Presupuestos de alquileres en Excel

Transcripción

1 Presupuestos de alquileres en Excel Como complemento a la hora de realizar presupuestos de alquileres de máquinas recreativas, se ha creado un proceso que utiliza datos reales de SAP. Consideramos que todas las modificaciones en los contratos de alquiler han sido introducidas (El mes anterior a la ejecución del presupuesto haya sido cerrado) antes de que se comience el proceso, en caso contrario existirán discrepancias entre los datos obtenidos y los datos reales. Este proceso consta de tres pasos. El primero consiste en ejecutar un programa en SAP, que selecciona los contratos de alquiler en base a unos criterios introducidos por el usuario. El segundo paso consiste en enviar los datos obtenidos por este programa a un archivo de Excel para proceder a simular altas y bajas de contratos. Por último el tercer paso consiste en trasladar todos los datos que se han simulado a otro archivo de Excel para obtener los totales para el período seleccionado. A continuación se explican cada uno de estos pasos PASO 1: Ejecutar el programa de SAP Para ejecutar este programa seguimos el menú de usuario: Controlling Planificación Planif. alquileres También podemos acceder a través del menú de sap: Finanzas Controlling Contabilidad de centros de beneficio. Una vez en la pantalla de Contabilidad de centros de beneficio seguimos por el menú: Sistemas info Selección de informes (transacción ZZMENC14) El sistema nos muestra la siguiente pantalla: (?) Campos que se rellenarán obligatoriamente En la pantalla aparecen los siguientes campos: Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 1 de 10

2 Sociedad: Introducimos el código de una sociedad. Alternativamente se puede utilizar la selección múltiple para introducir más de una sociedad, como por ejemplo toda una UTN. Centro: Código del centro/s asociado a la sociedad/es. En el caso de que se quieran obtener los contratos de alquiler de sociedades que están ubicadas en distintas localidades, es necesario introducir el centro/s y el almacén. Almacén: Código del almacén asignado al centro/s anteriores. El almacén determina la ubicación geográfica de la máquina. Esta ubicación es importante para aquellas sociedades que tengan delegaciones en distintas localidades. En el caso de que se introduzca más de una sociedad, y se quiera añadir también los centros/almacenes, deberán añadirse los centros del tipo E??? asignados a las sociedades indicadas. De forma que si indicamos cinco sociedades, indicaremos sus cinco centros. Período: Indicamos un rango de fechas que no exceda 18 meses, introduciendo en el primer campo la fecha desde y en el segundo campo la fecha hasta. En caso de seleccionar solo una fecha, solamente se obtendrán las cuotas de alquiler de esa fecha. Una vez introducidos los datos anteriores, pinchamos en el icono ejecutar Al cabo de unos minutos, el sistema muestra la pantalla de los informes de contabilidad de centros de beneficio. En el caso de que se ejecute otra vez el programa, el archivo anterior será sustituido por el nuevo. Para selecciones amplias, que impliquen varias sociedades, el tiempo de ejecución del programa se puede prolongar varios minutos. Para evitar esperas, se puede preparar el programa para que se ejecute a una hora en concreto (por ejemplo por la noche); para ello, en la pantalla de selección, en vez de pinchar en el icono, vamos al menú: Programa ejecutar proceso fondo. Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 2 de 10

3 Aparecerá una pantalla donde solicita una impresora (Dispositivo de salida): Pinchamos en el icono Grabar. A continuación aparecerá la siguiente pantalla: Pinchamos en el icono Fecha/Hora: Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 3 de 10

4 Introducimos el día y la hora en la que queremos que se ejecute el programa. A continuación pinchamos en el icono Grabar. Una vez realizado este proceso ya tenemos en el ordenador el fichero con los datos de los alquileres. Pasamos a introducir estos datos en Excel. PASO 2: Simulación de altas y bajas. Para simular altas y bajas de alquileres se proporciona un archivo de Excel llamado Alquilpresup5.25 Este archivo tiene el atributo de solo lectura para evitar que se grabe el fichero con valores y produzca errores. El fichero contiene Macros, por lo que si se tiene protección contra Macros, cuando se abra el fichero tendrá que indicarse Habilitar Macros. Este fichero podrá guardarse en cualquier carpeta del ordenador sin realizar ningún cambio en él. Procedemos a abrir el fichero de Excel. La primera imagen que aparece es la siguiente: Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 4 de 10

5 En la pantalla aparecen todos los pasos a seguir para realizar la simulación. Deben seguirse de forma secuencial. Primero la Carga de datos, después las altas o las bajas y por último el resumen de totales. Al pinchar en el botón de Carga datos SAP, se abrirá el fichero que nos bajamos con los datos de los alquileres. Debemos esperar hasta que el programa indique Carga terminada. El tiempo de ejecución dependerá del volumen de datos que este tratando. A continuación pinchamos en el icono Altas Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 5 de 10

6 En la pantalla aparecen los siguientes campos: U.T.N.: Campo informativo en el que introduciremos la sociedad o la UTN para la que hemos seleccionado los contratos de alquiler Fecha de alta: Seleccionamos la fecha de alta de la lista. El programa realizará los cálculos entendiendo que todas las altas se realizan en la mitad del mes. Según este criterio, la primera cuota de alquiler (distinta de 0) será la mitad de la que correspondería por el mes entero. Tipo de contrato: El tipo de contrato determina las cuotas y su escalado según los acuerdos a los que se ha llegado con Recreativos Franco. Se ha definido en SAP que los contratos de alquiler generen las cuotas correspondientes a seis años de alquiler. De forma que una vez transcurrido ese tiempo, las cuotas no figurarán en los informes. Para todos los contratos existe un periodo de indemnización de un año, salvo algunas excepciones que comentamos a continuación. Sobre el título tenemos un vínculo de ayuda que si pinchamos en él, nos informará de los distintos tipos de contratos de alquileres de MM.RR. Tenemos los siguientes tipos de contratos: - NORM2: Este contrato tiene un escalado de cuatro cuotas (120,20 ; 99,17 ; 60,10 y 39,07 ) con cambio de cuota cada seis meses. - NORM3: Contrato con un escalado de tres cuotas (99,17 ; 60,10 y 39,07 ) con cambio de cuota cada seis meses Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 6 de 10

7 - NORM4: Contrato con un escalado de cuatro cuotas (99,17 ; 99,17 ; 60,10 y 39,07 ) con cambio de cuota cada seis meses - NORM5: Contrato de alquiler doble con un escalado de cuatro cuotas (240,40 ; 198,34 ; 120,20 y 78,14 ) con cambio de cuota cada seis meses - CARE1: Contrato con 18 semanas de carencia en las que si cancela el contrato no genera indemnización. Tiene un escalado de cuatro cuotas (120,20 ; 99,17 ; 60,10 y 39,07 ) con cambio de cuota cada seis meses, a partir del fin del periodo de carencia. Según lo dicho, los primeros meses la cuota será de 0 hasta que termine la carencia, a continuación la primera cuota será de 60,10 (por el motivo ya mencionado). La indemnización es de un año una vez terminada la carencia y contando a partir de la fecha de alta del contrato. - CARE2: Contrato con 18 semanas de carencia en las que si cancela el contrato no genera indemnización. Tiene un escalado de tres cuotas (99,17 ; 60,10 y 39,07 ) con cambio de cuota cada seis meses, a partir del fin del periodo de carencia. Según lo dicho, los primeros meses la cuota será de 0 hasta que termine la carencia, a continuación la primera cuota será de 49,59 (por el motivo ya mencionado). La indemnización es de un año una vez terminada la carencia y contando a partir de la fecha de alta del contrato. - PROTO: Contrato para los modelos que Franco denomina Prototipos. Estos contratos tienen un perido de carencia de 18 semanas, en las que no se generan cuotas (cuota de 0 ) y no existe indemnización por cancelación. Una vez transcurrido el periodo de carencia, la primera cuota será de 601 incluyendo el alquiler de los meses de carencia en el mes en que se factura (esto es cinco meses). En este caso la primera cuota no considera el comienzo del contrato a mediados de mes. La indemnización es de un año una vez terminada la carencia y contando a partir de la fecha de alta del contrato. Material: Campo informativo en el que se indica el modelo de la máquina según su código en SAP (alternativamente podrá introducirse el texto). Cantidad: Introducimos la cantidad de máquinas a dar de alta en la fecha indicada Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 7 de 10

8 Una vez introducidos estos datos, podemos ver en las columnas de la derecha el cálculo de las cuotas para el rango de fechas que se seleccionó en el programa de SAP (Paso1). Una vez concluida la introducción de datos, pinchamos en el icono Volver inicio Para pasar a simular las bajas, pinchamos en el icono Bajas. Aparecerá la siguiente pantalla: Para seleccionar las máquinas que vamos a dar de baja, podemos utilizar varios criterios. Por ejemplo podemos dar de baja todas las máquinas que comenzaron al contrato entre dos fechas dadas. Para ello vamos al campo fecha inicio y pinchamos en. En la lista que aparece, seleccionamos personalizar. Excel mostrará la siguiente pantalla: Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 8 de 10

9 De la misma manera podríamos seleccionar el modelo o la sociedad. También podríamos combinar varios criterios. Una vez filtrados los datos, vamos al campo Fecha de baja y seleccionamos de la lista la fecha de baja. Cuando indicamos un mes, el programa entiende que ese mes es el primero que tiene que considerar para calcular la baja. Para introducir la misma fecha en toda la selección podemos copiar la fecha que hemos introducido en la primera celda y pegarla en el resto. Si arrastramos la fecha nos la incluirá tanto en las seleccionadas con en las que no lo están (No arrastrar). Al igual que en las altas, en las columnas de la derecha aparecen todas las cuotas de las bajas. Se han considerado las cuotas que ya no pagamos de alquiler como cuotas negativas y las cuotas de indemnización como cuotas positivas. Pinchamos en el icono Volver inicio PASO 3: Resumen de totales Este último paso abrirá el archivo de Excel Alquil2.25. En este archivo se copiarán todos los datos introducidos en la simulación de las altas y de las bajas (fichero Alquilpresup5.25) y generará los totales por cada mes seleccionado. Para pasar los datos a este fichero pinchamos en el icono Resumen Totales. Esperamos a que el programa indique Resumen de datos realizado. En este archivo de excel tenemos cuatro hojas. En la primera tendremos todas las altas que introdujimos en la simulación. En la segunda hoja aparecerán todos los contratos de alquiler que nos bajamos de SAP. En la tercera todas las bajas simuladas y en la cuarta el resumen de totales. Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 9 de 10

10 El resumen de totales aparecerá como se muestra en la siguiente pantalla: Como se ve en la imagen, los totales aparecen por cada uno de los meses que se seleccionaron al bajar los datos de SAP. Por ahorro alquiler entendemos las cuotas que ya no se pagan a Franco debido a la simulación de las bajas. Este fichero tiene el atributo Solo lectura para grabarlo tendremos que renombrarlo. Por ejemplo podemos llamarlo Alquileres Madrid V (corresponde a la versión presupuestaria 1 del año 2002). Este archivo deberá guardarse en una carpeta llamada Alquileres en el directorio C: del ordenador de la persona que ejecute el proceso. Nombre archivo: AYUDAS PLANIFICACION Página 10 de 10