Edición de la información

Transcripción

1 Edición de la información

2 Tipo de entrada de datos Excel acepta dos tipos básicos de datos de entrada para una celda: constantes y fórmulas. Valor constante: Se define como tal a un dato que se escribe directamente en una celda, que no ha sido calculado. Existen tres tipos de valores constantes: valores numéricos, valores tipo texto (también llamados rótulos o cadena de caracteres) y valores de fecha y hora. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.) Valores Numéricos Un valor numérico es un dato de entrada que incluye los números del 0 al 9 y ciertos caracteres especiales como + -E e ()., y /. El programa muestra los números introducidos con una precisión de 11 dígitos significativos; si introducimos un número con más dígitos significativos, Excel lo representa en notación científica. Valores de Texto Cualquier entrada que contenga algún carácter diferente a los descritos para los valores numéricos será valor de texto. Valores de Fecha y Hora Cuando introducimos una fecha u hora que Excel reconoce, el formato cambia automáticamente al formato de fecha u hora adecuado. Como separador en la fecha se puede utilizar guión ( ) ó barra (/) y en las horas dos puntos (:). Excel utiliza automáticamente alineación izquierda para los rótulos y alineación derecha para los números. Fórmulas. Las fórmulas son secuencias de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo en la hoja de cálculo; Una formula comienza siempre con el signo igual (=). 1

3 Rangos de celdas Aunque en cada momento sólo puede estar activa una única celda para ingresar información en ella, hay otras operaciones que realizaremos a menudo cuyo proceso podemos realizar en forma más práctica y rápida seleccionando grupos de celdas denominados rangos. Referencias a celdas Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos al realizar una operación. Podemos hacer referencia a las celdas de otras partes de la misma hoja, a otras hojas en el mismo libro, a otros libros, a datos de otros programas o datos que se accedan vía intranet o internet. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas. Rangos Simples Selección de un conjunto de celdas de una misma hoja que tiene forma rectangular. La dirección de éste está dada por las coordenadas de sus extremos opuestos, separadas por dos puntos. Una sola celda es considerada como un rango simple también. Rango seleccionado identificado como B5:C7 Seleccionar con el teclado: Nos posicionamos en uno de los extremos del rango a seleccionar, y mientras oprimimos Mayus, nos desplazamos con las flechas direccionales hasta el otro extremo. Seleccionar con el mouse: Apuntamos a una celda, y manteniendo presionado el botón izquierdo, arrastramos hasta el otro extremo. Nombrar Un rango. Podemos nombrar un rango para luego hacer referencia a él en una búsqueda o utilizarlo en una función. Para asignar el nombre debemos seleccionar el rango y luego escribir el nombre en el cuadro nombres que está a la izquierda de la barra de fórmulas. El nombre puede tener hasta 255 caracteres y debe cumplir con estas reglas: 2

4 Los espacios no están permitidos como parte de un nombre. Use el carácter de subrayado (_) y el punto (.) como separadores de palabra; por ejemplo Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre. Un nombre es una abreviación con significado que facilita la comprensión del propósito de una referencia de celda. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3, una constante, una fórmula, o una tabla (conjunto de datos acerca de un tema determinado que se almacena en registros (filas) y campos (columnas).) Que pueda ser difícil de comprender a primera vista. En la siguiente información se muestran ejemplos comunes de nombres y cómo pueden mejorar la claridad y la comprensión. Tipo de ejemplo Ejemplo sin nombre Ejemplo con nombre Referencia =SUMA(C20:C30) =SUMA(VentasPrimerTrimestre) Constante =PRODUCTO(A5,8.3) =PRODUCTO(Precio,ImpuestoVentasEstatal) Fórmula =SUMA(BUSCARV(A1;B1:F20;5;FALSE); - G5) =SUMA(Nivel_Inventario;-Cant_Pedidos) Tabla C4:G36 =PrincipalesVentas2010 Asignar nombre a un rango seleccionado. Puede convertir rótulos existentes de filas y columnas en nombres. Seleccione el rango al que desea poner nombre, incluidos los rótulos de las filas y columnas. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Crear desde la selección. En el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección, designe la ubicación que contiene los rótulos al activar la casilla Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna derecha. Un nombre creado mediante este procedimiento sólo hace referencia a las celdas que contienen los valores y no incluye los rótulos existentes de filas y columnas. 3

5 Por ejemplo: En la presente planilla quiero nombrar el rango que contiene los gastos del mes de enero entonces lo que hago es seleccionar todas las celdas incluida la que tiene el encabezado que será el nombre del rango. Luego de seleccionado vamos a la ficha Fórmulas y desde el grupo Nombres definidos elegimos la opción Crear desde la selección. 4

6 En el cuadro que nos aparece elegimos la opción encabezado de columna que es donde está colocado el dato que usaremos como nombre para el rango Al hacer referencia al rango Enero solamente se tendrán en cuenta las celdas que contienen datos o sea el rango B5:B15 A continuación apliquemos la función suma para obtener el resultado del total de gastos del mes de enero, para esto, nos posicionaremos en la celda donde queremos el resultado y escribiremos la función =SUMA(enero) 5

7 Llegamos de esta forma al resultado Auditar Nombres Para administrar los nombres asignados a los rangos, celdas y tablas vamos a la opción Administrador de nombres del grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas. Desde el siguiente cuadro de diálogo podemos crear uno nuevo, editar o eliminar cada nombre y a la asociación que tiene. 6

8 Al dar clic en el botón Nuevo aparece este cuadro que nos permite asignar un nombre y el rango que identifica, el Ámbito y un Comentario que nos sirva de ayuda de memoria: Ámbito de un rango: Todos los nombres tienen un ámbito, ya sea una hoja de cálculo concreta (lo que también se denomina nivel de hoja de cálculo local) o el libro completo (también denominado nivel de libro global). El ámbito de un nombre es la ubicación dentro de la cual se reconoce el nombre sin cualificación. Por ejemplo: Si ha definido un nombre, como gastos_enero, y su ámbito es Hoja1, ese nombre (si no está cualificado) sólo se reconoce en Hoja1, pero no en las otras hojas mientras no esté cualificado. Para utilizar un nombre de hoja de cálculo local en otra hoja de cálculo, puede cualificarlo si lo precede del nombre de la hoja de cálculo, como en el siguiente ejemplo: Hoja1!gastos_enero Si ha definido un nombre, como Ventas_2011, y su ámbito está limitado al libro, ese nombre se reconocerá en todas las hojas de cálculo del libro, pero no en otros libros. Un nombre siempre debe ser único en su ámbito. Excel no permite que se defina un nombre que no sea único en su ámbito. Sin embargo, es posible utilizar el mismo nombre en diferentes ámbitos. Por ejemplo, puede definir un nombre, como LicenciasAnuales, para los ámbitos Hoja1, Hoja2 y Hoja3 en el mismo libro. Aunque todos los nombres son iguales, cada uno es único en su ámbito. Podría hacer esto para asegurarse de que una fórmula que emplee el nombre LicenciasAnuales siempre haga referencia a las mismas celdas en el nivel de hoja de cálculo local. Incluso es posible definir el mismo nombre, LicenciasAnuales, para el nivel de libro global, aunque una vez más el ámbito es único. Sin embargo, en este caso puede producirse un conflicto de nombre. Para solucionarlo, Excel usa de forma predeterminada el nombre definido para la hoja de cálculo, ya que el nivel de hoja de cálculo local tiene prioridad sobre el nivel de libro global. Si desea anular la prioridad y usar el nombre del 7

9 libro, puede deshacer la ambigüedad del nombre si le agrega el nombre del libro al principio, como en el siguiente ejemplo: ArchivoLibro! LicenciasAnuales Puede anular el nivel de hoja de cálculo local para todas las hojas de cálculo del libro, con excepción de la primera, que siempre utiliza el nombre local si hay un conflicto de nombre y que no se puede anular. Editar el contenido de una celda Para editar el contenido de una celda, debemos posicionarnos en ella y realizar cualquiera de los siguientes procedimientos: Hacer doble clic sobre la celda. Modificarla desde la barra de fórmulas. Presionar la tecla de función F2. Al modificarla podemos aceptar el nuevo contenido con cualquiera de las formas descritas en el punto Ingresar datos del Capítulo 1, o cancelarlo presionando la tecla Esc o el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Como desplazarse a través de la hoja Con el mouse: Hacemos clic en la celda a la cual deseamos desplazarnos, esta acción ubicará el indicador de celdas en el lugar especificado. Con el teclado: Teclas Flechas direccionales Re Pág. Av Pág. Fin + Flecha direccional Ctrl + Inicio Ctrl + Fin Bloq Despl + Inicio Bloq Despl + Fin Desplazan Una celda en la dirección de la flecha. Una pantalla arriba Una pantalla abajo Entre regiones de celdas A celda A1 A última celda del área activa A primera celda de ventana activa A última celda de ventana activa 8

10 Mover y copiar información Existe una función que ofrece Windows en general, y está incorporada en los programas del Office también. Esta función es llamada Portapapeles. Se define como un espacio de memoria transitorio, donde se almacenan los datos para ser reutilizados inmediatamente. Las órdenes del portapapeles son: Cortar, Copiar y Pegar. Mover Es la acción de quitar el texto u objeto seleccionado del lugar en donde está, para colocarlo en una nueva posición. Existen dos forma de realizar esta operación: La primera forma es mediante el uso del mouse: 1) Seleccionamos el texto u objeto a mover. 2) Señalamos con el puntero sobre la selección realizada. 3) Oprimiendo el botón izquierdo del mouse arrastramos la selección hasta la nueva posición en el documento. La segunda forma es mediante el uso del Portapapeles: 1) Seleccionamos el texto u objeto a mover. 2) Ejecutamos la orden Cortar, con cualquiera de los siguientes métodos: a) Orden Cortar de la Ficha Inicio b) Menú contextual Cortar c) Con la combinación de teclas Ctrl. + X 3) Nos posicionamos en el lugar a partir de donde deseamos colocar el texto u objeto. 4) Seleccionamos la orden Pegar: a) Orden Pegar de la Ficha Inicio b) Menú contextual Pegar c) Con la combinación de teclas Ctrl. + V Copiar Es la acción de generar en otro lugar del documento, un duplicado de un texto u objeto. Existen dos formas de realizar esta operación: La primera forma es mediante el uso del mouse: 1) Seleccionamos el texto u objeto a copiar. 2) Pulsamos la tecla Ctrl y, sin soltarla, arrastramos desde la selección el bloque de texto hasta la nueva posición. 9

11 3) Aparecerá en gris el puntero del mouse y un punto de inserción moviéndose a medida que desplazamos el mouse. 4) Soltar el mouse cuando tengamos ubicado el punto de inserción gris en el lugar donde queremos depositar la copia. La segunda forma es mediante el uso del Portapapeles: 1) Seleccionamos el texto u objeto a copiar. 2) Ejecutamos la orden Copiar, lo cual podemos hacerlo por tres caminos diferentes: a) Orden Copiar de la Ficha Inicio b) Menú contextual Copiar c) Con la combinación de teclas Ctrl. + C *- Si usamos la opción a) podemos copiar la selección como el elemento que es o como una imagen: 3) Nos posicionamos en el lugar a partir de donde deseamos el duplicado. 4) Seleccionamos la orden Pegar: a) Orden Pegar de la Ficha Inicio b) Menú contextual Pegar c) Con la combinación de teclas Ctrl. + V Opciones de pegado Si utilizamos el botón pegar de la cinta de Opciones de Office Fluent que se encuentra en la ficha Inicio, podremos acceder al siguiente menú para efectuar distintos tipos de pegado de la información del portapapeles, indistintamente de haber utilizado la opción copiar o cortar al principio. 10

12 Pegar (P) Fórmulas (R) Formato de fórmulas y números (F) Mantener formato de origen (M) Sin bordes (I) Mantener ancho de columnas de origen (A) Transponer (T) Pegar valores Valores (V) Formato de valores y números (A) Formato de valores y origen (E) Otras opciones de pegado Fromato (F) Pegar vínculo (E) Imagen (I) Imagen vinculada (M) Visor del Portapapeles Al igual que en la versión anterior de MicrosoftOffice Excel 2007, en el Portapapeles podemos ir almacenando las últimas 24 copias realizadas al mismo. Cada vez que ejecutemos la orden Cortar o Copiar, se irá almacenando esta información en cada uno de los 24 espacios destinados para estos elementos. Para pegar elementos específicos desde el Portapapeles de Office, posicionamos el puntero en el lugar donde deseamos pegar los elementos, y hacemos clic en el icono correspondiente al elemento que necesitamos pegar. Para mostrar el Panel de Tareas, Portapapeles, debemos dar clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Portapapeles de la ficha Incio. El Panel de de la siguiente forma: 11

13 Pega todo el contenido del portapapeles Borra todo el contenido del portapapeles Texto copiado o cortado Miniatura de imagen cortada o copiada Opciones del Portapapeles Eliminar información Para eliminar el contenido de una celda o de un rango de celdas debemos seleccionar lo que eliminaremos y luego presionar la tecla suprimir. Deshacer y rehacer acciones Deshacer Podemos utilizar esta orden para recuperarnos de errores de edición sin tener que volver a introducir los datos o reponer otra vez la información en su sitio. Podemos ejecutar esta orden de diferentes formas: a) Presionando el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido. b) Con la combinación de teclas Ctrl. + Z Simplemente seleccionamos la orden y eliminará la última operación realizada, si repetimos nuevamente la acción deshace la acción anterior a la última. 12

14 La orden Deshacer deshace el efecto de la mayoría de las opciones de Edición y recupera cualquier dato de la barra de fórmulas, además podemos usar Deshacer para anular órdenes de formato de diferentes tipos. Hay órdenes que son irreversibles. Por Ejemplo: Edición Eliminar Hoja. Las órdenes de desplazamiento en el libro y búsqueda tampoco se ven afectadas por la orden. Rehacer Tras usar Deshacer, el nombre de la orden cambia a Rehacer. Rehacer invierte el efecto de Deshacer, restaurando la hoja de cálculo al estado que tenía antes de usar Deshacer. Para realizar la operación podemos: a) Presionando el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido. b) Con la combinación de teclas Ctrl. + Y En Excel se pueden deshacer y rehacer hasta 100 acciones. Puede repetir acciones tantas veces como desee. Agregar filas, columnas o celdas Agregar Fila 1) Posicionamos el indicador de celdas en la fila sobre la que deseamos insertar una nueva línea. 1) Utilizando la opción del botón del grupo Celdas de la ficha Inicio. 2) 3) También podemos seleccionar toda la fila y ejecutar la orden Insertar del menú contextual (sobre la fila seleccionada). Al insertar una fila, todos los datos que están a partir de la fila seleccionada hacia abajo se desplazarán una fila en esa dirección. 13

15 Agregar Columna 1) Posicionamos el indicador de celdas en la columna sobre la que deseamos insertar una nueva. 2) Utilizando la opción del botón del grupo Celdas de la ficha Inicio. 3) Seleccionamos la orden Insertar Columnas. También podemos seleccionar toda la columna y ejecutar la orden Insertar del menú contextual (sobre la columna seleccionada). Al insertar una columna, todos los datos que están a partir de la columna seleccionada hacia la derecha se desplazarán una columna en esa dirección. Agregar Celdas 1) Posicionamos el indicador de celdas en la celda o rango sobre la que deseamos insertar una nueva. 2) Utilizando la opción del botón del grupo Celdas de la ficha Inicio. 3) Ejecutar la orden Insertar del menú contextual sobre la celda o rango seleccionado. Cualquiera de las dos opciones nos mostrará el siguiente cuadro: Eliminar información Eliminar contenido de un rango de celdas: 1) Seleccionamos el rango a eliminar. 2) Ejecutamos el comando deseado, por cualquiera de las siguientes maneras: a) Oprimir tecla Supr. b) Menú contextual sobre la selección Borrar contenido c) Seleccionamos el botón del grupo Modificar de la ficha Inicio. Pudiendo elegir que es lo que queremos eliminar de la siguiente lista: 14

16 Eliminar Filas Para eliminar una o más filas: 1) Seleccionamos por sus encabezados las filas que deseamos eliminar. 2) Utilizando la opción del botón del grupo Celdas de la ficha Inicio. 3) Ejecutar la orden Edición Eliminar o menú contextual (sobre la selección), orden Eliminar. Eliminar Columnas Para eliminar una o más columnas: 1) Seleccionar por sus encabezados las columnas que deseamos eliminar. 2) Utilizando la opción del botón del grupo Celdas de la ficha Inicio. 3) Ejecutar del menú contextual sobre la selección la orden Eliminar. Cuando elimina filas o columnas los datos que están por debajo o a la derecha se desplazan hacia arriba o a la izquierda, respectivamente. Eliminar Celdas En lugar de eliminar toda una fila o toda una columna, podemos eliminar sólo algunas celdas. 2) Seleccionamos las celdas que deseamos eliminar. 3) Utilizando la opción del botón del grupo Celdas de la ficha Inicio. 4) Seleccionamos la orden Eliminar del menú contextual sobre la selección y aparece el siguiente cuadro de diálogo: 15

17 Como se muestra en el cuadro de diálogo también podemos utilizar esta orden para eliminar toda una fila o toda una columna. Para ello no será necesario seleccionarla toda sino que eliminará todas las filas o columnas que estén involucradas por alguna de las celdas en la selección. Una forma rápida de eliminar un rango de celdas es seleccionarlo, y arrastrar el vértice inferior derecho de la selección hacia arriba, mientras mantenemos la tecla Mayús. presionada. Las celdas vecinas rellenarán el espacio de las eliminadas. 16