UTILIZACIÓN DE PLANTILLAS Y ASISTENTES QUE INCORPORA LA APLICACIÓN Y CREACIÓN DE PLANTILLAS PROPIAS

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1 UNIDAD DIDÁCTICA UTILIZACIÓN DE PLANTILLAS Y ASISTENTES QUE INCORPORA LA APLICACIÓN Y CREACIÓN DE PLANTILLAS PROPIAS Los objetivos de este tema son: 1. Aprender a utilizar las plantillas de office. 2. Crear, modificar y guardar las plantillas INTRODUCCIÓN Una plantilla es un modelo de documento que se utiliza como patrón para crear nuevos documentos. Una plantilla contiene el formato del documento, éste puede estar compuesto por los tipos de fuente, párrafos, estilos, márgenes, diseño de página, etc., de forma que se puede utilizar cuantas veces se quiera ya que la plantilla se guarda de forma original, lo que cambia es el documento que se modifica, el texto que se escribe o la información específica. Una plantilla puede resultar útil cuando hay que realizar un documento con un formato determinado, por ejemplo una carta a un cliente o un Fax de nuestra empresa con el logotipo y dirección así como el formato del texto a escribir. 12.1

2 Un ejemplo de plantilla podría ser la de un manual, se puede tener el encabezado y pie de página y el tipo de numeración creado, así como los estilos del documento. Otros ejemplos de plantillas útiles podrían ser un Currículum, un Calendario, un Presupuesto, Etiquetas o un Informe. En el caso de una plantilla en Word 2007 y 2010 la extensión del documento va a ser (.dotx) o (.dotm), en versiones anteriores de Word la extensión podría ser (.dot) UTILIZACIÓN DE PLANTILLAS Y ASISTENTES DEL MENÚ ARCHIVO NUEVO Para utilizar una plantilla lo único que se tiene que hacer es abrirla, rellenar el texto, datos o información específica del documento. Una vez utilizada la plantilla se debe guardar en documento como archivo (.docx) o (.docm), de forma que se almacene por separado de la plantilla en la que está basado. Una plantilla crea una copia de sí misma cuando se abre, Word cuenta con numerosas plantillas. Se puede comenzar con un documento vacío, crear el formato y guardarlo como plantilla o bien crear una plantilla basada en un documento o plantilla ya existente; en este apartado vamos a estudiar la posibilidad de utilizar plantillas existentes de Microsoft Office, de forma que sólo se tenga que añadir texto o datos a ésta. 12.2

3 Vamos a utilizar como ejemplo una plantilla del botón Plantillas de ejemplo, para comenzar a trabajar. En Word 2010, en la opción Nuevo de la ficha Archivo, hay dos grupos de botones, uno primero con las Plantillas disponibles, en la que como primera opción está el Documento en blanco y los botones Plantillas recientes, Plantillas de ejemplo y Mis plantillas. Además está el grupo Plantillas de Office.com, donde encontrar múltiples ejemplos online de plantillas clasificados por categorías. En el botón Plantillas de ejemplo, una nueva ventana se abre y se elige la plantilla Portada de Fax o Fax intermedio. A la derecha de la pantalla estará una vista de la plantilla, se puede elegir la opción de abrirla como Documento o Plantilla, elegir una opción de Plantillas de ofiice.com, y Descargarla. 12.3

4 Una vez abierto el documento sólo hay que rellenar los datos de éste ya que el diseño y formato está ya creado, aunque también se puede modificar, en este ejemplo se rellenaría los datos para enviar el fax. Se puede imprimir el documento y guardarlo, para ello en la ficha Archivo, se elige la opción Guardar o Guardar como, dependiendo de si se ha abierto el documento como plantilla o como documento, Word indicará la extensión (.dotx) (.docx), se elige cómo guardarlo, se da un nombre y botón Guardar. Para abrir el documento con los cambios se puede hacer desde la ficha Archivo>Abrir, eligiendo el archivo en la carpeta donde se ha guardado, para enviar un nuevo Fax se repiten los pasos anteriores. 12.4

5 PROFUNDIZA La plantilla Normal.dotm se abre siempre que inicia Microsoft Office Word creando un documento nuevo en blanco e incluye estilos y personalizaciones predeterminados que definen el aspecto básico de un documento. Cualquier cambio que se realice en Normal.dotm se aplicará a los documentos que se creen en el futuro. Se puede modificar la plantilla Normal.dotm con los siguientes pasos. 1. Haz clic en la ficha Archivo en Word 2010 y en el botón de Microsoft Office en Word 2007 y a continuación haz clic en Abrir. 2. Sigue uno de los siguientes pasos dependiendo del sistema operativo que tengas instalado. En Microsoft Windows Vista: haz clic en Plantillas y a continuación, haz doble clic en el archivo Normal.dotm para abrirlo. 12.5

6 En Microsoft Windows XP o Microsoft Windows Server 2003: haz clic en Plantillas, Plantillas de confianza junto a Nombre de archivo, si no aparecen plantillas en el cuadro de diálogo Abrir, haz clic en la flecha situada junto al cuadro Tipo de archivos y a continuación, en Todas las plantillas de Word. 3. Para asegurarse que se está trabajando en la plantilla predeterminada, compruebe que Normal.dotm aparece en la barra de título de Word. 4. Se pueden hacer todos los cambios necesarios en fuentes, márgenes, espacios y otras opciones. Se pueden usar los mismos comandos y funciones que se utiliza para modificar un documento, pero recuerda que cualquier cambio que se haga en Normal.dotm se aplicará a los documentos que se creen en el futuro. 5. Una vez terminado, en la ficha Archivo en Word 2010 o en el botón de Microsoft Office en el botón de Microsoft Office se podrán Guardar. Si se cambia de nombre, se daña o se desplaza Normal.dotm, Word crea una nueva versión automáticamente (que utiliza la configuración original predeterminada) la próxima vez que inicies Word. La nueva versión no va a incluir ninguna de las personalizaciones realizadas en la versión que se ha cambiado de nombre o que se ha desplazado CREACIÓN, GUARDADO Y MODIFICACIÓN DE PLANTILLAS DE DOCUMENTOS Como hemos estudiado anteriormente se puede utilizar una plantilla existente o bien comenzar a crear tu propia plantilla desde un documento en blanco o desde un documento ya creado. Para crearla se abre un documento en blanco, se realizan los cambios en los márgenes, tamaño de papel, orientación de la hoja, estilos y otros formatos. Si lo que se quiere es crear una plantilla desde un documento que ya se tiene, debes abrirlo desde la ficha Archivo>Abrir. Vamos a aprender a crear una plantilla desde un documento que ya existe, por ejemplo imagina que tienes una carta modelo que utilizas para enviar a un cliente, ésta ya tiene el logotipo de la empresa, dirección, y formatos aplicados. Vamos a utilizar la carta que ya hemos usado como ejemplo en otros temas. 12.6

7 Abrimos el documento que contiene la carta. Ésta ya tiene el nombre y logotipo de la empresa, los datos, con el color corporativo, la distribución del texto, la firma del departamento comercial, etc. Sólo habría que rellenar la dirección del cliente, el apellido y el texto que debe aparecer. Una vez se ha modificado el documento, en Guardar como, se elige la carpeta Plantillas de confianza, se escribe el nombre del archivo para la nueva plantilla; se puede crear una carpeta donde guardar tus plantillas, hemos creado Plantillas Word En Guardar como tipo elige la opción Plantilla de Word (*.dotx) o (*.dotm) si se quiere habilitar para macros y clic en Guardar. Para abrir la plantilla sólo hay que ir a la ficha Archivo>Nuevo en Word 2010 o Botón de office>nuevo en Word 2007 y hacer clic en el botón Mis plantillas. La plantilla aparece dentro de la etiqueta Plantillas de Word, ya que la hemos creado anteriormente con ese nombre. Se selecciona el archivo, se elige si se quiere abrir como Plantilla o como Documento y clic en Aceptar. 12.7

8 De esta forma ya está la primera plantilla de Word creada, se puede modificar el texto o el formato y guardar los cambios o imprimirla. 12.8

9 RESUMEN En este tema hemos aprendido que: Una plantilla es un modelo de documento que se utiliza como patrón para crear nuevos documentos. Contiene el formato del documento y puede estar compuesto por los tipos de fuente, párrafos, estilos, márgenes, diseño de página, etc. Una plantilla puede resultar útil cuando hay que realizar un documento con un formato determinado, por ejemplo una carta a un cliente o un Fax de nuestra empresa con el logotipo y dirección así como el formato del texto a escribir. Un ejemplo de plantilla podría ser la de un manual, un Currículum, un Calendario, un Presupuesto, Etiquetas o un Informe. En el caso de una plantilla en Word 2007 y 2010 la extensión del documento va a ser (.dotx) o (.dotm), en versiones anteriores de Word la extensión podría ser (.dot). 12.9