Contraloría General de la República SISTEMA DE INFORMACION DE OBRAS PUBLICAS

Transcripción

1 Contraloría General de la República SISTEMA DE INFORMACION DE OBRAS PUBLICAS REGISTRO DE LAS OBRAS EN EJECUCION EN EL SISTEMA INFOBRAS EN EL MARCO DEL PLAN INCENTIVOS A LA MEJORA DE LA GESTION Y MORDERNIZACION MUNICIPAL - PI 2013

2 REGISTRO DE LAS OBRAS EN EJECUCIÓN EN EL SISTEMA INFOBRAS EN EL MARCO DEL PLAN INCENTIVOS A LA MEJORA DE LA GESTION Y MORDERNIZACION MUNICIPAL - PI FINALIDAD OBJETIVO ALCANCE BASE LEGAL DISPOSICIONES GENERALES Funcionalidad del aplicativo informático Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal Cumplimiento de la meta Alcance de la información a registrarse Etapas para el cumplimiento de la meta Roles del sistema para las entidades ejecutoras DISPOSICIONES ESPECIFICAS Solicitud de acceso Acceso al Sistema Registro de la Obra Registro de Datos de Obra Registro de Asignación de Adquisiciones para la ejecución de obras bajo la modalidad de Administración Directa - PI DISPOSICIONES FINALES ANEXOS ANEXO 01: Registro de la Ficha de OBRA del INFObras desde el SEACE Página 2 de 32

3 1. FINALIDAD Orientar a las entidades en el registro de las obras en el Sistema de Información de Obras Públicas INFObras para el cumplimiento de la meta establecida en el Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal OBJETIVO Facilitar el adecuado registro de información de las obras públicas de las municipalidades participantes del Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal 2013, coadyuvando al cumplimiento de la meta denominada Registro de las obras en ejecución según corresponda, en el Sistema de Información de Obras Públicas 3. ALCANCE Las disposiciones del presente instructivo son aplicables para todas las municipalidades provinciales y distritales del país que participen en el cumplimiento de la meta Registro de las obras en ejecución según corresponda, en el Sistema de Información de Obras Públicas, en el marco del Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal BASE LEGAL 4.1. Ley N Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República y sus modificaciones Ley N Ley que crea el Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión Municipal Decreto Supremo Nº EF - Aprueban los procedimientos para el cumplimiento de metas y la asignación de los recursos del Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal del año Ley N Ley de Presupuesto Público para el Año Fiscal Resolución de Contraloría N CG, la cual aprobó la Directiva N CG/OEA - Registro de información sobre obras públicas del Estado INFObras. 5. DISPOSICIONES GENERALES 5.1. Funcionalidad del aplicativo informático El Sistema de Información de Obras Públicas (en adelante, INFObras) permite ingresar información y realizar el seguimiento a la ejecución de obras públicas, comprendiendo las fases de pre-inversión, inversión y post-inversión. El citado aplicativo, entre otras finalidades, ha sido diseñado para brindar información útil y oportuna a las entidades que participan en el marco del Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal 2013 (en adelante PI), respecto de las obras que ejecutan. Página 3 de 32

4 5.2. Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal El PI es un instrumento de Presupuesto por Resultados, cuyo objetivo principal es impulsar reformas que permitan lograr el crecimiento y desarrollo sostenible de la economía local y la mejora de su gestión, en el marco del proceso de descentralización y mejora de la competitividad. En este contexto, el PI implica una transferencia de recursos condicionada al cumplimiento de metas que deben alcanzar las municipalidades en un período de tiempo determinado Cumplimiento de la meta Para el presente año la Contraloría General de la República ha establecido la meta Registro de las obras en ejecución según corresponda, en el Sistema de Información de Obras Públicas, a fin de incrementar el número de entidades que reportan información sobre la ejecución de sus obras. Las municipalidades deben cumplir con el ingreso de información en el sistema INFObras, hasta el 31 de julio y el 31 de diciembre de 2013, respectivamente. Se considera como meta cumplida un registro mínimo de 90% de las obras que se encuentran en ejecución dentro del plazo de evaluación; caso contrario, se considerará como meta no cumplida Alcance de la información a registrarse Las municipalidades consideradas como ciudades principales de Tipo A y Tipo B, clasificadas de acuerdo a lo establecido en el Anexo N 01 del Decreto Supremo Nº EF, deben ingresar en el INFObras la información referida a las obras públicas que se financian íntegra o parcialmente con recursos públicos, independientemente del mecanismo de financiamiento, incluidas las obras por impuestos y aquellas que se ejecuten mediante asociaciones público privadas. Cabe señalar que el registro de la información se realiza exclusivamente de forma virtual. Página 4 de 32

5 5.5. Etapas para el cumplimiento de la meta El procedimiento de registro de la información para el cumplimiento de la meta, tiene las siguientes etapas: ETAPAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA META Acceso al sistema El aplicativo informático INFObras, se encuentra disponible en el portal institucional de la Contraloría General de la República. Par el registro de la información se debe efectuar la solicitud de su usuario y contraseña para ingresar al citado aplicativo informático Registro de la obra y enlace con el SEACE En la etapa de Registro de la Obra se debe ingresar la información relevante de la obra, completando los datos que se requieren en la Ficha de Obra. Esta podrá ser editada hasta la publicación del primer avance. El registro de la Ficha de Obra puede efectuarse de dos formas: a) El funcionario del órgano encargado de las contrataciones de la entidad accede a la página web del SEACE y a través de un link que lo dirige al INFObras, crea la Página 5 de 32

6 Ficha de Obra, de esta manera la obra queda enlazada con el proceso de contratación respectivo. b) En el caso que no se haya registrado la Ficha de Obra desde el SEACE, el usuario del aplicativo informático INFObras de la entidad podrá registrarla ingresando a éste, como se detalla en el numeral del presente instructivo. Luego, el funcionario del órgano encargado de las contrataciones de la entidad desde el SEACE debe realizar el enlace del proceso de selección de obras, bienes o servicios con el INFObras, a fin de vincular dichos procesos con la obra que se va a ejecutar Registro de datos de obra En la etapa de Registro de Datos de Obra, se debe ingresar información complementaria a la previamente ingresada en la Ficha de Obra, tales como: Inicio de la obra Ubicación de la obra Datos del residente de la obra Datos del supervisor de la obra Registro de asignación de adquisiciones PI Si la obra se ejecuta bajo la modalidad Administración Directa adicionalmente se debe efectuar el Registro de Asignación de Adquisiciones PI, para ello se debe ingresar la información de las adquisiciones de bienes para la ejecución de obras públicas y su asignación a determinada obra Roles del sistema para las entidades ejecutoras En la etapa de Registro de la Obra corresponde ingresar la información al funcionario encargado de las contrataciones de la entidad quien accede al SEACE y es el responsable del registro de la Ficha de Obra. En la etapa de Registro de Datos de Obra corresponde ingresar la información al funcionario responsable de la ejecución de las obras en la entidad, generalmente el encargado del departamento de obras. Rol Funciones Registrador - Registrar y editar la Ficha de Obra (oficina de logística u obras). - Registrar la ubicación, inicio de obra y residente (oficina de obras). - Registrar las asignaciones de las adquisiciones. - Consulta de obras. Visualizador - Consulta de obras. Página 6 de 32

7 6. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 6.1. Solicitud de acceso Para obtener acceso al aplicativo previamente se debe efectuar la solicitud de usuario y contraseña, conforme a lo dispuesto en la Directiva vigente Acceso al sistema Existen dos formas de acceso al aplicativo INFObras: A) A través del portal de la Contraloría General Página 7 de 32

8 B) Ingresando desde su explorador de internet al siguiente enlace: Seguidamente se mostrará una pantalla de ingreso al sistema, la cual le solicitará el usuario y contraseña asignados. Una vez digitados, presionar el botón. Ingrese el usuario y contraseña asignados Ingrese el código (respetando mayúsculas y minúsculas) Página 8 de 32

9 Cambiar contraseña Para cambiar la contraseña se presiona el vínculo Cambiar contraseña, y automáticamente nos lleva al siguiente formulario. Ingrese su código de usuario Luego, presionar el botón Generar contraseña, esta será enviada al correo electrónico del usuario Recuperación de contraseña Para recuperar su contraseña, presionar el vínculo Olvidó su contraseña y nos llevará al siguiente formulario. Completar los siguientes campos Luego, presionar el botón Grabar Página 9 de 32

10 Ingresando al sistema Al ingresar al sistema se visualiza la pantalla principal del INFObras: Si la entidad ya tiene obras registradas, entonces la pantalla principal mostrará el listado de éstas, tal como se muestra a continuación: Página 10 de 32

11 6.3. Registro de la obra Ficha de obra Se debe efectuar el registro de la Ficha de Obra desde el SEACE, conforme al procedimiento que se detalla en el Anexo 01 del presente instructivo. En el caso que no se haya registrado la Ficha de Obra desde el SEACE, el usuario de la entidad podrá realizarlo desde el INFObras dando click en Añadir una nueva obra. Presione el botón Página 11 de 32

12 Al presionar el botón Añadir una nueva obra se abrirá la Ficha de Obra. Al ingresar el código SNIP, se completarán los demás campos Completar los datos del recuadro, al finalizar presione Agregar Ingrese las opciones del catálogo de obras Descripción de la Ficha de Obra : (1) En el campo PROYECTO DE INVERSION PUBLICA, se ingresa el código SNIP y luego se presiona, automáticamente se llenarán los siguientes campos: Fecha de aprobación Monto de aprobación Fecha de verificación Monto de verificación Código SIAF (2) En el campo EXPEDIENTE TÉCNICO DE LA OBRA, se deben registrar los datos solicitados. El(los) documento(s) a adjuntar debe tener formato pdf y un tamaño no mayor a 5 Mb. Página 12 de 32

13 (3) Registro de detalle de la obra Una vez que se llenaron los campos de la Ficha de obra y si esta no tiene financiamiento de otra entidad, se presiona el botón.. (4) Financiamiento de otra entidad Si la obra tiene financiamiento externo marcar check, a continuación se mostrarán los campos que deben completarse. Buscar la entidad Luego de presionar el botón Agregar, aparecerá una tabla con los datos agregados. Si se está conforme con los datos ingresados, entonces presionar el botón, de lo contrario presione e ingrese nuevamente los datos. Página 13 de 32

14 (5) Guardar la información Se presiona el botón para guardar la Ficha de obra El sistema emitirá el siguiente mensaje, preguntando si desea registrar la obra. Presionará el botón para continuar con el proceso, caso contrario se presionará el botón Cancelar, para seguir completando la Ficha de obra. Página 14 de 32

15 Editar obra La edición de la Ficha de Obra es posible si se registró pero aún no se publicó el avance de la obra. Como se aprecia en la imagen, el botón estará activo si aún no se ha publicado el avance. En el caso de que la obra ya presente publicación de avances, entonces se mostrará el botón. El botón Editar Obra estará activo si aún no se ha publicado el avance de obra Página 15 de 32

16 6.4. Registro de datos de obra Luego de haberse registrado la Ficha de Obra se ubica la obra registrada en el listado de obras en la página principal, y se presiona el botón Avance. Presionar Avance Se abrirá una nueva pantalla, en la cual se debe completar la información del campo DATOS DE OBRA: Dirección Departamento Provincia Distrito Punto de Inicio y Punto Final (Latitud, Longitud) Fecha de inicio de obra Campo: Datos del residente de obra Campo: Datos del supervisor de obra Una vez adicionado los campos requeridos, presionar el botón. Para las obras que se realizan por Administración Directa se solicitarán los datos del residente y del supervisor de la obra. Para el caso de obras ejecutadas Por Contrata sólo se registran los datos del residente de obra. Página 16 de 32

17 Completar los campos relacionados a la ubicación de la obra Ubicación Georefencial Registrar los datos del residente y del supervisor Presione Guardar Página 17 de 32

18 Ubicación georeferencial En el campo de registro de ubicación se selecciona el punto de inicio y punto de fin. Al dar click en el recuadro, aparecerá la siguiente pantalla: Para acercar el mapa dar click en el signo + Para elegir un punto de inicio o fin dar click en el lugar que corresponda y aparecerá el punto rojo Luego dar click en OK, para continuar Nota: Se recomienda utilizar el navegador Web Google Chrome En el caso de carreteras se selecciona un punto de inicio y un punto final. Para el caso de edificaciones se selecciona un solo punto. Página 18 de 32

19 6.5. Registro de asignación de adquisiciones para la ejecución de obras bajo la modalidad de Administración Directa - PI Presiona el botón para el registro de adquisiciones en el marco del PI Una vez presionado el ícono Registro de Adquisiciones, el sistema lo direccionará a la pantalla que se muestra líneas abajo. Si la entidad ya tiene registros de asignación de adquisiciones le aparecerá el listado como lo indica la siguiente imagen: Dar click en el botón Nuevo Proceso Luego de presionar Nuevo Proceso se abrirá la Ficha de Asignación de Adquisiciones PI : Página 19 de 32

20 Ficha de asignación de adquisiciones - PI Esta ficha es parte del registro de asignación de adquisiciones, en la cual se va a detallar la información de las adquisiciones destinadas a obras ejecutadas bajo la modalidad Administración Directa. Esta ficha tiene tres secciones, las cuales se detallan en las siguientes páginas: Proceso de selección Datos de la adquisición INFObras (1) (2) (3) Dar click en el botón Buscar para enlazar con obra registrada Luego de llenar los campos, dar click en Agregar (4) (4) (5) Página 20 de 32

21 Proceso de selección Esta sección tiene por objetivo identificar el proceso de selección y requiere ingresar los siguientes campos: Campo Tipo de proceso Modalidad de proceso Año del proceso de selección Número de proceso Siglas del proceso Descripción Tipo de proceso de selección, puede ser alguno previsto en la ley de contrataciones u otro señalado en el sistema. La modalidad del proceso de selección, puede ser alguno previsto en la ley de contrataciones u otro señalado en el sistema. El año en que se realiza la convocatoria. El número del proceso de selección. Las siglas del proceso de selección Datos de la adquisición Esta sección tiene por objetivo identificar el detalle de la compra, y requiere ingresar los siguientes campos: Campo Nombre de adquisición Moneda Monto total contratado Descripción Descripción del objeto de la contratación, por ejemplo: adquisición de materiales de construcción, adquisición de cemento, alquiler de maquinaria. La moneda de la contratación. El monto total de la contratación. Página 21 de 32

22 INFObras Esta sección tiene por objetivo identificar a qué obra está asociada la contratación indicada en las secciones anteriores e indicar cuánta de esta adquisición está destinada a una obra en el INFObras, y requiere ingresar los siguientes campos: Campo Código INFObras Descripción de INFObras Código SNIP Descripción de SNIP % de Monto total Monto asignado a la obra Comentarios Descripción Código de la obra, el cual es seleccionado mediante el botón Buscar ubicado al lado de este campo. La descripción de la obra, este campo es llenado automáticamente por el sistema. El código SNIP de la obra, este campo es llenado automáticamente por el sistema. La descripción en el SNIP de la obra, este campo es llenado automáticamente por el sistema. El porcentaje de la adquisición destinada a la obra en relación al monto total, este campo es llenado automáticamente por el sistema. El monto de la adquisición que es destinado a la obra. Cualquier comentario con información adicional, que se considera oportuno señalar. Luego de seleccionar el código INFObras y presionar el botón, aparecerá una tabla con el listado de obras registradas por la entidad, para elegir la obra dar click en. Página 22 de 32

23 Luego de llenar todos los campos de la sección INFObras dar click en Agregar, seguidamente presionamos el botón Guardar. Aparecerá un mensaje con la confirmación del registro, para culminar presionar el botón. Se presiona el botón para guardar la Ficha de Asignación de Adquisiciones Editar proceso La edición de la Ficha de Asignación de Adquisiciones es posible si se registró, pero aún no se publicó la información. Si la información de la Ficha de Asignación de Adquisiciones ya no será editada entonces se presiona el botón. El sistema emitirá un mensaje, preguntando si desea publicar el proceso de asignación de adquisiciones. Presionará el botón para continuar con el proceso, caso contrario se presionará el botón Cancelar, para seguir completando la Ficha de Asignación de Adquisiciones. Página 23 de 32

24 6. DISPOSICIONES FINALES Primera: Mejora continua del aplicativo El Departamento de Obras o la unidad orgánica que haga sus veces, será la encargada de administrar y realizar la implementación de las nuevas funcionalidades del aplicativo informático, en coordinación con el Departamento de Tecnologías de la Información, a fin de realizar la mejora continua del aplicativo. 7. ANEXOS Anexo 01: Registro de la Ficha del INFObras desde el SEACE. Página 24 de 32

25 ANEXO 01: REGISTRO DE LA FICHA DE OBRA DEL INFOBRAS DESDE EL SEACE A.1.- Al ingresar al SEACE dar click en el Menú Principal y seleccionar la ficha Procesos Página 25 de 32

26 A.2.- Seleccionar INFObras A.3.- Crear Nuevo Página 26 de 32

27 A.4.- Dar click dentro del casillero Descripción de Obra Página 27 de 32

28 A.5.- Si la Ficha de Obra ya se encuentra registrada en el INFObras, seleccionar el código correspondiente a dicha obra: Página 28 de 32

29 A.6.- Luego, seleccionar el botón agregar Página 29 de 32

30 A.7.- La obra ya se encuentra enlazada con el SEACE Página 30 de 32

31 B.1.- Si la Obra no estuviera registrada, seleccionar la ficha INFObras Página 31 de 32

32 B.2.- Se procede a registrar la Ficha de Obra de INFObras Página 32 de 32