SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE GESTION PRESIDENCIAL

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1 Página 1 de 9 SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE GESTION 1. Descripción del Sistema Este sistema fue creado para contribuir con el seguimiento a la ejecución de los compromisos y disposiciones presidenciales, con el fin de garantizar su cumplimiento oportuno. La información que se almacena en este sistema proviene de diferentes fuentes, como son: Sistema de Información para la gobernabilidad Democrática (SIGOB) Soluciones propuestas por los analistas participantes del proceso. El sistema se encuentra desarrollado en un ambiente web, el mismo que permitirá el acceso simultaneo desde diferentes ubicaciones, así como la visualización de la información almacenada. Participantes Se han establecido 3 diferentes participantes, los mismos que tiene un perfil asociado y pueden acceder a las diferentes opciones que presenta el sistema para ingresar información sobre un compromiso o disposición y sus soluciones. Estos perfiles son: Administrador de Compromisos/disposiciones.- Es el encargado de ingresar la información del compromiso al sistema. Responsable del Compromiso / disposición.- Es la persona delegada por las Autoridades para garantizar la ejecución el compromiso. Analistas Designados.- Son las personas responsables de la ejecución de la solución del compromiso o disposición. Alcance del Sistema La aplicación permite realizar un seguimiento de las acciones que se llevan a cabo para el cumplimiento de los compromisos y disposiciones presidenciales, dentro de la información que se almacena solamente se detallan las soluciones y los anexos que las partes responsables consideren necesarios. 2. Acceso a la aplicación Para acceder al sistema se requiere tener un usuario de correo institucional y su contraseña respectiva. En caso de requerir la creación del nombre de usuario el interesado deberá recurrir al área del ministerio responsable del control y creación de usuarios. El link de acceso al sistema es el siguiente:

2 Página 2 de 9 Gráfico 1: Pantalla de autenticación del sistema Una vez que se dispone de usuario institucional se procede a ingresar los datos solicitados por la pantalla de inicio del sistema, si los datos no son ingresados adecuadamente al sistema presentará un error por pantalla informando al usuario que deberá repetir el procedimiento. El sistema tiene un menú principal, habilitado según el tipo de rol, que consta de: Ingreso de Compromisos / disposiciones Modificación de Compromisos / disposiciones Ingreso de Avances Generación de la Matriz de Seguimiento Envío de Notificaciones Cada una de estas actividades será descrita en los capítulos subsiguientes de este manual Previo al ingreso de información en las diferentes opciones se deberá seleccionar el tipo de documento con el que se quiere trabajar, compromisos o disposiciones presidenciales.

3 Página 3 de 9 Gráfico 2: Pantalla de inicio del sistema 3. Ingreso de Compromisos / Disposiciones Es la opción del sistema que permite ingresar de forma manual, por primera vez, los datos de un compromiso los cuales serán obtenidos del Sistema de Gestión Presidencial, o la información de una disposición. Esta opción solamente puede ser utilizada por el rol Administrador de Compromisos/disposiciones. En esta opción se deben ingresar los datos relevantes del compromiso o disposición, como son su código, nombre, descripción, estado de gestión, prioridad, responsables, corresponsables, lineamientos de las Autoridades, las fechas importantes de su gestión. Esta opción también permite visualizar los detalles de las soluciones propuestas por los Analistas Designados. Para los compromisos presidenciales el código corresponde al número que se genera en el sistema de seguimiento de presidencia, mientras que para las disposiciones se registra un número secuencial automático, el mismo que servirá para identificar la disposición durante su cumplimiento. Para el caso del ingreso de una disposición el campo código no debe ser ingresado. En esta pantalla el Administrador de Compromisos/disposiciones, entre otra información importante, debe especificar los usuarios que ocuparan los roles de Responsable del Compromiso (campo Subsecretario Responsable ) y Analistas Designados (campos

4 Página 4 de 9 Contraparte SIGOB, Filtro Político y Responsable Actual ). Para ingresar usuarios se deberá presionar el botón que se encuentra a la derecha de cada campo, el mismo que habilitará la sección de búsqueda del responsable en donde se ingresa el nombre y/o apellido del funcionario que desea asignar: Gráfico 3: Sección de Búsqueda de Responsables IMPORTANTE: El procedimiento establecido define la designación del Responsable Actual como una tarea designada al Subsecretario Responsable. En vista de que el Administrador de Compromisos desconoce a qué analista se le asignará esta responsabilidad y que para el ingreso del compromiso es necesario llenar todos los responsables el campo Responsable Actual será completado con el nombre del Subsecretario Responsable. Con respecto a las fechas, estas son clasificadas según el procedimiento como: Fecha de Inicio: Fecha en la cual ingreso el compromiso al Ministerio de Finanzas. Fecha de Entrega: Es la fecha propuesta por parte de las autoridades para la entrega del compromiso a la Presidencia. Fecha Cierre: Es la fecha en la que el compromiso es oficialmente declarado como cumplido por parte de la presidencia. El campo comportamiento permite definir las fechas de revisión de un compromiso. El sistema presenta a los usuarios los campos de fechas de revisión necesarios en función de la selección que se realice en los campos Comportamiento y Periodicidad de las revisiones.

5 Página 5 de 9 Gráfico 4: Ingreso de Compromisos - Sección Comportamiento Si en el campo comportamiento se seleccionan las opciones Informe o Compromisos Generales aparecerá solamente una casilla para ingresar la fecha de revisión y las opciones de periodicidad de las revisiones estarán ocultas. En caso de seleccionar la opción Política de Gobierno en el campo comportamiento se habilitan las opciones de periodicidad, y en función de la selección de una de ellas aparecerán de una a cuatro casillas para ingresar las fechas de revisión. Cuando se elije la opción "Informe" la fecha por defecto del campo correspondiente a la primera revisión será de dos días posteriores a la fecha actual del sistema. Cada vez que una disposición o compromiso es creado se envía automáticamente un correo a los responsables asignados al compromiso para un mejor seguimiento y evaluación. 4. Modificación La opción de modificación permite a los usuarios cambiar los datos actuales de una disposición o compromiso en particular, estos cambios se pueden realizar a lo largo del tiempo en que se realizan las actividades relacionadas a su cumplimiento, tanto por el Administrador de Compromisos como por el Responsable del Compromiso. Para seleccionar el compromiso o disposición a ser modificada se debe seleccionar previamente el tipo de documento y llenar el campo Número de Compromiso. Según el perfil asignado al usuario dependerá que campos de la pantalla serán activados para realizar las modificaciones. Para el caso del Responsable del Compromiso solamente se le permitirá cambiar el campo Responsable Actual, mientras que para el Administrador de Compromisos ningún campo será restringido.

6 Página 6 de 9 Cada vez que se genere una modificación el sistema envía automáticamente un correo a cada uno de los responsables asignados para un mejor seguimiento. Cuando sea necesario la modificación del tipo de documento se debe considerar el cambio de código, en el caso de una disposición que pasará a ser un compromiso se debe cambiar el número asignado en el sistema de gestión de la presidencia, mientras que en caso de que un compromiso se lo redefina como disposición el sistema automáticamente asignará un número secuencial.. IMPORTANTE: Con la finalidad de calcular los indicadores descritos en el Procedimiento del Sistema de Control de Gestión Presidencial se debe realizar el conteo del número de ocasiones en que un compromiso es aplazado. El sistema contabiliza los aplazamientos mediante el análisis de la modificación al campo Fecha de Entrega, el mismo que si durante la modificación del compromiso es sustituido por una fecha mayor a la última fecha que se encontraba registrada previo a la modificación contabilizará un aplazamiento. Cuando se modifica la fecha límite aparecerá un recuadro donde se ingresará el nombre del funcionario que solicita el aplazamiento. Gráfico 5: Modificación de la fecha de entrega del compromiso 5. Ingreso de Avances Esta opción del sistema se encuentra habilitada para los perfiles de Responsable del Compromiso y Analistas Designados, los mismos que se encargarán de ingresar la descripción de la solución propuesta a un compromiso, el detalle de los anexos incluidos en la solución y las observaciones, en caso de existir de: Subsecretario Responsable; Filtro SIGOB y/o Filtro Político designado, a cada solución expuesta. En la pantalla destinada a esta actividad se puede visualizar campos básicos del compromiso, así como el historial de soluciones, anexos y observaciones ingresados, identificado la fecha y el usuario que la ingresó.

7 Página 7 de 9 Gráfico 6: Pantalla de Ingreso de Solución a un Compromiso 6. Generación de la Matriz de Seguimiento La matriz de seguimiento es un documento que recopila información sobre los compromisos existentes en el sistema, mediante la información ingresada realizará el seguimiento a cada responsable sobre las actividades realizadas para cumplir con el compromiso. La generación de la matriz es una opción disponible únicamente para el Administrador de Compromisos. El reporte obtenido podrá ser guardado como una hoja de cálculo o como un archivo pdf.

8 Página 8 de 9 7. Envío de Notificaciones Las notificaciones son enviadas a todos los responsables de cada compromiso cuyo plazo de cumplimiento finalice en menos de 5 días, la pantalla muestra el listado de los compromisos que cumplen esta regla y un botón que inicia la tarea de envío de los correos. Esta es una opción disponible únicamente para el Administrador de Compromisos. Gráfico 7: Envío de Notificaciones

9 Página 9 de 9 8. Control de Versión FECHA ALTERACIONES OBSERVACIONES Documento Inicial 05/01/2013 Inclusión de las nuevas funcionalidades solicitadas y aprobadas por el usuario. 03/04/2014 Actualización conforme a nuevas funcionalidades. 9. Aprobación del documento FECHA FIRMA Aprobado por: Edwin Pérez Revisado por : Elaborado y Revisado por: Omar Ordóñez Edwin Pérez Director de Tecnologías y Comunicación Analista de Tecnologías y Comunicación Director de Tecnologías y Comunicación 03/04/ /04/ /04/2014