Cambio de las opciones de impresión

Transcripción

1 4.1 LECCIÓN 4 Cambio de las opciones de impresión Una vez completada esta lección, podrá: Agregar un encabezado y un pie de página a una hoja de cálculo. Cambiar los márgenes y centrar una hoja de cálculo. Cambiar la orientación y la escala de una hoja de cálculo. Agregar y eliminar saltos de página. Establecer y borrar un área de impresión. Establecer otras opciones de impresión. Una de las formas más sencillas de compartir información de una hoja de cálculo o de un libro consiste en imprimir copias para que las vean otras personas. Por ejemplo, todo los años en la reunión anual del centro turístico Adventure Works la coordinadora de actividades entrega copias de una hoja de cálculo de Microsoft Excel donde se resumen los ingresos anuales por alquileres de material deportivo. Aprovecha varias funciones de Excel que hacen que las hojas de cálculo sean más fáciles de leer y más atractivas. Al agregar encabezados y pies de página, la coordinadora de actividades puede imprimir información acerca de la hoja (como el título, la fecha en que se imprimió la hoja y el autor) en cada página. Puede ajustar el tamaño de los márgenes y cambiar la orientación de la hoja. Incluso puede ampliar o reducir el tamaño de la hoja para que quepa toda la información en una página. También puede centrar el contenido en una página para facilitar la lectura. Para que cierta información de la hoja sea confidencial, puede especificar qué partes de ella desea imprimir y cuáles no desea incluir. Por último, puede insertar saltos de página para que se lea más fácilmente. Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar el archivo Sports Income de la carpeta Lesson04 que hay en la carpeta Practice del disco duro. Agregar un encabezado y un pie de página Un encabezado es una línea de texto que aparece en la parte superior de todas las páginas de una hoja de cálculo impresa. Un pie de página es una línea de texto que aparece en la parte inferior. Los encabezados y los pies de página suelen contener información como el número de página, el título de una hoja y la fecha en que se imprimió una hoja de cálculo.

2 4.2 Conceptos básicos de hojas de cálculo Una forma de crear encabezados y pies de página consiste en elegir entre una lista de opciones de encabezados y pies de página que ofrece Excel. Entre las opciones de encabezado y pie de página de Excel se incluyen números de página, nombres de libros, nombres de hojas, nombres de autor, nombres de compañía y varias combinaciones de estas opciones. Las mismas opciones están disponibles para los encabezados y para los pies de página. Otras formas de crear encabezados y pies de página son escribir el texto que desee que aparezca o hacer clic en botones para insertar códigos que pueden formar sus propias combinaciones de las opciones que ofrece Excel. Después, siempre que imprima la hoja, Excel reemplazará los códigos por el nombre del libro, el número de página actual, la fecha actual, etc. De esta forma es fácil asegurarse de que la información de encabezado y de pie de página está actualizada. El cuadro de diálogo Encabezado, donde puede crear encabezados personalizados, es similar al que se muestra en la siguiente ilustración. En el cuadro de diálogo Encabezado puede agregar su propio texto o puede utilizar los botones para cambiar la apariencia del texto del encabezado, o insertar una fecha, una hora o un número de página. Además, Excel 2002 ofrece una nueva opción para crear un encabezado o un pie de página: agregar un gráfico. Agregar un gráfico como el logotipo de una compañía a una hoja de cálculo le permite identificar la hoja como perteneciente a su compañía y ayuda a reforzar la identidad de su compañía. Una vez que haya insertado un gráfico en un encabezado o en un pie de página, el botón Formato de imagen estará activo. Al hacer clic en ese botón aparecerá un cuadro de diálogo que permite modificar el gráfico. La información que especifique en el cuadro Sección izquierda se alineará con el margen izquierdo de la hoja, la información del cuadro Sección central se centrará, etc.

3 Lección 4 Cambio de las opciones de impresión 4.3 En este ejercicio agregará un encabezado y un pie de página a una hoja de cálculo. 1 Abra el libro Sports Income. 2 En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página. Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página con la ficha Encabezado y pie de página como se muestra en la siguiente ilustración. 3 Haga clic en el botón Personalizar encabezado. Aparecerá el cuadro de diálogo Encabezado. 4 Haga clic en el cuadro Sección derecha y, después, haga clic en el botón Fecha. Se insertará un código para la fecha. Si desea utilizar un símbolo Y comercial (&) dentro del texto de un encabezado o de un pie de página, escriba dos símbolos (&&). De lo contrario, Excel interpretará el símbolo de Y comercial como parte del código. 5 En el cuadro de diálogo Encabezado, haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo Encabezado. La fecha actual aparecerá en el cuadro Vista previa del encabezado del cuadro de diálogo Configurar página. 6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Pie de página. En la lista que aparecerá, desplácese hacia abajo y haga clic en Sports Income.xls, página 1. El pie que elija aparecerá en el cuadro Vista previa del pie de página.

4 4.4 Conceptos básicos de hojas de cálculo 7 Haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo Configurar página. El encabezado y el pie de página aparecerán en una copia impresa de la hoja, aunque no puede verlos en la pantalla. 8 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Vista preliminar. La hoja aparecerá en la ventana Vista preliminar con el encabezado y el pie de página que especificó. 9 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Siguiente. Observe que el encabezado y el pie de página también aparecen en la segunda página de la hoja. 10 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Cerrar. Aparecerá la ventana del libro. 11 Guarde el libro con el nombre actual. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio. Cambio de los márgenes y centrado de una hoja de cálculo De manera predeterminada, los márgenes de la hoja son de 2,54 centímetros en las partes superior e inferior, y 2 centímetros en las partes izquierda y derecha. Si agrega un encabezado o un pie de página a la hoja de cálculo, estará separado 1,27 centímetros del cuerpo de la hoja. Puede cambiar los márgenes para cada libro. Por ejemplo, la coordinadora de actividades de Adventure Works desea imprimir la hoja Sports Income en papel con membrete de la compañía para la reunión anual, así que establece el margen superior de la hoja como 3,8 centímetros para dejar sitio para el logotipo, la dirección y el número de teléfono de la compañía. Puede obtener una vista previa y cambiar los márgenes, así como centrar el contenido de la hoja de cálculo en una página, mediante el cuadro de diálogo Configurar página. En este ejercicio cambiará los márgenes de una hoja de cálculo y después centrará la hoja en la página. 1 En el menú Archivo, haga clic en Configurar página. Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página.

5 Lección 4 Cambio de las opciones de impresión Si es necesario, haga clic en la ficha Márgenes. Los márgenes actuales aparecerán en los cuadros Superior, Inferior, Derecho, Izquierdo, Encabezado y Pie de página. 3 Haga clic dos veces en la flecha hacia arriba del cuadro Superior. El margen superior cambiará a 3,8 centímetros y la vista previa de la hoja de cálculo que aparece en medio del cuadro de diálogo reflejará ese cambio. 4 Haga clic dos veces en la flecha hacia arriba del cuadro Inferior. El margen inferior cambiará a 3,8 centímetros y la vista previa reflejará el cambio. Sugerencia También puede cambiar los márgenes en la ventana Vista preliminar si hace clic en el botón Márgenes de la barra de herramientas Vista preliminar y arrastra los indicadores de margen con puntos. 5 En la sección Centrar en la página de la parte inferior del cuadro de diálogo, active las casillas de verificación Horizontalmente y Verticalmente.

6 4.6 Conceptos básicos de hojas de cálculo 6 Haga clic en el botón Vista preliminar del cuadro de diálogo. La vista preliminar mostrará este cambio: 7 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará la ventana Vista preliminar. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

7 Lección 4 Cambio de las opciones de impresión 4.7 Cambio de la orientación y de la escala Puede cambiar la orientación de una hoja de cálculo para que se imprima vertical u horizontalmente en una página. Una hoja de cálculo impresa verticalmente utiliza la opción Vertical y tiene la apariencia que se muestra en la ilustración anterior. Una hoja de cálculo impresa horizontalmente utiliza la opción Horizontal y tiene la apariencia que se muestra en la siguiente ilustración. La opción predeterminada es Vertical, pero puede utilizar la opción Horizontal si el ancho del área que desea imprimir es mayor que el alto. Ampliar o reducir una hoja al imprimirla se denomina aplicar escala. La razón más frecuente para aplicar escala a una hoja de cálculo es reducirla, de forma que pueda imprimirla en una única página. Para aplicar escala a una hoja de cálculo debe especificar cuánto desea ampliarla o reducirla, o debe especificar el número de páginas en el que desea que quepa la hoja.

8 4.8 Conceptos básicos de hojas de cálculo En este ejercicio cambiará la orientación de una hoja de cálculo y la configurará para que se imprima en una página. 1 En el menú Archivo, haga clic en Configurar página. Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página. 2 Haga clic en la ficha Página. 3 Haga clic en la opción Horizontal. La orientación de la hoja cambiará de vertical a horizontal. 4 En la ficha Página, haga clic en el botón Vista preliminar. La vista preliminar mostrará la primera página de la hoja de cálculo. 5 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará la ventana Vista preliminar. 6 En el menú Archivo, haga clic en Configurar página. Aparecerá la ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página. 7 En la sección Escala que hay en el centro de la ficha, haga clic en la opción Ajustar a. Deje los valores predeterminados: 1 página de ancho por 1 página de alto. Se aplicará la escala a la hoja de cálculo para que quepa en una página.

9 Lección 4 Cambio de las opciones de impresión En la ficha Página, haga clic en el botón Vista preliminar. La escala de la hoja se reducirá para que quepa en una página. Debe tener una apariencia similar a la mostrada en la siguiente ilustración. 9 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará la ventana Vista preliminar. 10 Guarde el libro con el nombre actual. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio. Agregar y eliminar saltos de página Puede limitar una hoja de cálculo con orientación vertical a una página de ancho y permitir que ocupe varias páginas hacia abajo. Para ello, muestre la ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página, escriba 1 en el cuadro Página(s) de ancho y elimine el número del cuadro Alto. Haga lo contrario si desea permitir que una hoja de cálculo se extienda horizontalmente. Excel determina el número de páginas en el que se imprimirá una hoja según el tamaño de la hoja, los márgenes, la orientación y la escala. Los lugares donde Excel divide el contenido de una página en la siguiente se denominan saltos de página automáticos, y Excel ajusta este valor automáticamente si usted agrega y elimina contenido de la hoja de cálculo. También puede agregar y eliminar sus propios saltos de página, pero Excel no los ajustará a medida que cambie el contenido de la hoja. Si desea cambiar las posiciones de sus propios saltos de página, debe hacerlo manualmente. Los saltos de página manuales pueden ayudarle a organizar el contenido, ya que le permiten dividir las páginas en función del contenido, no de las dimensiones. Por ejemplo, la coordinadora de actividades de Adventure Works desea ver cómo quedaría una hoja si agregara un salto de página entre los alquileres por mes para cada tipo de equipo y los alquileres mensuales totales para todo el equipo.

10 4.10 Conceptos básicos de hojas de cálculo En este ejercicio agregará y eliminará saltos de página de una hoja de cálculo. 1 En el menú Archivo, haga clic en Configurar página. Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página abierto por la ficha Página. 2 En el cuadro Ajustar a, escriba 100 y haga clic en Aceptar. La escala de la hoja de cálculo volverá a ser del 100%. 3 Haga clic en la celda A18. En el menú Insertar, haga clic en Salto de página. Excel insertará un salto de página en la hoja, debajo de la fila 17. El salto de página aparecerá como una línea discontinua en la hoja, de manera similar a como se muestra en la siguiente ilustración. 4 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Vista preliminar. Aparecerá una vista preliminar de la hoja de cálculo con el salto de página recién insertado. 5 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará la ventana Vista preliminar. Debe seleccionar una celda debajo del salto de página manual para que la opción Quitar salto de página aparezca en el menú Insertar. 6 En el menú Insertar, haga clic en Quitar salto de página. Se quitará el salto de página manual y los saltos de página volverán a sus posiciones predeterminadas. Sugerencia Puede mover saltos de página si los arrastra en la ventana Vista previa de salto de página. Para ver esta ventana, haga clic en el botón Vista previa de salto de página de la barra de herramientas Vista preliminar o haga clic en Vista previa de salto de página en el menú Ver. 7 Guarde el libro con el nombre actual. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

11 Lección 4 Cambio de las opciones de impresión 4.11 Establecimiento y borrado de un área de impresión También puede especificar un área de impresión en el cuadro de diálogo Configurar página. En la ficha Hoja, especifique el rango de celdas en el cuadro Área de impresión. Si no desea imprimir una hoja de cálculo entera, puede establecer un área de impresión para imprimir únicamente un área que seleccione. Si más adelante decide imprimir toda la hoja, tendrá que borrar el área de impresión. Establecer un área de impresión es distinto que elegir imprimir una selección en el cuadro de diálogo Imprimir. Si establece un área de impresión, sólo se imprimirán las celdas de dicho área, independientemente de las celdas que estén seleccionadas cuando haga clic en el botón Imprimir o en el comando Imprimir. La coordinadora de actividades de Adventure Works decide aplicar escala a la hoja de cálculo para que quepa en una página. También establece un área de impresión para imprimir sólo los ingresos generados por los alquileres de material deportivo, y no el costo de mantenimiento del material. En este ejercicio establecerá y borrará un área de impresión en una hoja de cálculo. 1 En el menú Archivo, haga clic en Configurar página. Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página abierto por la ficha Página. 2 En la sección Escala que hay en el centro de la ficha, haga clic en la opción Ajustar a. Deje los valores predeterminados de 1 página de ancho por 1 página de alto. Se aplicará la escala a la hoja de cálculo para que quepa en una página. 3 Haga clic en Aceptar. 4 Seleccione el rango A1:O19. 5 En el menú Archivo, seleccione Área de impresión y haga clic en Establecer área de impresión. 6 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Vista preliminar. Aparecerá la ventana Vista preliminar mostrando lo que se imprimiría si imprimiera la hoja de cálculo con las opciones actuales.

12 4.12 Conceptos básicos de hojas de cálculo 7 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir que aparecerá, haga clic en Aceptar. Se imprimirá la selección. 8 En el menú Archivo, seleccione Área de impresión y haga clic en Borrar área de impresión. Se borrará el área de impresión. 9 Guarde el libro con el nombre actual. Establecimiento de otras opciones de impresión Para personalizar aún más la impresión de una hoja de cálculo, puede imprimir etiquetas de fila y columna, líneas de cuadrícula, números de fila y letras de columna en cada página. También puede elegir si imprimirá en color o en blanco y negro, y puede seleccionar la calidad de impresión. Estas opciones aparecen en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página.

13 Lección 4 Cambio de las opciones de impresión 4.13 Para imprimir un área de una hoja de cálculo sin establecer un área de impresión, seleccione el área. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir, en la sección Imprimir, haga clic en Selección y, después, haga clic en Aceptar. Entre las opciones disponibles se incluyen: Repetir filas en extremo superior o Repetir columnas a la izquierda Imprima etiquetas de texto de fila o de columna en cada página especificando la fila o las filas que se repetirán en la parte superior de cada página y la columna o las columnas que se repetirán en la parte izquierda de cada página. La impresión de títulos en cada página de una hoja que consta de varias páginas puede facilitar la identificación de los datos en las páginas subsiguientes. Líneas de división Imprima las líneas de la cuadrícula que aparecen en la ventana de hoja de cálculo. Blanco y negro Imprima las hojas de cálculo en color más rápidamente y ahorre tinta o tóner al imprimirlas en blanco y negro. Calidad de borrador Imprima la hoja con menor resolución para imprimir más rápidamente y ahorrar tinta o tóner. Títulos de filas y columnas Imprima los números de fila y las letras de columna que aparecen en la ventana de hoja de cálculo.

14 4.14 Conceptos básicos de hojas de cálculo Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a agregar encabezados y pies de página, cambiar el tamaño de los márgenes y centrar el contenido de una hoja de cálculo. También ha aprendido a cambiar la orientación de una hoja, ampliar o reducir una hoja, insertar y quitar saltos de página, y especificar qué partes de una hoja desea imprimir y cuáles desea omitir. Si va a proseguir con otras lecciones: Guarde y cierre todos los libros abiertos. Si no va a proseguir con otras lecciones: 1 Guarde y cierre todos los libros abiertos. 2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de Excel. Ejercicio corto 1 Cómo puede agregar automáticamente la fecha en la parte inferior de todas las páginas cuando imprime una hoja de cálculo? 2 Cómo puede cambiar la orientación de página de una hoja? 3 Qué dos formas hay de imprimir un área de una hoja que ha seleccionado? 4 Cuáles son los márgenes de página predeterminados de una hoja de cálculo? Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra el libro Sports Income de la carpeta Practice. Agregue el título Ingresos deportivos por mes, año y actividad en la esquina superior derecha de la hoja de cálculo. Agregue un pie de página que imprima siempre la fecha y la hora actuales en la parte central inferior de la hoja. Deje abierto este archivo para el ejercicio 2 de Resumen de conceptos. Importante Debe completar el ejercicio 1 para poder continuar con el ejercicio 2.

15 Lección 4 Cambio de las opciones de impresión 4.15 Ejercicio 2: configure el libro Sports Income para que se imprima en orientación Vertical con las líneas de la cuadrícula y ajuste la escala para que se imprima al 100% del tamaño normal. Obtenga una vista previa de la ubicación de los saltos de página y ajuste la escala de la hoja para que se imprima en una única página. Establezca el área de impresión como A1:P20 y obtenga una vista previa de la hoja de cálculo. Ejercicio 3: desea crear un pie de página que incluya su nombre, el nombre de archivo (incluyendo su ubicación) y el número de página actual con el número total de páginas. Desea que esta información esté alineada a la izquierda, centrada y alineada a la derecha. Describa brevemente cómo lo haría. Ejercicio 4: desea crear un encabezado para la hoja que incluya la fecha y la hora actuales en la esquina izquierda, y el logotipo de la compañía en la esquina derecha. Describa brevemente cómo lo haría. Ejercicio 5: en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configura página hay algunas opciones que no se han tratado en esta lección. Explore esta ficha del cuadro de diálogo y utilice los archivos de Ayuda de Excel si es necesario para determinar cómo puede elegir imprimir los comentarios de las celdas y dónde se pueden colocar. Además, determine la importancia de la sección Orden de las páginas de esta hoja. Cuándo preferiría un orden de página en vez del otro?