Manual Microsoft Excel Básico

Transcripción

1 Manual Microsoft Excel Básico xvsvxcv 1

2 CAPITULO 2 EDICION DE CELDAS 2

3 Qué es una hoja de cálculo? Copiar, Cortar y Pegar Las aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar información en forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por esto, uno de los menús que se pueden encontrar en la mayoría de las aplicaciones de Windows es el menú Inicio que contiene las opciones Cortar, Copiar y Pegar. Al realizar la operación Cortar o Copiar la información se coloca en un área de memoria llamada el Portapapeles. Cuando existe información en el Portapapeles, ésta está disponible para cualquier aplicación de Windows. Además, cuando se tiene información en el Portapapeles se puede pegar cuantas veces sea necesario, sin importar que tipo de información sea (texto, gráficas, dibujos, etc.). Copiar La acción Copiar coloca la información en el Portapapeles y no borra el original. Funciona de la siguiente forma: Para Copiar primero se selecciona la información deseada y después en el menú Inicio selecciona el comando Copiar o puedes hacer un clic sobre el icono. Cortar La opción Cortar coloca la información en el Portapapeles, pero borra la información original. Es la opción ideal para mover la información a un nuevo destino y funciona de la siguiente forma: 3

4 Para Cortar primero se selecciona la información y después en el menú Inicio selecciona el comando Cortar o puedes hacer un clic sobre este icono. Pegar La acción Pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el contenido del Portapapeles en la hoja de cálculo, en el lugar deseado. Esta acción se puede realizar cuantas veces sea necesario después de Copiar. Cuando utilizamos la opción Cortar, sólo podremos Pegar una vez la información. La información que contiene el Portapapeles después de Copiar no cambia hasta que se realicen cualquiera de las operaciones Cortar o Copiar otra vez. Para pegar se puede seleccionar el menú Inicio y luego el comando Pegar o hacer clic sobre este icono. Si se desea copiar o cortar información dentro del mismo Excel, el procedimiento es el mismo. El corte o la copia tendrá el mismo formato que ya tiene asignado el texto. Al Copiar o Cortar, una celda o rango aparece alrededor de éste una línea segmentada en movimiento hormiguitas. Estas hormiguitas indican que estamos en proceso de copiar o cortar. Al Pegar un objeto cortado estas hormiguitas desaparecen. Al Pegar un objeto copiado, las hormiguitas no desaparece hasta indicarle, presionando la tecla <Esc>, que terminamos la operación. Menú contextual Estas mismas acciones se pueden realizar con un menú rápido, que aparece presionando el botón derecho del ratón sobre la selección que se desea cortar, copiar o pegar, y también aparece con el método abreviado <Mayús+F10>. 4

5 Mover y copiar con Excel Además de los métodos que ya se vieron, Excel tiene un método más para copiar y mover. Con este método la información no se coloca en el Portapapeles sino que se mantiene internamente. Para mover algún texto u objeto primero se selecciona, después se coloca el ratón sobre el borde del área seleccionada. El puntero del ratón cambia a la siguiente forma: Con un clic sostenido se mueve la selección al lugar deseado. Para copiar se utiliza el mismo método, pero presionando la tecla <Ctrl>. El apuntador del ratón cambia a la siguiente forma. 5

6 Pegado especial Además de Pegar utilizado en forma tradicional, se puede realizar la operación de Pegado especial. Para hacer un pegado especial, una vez que ha sido copiada o cortada la información, se selecciona del menú Inicio, el botón Pegar y la opción Pegado Especial Si se realizó una copia (está acción no se permite si se realizó un corte) de la información de las celdas de Excel, la caja de diálogo que aparece es la siguiente: 6

7 Con estas opciones Excel permite Pegar no sólo el contenido de las celdas, sino las Fórmulas, los Valores, los Formatos, los Comentarios, Todo, Todo excepto bordes o las reglas de Validación. Además, si las celdas origen y las destino contienen números se puede realizar una Operación y automáticamente se tienen los nuevos valores. Saltar blancos no pega las celdas en blanco del área copiada, al área pegada. Si se copia una celda vacía hacia una que está en uso no la encima. Transponer cambia la orientación de los datos cuando se pegan, los datos de la fila superior se colocan en la columna izquierda y los de la columna izquierda aparecen en la fila superior. Pegar vínculos crea una liga con el contenido de la celda donde fue copiada, de manera que si cambia la información en la celda de origen cambia también en la celda destino. Si se realizó una copia o un corte de un objeto u otra aplicación, la caja de diálogo es la siguiente: Esta opción permite Pegar vínculos. Crea una liga con el contenido del Portapapeles a la aplicación donde fue creada, de manera que si cambia la información en la aplicación de origen cambia también en el destino, sin importar si fue creada con Excel o con otra aplicación. Para realizar un vínculo es necesario que la aplicación donde se creó permita que existan éstos. Además, se debe guardar el archivo que contiene la información que se está vinculando, para que si se modifica el archivo origen se puedan actualizar los cambios en el destino. Para poder establecer la liga, se debe seleccionar Pegar vínculo de la caja de diálogo y definir como se hará éste. Entre las más frecuentes se encuentran las siguientes: 7

8 Objeto: Una representación gráfica del contenido del Portapapeles. El nombre del objeto depende del tipo de contenido del Portapapeles. Texto con formato (RTF): El texto con el formato asignado. Texto sin formato: Texto normal sin ninguna clase de formato. Imagen: Una representación gráfica de información como un Windows metafile. Mapa de bits Una representación gráfica usada para dibujos de otras aplicaciones como Paintbrush. Existen además otras formas de pegado. Una vez establecido el vínculo, podemos indicarle a Excel que la muestre como un icono con la opción Mostrar como icono. Pegar hipervínculos El hipervínculo es la relación que se establece en un documento con otro documento. De esta manera un autor puede ampliar sobre un tema en específico tratado en un documento y dentro de otro documento y establecer una liga entre ambos documentos. El hipervínculo hace al lector y al autor más fácil el acceso a información relacionada. Al copiar información de otra aplicación podemos pegarla en Excel como un hipervínculo. Basta con seleccionar del menú Inicio el botón Pegar y la opción Pegar como hipervínculo. Cualquier objeto pegado de esta forma presentará un aspecto similar al siguiente:

9 Al acercar el cursor al hipervínculo, éste adquiere la siguiente forma de una mano. Al dar clic, inmediatamente se abre la aplicación origen, con el archivo y la posición en el mismo, indicados por el hipervínculo. Para mayor información acerca de los hipervínculos vea la sección dedicada a Internet e Intranet. Llenar y Autollenar Existen ocasiones en que se desea copiar la información de una celda hacia otras celdas que se encuentran en forma contigua a ésta, es decir, hacia arriba, abajo, izquierda o derecha de la celda. Cuando esto ocurre se puede realizar un llenado y/o un autollenado. Primero se debe seleccionar la celda que se desea copiar a las demás junto con toda el área donde se va a copiar el contenido. Posteriormente se selecciona del menú Inicio la opción Rellenar. Según el área que esté seleccionada aparecerán activadas o inhibidas las opciones. 9

10 En este caso se utilizaría la opción Hacia abajo o también se puede utilizar la combinación de teclas <Ctrl+J> como aparece en el menú junto a la opción. El resultado es el siguiente: También se puede llenar una serie de datos en forma creciente sin necesidad de escribir cada uno de los datos. Al igual que en el ejemplo anterior, se debe de seleccionar el primer valor junto con el resto de las celdas que se van a llenar, el contenido de la primera o primeras celdas en cada fila o columna serán usadas como los valores iniciales de la serie. Después se selecciona del menú Inicio el botón Rellenar / Series. Al hacerlo aparecerá la siguiente caja de diálogo: En Series en se selecciona si se llenan a través de las Filas o Columnas. En Tipo, se selecciona el tipo de progresión que se va a tener. Lineal es la suma de los valores junto con el Incremento que se marque. Geométrica multiplica cada valor por el Incremento. Si la opción de Tendencia está seleccionada, el Incremento se ignora y se calcula una progresión geométrica con tendencia. Cronológica calcula una serie de fechas según la opción seleccionada en Unidad de tiempo. Autorellenar llena las celdas de la selección basándose en los datos incluidos en la selección. 10

11 A continuación se muestra un ejemplo de esta acción: Además, se puede seleccionar un Límite para indicar donde debe terminar la serie. Si el Límite se alcanza y aún existen celdas seleccionadas, la serie termina en ese punto. La opción de Tendencia, produce un ajuste en series lineales y una curva exponencial en series geométricas basados en los valores de la selección. Por ejemplo, si los datos en la selección comienzan con los valores 1, 4, 5, y se selecciona un Tendencia 2, tenemos lo siguiente: Otra forma de hacerlo, es utilizando el apuntador del ratón, se coloca justo en la esquina inferior derecha de la celda, el apuntador del ratón toma el aspecto de cruz delgada. Con un clic sostenido se extiende hacia abajo o a la derecha dependiendo donde se desee hacer el llenado. Conforme avanzamos, aparece un indicador mostrando los resultados del Autorelleno. El resultado es el mismo, pero es mucho más sencillo y rápido. A esta acción se le conoce como Autorellenar y es equivalente a esta misma acción desde la opción Rellenar que se vio anteriormente. Si se utilizan números con incremento, se seleccionan y se copian igualmente tendrán un incremento como en la opción del menú. 11

12 Borrar Para eliminar el contenido de las celdas, del menú Inicio se selecciona el botón Borrar. La opción Todo, elimina todo lo que contenga una celda, formatos, contenidos y notas. Las opciones restantes, Formatos, Contenidos y Comentarios sólo eliminan estos, respectivamente. Con la tecla <Supr>, también se borra el contenido de la celda. Los formatos y las notas quedan intactos. Otra forma más para borrar el contenido de las celdas, es con el ratón. Utilice el puntero del ratón que se usó para el Autorelleno, pero ahora la dirección del mismo va a ser hacia arriba o hacia la izquierda si se tiene más de una columna por borrar. Las celdas que se estén borrando cambian a fondo gris. Deshacer y repetir acciones Excel ofrece la posibilidad de deshacer acciones y regresar al estado anterior antes de que se hiciera esa acción o esas acciones. Para deshacer una operación: 12

13 Teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl+Z>. Mouse Damos un clic sobre este icono. La acción contraria es Rehacer que anula el Deshacer. Para repetir:. Teclado Presionamos simultáneamente <Ctrl+Y>. Mouse Damos un clic sobre este icono. Podemos Deshacer y Rehacer múltiples operaciones, siempre y cuando estas cumplan con los criterios necesarios para poderse deshacer. Buscar un texto Excel ofrece ayuda para buscar un texto dentro del documento. La manera de llevar a cabo esta operación es seleccionar el menú Inicio y el botón Buscar y seleccionar. Después aparece la siguiente caja de diálogo: En la caja Buscar: escribimos el texto que deseamos encontrar. Con el botón Opciones podemos especificar si se debe buscar Por filas o Por columnas y/o si se busca dentro de Fórmulas, Valores o Comentarios. Si señalamos Coincidir mayúsculas y minúsculas, Excel encuentra sólo los textos con la combinación exacta de mayúsculas y minúsculas especificadas. Excel considera las letras como fueron escritas originalmente aunque hayan sido cambiadas con alguna de las instrucciones de conversión a mayúsculas. Para encontrar sólo palabras completas utilizamos Buscar sólo celdas. Además, de las opciones anteriores podemos utilizar: 13

14 Buscar siguiente Busca y selecciona el siguiente texto especificado. Reemplazar Inicia la caja de diálogo de Reemplazar y toma la información del texto buscado para reemplazarlo. Reemplazar texto Esta es una opción extendida de la búsqueda de texto, en la cual se le puede especificar un texto de reemplazo, es decir, cuando encuentre el texto que lo cambie por el nuevo. Una de las formas de llegar al reemplazo es a partir del botón Buscar y seleccionar. y comando Reemplazar en el menú Inicio. Al seleccionar el comando Reemplazar aparece la siguiente caja de diálogo: Las opciones funcionan igual que en la búsqueda. Con las opciones Reemplazar y Reemplazar todas podemos ir cambiando una ocurrencia a la vez o bien todas las ocurrencias, respectivamente. Autocorrección Excel incluye una herramienta que es la de Autocorrección al escribir. Esta herramienta, inteligente, puede colocar letras mayúsculas al inicio de cada frase después de un punto (.), sin necesidad de oprimir la tecla <Mayús>, y otras posibles funciones que el usuario definirá. Para definir palabras y cambiar opciones haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación en el botón Opciones de Excel en el cuadro de dialogo haga clic en Revisión y clic en Opciones de Autocorrección. 14

15 Si se escribe alguna palabra con dos letras mayúsculas seguidas, Corregir DOs MAyúsculas SEguidas cambia la segunda a minúscula. Adiconalmente, podemos Poner en mayúsculas la primera letra de una oración y Corregir el uso accidental de bloq MAYÚS. Con el comando Reemplazar texto mientras escribe se corrige el texto al capturarlo con los datos que proporcionemos o con las opciones que ya contiene la Autocorrección. La lista contiene varias palabras que normalmente se escriben mal pero si lo desea puede Agregar o Eliminar alguna palabra de la lista. Ortografía Excel puede revisar y corregir la ortografía del documento. Para hacerlo seleccione el botón Ortografía del menú Revisar. Excel comienza la revisión ortográfica. Al encontrar un error o alguna palabra que no se encuentra dentro del diccionario aparece la siguiente caja de diálogo: 15

16 En No está en el diccionario: Excel escribe la palabra que considera está mal escrita. En Sugerencias: nos pone una lista de posibles cambios. Al dar un clic en cualquier sugerencia, ésta automáticamente se escribe en la caja de No está en el diccionario:. Si la palabra correcta no aparece en las Sugerencias se puede escribir directamente en No está en el diccionario:. Una vez escrita la palabra correcta se señala Cambiar para cambiar esa ocurrencia o Cambiar todas para cambiar todas las ocurrencias. Si se oprime Omitir una vez, la revisión continúa sin hacer ningún cambio y si se oprime Omitir todas cada vez que encuentre esa palabra la va a ignorar sin confirmar. Comentarios En ocasiones es necesario hacer comentarios sobre alguna cifra, o sobre alguna fórmula. Excel nos permite insertar comentarios asociados a una celda. Para hacerlo seleccione del menú Revisar el botón Nuevo Comentario. Al hacerlo inmediatamente el comentario se asociara a la celda seleccionada y la pantalla mostrará un área para escribir comentarios. Escribimos el comentario. Una vez que la celda tiene comentario, aparece en la esquina superior derecha un triangulo de color rojo. Para leer el comentario basta con acercarse a la celda y éste será desplegad 16

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