Manual de Usuario Proveedores

Transcripción

1 Manual de Usuario Proveedores 1

2 Tabla de Contenido Historial de Versiones... 3 Manual del isupplier... 4 Objetivo del portal isupplier... 4 Datos de acceso... 4 Acceso al portal isupplier... 4 Desbloqueo de Contraseña... 5 Pantalla inicial... 7 Órdenes de Compra... 7 Recepciones / Recibos... 9 Facturas Pagos Carga de Facturas Sin addenda Con Addenda Consulta de documentos Contacto de Soporte

3 Historial de Versiones Fecha Versión Descripción Autor Estatus 26/Mayo/ Versión inicial V. Velasco Liberado 25/Junio/ Se clarifica el acceso al portal y se introduce la ubicación de este manual. V. Velasco Liberado 15/Agosto/ Modificación del proceso M. Gallardo Liberado 05/Septiembre/ Modificación del Proceso M. Gallardo Liberado 23/Abril/ Modificación del Proceso M. Garcia y R. Valdivia 07/Octubre/ Actualización ligas y reporte. Ana Comparan Liberado Liberado 3

4 Manual del isupplier La última versión de este documento se encuentra en: Objetivo del portal isupplier Proveer a nuestros socios de negocio con la información necesaria para entregar sus facturas electrónicas. Datos de acceso Actualmente contamos con el portal de isupplier para la integración con nuestros socios de negocios, para acceder al portal se requiere contar con la autorización del Gerente de Cuentas por Pagar. El acceso al portal es a través de la liga: Solo se entregara un acceso y es responsabilidad del proveedor en llevar la administración de esta cuenta entre las diferentes personas encargadas de Ventas /Cuentas por Cobrar / Inventario / Logística, así como de sus distintas sucursales. Acceso al portal isupplier Si por alguna razón el portal esta en inglés es muy importante hacer el cambio dando clic en Español Latinoamericano al inicio de la pantalla como se muestra en la imagen: 4

5 Capturar nombre de usuario: RFC de tu empresa Capturar contraseña: Dar clic únicamente en botón Conexión Desbloqueo de Contraseña En caso de olvidar su contraseña, deberá da clic en la opción Asistencia de Conexión 5

6 Enseguida se abrirá otra página en donde se debe teclear el nombre de Usuario (RFC) y selecciona la opción Contraseña Olvidada. Se le hará llegara la siguiente notificación y se dará clic en Aceptar Así mismo le llegará un correo, donde se le anexa una liga para acceder al portal y crear una nueva contraseña. 6

7 Pantalla inicial En la sección izquierda de la pantalla inicial se podrá visualizar Buzón de Notificaciones, Números de Compra y Envíos, y en la sección derecha (enmarcado en rojo) se encontraran accesos directos para las opciones más frecuentes. Órdenes de Compra Listado de Órdenes de Compra asignadas a proveedor 7

8 Si se desea visualizar una orden de compra dar clic en Numero OC. Se podrá visualizar encabezado de orden de compra, el cual contiene los datos de: Total, Términos de Pago, Comprador, Fecha de Pedido, Unidad Operativa, Domicilio de Envió, Domicilio de Facturación, un Resumen Total, Recibido, Facturado y Estado de Pago. En la división Detalles de OC, se muestran las líneas de las órdenes de compra. A nivel línea se puede desplegar el detalle de envió. 8

9 En esta sección detallada se muestra la dirección de envió de la línea de orden de compra, el código del artículo, descripción, unidad de medida, cantidad, precio e importe establecido en la compra. Recepciones / Recibos El número de recepción en isupplier es identificado como Recibo y para acceder se debe ir a la pestaña de Envíos Recibos, donde se podrán visualizar los folios de almacén, en esta pantalla se tienen los siguientes parámetros de búsqueda. 9

10 Una vez ingresado los parámetros de búsqueda se le da en el botón de ir el cual mostrara una pantalla como esta: Para visualizar el detalle del recibo dar clic en el número bajo la columna de Recepción: La cual nos enviara a una pantalla con los datos de la misma: En la pestaña de Envíos Devoluciones, se podrán visualizar los folios de almacén, en esta pantalla se tienen los siguientes parámetros de búsqueda. Organización, seleccionar el nombre de la organización. Numero de OC, colocar número de orden de compra. Numero de Recibo Numero de Envió 10

11 Dar clic en botón Ir Ruta de acceso: Envíos Devoluciones Se muestra la pantalla de Devoluciones, en la cual se detallan las devoluciones registradas por nuestros almacenes. Facturas Para la visualización de Facturas cargas en nuestro sistema y su estatus, estas pueden estar retenidas por que falta el XML y/o documentación adicional. Ruta de acceso: Finanzas Visualizar Facturas Existen varios filtros de apoyo para encontrar el documento deseado, no es necesario capturarlos todos: Numero de Factura; teclear número de factura. Numero de OC; teclear número de orden de compra. Numero de Pago; teclear número de pago relacionado a la factura. 11

12 Estado de Factura; seleccionar el estatus correspondiente. Estado de Pago; seleccionar el estatus correspondiente. Dar clic en botón Ir Si aparece el número de la factura quiere decir que está cargada y puede dar clic en el folio para ver los detalles de la misma: Líneas de Factura, son los conceptos que se están facturando, relacionados a la OC y Recepción. 12

13 Pagos Programados, se indica la fecha de vencimiento de la factura, Importe y estado. Motivos de Retención, en esta apartado se encuentra los mensajes en caso de que se tuviera algún error en el documento. Pagos Ruta de acceso: Finanzas Visualizar Pagos Capturar alguna de las opciones de búsqueda, posteriormente se le da en Ir. 13

14 Para visualizar los detalles de algún pago, será necesario dar clic en el número de pago que aparece en color azul en la columna respectiva: Posteriormente se desglosa el Pago, se visualiza el detalle de facturas, fecha, estado, monto, entre otros: Carga de Facturas La carga de facturas se realiza en la pestaña de Carga de Documentos el cual cuenta con 2 submenús: 1. Sin Addenda. Se utiliza para aquellos proveedores que su factura no cuenta con nuestra addenda y tendrá que seleccionar los datos para ligarla a nuestros procesos. 2. Con Addenda. Para nuestros proveedores que ya completaron el proceso de generación de addenda, esta opción solo permite subir 1 factura o un archivo en ZIP con varias facturas para procesamiento masivo. 14

15 Sin addenda Para las facturas que no cuenten con addenda tendremos que seleccionar la Orden de Compra y recepción. En el espacio de orden de compra, teclear el número de la orden dar clic en la lupa que aparece al lado para realizar la búsqueda. Posteriormente se abrirá una ventana para seleccionar la Orden de Compra, en la cual se dará clic en la opción de selección rápida. Nota: Si aparece un aviso de Error por Bloqueo de Elementos emergentes, será necesario solicitar a su personal de sistemas que realice el desbloqueo de las mismas para permitir la carga. 15

16 En el espacio de Recibo deberás teclear el número de recibo proporcionado por el almacén de GEPP y realizar el mismo proceso que la Orden de Compra: En automático te aparecerán los datos de la Recibo, así como el Monto a pagar y Numero de Remisión y Bodega. Si no se muestran dichos datos, es porque no realizó la captura correcta de Orden de Compra y Recibo. Presionar el botón Seleccionar archivo (browse) para seleccionar la factura electrónica en formato XML de tu computadora. Terminando el proceso pulsando ENVIAR FACTURA. 16

17 Posteriormente debe aparecer el aviso de Carga de archivo exitosa en la parte superior de la pantalla el cual indica que la factura ya quedo registrada en el sistema. Con Addenda Para las facturas que cuenten con addenda tendremos que seleccionar directamente el archivo XML o el archivo ZIP que contenga solo los XML. Presionamos el botón ENVIAR FACTURA y si todo es correcto enviara el siguiente mensaje indicando que la carga de la factura ha sido registrada en el sistema. 17

18 Consulta de documentos. En la siguiente pestaña nos mostrará todos los documentos validados, los parámetros a ingresar pueden ser los siguientes: Debe existir por lo menos un parámetro de lo contrario el isupplier arrojará el siguiente error: Una vez ingresado(s) nuestro(s) parámetro(s) presionamos el botón Buscar y nos arrojara la información solicitada, para generar una nueva consulta solo tendremos que presionar el botón. Contacto de Soporte En caso de tener algún problema con el portal o duda del mismo favor de consultarlo con Mesa de Servicio: Teléfono: Correo: mesa.deservicio@gepp.com Horarios: Lunes a Viernes de 8:30 am a 2:00 p.m. y de 3:30 p.m. a 7:00 p.m. 18