los datos de toda la fila o columna, por lo que debes de prestar atención en esta acción, ya que no es la eliminación parcial de una celda.

5 Haz clic sobre el encabezado de la fila o columna que deseas borrar. En la Cinta de opciones, el menú Inicio y el grupo Celdas, haz clic sobre la flecha desplegable del botón Eliminar. Selecciona Eliminar filas de hojas. Esto borrará toda la fila entera del documento Excel en cuestión. Cuando haces clic sobre el encabezado de una columna se activa la opción de Eliminar columnas de hoja. También puedes hacer todo el proceso de eliminar una fila o columna seleccionándola mediante el ratón en su encabezado y después pulsando la tecla SUPR. Esto borrará el contenido de la fila o columna, pero no la fila o columna en sí. Ajustar valores de la fila o columna. Excel te permite redimensionar las filas y las columnas para que tengan un tamaño personalizado. Existen varias formas de cambiar el tamaño de una fila o columna, pero el más utilizado es mediante el ratón. Para ello, selecciona la fila o la columna haciendo clic sobre el encabezado y situando el cursor en la parte superior o inferior (en una fila), o izquierda y derecha (en una columna), el cursor cambiará a flecha vertical o flecha horizontal con barra intermedia. En ese momento puedes arrastrar la fila o columna para redimensionarla a tu gusto.

6 Observa que según arrastramos la fila o columna nos muestra sus valores actuales. Otra forma de redimensionar es mediante la herramienta Formato del menú Inicio del grupo Celdas. Esto te muestra un cuadro de diálogo que te permite indicar en pixeles, la altura de la fila.

7 TRABAJAR EN UN LIBRO EXCELL. Seleccionar un rango de celdas. Muchas veces es necesario seleccionar un rango de celdas para que realicen un evento específico, como mostrar una gráfica, o calcular una función. Es muy habitual seleccionar un rango de celdas para ciertos fines. Un rango de celdas es un conjunto de celdas seleccionadas conjuntas y contiguas. De esa forma se identifican utilizando la celda de la esquina superior izquierda con la celda de la esquina inferior derecha del rango seleccionado, separadas por el signo de dos puntos ( : ). En el caso superior, el rango está seleccionado por el conjunto B13:C14, siendo B13 "1 café con le", y C14 "nada". Para seleccionar rangos, simplemente pulsa el botón izquierdo del ratón y arrástralo hasta las celdas que quieras seleccionar. Otra forma es mediante la pulsación de la tecla F8 para fijar la celda de inicio y al pulsar sobre otra celda se realizará la selección automática del rango. También se puede proceder a utilizar la tecla MAYÚSCULAS (MAYS), para ir seleccionando el rango celda por celda. Seleccionar filas. En Excel puedes seleccionar una fila o varias filas a la vez, con el teclado, con el ratón mediante funciones que pone el programa a disposición del usuario. La forma más habitual de seleccionar fichas es mediante el ratón de la forma que, desplazando el ratón hasta el encabezado de la fila (justo donde está el número de fila a la que pertenece). En el momento en que nos pongamos, aparecerá el símbolo de una flecha negra horizontal que te permitirá seleccionar toda la fila.

8 Si quieres seleccionar otras filas específicas, con la tecla CTRL pulsada, selecciona la fila que también quieres que se seleccione. Puedes hacer un rango de selección de la tabla Excel pulsando la tecla MAYS desde una fila hasta otra fila en concreto. Ello hará que se seleccione todas las filas desde la primera a la última. Otra forma de seleccionar una fila o un rango de filas es desde el cuadro de nombres. Escribiendo el número de la primera y última fila que queremos que se seleccionen obtendremos el rango de filas seleccionados.

9 Seleccionar columnas. La selección de columnas se realiza igual que la selección de filas, tanto con el teclado MAYS, CTRL o mediante el cuadro de nombres de Excel. Ten en cuenta que dichos métodos selecciona todo la fila o columna y no parte de ella. Seleccionar todas las celdas de Excel. A veces es necesario seleccionar todas las celdas de Excel. Para ello, la función designada por el botón del área de trabajo de Excel., selecciona todo el contenido Selección específica. A veces es necesario seleccionar celdas en las que exista un contenido numérico, o en las que existen comentarios, o fechas, etc., etc. Para ello, pulsa sobre la Cinta de opciones en el menú Inicio y el grupo de Modificar. Pulsa el botón de Buscar y seleccionar siguiente: y se mostrará el cuadro

10 Y selecciona el comando Ir a Especial. Desde este control puedes seleccionar un tipo de celda especial para que se realice la selección específica de las celdas con contenido específico.

11 Selección de hojas del documento Excel. La selección de hojas de Excel, se realiza de la misma forma que la selección de filas o columnas. La hoja que está seleccionada tiene un color de fondo blanco y la letra es azul en negrita. Cuando no está seleccionada la hoja, la letra no es negrita. Mediante el símbolo, puedes crear una nueva Hoja de Excel que se añadirá al documento a continuación de la última. También puedes crearla pulsando MAYS + F11. También puedes crear una ficha desde la Cinta de opciones en el grupo de Celdas de la pestaña Inicio. En la instrucción de Insertar, selecciona Insertar hoja. Cambiar el nombre a la hoja de cálculo. Para cambiar el nombre tan solo selecciona la hoja de cálculo específica y haz doble clic sobre la ficha de la hoja de cálculo específica. El cursor de la misma habrá cambiado para que insertes un nuevo nombre. Escribe el nuevo nombre de la hoja de cálculo.

12 Eliminar una hoja de cálculo. Con la hoja seleccionada, pulsa con el botón derecho del ratón y se mostrará el menú contextual siguiente. Para eliminar ciertas hojas de cálculo a la vez, se procede a seleccionar varias hojas mediante la forma mencionada anteriormente, y se procede a eliminar las hojas de cálculos seleccionadas. NOTA: No puedes eliminar todas las hojas de cálculo ya que Excel requiere que por lo menos tenga una hoja de cálculo activa. Mover hojas de cálculos en el documento. Es posible mover la posición de las hojas de cálculos entre sí dentro del documento. Para ello, con una hoja seleccionada, pulsa sobre ella con el botón izquierdo del ratón para que se pueda desplazar la hoja. El cursor cambiará a una serie de hojas y en la hoja de cálculo aparecerá una flecha pequeña que designará la posición que ocupará la hoja desplazada cuando sueltes el ratón. Otra opción es mover la hoja de cálculo mediante el menú contextual que se muestra al pulsar el botón derecho del ratón, y seleccionamos en este caso, Mover o Copiar.

13 Ocultar hoja de cálculo. Desde el menú contextual que te aparece al pulsar sobre el botón derecho del ratón cuando tienes seleccionado una hoja de cálculo, puedes ocultar la hoja en cuestión. Para ello, pulsa sobre el menú Ocultar y la hoja de cálculo desaparecerá. Para volverla a mostrar deberás pulsar sobre otra hoja de cálculo y pulsar con el botón derecho del ratón para que aparezca el menú contextual, y en este caso se habrá añadido una nueva opción: Al pulsar Mostrar se abrirá una ventana en la cual podrás ver las hojas de cálculo que están ocultas.

14 Vistas de una hoja de cálculo. Existen tres vistas específicas en una hoja de cálculo. Para verlos, en la Cinta de opciones, en el menú Vista, selecciona la opción de Vista de página. Se diferencian tres vistas: VISTA NORMAL. Es la vista normal de la página que has estado viendo hasta el momento. VISTA DISEÑO DE PÁGINA. Es una vista que permite ver el diseño de la página una vez impresa, y al mismo tiempo seguir trabajando con los datos en Excel de la hoja de cálculo.

15 VISTA DE SALTO DE PÁGINA. Esta vista permite emplazar los saltos de página modificándolos de manera manual. Como ves, esta vista solo te muestra el contenido del documento Excel y no las celdas vacías. Puedes cambiar la configuración de Excel para que se muestre una vista específica cuando se abra el programa. Para ello, pulsa sobre el botón de Office y clic sobre el menú Opciones de Excel del menú contextual que aparece.

16 La ventana que se muestra selecciona la opción Más frecuentes, y en la sección Al crear nuevos libros, cambie el valor de la opción de Vista predeterminada para hojas nuevas a la vista que prefieras. Desacoplar hojas de cálculos. Otra forma de visualizar las hojas de cálculos aparte de la obvia, es mostrarlo mediante el comando Nueva ventana del menú Ventana de la Cinta de opciones del menú Vista. Se te abre una nueva ventana del programa con el documento en cuestión.

17 Dividir hoja de cálculo en paneles. Teniendo varias hojas de cálculo en el documento, se procede a dividir para que se muestren todas en pantalla mediante una división de la pantalla. Para ello, en el grupo de Vista de la Cinta de opciones, clic sobre el botón de Dividir del grupo Ventana. La pantalla se divide en partes de acuerdo el número de hojas de cálculo que tengas.

18 Pulsando de nuevo sobre el comando Dividir, se vuelve al estado original. Uso de Zoom. Muchas veces es habitual usar el zoom del programa para hacer que se muestre todo el conjunto de datos de las hojas Excel en pantalla. A veces es necesario ampliar y otras veces reducir el área de trabajo. Activar a desactivar el zoom se puede proceder desde diferentes acciones, pero la más habitual es desde la Cinta de opciones, en el menú Vista, existen varias herramientas para dicho fin. La herramienta Ampliar selección aumenta el nivel de zoom para que el nivel de celdas seleccionado ocupe toda la ventana Zoom hasta 400%. 100%, devuelve el nivel de zoom de la ventana al nivel normal. Zoom, abre el cuadro de diálogo Zoom donde puedes especificar un valor de zoom.

19 Ocultar filas y columnas. Podrás ocultar filas, columnas o ambos cuando selecciones las mismas con el ratón sobre el encabezado y en la Cinta de opciones, el menú Inicio y el grupo Celdas, seleccionas el botón Formato. Selecciona la opción de Ocultar y mostrar y automáticamente, la fila o columnas seleccionadas desaparecerán del documento. Una vez ocultas, éste menú cambiara a la opción de Mostrar. Asignar un nombre a un rango. Un rango es una selección de filas y columnas específico. Así pues un rango puede ser A1 hasta C8. Excel te permite poner nombre a éste rango y catalogarlo para nombrarlas de acuerdo a un criterio del usuario, como por ejemplo Gastos. Para ello, en la Cinta de opciones, selecciona el menú Formulas y en el grupo de nombres definidos, pulsa el botón de Asignar nombre a un rango.

20 La selección la puedes hacer mismamente con el ratón como ya te he indicado. En Nombre, pones el nombre que quieras. Excel tratara este dato como un VarChar por lo como máximo ocupará 255 caracteres en memoria. Los espacios no se tienen en cuenta. Cuando pulsas Aceptar, el Cuadro de nombres aparece el nombre del nuevo rango.

21 Eliminar un nombre de rango. Desde la misma ubicación, el botón de Administrador de nombres, te muestra los nombres de rango que tenga el documento. Selecciónalo y pulsa sobre Eliminar para eliminar el nombre de rango. Hasta aquí hemos podido trabajar con los libros Excel en cuanto a configuración de sus filas y columnas, edición de datos, y diversos formatos. En el siguiente capítulo empezaremos a trabajar con datos y formulas así como a desarrollarlos en formato gráfico para su representación visual. Gracias por estudiar en Cursosindustriales. Visita mis redes sociales y opina en ellas sobre el autor y el curso.