PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL ÁREA DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS UNIDAD DE DESARROLLO Y TRANSFERENCIA TÉCNICA

Transcripción

1 PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DEL SERVICIO CIVIL AREA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS INSTRUCTIVO REPORTE DE SEGUIMIENTO Y CONTROL ÁREA DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEL RÉGIMEN DE SERVICIO CIVIL Elaborado por: Ing. Erick Calvo Fernández Revisado y aprobado por: Máster. Rómulo Castro Víquez Mayo,

2 PRESENTACIÓN Con el fin de facilitar la entrega de reportes del avance de los proyectos o labores realizadas por los funcionarios y las funcionarias que laboran en las diferentes Unidades Administrativas del Área de Gestión de Recursos Humanos de la Dirección General de Servicio Civil, se elaboro una Herramienta en formato Excel, en la que permitirá estandarizar los reportes que se deberán emitir a la Dirección del Área, por lo esté instructivo se desarrolla con la finalidad de que se realice la correcta recopilación de datos y entrega de los mismos. Este instructivo, permite llevar al usuario paso a paso para que completar las casillas que se han destinado para el Seguimiento y Control realizado en formato digital y a la misma vez se estandarice tanto el flujo como el proceso para la inclusión de datos y la remisión de la Herramienta. NOTAS IMPORTANTES 1. El seguimiento y control es una responsabilidad del Área, por tanto es deber de todos(as) los(as) funcionarios(as) mantener, desarrollar e informar sobre las labores que se realizan y se proyectan. 2. El seguimiento y control contempla las labores asignadas, los proyectos, SEVRI, control interno y seguimiento de labores semestrales, entre otras 2

3 INSTRUCCIONES PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA 1. Para el reporte de resultados del Seguimiento y Control, debe ser llenado por el (la) analista responsable del proyecto o de la labor que se le ha sido asignado de acuerdo a la programación de la Unidad Administrativa a la que pertenezca. 2. Una vez que se haya completado, debe ser analizada en conjunto con el (la) Coordinador(a) de la Unidad Administrativa correspondiente. 3. El (la) Coordinador(a) de la Unidad Administrativa correspondiente, debe remitir los resultados del Seguimiento y Control en forma digital al encargado de este proceso. 4. El envío del Seguimiento y Control hacia el encargado de este proceso debe ser en forma mensual, en la primera quincena de cada mes. 5. La escala que se utiliza para la medición del avance de las labores o proyectos para la transferencia de resultados, será homologada por las categorías y porcentajes plasmados en la tabla N.1: ESCALA PARA LA MEDICIÓN DE RESULTADOS NIVEL CATEGORÍA DEFINICIÓN PUNTAJE 1 BAJO 2 MEDIO 3 ALTO Tabla N.1. Fuente: Elaboración propia. Las labores o actividades han tenido un avance nulo o se han retrasado en la mayoría de las fechas establecidas Las labores o actividades han tenido un avance considerable en donde es posible que no se alcance terminarlas en su totalidad en la fecha dispuesta Las labores o actividades llevan un cumplimiento tal y como se ha programado por lo que finalizará en la fecha dispuesta. De 0 a 50 % De 51 a 80 % De 81 a 100 % 3

4 PASOS A SEGUIR PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA I. ACCESO A LA HERRAMIENTA 1. Se debe abrir la Herramienta de Reporte de Resultados de Evaluación del Desempeño, la cual se encuentra desarrollada en Excel de Microsoft Office: 2. Al abrir la Herramienta, el Excel de Microsoft Office mostrará en la parte superior izquierda de la pantalla de su computadora, el siguiente mensaje: 3. Esta advertencia, indica que el Excel de Microsoft Office ha bloqueado la actualización automática de los vínculos. Por lo que se debe presionar el botón izquierdo del mouse sobre la pestaña: Opciones. Una vez realizada el proceso anterior el programa despliega la siguiente ventana: 4

5 4. Se debe presionar el botón izquierdo del mouse sobre la opción: Habilitar este Contenido. 5. Seguidamente presionar el botón izquierdo del mouse sobre la opción: Aceptar. 6. Una vez realizado el proceso anterior, Excel de Microsoft Office, permitirá trabajar en la herramienta. La pantalla principal es la siguiente: 5

6 Esta pantalla contiene: El Logo De la Dirección General de Servicio Civil, el nombre del Área de Gestión de Recursos Humanos, Menús de Acciones tales como: imprimir, enviar , calendario, entre otros; además cuenta con 9 apartados, los cuales conforman el Resumen del Proyecto. II. INGRESO DE DATOS PASO 1 Unidad Administrativa: Para ingresar la Unidad o la Oficina, se debe presionar el botón izquierdo del mouse sobre la celda en blanco, que se encuentra seguido de donde se indica UNIDAD y escoger presionando el botón izquierdo del mouse sobre la ENTIDAD correspondiente según corresponda. Tal y como se observa en la siguiente pantalla: PASO 2 Nombre del Proyecto/ Labor Asignada: Una vez seleccionada la unidad administrativa, se debe ingresar el nombre del proyecto o labor que ha sido asignada conforme la planificación asignada tanto a cada colaborador como a la unidad. PASO 3 Nombre del Analista(s) Responsable(s): En el espacio destinado para que detalle el o los analistas que intervienen en las labores o proyectos que previamente se han asignado. PASO 4 Fecha de Entrega Prevista: Se debe incluir la fecha en la que se ha pactado o planificado que concluya ya sea el proyecto o las labores. 6

7 Cabe indicar que esta fecha es un compromiso que cada uno de las y los funcionarios se les asignó para la finalización de determinada actividad o conjunto de actividades. PASO 5 (Sub)actividades/ labores: Según la planificación de los proyectos o labores a realizar, cada una puede tener distintas actividades o sub actividades, las cuales se deben de establecer e incluir en el reporte, con la finalidad de que se pueda analizar el porcentaje de cumplimiento. PASO 6 Nivel de cumplimiento: Una vez que se han incluido las actividades o sub actividades, se les debe dar un porcentaje de avance, dependiendo de la siguiente clasificación: Bajo (color rojo): porcentaje de avance: 0 hasta 50% Medio (color amarillo): porcentaje de avance: de 51% hasta 80% Alto (color verde): porcentaje de avance: de 81% hasta100% Para seleccionar el porcentaje correspondiente, se debe posicionar el cursor sobre la casilla, lo cual permitirá cambiar el puntero por el siguiente símbolo:, posteriormente se requiere presionar el botón izquierdo del mouse y la herramienta mostrara un check de la siguiente forma: *Solo en caso de que existan desviaciones en la programación y se deban de restablecer tanto las fechas como las actividades. Pasar al paso 7 *En caso de que el proyecto o las labores tengan un nivel de cumplimiento de alto, pasar al paso 10. PASO 7 Enumerar desviaciones: En este espacio se debe colocar y enumerara las desviaciones que acontecieron para que tanto el proyecto, como labores o actividades hayan tenido un retraso en el avance que se había pactado en la planificación 7

8 PASO 8 Medidas correctivas que se deben aplicar: Una vez que se hayan enumerado las desviaciones, se debe indicar cuáles van a ser las medidas que se van a tomar para poder corregir estas desviaciones (cada una de las desviaciones debe tener su respectiva medida de corrección). PASO 9 Nueva fecha de entrega (ajustes a la calendarización) Dado las desviaciones que se han suscitado, implica replantear las actividades a realizar, lo cual impacta directamente en las fechas que se habían establecido en la programación inicial, por lo que se debe incluir la nueva fecha que permitirá realizar los ajustes en la planificación. PASO 10 Observaciones Generales: Este espacio permite que el analista o coordinador pueda incluir sus observaciones, tanto en forma general como especifica de alguna situación que se presente para el cumplimiento del las labores o del proyecto. E. Hipervínculos: Para desplazarse de un Estrato a otro o hacia la pantalla principal del Reporte, se realiza por medio de hipervínculos, los cuales se muestran a continuación: Esta flecha representa la forma de regresar a la pantalla inicial del Reporte. Para realizar este proceso solo se requiere presionar el botón izquierdo del mouse sobre dicha figura Este hipervínculo permite imprimir el documento de Seguimiento y Control. Para realizar este proceso solo se requiere presionar el botón izquierdo del mouse sobre dicha figura Este hipervínculo representa la forma de poder enviar el archivo en formato digital mediante el Outlook institucional (correo interno). Para realizar este proceso solo se requiere presionar el botón izquierdo del mouse sobre dicha figura. Proceso que únicamente debe ser realizado por el (la) coordinador(a) de la Unidad Administrativa. Este hipervínculo representa la forma de ingresar a un calendario interactivo, el cual una vez seleccionada la fecha, automáticamente se ubicará en el espacio destinado. Para realizar este proceso solo se requiere presionar el botón izquierdo del mouse sobre dicha figura 8

9 Calendario interactivo. Permite seleccionar tanto los meses como el año, presionando el botón izquierdo del mouse sobre dicha figura Posteriormente puede seleccionar el día correspondiente presionando el botón izquierdo del mouse sobre el número del calendario. ENVÍO DEL REPORTE DE RESULTADOS. Una vez finiquitados todos los pasos y agregada la información correspondiente al Reporte de Seguimiento y Control, tal y como lo indica en el apartado Instrucciones; el analista debe analizar dicho reporte en conjunto con el coordinador de su Unidad Administrativa, y solo en caso de que este último de el visto bueno, se procederá a enviar esta herramienta digital al coordinador del proceso de Seguimiento y Control, identificándolo mediante la iniciales de la Unidad (DTT, SAO, SIA, OSC-Salud, OSC-Seguridad, OSC-SINAC) y agregar el nombre del analista y coordinador responsable. 9