OpenOffice Calc Avanzado HOJAS de CÁLCULO

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1 OpenOffice Calc Avanzado HOJAS de CÁLCULO Curso de Calc Avanzado por KZgunea se encuentra bajo licencia Creative Commons de Atribución-NoComercial-CompartirIgual _ 3.0 _ (CC-BY-NC-SA_3.0)

2 Índice del curso 1. CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO Agregar / quitar barra de herramientas Barra Estándar Barra Buscar Barra de Formulas Personalizar barras de herramientas Barra de herramientas de OpenOffice Calc Contenido de la barra de herramientas Ampliar / disminuir tamaño del entorno MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS Insertar filas, columnas y celdas Insertar filas Insertar columnas Insertar celdas Modificar el tamaño de filas y columnas FORMULAS Que es una fórmula Insertar una fórmula Propagar una formula Modificacion De fórmulas FUNCIONES Que es una funcion Asistente de funciones Rango de celdas Introducción de funciones Combinacion de formulas y funciones GRÁFICOS

3 Uso avanzado de OpenOffice Calc. Conocer las posibilidades de configuración. Usar nuevas funcionalidades: formulas, funciones, graficos 1. Configuración del entorno de trabajo 1.1. AGREGAR / QUITAR BARRA DE HERRAMIENTAS A nuestro entorno de trabajo le podremos agregar o quitar botones según nuestras necesidades. Estos botones se encuentran agrupados en barras de trabajo las cuales contienen herramientas especificas para una tarea en especial como puede ser, copiar, cortar y pegar, opciones de impresión, insertar grafica Si vamos al menú Ver, Barra de Herramientas, se despliega una lista con todas las barras existentes que se pueden agregar a nuestro entorno de trabajo. En Personalizar, podremos personalizar las barras de herramientas y también programar las funciones de las teclas. De estas barras las que comúnmente estarán siempre presentes serán la Barra Estándar, la Barra Buscar y la Barra de Formulas. A continuación presentamos las barras más habituales Barra Estándar Contiene las herramientas principales, donde encontramos botones para crear un nuevo documento, abrir, guardar, cortar, pegar, deshace r, imprimir, vista preliminar. 3

4 Barra Buscar Gracias a esta barra, podremos localizar el contenido que queremos en nuestra hoja de cálculo. Tan solo debemos escribir el contenido a buscar en el campo de texto que nos facilita Barra de Formulas La barra de fórmulas es el espacio en el que aparecen las expresiones que introducimos en cada una de las celdas PERSONALIZAR BARRAS DE HERRAMIENTAS En este capítulo nos referiremos a la modificación de barras existentes quitando o agregando botones a las mismas como así también crear nuestras propias barras personalizadas de herramientas. Haciendo clic en el menú Ver, Barra de Herramientas, Personalizar podremos ver el cuadro de diálogo Personalizar, él cual podrá ser activado también presionando Personalizar del menú Herramientas. Si presionamos en la etiqueta Barra de Herramientas podremos notar que se divide en dos partes, Barra de Herramientas OpenOffice Calc y Contenido de la barra de herramientas como se ve y describe a continuación. 4

5 Barra de herramientas de OpenOffice Calc Aquí podremos elegir la barra a personalizar o crear una nueva (pinchando sobre el botón Nuevo ). En el botón Barra de Herramientas podremos cambiar el nombre a las barras creadas por nosotros y también tendremos la opción de eliminarlas. Además podremos cambiar el modo en que se ven los comandos de las barras de herramientas. Las opciones de vista que podremos elegir serán: 1. Solo texto 2. Solo iconos 5

6 3. Iconos y texto En caso necesario, también podemos restaurar los valores predeterminados presionando en Restaurar Configuración Predeterminada Contenido de la barra de herramientas Aquí se podrán quitar los botones. Para ello simplemente tendremos que deschequearlos o haciendo clic en el botón Modificar y luego en la opción Borrar. También se podrá agregar algún otro comando que se requiera de cualquier otra categoría o barra de herramientas presionando en el botón Agregar. 6

7 Volviendo al cuadro de diálogo Personalizar, en el botón Modificar podremos cambiar el nombre al comando seleccionado y asimismo a su correspondiente icono. También podremos crear nuevos grupos de comandos dentro de la barra de herramientas seleccionada y, como ya mencionamos antes, podremos eliminar comandos. En el caso de querer volver a la configuración por defecto de los comandos podremos hacerlo presionando en Restaurar Comandos Predeterminados Una vez terminada la personalización de las barras, podremos guardar los cambios realizados presionando en Aceptar. También podremos volver a la configuración original de OpenOffice Calc presionando en el botón Restablecer AMPLIAR / DISMINUIR TAMAÑO DEL ENTORNO Para ampliar o disminuir la escala de visualización del entorno tendremos que dirigirnos al menú Ver, y seleccionar la opción Escala con lo cual se activará el cuadro de dialogo que podemos ver a continuación. El mismo cuadro podrá ser activado con el botón de la Barra Estándar o desde la Barra de Estado haciendo doble clic con el Botón Izquierdo del ratón sobre el porcentaje, tal y como se muestra a continuación. 7

8 2. Manejo de filas y columnas 2.1. INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS Para poder realizar las operaciones que se muestran en este apartad o, debemos situarnos en la fila, columna o celda desde la cual se desea realizar la inserción Insertar filas Al insertar una nueva fila, esta se posicionara sobre la fila a la que pertenece la celda seleccionada. Para realizar esta operación debemos realizar cualquiera de las opciones que se especifican a continuación: Hacer clic derecho sobre el numero de fila que queremos tomar como referencia para insertar la nueva fila. En el menú contextual que se nos muestra, seleccionaremos la opción Insertar filas. 8

9 Posicionarnos en la celda que queremos tomar como referencia para la inserción de la fila. A continuación, en la barra de menú seleccionaremos la opción Insertar/Filas. En caso de que deseemos insertar más de una fila, bastara con seleccionar desde la celda que queremos tomar como ref erencia hacia abajo, tantas celdas como filas queremos insertar. A continuación, en la barra de menú seleccionaremos la opción Insertar/Filas Insertar columnas Al insertar una nueva columna, esta se posicionara a la izquierda de la columna a la que pertenece de la celda seleccionada. Para realizar esta operación debemos realizar cualquiera de las opciones que se especifican a continuación: Hacer clic derecho sobre la letra de columna que queremos tomar como referencia para insertar la nueva fila. En el menú contextual que se nos muestra, seleccionaremos la opción Insertar columnas. 9

10 Posicionarnos en la celda que queremos tomar como referencia para la inserción de la columna. A continuación, en la barra de menú seleccionaremos la opción Insertar/columnas. En caso de que deseemos insertar más de una columna, bastara con seleccionar desde la celda que queremos tomar como referencia hacia la derecha, tantas celdas como columnas queremos insertar. A continuación, en la barra de menú seleccionaremos la opción Insertar/Columnas. 10

11 Insertar celdas Si deseamos insertar un conjunto de celdas, y desplazar los datos que contienen esas celdas, deberemos seleccionarlas y realizar una de las acciones que se muestran a continuación: En la barra de menú seleccionaremos la opción Insertar/Celdas. Pulsaremos sobre la selección con el botón derecho del ratón, y en el menú contextual seleccionaremos la opción Insertar. Tras realizar cualquiera de las dos acciones anteriores, se mostrara el siguiente cuadro de dialogo: Cuando decidimos insertar un conjunto de celdas, debemos decidir que queremos hacer con las celdas seleccionadas, ya que las nuevas celdas ocuparan dicha posición. 11

12 2.2. MODIFICAR EL TAMAÑO DE FILAS Y COLUMNAS Por defecto, OpenOffice Calc ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. En cambio, el ancho de la columna se mantiene fijo, y si el contenido no cabe en la celda, este invadirá la celda contigua, siempre que esté vacía, de lo contrario los datos quedarán ocultos. Para cambiar el tamaño de una fila, acercaremos el cursor a la zona en la que aparece la numeración de las filas, o bien al margen superior, donde aparecen las letras que identifican las columnas, para cambiar el ancho de una columna. A continuación situaremos el cursor entre dos filas o dos columnas hasta que cambie de apariencia (flecha doble). Luego, clicaremos con el botón derecho del ratón y sin soltarlo, lo arrastramos hasta lograr el alto de fila o ancho de columna deseado. Si conocemos el valor exacto de la altura de la fila o del ancho de la columna, deberemos posicionarnos sobre la fila o columna sobre la que deseemos realizar los cambios. En caso de querer modificar el tamaño de varias filas o columnas, seleccionaremos todas ellas. En el menú Formato, elegiremos la opción Fila/Alto o Columna/Ancho. A continuación se nos mostrara un cuadro de dialogo, en el que debemos introducir el valor del alto o ancho de la fila. 12

13 3. Formulas 3.1. QUE ES UNA FÓRMULA Las fórmulas son operaciones que nos permites obtener conclusiones de los datos que hay en las tablas. De esta manera obtendremos resultados totales o parciales que nos podrán servir para un posterior análisis INSERTAR UNA FÓRMULA Para introducir fórmulas en u na celda debemos utilizar el símbolo =. Si quisiéramos realizar la suma entre dos celdas (A1 y B1), y que se nos muestre el resultado en otra celda (C1), deberíamos realizar los siguientes pasos. 1. Nos posicionaremos sobre la celda en la que queremos que se nos muestre el resultado (C1). 2. Escribiremos el símbolo igual (=). 3. A continuación, escribiremos el identificador de la primera de las celdas que se quiere sumar (A1). 4. Después el símbolo del operador (+) 5. Y el identificador de la segunda de las celdas a sumar (B1). 13

14 6. Para terminar pulsaremos Intro. Otra manera de hacerlo es escribir = en la celda en la que queremos que se nos muestra el resultado y hacer clic sobre las celdas que nos interesen. Es decir, escribiremos el símbolo igual (=), haremos clic en la primera celda a sumar (A1) que quedara marcada con un recuadro rojo, pulsamos +. Después hacemos clic sobre la segunda celda a sumar (B1). Finalmente pulsa la tecla Intro para que se nos muestre el resultado. Si modificáramos el valor numérico de las celdas a sumar, veríamos cómo el resultado de la celda F3 cambia. Hemos definido una fórmula que no opera con los números directamente, sino que opera con el contenido de las celdas. Al igual que hemos creado una fórmula que realiza la suma de dos celdas, podríamos crear otra qu e realice operaciones de suma, resta entre más de dos celdas. 14

15 3.3. PROPAGAR UNA FORMULA En caso de que queramos sumar el resto de los valores de las columnas A y B, podriamos escribir la formula correspondiente a cada fila o podriamos propagar la formula. Para ello, clicaremos sobre la celda que contiene el resultado de la formula (C1).A continuación, clicaremos con el boton izquierdo del raton sobre el recuadro inferior derecho de la selección y lo arrastraremos hasta la celda que nos interese para obtener el resultado de las sumas de las columnas A1 y B MODIFICACION DE FÓRMULAS Si hacemos doble clic sobre la celda que contiene el resultado de la formula (C1), las celdas que componen la fórmula se marcan de color azul y rojo (A1 y B1). Al pasar el ratón por encima de estas celdas (A1 y B1) aparece una mano. Si clicamos con el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo, podremos desplazar el recuadro de color a otra celda. Desplazamos el recuadro azul a la celda A3. Pulsaremos enter y comprobaremos como el valor de la celda que contiene el resultado (C1) cambia ya que ahora el 15

16 valor del operando de color azul a cambiado. Antes el valor que contenía era el de la celda A1 y ahora contiene el valor de la celda A3. 16

17 4. Funciones 4.1. QUE ES UNA FUNCIÓN Una función es la relación entre varias celdas, ya sea una suma, una resta, un promedio Estas relaciones ya estan predefinidas y para invocarlas basta con hacer referencia al nombre de la funcion que deseamos utilizar. Además las formulas de una hoja de calculo pueden estar formadas por diferentes funciones ASISTENTE DE FUNCIONES La forma de para acceder a las funciones es muy sencilla. En primer lugar debemos clicar en una celda vacía y a continuación pulsamos sobre el botón Asistente: Funciones de la barra de fórmulas, o bien pulsaremos la combinación de teclas Ctrl+F2. De esta manera se nos mostrará la siguiente ventana. 17

18 Aquí podremos filtrar las funciones disponibles por categoría: Bases de Datos, Finanzas, Matemáticas, etc. 4.3 RANGO DE CELDAS Otro concepto importante es el doble punto (:), que sirve para definir un rango de celdas. Si, por ejemplo, quisiéramos aplicar una función entre las celdas A1 y A10, escribiríamos A1:A10, y así nos ahorraríamos escribir las referencias de todas las celdas que entre medias. En el siguiente apartado veremos el uso de los rangos de celda INTRODUCCIÓN DE FUNCIONES La mejor manera para comprendar la introduccion de funciones es mediante un ejemplo. Vamos a realizar la suma entre un rango de celdas (A1:A10). El resultado aparecerá en la celda A12. En primer lugar clicamos sobre la celda A12 y escribimos el símbolo igual (=) y a continuación el nombre de la función seguido de un paréntesis abierta: =SUMA(. En caso de no saber cuál es el nombre de la función, la buscaremos en el asistente de funciones. A hora deberemos de escribir el rango de celdas entre las cuales se desea realizar la suma (A1:A10). En estos momentos estamos en la siguiente situación: =SUMA(A1:A10. También podríamos clicar sobre la celda A1 y arrastrar el ratón hasta la celda A10. 18

19 Para terminar pulsaremos la tecla Intro. Podemos observar como en la celda A12 se nos muestra el resultado. Si clicamos sobre la celda A12, vemos como en la barra de formulas no aparece el resultado sino la formula. Esta fórmula podríamos modificarla en cualquier momento. 19

20 4.5. COMBINACIÓN DE FORMULAS Y FUNCIONES Pueden darse ocasiones en las que nos interese realizar alguna operación matemática entre varias funciones. Imaginemos que necesitamos calcular la resta entre la suma y la media de las celdas A1:A10. Seguiremos los siguientes pasos: En primer lugar escribiremos la función correspondiente a la suma: SUMA(A1:A10). A continuación el símbolo de la resta. Y finalmente la función correspondiente a la media: PROMEDIO(A1:A10) 20

21 Para terminar y ver el resultado pulsaremos la tecla Intro. El resultado es 63 ya que la suma de las celdas A1A:10 es 70 y la media es 7. La resta entre la suma y la media es 63 (70-7=63) Se pueden realizar diferentes combinaciones entre formulas y funciones dependiendo de nuestras necesidades. Hay que recordar que también tenemos a nuestra disposición el asistente de funciones. 21

22 5. Gráficos OpenOffice Calc, nos permite representar la información que se nos muestra en la hoja de cálculo en gráficos de diferentes estilos. Para ello deberemos de seguir los siguientes pasos: Seleccionamos las celdas que deseamos que se nos muestren en la grafico. En el menú Insertar elegiremos la opción Gráfico y se nos muestra la gráfica creada y el siguiente cuadro de dialogo: En este cuadro dialogo podremos elegir entre diferentes tipos de graficos: Por Columna, Circulo 22

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