Manual de Usuario Módulo de Verificación de Obras OCI Sistema de Información de Obras Públicas Versión 1.0

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1 Manual de Usuario Módulo de Verificación de Obras OCI Sistema de Información de Obras Públicas Versión 1.0

2 Contenido Pag. Capítulo 1: Presentación 1.1. Introducción 1.. Objetivos 1.. Alcance 1.. Generalidades Capítulo : Acceso al Módulo de Verificación de Obras.1. Acceso Capítulo : del Módulo de Verificación de Obras.1. Secciones del Módulo de Verificación Capítulo : Proceso de verificación de las obras registradas en INFOBRAS.1. Sección 1: Información general 6.. Sección : Carga de datos 7.. Sección : Verificación de obras 9.. Sección : Notificación a la entidad 1.5. Sección 5: Levantamiento de observaciones Sección 6: Reporte de verificación 19 Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión 1.0 1

3 Presentación 1.1. Introducción 1 El 7 de marzo de 015, se aprueban los Lineamientos para el Proceso de Verificación de la Información de Obras Públicas-INFOBRAS en el marco de lo establecido en el inciso f) del numeral de la Directiva N CG/PEC- Programación, Ejecución y Evaluación del Plan Anual de Control 015 de los Órganos de Control Institucional, en dicho Lineamiento se establece el procedimiento de verificación de la información registrada en INFOBRAS por parte del Órgano de Control Institucional (OCI). Asimismo, señala que la verificación se orienta prioritariamente a: Verificar que toda obra pública en ejecución, se encuentre registrada en el sistema INFOBRAS, considerándose también aquellas obras que se encuentren paralizadas. Validar que la información registrada en el sistema INFOBRAS sea veraz y acorde a los documentos que le sirven de sustento. En tal sentido, con el propósito de contar con un sistema informático que permita optimizar el proceso de verificación de obras por el OCI, se ha diseñado un aplicativo informático denominado Módulo de Verificación de Obras-OCI, que es una sistema amigable, para el cual se ha elaborado la presente guía, que orientará el correcto uso y registro del módulo por parte del OCI. 1.. Objetivos Asegurar el correcto uso del Módulo de Verificación de Obras-OCI, detallando el proceso de las diferentes secciones que lo componen. 1.. Alcance El Módulo de Verificación de Obras-OCI, únicamente será utilizado el OCI con fines del proceso de verificación; dicho módulo comprende desde la carga de datos hasta la emisión de reportes de verificación. 1.. Generalidades El OCI para acceder al Módulo de Verificación de Obras OCI, debe tener asignado el Rol jefe de OCI, en caso no contar con dicho rol, deberá solicitarlo al correo: infobras@contraloría.gob.pe de acuerdo a lo establecido en el Lineamientos para el Proceso de Verificación de la Información de Obras Públicas-INFOBRAS. El OCI verificará que la información corresponda a obras en ejecución, independientemente de la modalidad de ejecución, el régimen legal o la fuente de financiamiento aplicada; dentro del periodo de verificación, también se considera aquellas obras que se encuentran paralizadas. Los plazos de verificación establecidos en el lineamiento deberán respectarse, siendo luego de ello imposible de acceder para realizar alguna acción. Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión 1.0

4 Acceso al Módulo de Verificación de Obras.1 Acceso Para ingresar al Módulo de Verificación de Obras-OCI, en el navegador (se recomienda Google Chrome) digite la dirección: luego de acceder al sistema INFOBRAS, ubicará la opción de Entidades Públicas. A continuación se muestra los pasos de navegación: Paso 1: Hacer click en el botón Ingresar del apartado Entidades Públicas Paso : En la ventana de Acceso al sistema, debe ingresar el usuario y clave asignado. Paso : Al ingresar al sistema, podrá acceder al Módulo de Verificación de Obras a través del menú Registro y la opción Módulo de Verificación de Obras Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión 1.0

5 del Módulo de Verificación de Obras Para realizar la verificación a la información de las obras registradas en INFOBRAS, se debe seguir un orden que comprende desde el acceso a la información del Módulo de Verificación de Obras, en donde podrá descargar él formato N 1 : Listado de obras que se encuentran en ejecución, hasta la emisión del reporte de verificación..1. Secciones del Módulo de Verificación de Obras El Módulo de Verificación de Obras OCI, se encuentra formado por las siguientes secciones (pestañas), tal como se muestra en la siguiente gráfica: INFORMACIÓN VERIFICACIÓN REPORTE k Información General Carga de Información Verificación de obras Notificación a la entidad Levantamiento Observaciones Reporte de Verificación Descarga del Formato N 1 Adjunta el archivo Excel Verifica la información registrada en INFOBRAS Notifica a la entidad para que actualice la información Actualizará la verificación Genera reporte Según como va ingresando y completando la secuencia de navegación, las secciones del módulo mostrarán colores que indican diferentes estados: Color Gris - Inactiva, no disponible hasta completar las secciones activas. Color Negro - Activa, disponible para completar su información. Color Celeste Completo, llenado con éxito. Durante la navegación encontrará diferentes avisos, los cuales se distinguen por colores : Color Amarillo - Desatacado - Contenido muy importante. Color Celeste - Éxito- Indica logro de alguna acción realizada. Color Rojo - Advertencia Mensaje de precaución. Color Gris - Orientación Texto de guía en la navegación Nota.- El registro del proceso de verificación se realizará en las secciones activas, no puede pasar a otra sección mientras no termine las secciones anteriores. Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión 1.0

6 Para una mejor comprensión se realiza una descripción de las secciones del Módulo de Verificación de Obras OCI : Titulo general del módulo. Secciones de navegación. Contiene el nombre de la sección y el estado de registro, el estado puede ser de colores: o Color Gris - Inactiva, no disponible hasta completar las secciones activas. o Color Negro - Activa, disponible para completar su información. o Color Celeste Completo, llenado con éxito. Cuerpo o contenido de la sección, dependiendo de la sección, el contenido cambiará Avisos de navegación. Son anuncios de colores dependiendo de su naturaleza, pueden ser: o Color Amarillo - Desatacado - Contenido muy importante. o Color Celeste - Éxito- Indica logro de alguna acción realizada. o Color Rojo - Advertencia Mensaje de precaución. o Color Gris - Orientación Texto de guía en la navegación 5 Botones de acción. Permiten realizar una acción determinada. Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión 1.0 5

7 Proceso de verificación de las obras registradas en INFOBRAS El proceso de verificación que detalla los Lineamientos se realizará a través de las diferentes secciones:.1. Sección 1: Información General En esta sección encontrará una breve descripción del módulo y podrá descargar los siguientes archivos: Resolución, manual del usuario, lineamiento y formato N 1: Listado de obras que se encuentran en ejecución, a través de este último documento el jefe de OCI solicitará al titular de la entidad bajo control o quien haga sus veces, el listado de obras. A continuación se muestra los pasos de navegación en esta sección: Paso 1: Tomar conocimiento de la información. Paso : Revisar los documentos relacionados con el módulo y descargar el formato N 1: Listado de obras que se encuentran en ejecución. Paso : Activar el check de aceptación, que indica que tomó conocimiento de la información presentada en el módulo. Paso : Dar click en el botón Aceptar. 1 Nota.- No podrá continuar con el registro de la siguiente sección Carga de datos, si no selecciona la casilla Aceptar. Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión 1.0 6

8 .. Sección : Carga de Información Una vez que se ha solicitado a la entidad, información de las obras que vienen ejecutando, el jefe de OCI recibirá por parte del titular de la entidad bajo control o quien haga sus veces en un plazo no mayor a siete (7) días hábiles, la información mediante documento y en archivo digital (Ms Excel). Solicita información Remite información A continuación se muestra los pasos de navegación en la sección Carga de información : Paso 1: Haga click en el botón Seleccionar y busque el archivo formato N 1 en Excel que guardo en su computadora Paso : Haga click en el botón Cargar Archivo. 1 1 Botón Seleccionar Selecciona el archivo para la verificación. No permite un archivo en formato distinto al establecido en el Lineamiento La capacidad máxima de carga es de MB. Botón Cargar Archivo Botón destinado a cargar el archivo en formato Excel. Si la carga se realiza con éxito, debe mostrarse la lista de obras en la parte inferior de la sección II. Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión 1.0 7

9 Paso : Al cargar el archivo, el sistema mostrará la lista de obras a verificar, si es correcto, realice el siguiente paso. Paso : Haga click en el botón Guardar Botón Guardar Tiene la función de guardar la información cargada, una vez seleccionada esta opción, la información no podrá ser modificada y el sistema mostrará un aviso de éxito. Al guardar la información, se activará la siguiente sección Verificación de Obras Nota.- Si la entidad no emitió ninguna información de las obras que vienen ejecutando, el jefe de OCI en el plazo establecido, procederá a indicar los motivos en la sección de Carga de Información y generar el reporte final que se realizará en la sección de Reportes de Verificación, ingresando las observaciones respectivas, con lo cual se dará por concluida el proceso de verificación. Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión 1.0 8

10 .. Sección : Verificación de Obras En esta sección se verificará que las obras que vienen ejecutando las entidades se encuentran registradas en INFOBRAS y el registro de dichas obras sea veraz, para cumplir con esta sección el jefe de OCI, realizará dos acciones: para obras reportadas y obras no reportadas. a) Pasos de navegación para las obras reportadas por la entidad Paso 1: Haga click en el botón Comenzar verificación El sistema mostrará el listado de obras que se cargó en la pestaña anterior y mostrará dos columnas denominadas Estado de verificación y Verificación de Obras. 11 Paso : Revise la columna donde indica el estado de evaluación; si no se realizó ningún proceso de verificación encontrará el estado Pendiente. Paso : Elija la obra en estado Pendiente y de click en el link Verificar. Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión 1.0 9

11 Columna Estado de evaluación. En esta sección cada obra es clasificada con un estado, en las que se distinguen: o No verificada: Estado inicial. Obra que no ha sido verificada. o Sin observaciones: Luego de la verificación, la obra no tiene observaciones. o Con observaciones: Luego de la verificación la obra tiene observaciones. o No registrada en INFOBRAS: No se pudo encontrar en el sistema. Columna Verificación de Obras. De acuerdo a la acción realizada, tendrá la opción de : o Verificar (Link activo): Obra disponible de ser verificada. Al darle click abre la ventana de verificación para la obra seleccionada. o Verificada (Link inactivo): Obra que concluyó su proceso de verificación y no podrá ser verificada de nuevo. Paso : Seleccione una opción de búsqueda, se recomienda usar la opción Por coincidencias sugeridas, debido a que, con esta opción la búsqueda en INFOBRAS se realizará por todos los campos establecidos en el formato 1, es decir: Código SNIP, fecha de inicio, moneda y monto de ejecución; el sistema mostrará como resultado un listado de obras con la coincidencias encontradas. Paso 5: De click en el botón Buscar para ejecutar la búsqueda. 5 5 Criterios de búsqueda El campo contiene tres () criterios para buscar obras en el sistema INFOBRAS, como se detalla: o Por coincidencias sugeridas (Opción por defecto): Al buscar por esta opción el sistema mostrará un listado de obras que guarden relación con algún dato de la obra enviada por la entidad. o Por código INFOBRAS: Puede realizar una búsqueda directa de la obra, si se conoce el código INFOBRAS o Mostrar todas las obras: Esta opción de búsqueda muestra todas las obras registradas por la entidad en INFOBRAS. Botón Buscar. Ejecuta la búsqueda de las obras. Se puede buscar tantas veces sea necesario. Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión

12 Paso 6: Seleccione la obra que se relaciona con la brindada por la entidad Paso 7: En caso hubiera observaciones, como: La fecha de inicio de obra o el monto de ejecución no coincide con la obra que se encuentra verificando, indíquelas en la lista de Observaciones. Paso 8: En caso de no encontrar ninguna coincidencia, de la obra que se encuentra verificando con el listado de obras que muestra el sistema, marque un check en el aviso La obra no se encuentra registrada en INFOBRAS Paso 9: Guarde la verificación y repita el proceso para cada obra a verificar Listado de resultados. o Muestra todas las obras que se encontraron al ejecutar la búsqueda. o Puede haber campos vacíos, dependiendo de cómo este el registro en INFOBRAS. o Solo se puede seleccionar una (1) obras del listado, la cual debe ser igual a lo reportado por la entidad. Listado de observaciones. Se muestra un listado de observaciones por cada dato de la obra y son: o o o No se ajusta a lo reportado: Hay diferencias relevantes entre uno y otro dato Datos incompletos: la información es parcial o fragmentada. No tiene datos: el campo se encuentra vacío. Se puede poner una observación por cada campo. Aviso destacado Da la opción de marcar si es que la obra no se encuentra en el sistema. Al marcar el check, el listado de observaciones se oculta. Botón Guardar. Guarda la relación única entre una obra reportada por la entidad y una obra registrada en INFOBRAS. Una vez relacionada ya no se podrá deshacer le cambio. Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión

13 b) Pasos de navegación para las obras no reportadas por la entidad Cuando se complete la verificación de todas las obras reportadas por la entidad, se activará la pestaña Obras no reportadas, en esta sección el jefe de OCI podrá registrar las obras que la entidad no reportó en la lista del formato N 1. Realizando, los siguientes pasos de navegación: Paso 1: Responder la pregunta Todas las obras fueron reportadas por la entidad?, de presionar la opción Si, proceda a guardar la información. Paso : Presione la opción de Guardar. 1 1 Opción de registro obras no reportadas. Seleccionar la opción : En el caso que la respuesta sea SI, aparecerá un aviso de éxito y la sección pasará a estado completo. En el caso que la respuesta sea NO, aparecerá un formulario para registrar datos sobre esas obras. Botón Guardar. Tiene la función de guardar la opción registrada. Paso : En caso hubiera obras que reportar, presione en la opción No y seleccione mediante un click el botón Nuevo. Paso : Complete los datos solicitados. Paso 5: Guarde el registro 5 Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión 1.0 1

14 Botón Nuevo Tiene la función de abrir un formulario para registrar la obra no reportada. 5 Campos solicitados de la obra: Breve descripción de la obra en ejecución. Dirección de la obra: Dirección y referencias de la ubicación de la obra. Comentarios: texto libre donde el Jefe de OCI puede dar detalles en referencia a la obra. El mismo será enviado al titular de la entidad. Botón Guardar Tiene la función de guardar el registro de la obra no reportada. Paso 6: Puede eliminar el registro en caso de error Paso 7: Si requiere ingresar más obras presione la opción Nuevo o la opción Cerrar registro, para que el sistema guarde la información Botón Eliminar Tiene la función de eliminar la obra en caso de error 7 Botón Cerrar registro Tiene la función de cerrar de manera oficial el registro de obras no reportadas por la entidad. Una vez cerrado el registro no se podrá realizar modificaciones. Aparecerá un aviso de éxito. Se activará la sección Notificación a la entidad. Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión 1.0 1

15 .. Sección : Notificación a la entidad Una vez culminada la verificación, se procederá a remitir correo electrónico al Titular de la Entidad con el detalle de verificación además remite una copia al correo del Jefe de OCI. Pasos de navegación para realizar notificaciones a la entidad: Paso 1: Revise los resultados de la verificación. Paso : En caso sea necesario se puede editar los datos del titular de la entidad. Paso : En caso sea necesario se puede editar los datos del Jefe de OCI. Paso : De click al botón Enviar para realizar al notificación a la entidad. 1 1 Campos de resultados Muestran el consolidado de datos de las obras verificadas Zona Datos del titular de la entidad Botón Editar o Tiene la función de cambiar los datos del titular de la entidad, que servirán para el envío de la notificación. Zona Datos del Jefe de OCI Botón Editar o Tiene la función de cambiar los datos del Jefe de OCI. o Los datos que se muestran son los que se guardan en la base Botón Enviar Tiene la función de enviar un correo electrónico al Titular de la Entidad con el detalle de verificación además remite una copia al correo del Jefe de OCI. Una vez enviado, el botón queda bloqueado y no se podrá deshacer el cambio. Aparecerá un aviso de éxito. Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión 1.0 1

16 Paso 5: Revisar el correo donde se indica el consolidado de la información y las observaciones de la verificación Paso 6: De acuerdo al plazo establecido, esperará que el Titular de le Entidad se comunique indicando que las observaciones fueron levantadas, para proceder con la sección 5 Levantamiento de las observaciones Nota: Si en el caso no hubiera observaciones, se procederá a realizar el Reporte de Verificación Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión

17 .5. Sección 5: Levantamiento de observaciones En esta sección se procederá a realizar una segunda verificación una vez que la entidad comunique sobre el levantamiento de observaciones. a) Pasos de navegación para las obras reportadas por la entidad Paso 1: Haga click en el botón Comenzar. 1 1 Botón Comenzar Tiene la función de comenzar el levantamiento de observaciones. Debe cargar el listado de obras que quedaron con observaciones Paso : Haga click en el link Pendiente para revisar la obra. Paso : Se visualiza una ventana con la obra observada en la primera etapa y el botón de Buscar, con la finalidad de realizar nuevamente la comparación con las obras registradas en INFOBRAS, se recomienda usar la opción Verificación anterior, con la finalidad de que se vuelva a realizar la misma búsqueda realizada en la primera verificación. Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión

18 Paso. De encontrar que las observaciones fueron levantadas, cambie el estado a la opción Sin Observación. Paso 5. Guarde los cambios. L e y e n d a : 5 5 Listado de criterios de búsqueda Se encuentra la opción de Verificación anterior, con la finalidad de que vuelva a realizar la misma búsqueda que en la primera verificación y de esta forma, agilice la búsqueda de la obra observada Listado de observaciones En el caso de haber sido levantada la observación por la entidad, se debe cambiar a la opción Sin observaciones. Botón Guardar Guarda los cambios de la verificación. Paso 6. Realice el mismo proceso para todas las obras observadas y una vez culminado el proceso de verificación, seleccione en el botón Finalizar Actualización 6 Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión

19 6 Botón Finalizar Verificación Tiene la función de finalizar la segunda verificación. El estado de la sección cambiará a completo. Aparecerá un aviso de éxito. b) Pasos de navegación para las obras no reportadas por la entidad Paso 1: Hacer click en la pestaña Obras no reportadas. Paso : Revise el listado de obras y haga click en el botón Editar. 1 Paso : Ingrese el código INFOBRAS reportado por la Entidad, caso contrario marque el check indicando que la obra no se registró en INFOBRAS. Realice la misma acción si en caso hubiera más obras reportadas. Nota.- De no tener ninguna respuesta de la entidad sobre las observaciones realizadas en la primera verificación, el jefe de OCI, procederá a realizar la segunda verificación y luego proceder a generar el Reporte de verificación. Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión

20 .6. Sección 6: Reporte de verificación En esta sección se genera el reporte de la verificación realizada a las obras reportadas por la entidad, el cual se enviara a la Gerencia de Estudios y Gestión Pública a través del sistema; asimismo, le llegará una copia al correo del jefe de OCI, dicho reporte se mantendrá guardado en el módulo y de considerar necesario podrá realizar una impresión de la misma. Pasos de navegación para generar los reportes de verificación: Paso 1: Haga click en el botón Generar reporte. Paso : Revise su correo, le llegará una copia del reporte de verificación. Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión

21 Dirección: Jr. Camilo Carrillo 11- Jesús María Consultas: Correo Electrónico: Teléfono: (01) anexo 175/605/196 Sistema de Información de Obras Públicas Módulo de Verificación de Obras OCI- Versión 1.0 0