Manual de usuario. Facilidat

Transcripción

1 Manual de usuario Facilidat

2 TABLA DE CONTENIDO 1. GENERALIDADES 1.1. Definición de la Herramienta 1.2. Objetivos 2. ACCESO A LA HERRAMIENTA 2.1. Ingreso a la página web 2.2. Descargar plantilla 2.3. Diligenciar la plantilla Habilitar macros a) Versión Excel 2003 b) Versión Excel Diligenciar datos de configuración Diligenciamiento de plantilla 3. CARGAR PLANTILLA DILIGENCIADA Pág: 2

3 1. GENERALIDADES 1.1. DEFINICIÓN DE LA HERRAMIENTA FACILIDAT es una plantilla de Excel que funciona mediante macros. Está diseñada para facilitar el diligenciamiento y validación de la información que debe ser enviada a Datacrédito, identificando y permitiendo la corrección de los posibles errores de ingreso e inconsistencias, minimizando los errores de la información enviada y reportada OBJETIVOS DE LA HERRAMIENTA Permitir agilidad en el diligenciamiento de la información, cumpliendo con los estándares de calidad manejados por DataCrédito. Permitir validar la información ingresada por el usuario, de tal forma que se minimice la información innecesaria y las inconsistencias presentadas, que luego serán informadas a DataCrédito. 2. ACCESO A LA HERRAMIENTA Para ingresar a la herramienta es necesario que el suscriptor esté activo y tenga habilitada la opción de FACILIDAT. Nota: Si usted no tiene clave o no está activa la aplicación de FACILIDAT, debe comunicarse al Call Center en Bogotá: , a nivel nacional: , en horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 7:00 a.m. a 1:00 p.m INGRESO A LA PAGINA WEB El usuario con su clave de FACILIDAT activa, debe realizar el siguiente proceso: - Ingrese a la página luego a la sección Empresas, dar click en el botón Ingrese a Empresas, digite su número de cédula y luego la clave. Pág: 3

4 - Ingrese a Servicios en línea y luego Aplicaciones. - En Aplicaciones, usted encontrará FACILIDAT. Pág: 4

5 2.2. DESCARGAR PLANTILLA: En esta pantalla usted encontrará la plantilla disponible para realizar la descarga del archivo en Excel y usted pueda guardarla en su equipo. Hacer click en el archivo de Excel. Nota: El nombre con el que aparece la plantilla corresponde a: Nit de la entidad, Código asignado a su Empresa por DataCrédito para entrega de información, nombre de la plantilla asignada y la extensión xls. Para descargar la plantilla deberá elegir la opción Guardar, el archivo deberá conservar el mismo nombre y extensión asignado por DataCrédito. Pág: 5

6 Una vez guardado el documento cierre la página de DataCrédito. Pág: 6

7 2.3. DILIGENCIAR LA PLANTILLA: Para el correcto funcionamiento de la plantilla es necesario que se habiliten las macros Habilitar macros De acuerdo con la versión de Excel que usted utilice, deberá realizar la siguiente configuración: a. Versión Excel 2003: Abrir Excel, ir al menú ubicado en la parte superior de la ventana y seleccionar Herramientas, luego en el menú desplegado seleccionar Macro. A continuación en el menú desplegado se seleccionará Seguridad, donde esta opción desplegará una ventana, de la cual se deberá verificar o seleccionar la opción Bajo y finalmente se presionará el botón Aceptar. Esta sólo es necesaria realizarla una vez. Pero si se quiere mantener un nivel más de seguridad, se puede marcar la opción Medio, luego ingresar a la pestaña Editores de confianza y habilitar las dos opciones de Confiar en las plantillas y Confiar en el acceso, dar click en Aceptar y luego, al abrir la Plantilla, aparecerá una ventana donde se le preguntará si desea habilitar la macro de la plantilla para lo cual presiona el botón Habilitar macros. Esto se deberá hacer cada vez que se abre la Plantilla. Pág: 7

8 b. Versión Excel 2007: Cuando se está utilizando Excel 2007, para la habilitación de las macros se da click en el botón de a continuación se presiona el botón Opciones de Excel en la parte inferior del menú desplegado y luego en la ventana desplegada se selecciona Centro de Confianza. Finalmente, en el Centro de Confianza se selecciona Deshabilitar todas las macros con notificación (Es el nivel de seguridad más bajo) y Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA y le da click en el botón Aceptar, con esta opción siempre estarán habilitadas las macros y no tendrá que de nuevo. Pág: 8

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10 Recuerde: al elegir la opción Deshabilitar todas las macros con notificación, es necesario abrir primero la Plantilla y después sí habilitar las macros. Al abrir la Plantilla aparecerá una advertencia de seguridad donde informará que las macros se han deshabilitado. Para habilitarlas deberá presionar el botón Opciones y a continuación, en la ventana que se despliega, seleccionar Habilitar este contenido y presionar el botón Aceptar. Pág: 10

11 *Si se elige cualquier otra opción tanto en Excel 2003 como en Excel 2007, las macros no serán habilitadas Diligenciar datos de Configuración: Una vez que se han habilitado las macros, al abrir la plantilla aparecerá la ventana de Configuración Datos Generales de Plantilla. En la ventana Configuración Entrega de Información es necesario que usted diligencie: Tipo de proceso: Debe elegir una de las tres opciones indicadas a continuación, según el proceso que usted va a realizar: Pág: 11

12 Esta opción aplica cuando el Suscriptor envía un archivo de pruebas, antes del primer archivo a entregar, con el fin de que sea aprobado inicialmente por el área de calidad de DataCrédito, quien hace validación de la información. *Este archivo no se carga a la base de datos de DataCrédito, ya que es de prueba, para validar si la información diligenciada es correcta. Paso requerido para poder realizar la primera entrega. Primera entrega: Esta opción aplica una vez EL SUSCRIPTOR haya el primer archivo de pruebas, es decir haber realizado el paso anterior y de esta forma el Suscriptor podrá enviar su primera entrega de información como archivo formal y para subir a la base de datos de DataCrédito. *Este Archivo se carga a la base de datos de DataCrédito, siempre y cuando no presente inconsistencias en el proceso de validación adicional, que se realiza cuando se recibe el archivo. Actualización Mensual: Esta opción aplica para los Suscriptores que realizan un segundo envío de información o para dar cumplimiento al reporte mensual de actualización de información. *Este Archivo se carga a la base de datos de DataCrédito, siempre y cuando no presente inconsistencias en el proceso de validación adicional que se realiza cuando se recibe el archivo. Tipo de Entrega: Esta opción solo se activa si en el campo Tipo de Proceso (paso anterior) se seleccionó Actualización Mensual y habilitará tres opciones. Actualización Total: Se elige esta opción cuando el archivo a enviar es uno (1) al mes, y debe incluir la totalidad de sus clientes a reportar. Pág: 12

13 Actualización Parcial: Esta opción la elige cuando va a realizar más de un envío durante el mes y debe indicar la fecha de inicio y la fecha del reporte. Actualización Fragmentada: Esta opción se elige cuando El Suscriptor realiza varios envíos con diferentes novedades al mes. Recuerde que usted debe generar un archivo consolidado al cierre de mes. Fecha Fin Reporte: Esta opción se habilita para que El Suscriptor diligencie este campo con la fecha de corte del mes que desea reportar. Nombre de la Entidad: El Suscriptor debe relacionar el nombre de la Entidad que está reportando la información. Es importante anotar que el nombre de la Entidad debe contener más de 3 letras. Ciudad: Se debe indicar el nombre de la Ciudad de donde se está reportando la información. Es importante anotar que el nombre de la Ciudad debe contener más de 2 letras. Pág: 13

14 Formato de Fechas: En este campo la Entidad podrá escoger el formato de fechas que manejará en la plantilla de Excel que va a diligenciar. Formato de valores: Es el formato que se utilizará para interpretar los valores registrados en los campos de la plantilla. Sólo se puede escoger entre Pesos y Miles de pesos. - Por último debe dar click en el botón Aceptar Diligenciamiento de la plantilla El encabezado de la plantilla, traerá unos campos que según la configuración realizada en el paso anterior, le indicará los siguientes datos: - Fecha del reporte a enviar. - Tipo de entrega que la Entidad está realizando: Primera entrega o Actualización mensual. - Botón que indica Modificar configuración, el cual le permite realizar modificación a los datos de la configuración indicada en el paso anterior, si la Entidad lo requiere. - Botón, que indica Validar, el cual debe darle click una vez termine de diligenciar toda la plantilla, para finalizar su proceso. - Botón que indica "Generar archivo para enviar", al cual debe darle click, una vez el botón de validación se encuentre en verde y de esta forma se generará un segundo archivo de nombre "archivo carga datacrédito", el cual deberá ser cargado en la página. Es de anotar que este archivo se guarda automáticamente en la misma ruta donde usted guardó la plantilla que descargó inicialmente de la página. Pág: 14

15 Datos a diligenciar en la plantilla: - La Entidad deberá diligenciar todos los campos de la plantilla y tendrá ayudas en los títulos de cada campo, en donde le indicará la información que debe registrar y los posibles códigos que debe relacionar. En caso que usted tenga la información en otro archivo y desee pegarla a la nueva plantilla, debe realizarlo de la siguiente forma: seleccione la información a copiar, haga click derecho en el mouse, elija copiar, luego va a la nueva plantilla, haga click derecho en el mouse, opción pegado especial y luego elija pegar "valores". - Si usted coloca de forma errada los posibles códigos o información diferente a lo indicado en el campo, la plantilla detectará el error, resaltando el campo con color azul y adicionalmente le indicará el motivo por el cual se generó el error. Pág: 15

16 - Una vez se termine de diligenciar la plantilla y no se detecten errores o campos resaltados en color azul el usuario de la Entidad, deberá presionar el botón VALIDAR. *Si al Validar, este botón queda en color Rojo, esto significa que la información diligenciada no es correcta y emitirá un mensaje, indicando el motivo por el cual no fue validada la información. *Si al Validar el botón queda en color Verde, esto significa que la información diligenciada es correcta y emitirá un mensaje, indicando que la información registrada ha sido validada con éxito. Pág: 16

17 - Después de haber realizado la validación, el Usuario deberá oprimir el botón Generar archivo para enviar. Automáticamente se generará un segundo archivo de nombre ARCHIVO_CARGA_DATACREDITO, el cual quedará en el mismo lugar donde usted guardó inicialmente la plantilla descargada. - Al terminar este proceso, se emitirá un mensaje en el cual que fue creado este segundo archivo con éxito, para luego proceder a cargarlo en la página de DataCrédito. - Para debe dar click en Aceptar y luego debe cerrar el archivo, guardando los cambios realizados. A continuación se presenta la pantalla de cómo se verá la generación del 2º archivo en su equipo. Pág: 17

18 3. CARGAR PLANTILLA DILIGENCIADA: El Suscriptor deberá ingresar a la página: luego debe dar click en Empresas Ingrese a Empresas, luego debe ingresar a acceso a suscriptores con el número de cédula y colocar la contraseña, después debe dar click en Servicios en línea y por último ingresar a Aplicaciones donde encuentra la opción: FACILIDAT. En la opción Cargar plantilla diligenciada, el Suscriptor debe proceder a diligenciar los campos requeridos, que se indican a continuación: Pág: 18

19 Los datos a diligenciar son los siguientes: - Código de Suscriptor: Se debe indicar el Código del Suscriptor de la Entidad asignado por DataCrédito para entregar información. Código que le ha sido informado en la capacitación o que igualmente podrá verificar con el Call Center. - Tipo de Entrega: Este tipo de entrega debe coincidir con el relacionado en la configuración inicial de la plantilla de Excel (Actualización Total, Actualización parcial, Actualización fragmentada). - Correo electrónico: El Suscriptor debe diligenciar el correo electrónico del usuario de la Entidad, quien recibirá la notificación del envío de la plantilla. - Archivo: El archivo que se deberá cargar corresponde al 2 o archivo generado por el aplicativo, denominado Archivo carga datacredito. - Términos Legales: Para realizar la carga del archivo es necesario realizar la lectura y aceptación de los términos legales descritos en la página. - Enviar Archivo: Una vez diligenciado los campos, el usuario debe dar click en el Botón Enviar archivo. Una vez ha enviado el archivo, aparece la siguiente ventana, donde se informa que la carga puede tardar un tiempo prolongado, dependiendo del archivo a cargar. Para continuar con el proceso se debe dar click en el botón Aceptar. Pág: 19

20 Si la carga se realizó de forma correcta, el Usuario deberá recibir un correo donde se informe los datos de la entrega realizada. En caso contrario, aparecerá un mensaje error, especificando qué problema se presentó en el proceso. La Entidad debe esperar un nuevo mensaje de notificación con los resultados del proceso de información enviado. Facilidat Entrega efectiva de información Usuario con el NIT: Usted tiene una nueva de su producto Facilidat. El archivo Copia de downloadfile.xls fue cargado satisfactoriamente Número de Entrega: 81 Nombre de Archivo: Copia de downloadfile.xls Tamaño de Archivo: Bytes MD5 de Archivo: ceebbf44fc58d8084b aec3854 Fecha de Entrega: 03 de septiembre de :42:30 PM Tipo de Entrega: ACTUALIZACIÓN TOTAL Correo de Notificación: Si usted requiere verificar el detalle de los campos de la plantilla, así como la descripción de cada campo a diligenciar, podrá obtener el manual de entrega de información en la página luego ingrese a Empresas, dar click en Ingrese a Empresas, digite su número de cédula y luego la clave, ingrese a soporte técnico, luego ingrese a manuales y allí podrá ingresar a Nuevos manuales de entrega de información y por último Manual FACILIDAT. Igualmente, en esta misma sección, encontrará un demo que le servirá de guía para utilizar adecuadamente FACILIDAT. Pág: 20

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