Microsoft Excel para la optimización del trabajo en la empresa

Transcripción

1 Microsoft Excel para la optimización del trabajo en la empresa

2 Contenido Contenido... 2 Series personalizadas... 3 Protección de la hoja de cálculo... 8 Plantillas personalizadas Introducción al entorno de trabajo > 2

3 Series personalizadas En el Tema 3 - Edición de la información del presente curso, describimos la forma de completar rangos de datos con secuencias de números o series, que ya están integradas a la aplicación como lo son, los días de la semana, los meses del año y algunas más. Nos obstante, Excel nos da la posibilidad de crear nuestras propias series de datos. Supongamos que, en nuestra empresa, a menudo tenemos que ingresar el nombre de las áreas organizativas, o la lista de sucursales. Podríamos crear series que nos permitieran rellenar esto datos de forma sencilla. Para crear una nueva serie de datos debemos realizar el siguiente procedimiento: 1. Si ya tenemos ingresados en la hoja de cálculo los datos que deseamos transformar en lista, los seleccionamos. Datos que conformarán la lista 2. Ejecutamos la orden Opciones de la ficha Archivo. 3. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, seleccionamos la categoría Avanzadas. En las opciones de esta categoría localizamos el botón Modificar listas personalizadas y hacemos clic sobre él. -3- Introducción al entorno de trabajo > 3

4 Seleccionamos esta categoría Hacemos clic sobre este botón 4. Al hacer clic en Modificar listas personalizadas se mostrará el cuadro de diálogo Listas personalizadas. Si como en nuestro ejemplo, ya tenemos los datos seleccionados veremos que en el cuadro Importar lista desde las celdas: ya se muestra agregado el rango correspondiente. Rango de datos seleccionados Clic aquí para crear la lista -4- Introducción al entorno de trabajo > 4

5 5. Ahora simplemente convertimos estos datos en una lista haciendo clic en el botón Importar. Al realizar esta acción veremos que nuestra lista ya ha sido agregada junto a las demás. Nueva lista agregada Si no hubiéramos seleccionado los datos antes de ingresar al cuadro de diálogo, al hacer clic en el botón Importar, nos da la posibilidad de seleccionar el mismo en ese momento. 6. Hacemos clic en Aceptar para comenzar a utilizar nuestra lista personalizada. Otra forma de crear una lista Si no tenemos los datos de la lista que deseamos crear, ingresados en la hoja de cálculo, de modo que podamos seleccionarlos y utilizarlos como base de la misma, hacemos lo siguiente: 1. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccionamos la opción NUEVA LISTA. Seleccionamos esta opción -5- Introducción al entorno de trabajo > 5

6 2. En el cuadro Entradas de lista, agregamos los datos que conformaran nuestra lista personalizada. Ingresamos aquí los datos de la lista Botón Agregar 3. Presionamos luego el botón Agregar para crear la misma. Luego de esta acción veremos ya la lista agregada. Presionamos luego el botón Aceptar. Nueva lista agregada -6- Introducción al entorno de trabajo > 6

7 Modificar y eliminar listas Para modificar una lista: 1. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccionamos la lista a modificar. 2. Realizamos la modificación en el cuadro Entradas de lista. Seleccionamos la lista a modificar Realizamos aquí la modificación Por ejemplo, supongamos que la empresa agregó una nueva Sucursal, por lo que necesitamos actualizar nuestra lista. 3. Luego de modificada la lista presionamos el botón Agregar, tal como la creamos. Por último, hacemos clic en Aceptar. -7- Introducción al entorno de trabajo > 7

8 Para eliminar una lista, en el cuadro de diálogo Listas personalizadas, la seleccionamos y presionamos luego el botón Eliminar. Protección de la hoja de cálculo La protección de los datos en una hoja de cálculo es una herramienta muy útil, para evitar que accidental o deliberadamente, otros usuarios cambien o eliminen datos. Supongamos que creamos una hoja de cálculo con las liquidaciones de salarios de nuestro personal, y deseamos que las personas que ingresan los datos del mes, solo puedan agregar datos en algunas, a fin de no correr el riesgo de que las fórmulas y funciones que hemos utilizado puedan ser modificadas o eliminadas por error. Con la protección de la hoja de cálculo, podemos hacer que solo determinadas partes de la hoja puedan editarse y que los usuarios no puedan modificar los datos de cualquier otra región de la misma. Para nuestro ejemplo tomaremos la siguiente tabla, en la cual solo dejaremos habilitadas para el ingreso de datos las columnas: Días trabajados, Faltas, Horas Extras y Adelantos. -8- Introducción al entorno de trabajo > 8

9 Para realizar la protección podemos utilizar dos métodos o procedimientos: Procedimiento 1 Desbloquear celdas y proteger hoja Paso 1.- Decidir celdas permitidas para el ingreso de datos y edición. El primer paso será decidir qué áreas dejaremos habilitadas para la edición. Para esto seleccionamos dichas áreas como se muestra en la imagen siguiente: Luego de seleccionadas estas áreas, solicitamos el cuadro de diálogo Formato de celdas. Podemos hacerlo a través de los iniciadores de cuadro de diálogo de los grupos Fuente, Alineación o Número de la Ficha Inicio, o desde el menú contextual sobre la selección. En este seleccionamos la pestaña Proteger, y desactivamos la casilla de verificación Bloqueada. 2.-Hacemos clic aquí para desactivar esta opción 1.- Seleccionamos esta pestaña Presionamos luego el botón Aceptar. -9- Introducción al entorno de trabajo > 9

10 Paso 2.- Proteger la hoja de cálculo. Una vez que indicamos que áreas de la hoja estarán habilitadas para el ingreso de datos, protegeremos la hoja de cálculo. Para esto hacemos clic en el botón Proteger hoja del grupo Cambios de la ficha Revisar. La ejecución de la orden mostrará el cuadro de diálogo Proteger hoja. Este nos permitirá indicar, que acciones admitiremos realizar sobre el área bloqueada de la hoja. Para esto activamos las casillas de verificación que consideremos adecuadas para nuestro propósito. Al visualizarse el cuadro de diálogo, veremos que hay dos opciones básicas activas. Para nuestro ejemplo las dejaremos así ya que no producirán cambios en la hoja. En este cuadro establecemos también una contraseña. Esta tiene como propósito, que el usuario que va a completar los datos, no pueda quitar la protección sin contar con ella, pero que nosotros si podamos hacerlo cuando necesitemos realizar alguna modificación en la misma. Cuando ingresamos la contraseña y presionamos el botón Aceptar, Excel nos solicitará la confirmación de la misma. 1.- Ingresamos la contraseña 3.- Escribimos nuevamente la contraseña para confirmarla 2.- Hacemos clic aquí 4.- Hacemos clic aquí Introducción al entorno de trabajo >

11 Procedimiento 2 Indicar las celdas que se permitirá el ingreso y edición de datos y proteger la hoja Paso 1 Indicar las celdas que quedarán habilitadas Para esta forma de realizar la protección, seleccionamos la orden Permitir a usuarios modificar rangos del grupo Cambios de la ficha Revisar. Al ejecutar la orden se muestra el siguiente cuadro de diálogo: En este, presionamos el botón Nuevo, para definir el o los rangos que serán editables. Al presionar el botón se muestra el cuadro de diálogo Nuevo rango. En este asignamos un nombre descriptivo al rango y seleccionamos el mismo en la hoja de cálculo. Asignamos aquí el nombre al rango Hacemos clic aquí para seleccionar el rango Si lo creemos necesario podemos asignar una contraseña al mismo, pero esto requerirá que los usuarios conozcan la misma para poder ingresar datos. Para nuestro ejemplo no asignaremos contraseña. Introducción al entorno de trabajo >

12 Nombre asignado Rango seleccionado Luego de asignado el nombre y definido el rango presionamos el botón Aceptar. Esta acción nos regresará al cuadro de diálogo Permitir a los usuarios modificar rangos, en el cual veremos el rango agregado a la lista. Hacemos clic en el botón Aplicar para guardar la configuración y continuar en el cuadro de diálogo o en Aceptar para guardar la configuración y salir del mismo. Paso 2.- Proteger la hoja de cálculo. Una vez que indicamos que rangos de la hoja de cálculo están permitidos modificar a los usuarios, protegeremos la hoja de cálculo. Para esto seleccionamos la orden Proteger hoja desde el cuadro de diálogo en el que estábamos, o desde la ficha Revisar como describimos en el Procedimiento 1. Introducción al entorno de trabajo >

13 Cualquiera sea el camino por el cual solicitamos la orden, se mostrará el cuadro de diálogo Proteger hoja. En este realizamos las mismas acciones que describimos en el Paso 2, del Procedimiento 1. Independientemente del procedimiento que utilizamos para proteger nuestros datos, el resultado será el mismo. Veamos que sucede cuando los usuarios intenten trabajar con ella. Si agregan un dato en las celdas habilitadas, no tendrán ningún inconveniente: Datos agregados en celdas habilitadas Ahora bien, si intentan modificar datos de las celdas protegidas, esto será lo que sucede: Introducción al entorno de trabajo >

14 Desproteger una hoja Si la hoja está protegida, veremos que el botón Proteger hoja se ha convertido en Desproteger hoja. Hacemos clic entonces en esta orden. Si no utilizamos una contraseña al momento de proteger la hoja, al ejecutar la orden esta ya quedará desprotegida. Si como en nuestro ejemplo utilizamos una contraseña, se mostrará el siguiente cuadro para que digitemos la misma y de ese modo realizar la desprotección. Introducción al entorno de trabajo >

15 Plantillas personalizadas Cuando solicitamos la creación de un nuevo libro, tenemos la opción de seleccionar una plantilla de la galería verdad?. Pero Microsoft Excel, también nos da la posibilidad de crear nuestras propias plantillas. Una plantilla que se adecue a lo que hacemos habitualmente en nuestra empresa o actividad cotidiana. Crear una plantilla personalizada Esta tarea será muy sencilla. Lo que debemos hacer es diseñar una hoja de cálculo base, ya sea esta un formulario, una factura, o lo que necesitemos. Supongamos que habitualmente cuando debemos proporcionar un Presupuesto utilizamos un modelo de hoja personalizado. En lugar de duplicarla y eliminar los datos para tener nuevamente una vacía sobre la cual trabajar, podemos crear una plantilla, de modo que al solicitar un nuevo libro solo bastará seleccionarla de la galería. Lo primero que debemos hacer, es contar con el diseño que deseamos guardar como plantilla. Este podrá incluir no solo formato, sino ya las fórmulas y funciones creadas. El siguiente será nuestro ejemplo: Para guardarla como Plantilla, ejecutamos la orden Guardar si no hemos guardado aún el libro o la orden Guardar como si ya ha sido previamente guardado. La ejecución de la orden mostrará el cuadro de diálogo Guardar como. En este, en el parámetro Tipo, de la lista desplegable seleccionamos la opción Plantilla de Excel. Introducción al entorno de trabajo >

16 Hacemos clic aquí para desplegar la lista de opciones Asignamos aquí un nombre a nuestra plantilla Seleccionamos la opción Plantilla de Excel Al seleccionar esta opción, veremos que la ubicación de guardado de la misma, cambia a Plantillas personalizadas de Office Introducción al entorno de trabajo >

17 Ubicación de guardado Ahora asignamos un nombre a la misma y presionamos el botón Guardar. Nombre de la plantilla Introducción al entorno de trabajo >

18 Utilizar una plantilla personalizada En este punto ya tenemos nuestra plantilla guardada como tal. Ahora lo que debemos hacer para utilizarla, es lo siguiente: 1.- Ejecutamos la orden Nuevo de la ficha Archivo. Esta acción mostrará la ventana del mismo nombre. En esta seleccionamos la opción PERSONAL Seleccionamos esta opción 2.- En la ventana que se muestra, estarán las plantillas que han sido creadas por nosotros. De ellas hacemos clic en la que deseamos tomar como base de nuestro libro. Hacemos clic en la plantilla que deseamos utilizar Introducción al entorno de trabajo >

19 Al seleccionar la misma, se creará un nuevo libro, que tendrá como nombre provisorio Nombre plantilla n. Introducción al entorno de trabajo >