Manual del Empleador. Activación de clave empresarial y consulta de prestaciones económicas

Transcripción

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2 Manual del Empleador Activación de clave empresarial y consulta de prestaciones económicas

3 Contenido 1. Creación de Clave Empresarial 2. Consulta de Prestaciones Económicas en la página WEB 1.1. Acceso al Portal Empresarial Acceso al Portal Empresarial Proceso de asignación de la Clave Empresarial Ingreso a la Consulta de Incapacidades Reglamento de uso Criterios de búsqueda Validaciones de Seguridad Por Cotizante Alertas del Sistema Consulta general de incapacidades y licencias Aprobación de la solicitud Criterios de búsqueda Manejo seguro de su contraseña Rango de fechas y estado de incapacidad Cambio de contraseña Incapacidades pagadas, liquidadas y sin reconocimiento Recordar su clave de acceso Estados en el sistema de una incapacidad Bloqueo de Clave Olvido de usuario y/o contraseña Consulta de Movilidad de traslado desde otras EPS 3.1. Consulta de Movilidad 34

4 1. Creación de Clave Empresarial Apreciado empleador: Este material está diseñado para apoyar a su equipo de trabajo en el proceso de creación de su Clave Empresarial. Es un proceso sencillo que le permitirá acceder a la información completa y detallada sobre el estado de sus Incapacidades. Usted tendrá información en línea de las incapacidades de sus trabajadores y el proceso y estado de los pagos abonados a nombre de su empresa de manera segura y confiable.

5 Acceso al Portal Empresarial Figura 1. Empleadores. Esta opción le permitirá a los aportantes o empleadores, crear o utilizar su clave empresarial a través de la opción dispuesta en la página Web para tal fin. Una vez ingrese a la página de la EPS encontrará en la parte superior un menú con varias opciones, seleccione la de empleadores. Figura 3. Portal Empresarial. Al ingresar a empleadores en la parte posterior encontrara el portal empresarial. Si anteriormente ha utilizado esta opción usted ya tiene una clave asignada y podrá usarla. De lo contrario debe registrase para obtenerla. Inicie su registro con las instrucciones que paso a paso va generando el aplicativo. Figura 2. Sección Empleadores. Figura 4. Registro Portal Empresarial

6 Proceso de asignación de la Clave Empresarial Una vez ingrese al link para registrarse, será redireccionado al reglamento de uso del sitio Web y activación de clave, el cual debe ser leído detenidamente. Al aceptar el reglamento y seleccionar la casilla de aceptación de condiciones y términos del sitio Web de la EPS, podrá continuar con el diligenciamiento del formulario Solicitud de Clave Empresarial Reglamento de uso Después de aceptar los términos y condiciones, debe completar el formulario de registro diligenciando todos los campos requeridos. Tenga en cuenta que la información registrada debe ser real y confiable para la asignación de su clave empresarial como se ilustra en la figura. Figura 6. Solicitud de Clave Empresarial. Figura 5. Solicitud de Clave Empresarial.

7 12 13 Es importante tener en cuenta dentro de los datos generales de contacto, el registro adecuado del correo electrónico, ya que es el principal canal de comunicación para dar respuesta a su solicitud de clave empresarial. Después de diligenciar todos los campos requeridos, por último debe ingresar el texto de validación y dar clic en el botón aceptar Validaciones de Seguridad El sistema generará el siguiente mensaje en las opciones Cambiar Contraseña y Recordar su Clave o cuando el usuario inicie la sesión y el sistema no encuentre el tipo de documento y número de identificación en la base de datos. Figura 7. Cambio de Contraseña Figura 6.1. Solicitud de Clave Empresarial. NOTA: Recuerde que en caso de que este texto no sea legible, puede refrescar o cambiar el texto, usando el siguiente icono, botón de refrescar o actualizar para que le dé un nuevo código. Figura 8. Recordar su Clave de Acceso

8 Alertas del Sistema Cuando el tipo de documento y número de identificación ya exista en la base de datos de la EPS, aparecerá el mensaje de que la clave empresarial ya ha sido solicitada. Figura 9. Clave empresarial ya solicitada. Figura 11. Transacción no completada. Si la empresa para la cual se está solicitando la clave empresarial no está creada aún en la Base de datos de la EPS, el aplicativo le indicará con el mensaje de la figura 11, que la transacción no pudo ser completada y que en breve, uno de los encargados del proceso se comunicará con ustedes Aprobación de la solicitud. Figura 10. Validaciones Como en todos los formularios Web, hay campos que son obligatorios, en caso de que alguno se haya omitido al hacer su registro, el sistema le mostrará una alerta, y no le permitirá continuar con la solicitud. La pantalla mostrará el siguiente mensaje en caso de requerir alguno de los campos obligatorios para que se complete la información. Una vez diligenciada correctamente la solicitud de clave empresarial y si el empleador se encuentra en la base de datos, se visualizara el siguiente mensaje de que la solicitud fue exitosa, indicando el número de solicitud por pantalla y la respuesta llegará al correo electrónico registrado, como se muestra en la figura. Figura 12. Transacción exitosa.

9 16 17 Si el usuario permanece inactivo por más de 20 minutos la aplicación se cerrará mostrando el siguiente mensaje: Figura 14. Sesión Inactiva. Figura 13. Sesión Inactiva. Al ingresar al inicio de sesión, el aplicativo debe validar que es la primera vez que se ingresa con la clave asignada y debe solicitar el cambio de clave automático, como se muestra en la figura. Si se presenta este caso, el usuario deberá nuevamente iniciar el registro en la página, todas las comunicaciones relacionadas con la clave se remitirán a la cuenta registrada desde el siguiente correo: Serviciosemp@cafesalud.com.co 1.7. Manejo seguro de su contraseña Cambio de contraseña Al ser aprobada la solicitud de Clave Empresarial del sitio Web, el usuario recibirá el link a través del correo electrónico registrado, donde se le sugiere realizar el cambio de clave por PRIMERA VEZ. El usuario accederá con su número de identificación y contraseña asignada por el sistema, como se muestra en la figura 14. Figura 15. Cambio de Contraseña.

10 18 19 Para cambios de contraseña posteriores, el usuario accederá a la pantalla Cuando el cambio de contraseña fina- caracteres que deben incluir 2 números. de inicio y seleccionará el Link Cambiar lice, el sistema le confirmara, que la transacción ha sido exitosa como se mues- Contraseña. Esta contraseña debe estar compuesta por mínimo 4 y máximo 8 tra en la figura 16. Figura 16. Transacción exitosa Recordar su clave de acceso En el caso de presentarse olvido de la contraseña y desee acceder al sistema, podrá realizarlo mediante la opción Recordar su clave, la cual le mostrara la siguiente imagen (Figura 17). El sistema automáticamente generará a través del correo electrónico de contacto, la recordación de su clave. Figura 17. Recordar su Clave de Acceso 1.8. Bloqueo de Clave Si el empleador desea realizar el bloqueo de su clave empresarial, debe realizar esta solicitud por medio del correo electrónico de la EPS correspondiente, anexando la información básica de la empresa y la justificación de dicha solicitud, con el fin de que la EPS pueda proceder con el bloqueo de la clave y por lo tanto, no le permitirá acceder a los servicios en línea prestados por la EPS. De la misma manera, puede solicitar el desbloqueo de la clave, siguiendo los mismos pasos descritos en el punto anterior. Conforme a su solicitud, se enviara un correo de respuesta de bloqueo y desbloqueo de clave, informándole la realización del trámite Olvido de usuario y/o contraseña Cuando un usuario registre tres veces consecutivas (en el mismo día) la clave de acceso errada, el sistema bloqueará la contraseña por seguridad. La pantalla le mostrará el siguiente mensaje. (Figura 18). Figura 18. Olvido de Usuario y/o Contraseña Si esta situación se presenta se enviará por correo electrónico, al correo registrado un recordatorio de la clave de acceso asignada a la empresa. Si el empleador requiere hacer un bloqueo voluntario de la clave empresarial, debe realizar la solicitud por medio del correo electrónico a la EPS, anexando la información básica de la EPS y la justificación de la solicitud. El mismo procedimiento aplica para el posterior desbloqueo. Si requiere soporte o información adicional por favor envíenos sus inquietudes al correo, y le estaremos contactando. serviciosemp@cafesalud.com.co

11 2. Consulta de Prestaciones Económicas en la página WEB Apreciado Aportante: Nos complace presentar este material como una herramienta para que usted y sus colaboradores se familiaricen con la consulta de incapacidades y licencias a través de la página web de la EPS. El documento está diseñado para acompañarlos en el proceso de esta consulta y si lo desea podrá descargarlo para hacerlo parte de su material de apoyo en el proceso de las prestaciones económicas, según la definición del decreto 4023 de 2011.

12 Acceso al Portal Empresarial 2.2. Ingreso a la Consulta de Incapacidades Una vez digitado el Nit o cédula del aportante, la aplicación muestra una lista desplegable con criterios de búsqueda. Podrá elegir entre las opciones: consultar por cotizante o en el caso de los aportantes, generar un listado de las incapacidades de sus afiliados por el Nit de la empresa Criterios de búsqueda Por Cotizante Al seleccionar Consulta de incapacidad / licencia por cotizante, el usuario debe ingresar el tipo de documento y el número de identificación del afiliado y dar clic en el botón consultar para ver la información del certificado de la(s) incapacidad(es) o licencia(s). Cuando ingrese al sitio de la EPS en la red seleccione en el menú la opción de empleador, luego escoja allí la consulta de prestaciones económicas. asignada y podrá usarla. De lo contrario debe registrase para obtenerla. Inicie su registro con las instrucciones que paso a paso va generando el aplicativo. Si anteriormente ha utilizado esta opción usted ya tiene una clave Por favor remítase a creación de clave empresarial en este mismo manual.

13 24 25 La consulta muestra la información de las incapacidades o licencias que tenga registradas el afiliado en la EPS. La consulta de las incapacidades se visualiza así en el aplicativo. Esta información es en línea, es decir, el empleador puede ver a través de la aplicación datos de los certificados que se han generado a través de las IPS de la red propia o se han transcrito ante la EPS. También podrá exportar la información visualizada a diferentes formatos, a través del menú desplegable que se verá así:

14 26 27 Una vez seleccionado el formato en el cual se quiere visualizar el reporte, el aportante debe dar clic en el ícono Export (Exportar, descargar) que se encuentra en la parte inferior izquierda, esta acción generará un archivo en el formato elegido por el usuario que está consultando el aplicativo. En la parte inferior de la pantalla encontrará el botón limpiar que le permitirá consultar nuevos afiliados y generar reportes. También le permite ver qué cantidad de incapacidades y licencias tiene el afiliado registradas en la EPS. De igual forma existe la opción de imprimir el certificado de incapacidad Rango de fechas y estado de incapacidad Deberá definir un rango de fechas del mes anterior al cual está consultando, puesto que se trata de pagos ya efectuados. En los listados que despliega la consulta se podrán encontrar las incapacidades de los afiliados en diferentes estados definidos por el proceso de liquidación y pago Consulta general de incapacidades y licencias Criterios de búsqueda Se puede generar el listado de las incapacidades de un empleador seleccionando la Consulta general de incapacidades/ licencias. El número del Nit debe ser ingresado sin el dígito de verificación Incapacidades pagadas, liquidadas y sin reconocimiento. Pagadas Las incapacidades serán listadas con una marca de color que le indicará si ya ha sido pagada o está en proceso de giro en la EPS.

15 28 29 Las convenciones de color están en la parte inferior de la pantalla. Incapacidad en proceso de pago por tesorería. Incapacidad pagada mediante abono a su cuenta Liquidadas La consulta le mostrará las incapacidades que están listas para ser cobradas a la EPS, y que pueden ser radicadas en el formato definido, tan pronto termine el mes. NOTA: El Número Autorizador es el dato más importante que usted debe suministrar al momento de radicar su formato de solicitud de pago. La información se exporta de la misma manera como se indicó anteriormente. Las convenciones de color están en la parte inferior de la pantalla. Activo para solicitud de pago mes vencido Autorizador podrá ser solicitado a partir del mes siguiente de su periodo.

16 30 31 Sin reconocimiento Le mostrará una columna en la que se resumen los motivos de ley que generan el No pago por parte de la EPS Estados en el sistema de una incapacidad. En los listados que despliega la consulta podrán encontrar las incapacidades de los afiliados en diferentes estados definidos por el proceso de liquidación y pago. creto En los siguientes enlaces podrá ampliar la información sobre este proceso. Consulte en el Manual Empleador de esta página web. Consulte en el Manual Afiliado Estado liquidada Independiente de esta página web. Permite visualizar las liquidaciones que tiene el aportante habilitadas para realizar la solicitud de pago ante la EPS según el proceso establecido por el de- Esta consulta la debe realizar con rango de fechas inferiores al mes actual que se esté consultando, es decir: Si consulta en el mes de abril de 2015 tendrá que seleccionar rango de fechas inferiores a este mes, como por ejemplo enero, febrero o marzo. Al definir los rangos de fechas para los cuales está realizando la consulta en el sistema, se debe tener en cuenta la fecha de expedición de la incapacidad (es decir el día en que el profesional de la salud definió que iniciaba la incapacidad). Si la incapacidad fue expedida por una entidad que no está conectada en red con la EPS, el documento debe ser transcrito por la EPS, de este modo ingresará a nuestro sistema. Todas las incapacidades que queden en estado liquidada se podrán visualizar en la web EL PRIMER DÍA DEL MES SIGUIENTE. Ejemplo. Las incapacidades y licencias que se expidan o se transcriban en el mes de enero, se visualiza su liquidación a partir del 1 de febrero. Cuando se selecciona el estado liquidadas, la fecha inicial debe ser mayor o igual al 19 de enero de 2011, debido a la ley 1438 de 2011 art.28 prescripción al derecho de solicitar reembolso de prestaciones económicas. Estado pagada Muestra la información de las incapacidades y licencias que se pagaron durante el rango de fechas consultado. La aplicación muestra la información de la(s) prestación(es) económica(s) que tengan registradas la aplicación en estado pagado de acuerdo a la fecha reportada en la columna Fecha de descuento/fecha de giro y de igual manera informa el modo de pago. Estado sin reconocimiento Muestra la información de las incapacidades y licencias que se han expedido o transcrito en el rango de fechas seleccionados por el usuario y que por motivos de aplicación de normas, decretos o leyes no tienen reconocimiento económico. En la columna del archivo marcada como Motivo de negación por parámetros de ley se encontrará la explicación y la norma que documenta la razón del no pago.

17 3. Consulta de Movilidad de traslado desde otras EPS El presente capítulo tiene como objetivo dar a conocer la opción de consulta de resultados de movilidad TDA (traslados desde otras EPS) de usuarios, a través de la página web de Cafesalud EPS, servicio que permite a los empleadores conocer de manera oportuna la información del estado de los traslados de sus empleados.

18 Consulta de Movilidad Para hacer uso de la Consulta de Resultados de Movilidad TDA (traslados desde otras EPS) de usuarios, a través de la página web de, es necesario que el empleador tenga su clave empresarial activa. Si el empleador ya tiene clave pero esta inactiva o no recuerda la contraseña, debe solicitar la reactivación a través del correo electrónico de la EPS. serviciosemp@cafesalud.com.co En el correo se deberá registrar la causa del problema que se presenta la clave empresarial y los datos de contacto; y adjuntar una copia del RUT digitalizada y actualizada. Setenta y dos horas (72) horas hábiles después de recibido el correo se enviará respuesta al correo registrado. Una vez se tenga la clave empresarial activa, se podrán hacer consultas respecto a los usuario que se han trasladó a, mediante su número de documento de identificación. En caso de no contar con la clave empresarial, se deberá realizar el proceso de asignación mediante la página web En la parte inferior de la página de inicio de encontrará nuestro menú de usuarios. Clic en la pestaña empleadores Al hacer clic en Empleadores encontrará el botón de ingreso a la Sección Empleadores. A continuación encontrarán el paso a paso de cómo realizar la consulta de movilidad a través de la página web. Clic en Sección empleadores

19 36 37 En empleadores encontrará el sistema de consulta de pagos unificados y el portal empresarial. Al ingresar al portal empresarial encontrará: El listado de tramites que podrá realizar desde el portal empresarial. Afiliación de empleadores. Certificado de afiliación. Certificado de semanas cotizadas. Duplicado de carnet. Documentos Pendientes por Afiliado. Respuestas de Solicitudes de Movilidad. Consulta de incapacidades. Certificado de aportes. Estado de cartera. Paz y salvo. Y el sistema de ingreso al Portal Empresarial. Tipo de documento. Número de identificación. Contraseña La opción Reportes Afiliaciones, corresponde a la consulta de movilidad desde otras EPS (TDA).

20 38 39 La consulta sobre movilidad nos presentará información como: Seleccione el tipo de identificación, digite el número del documento y haga clic en el link Respuestas de solicitudes de movilidad. Estado del traslado (Aceptado o Rechazado). Causal de negación o aprobación. EPS desde la cual se traslada el usuario. Fecha partir de la cual el usuario inicia servicios plenos. También se presenta la opción de imprimir la consulta o de exportar el registro a Excel. Es importante informar a los empleadores de la disponibilidad de este producto en y así agilizar la resolución de casos de movilidad que se puedan presentar.