Manual de usuario Intranet LL-C PROCESO DE AUDITOIRA Y DE GESTION DE LA CERTIFICACION

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1 Manual de usuario Intranet LL-C PROCESO DE AUDITOIRA Y DE GESTION DE LA CERTIFICACION APLICA A CUALQUIER PROCESO DE CERTIFICACION Y DE AUDITORIA (9001,14001, 13485, OHSAS, etc.). Aplicación informática on-line que permite gestionar con herramientas informáticas todos los aspectos del sistema de certificación acreditada de LL-C Rev0114

2 PROCESO DE CERTIFICACION: 1º.- COMERCIAL - Tomar los datos de la empresa a certificar, donde se identifican los datos básicos de la empresa (dirección, nº de empleados, norma pro al que se quiere certificar, está certificado o no, etc.). - Usar formato toma de datos F-30 - Enviar formato F-30 al cliente - Cliente cumplimenta y devuelve al Partner - Partner envía documento a o - En 24 / 48 horas se envía oferta formal al Partner, que contempla los precios durante tres años. - Partner envía a cliente y realiza seguimiento. - Cuando el cliente acepta la oferta (enviándola al Partner), se envía a - Intercer envía el formato F-32 al Partner para su tramitación al cliente (contrato de certificación). Partner tramita a cliente y una vez firmado por parte del cliente, el Partner lo devuelve a Intercer. Partner acuerda fecha de auditoria y auditor (cualificado sectorialmente por LL-C) con cliente y comunica fechas y auditor a Intercer. FIN DEL PROCESO COMERCIAL. 2º.- ACCESO A LA INTRANET PARA EL PROCESO DE CERTIFICACION: Lo primero a realizar antes de hacer la auditoria, es ir a la intranet: https://ssl.ll-c.cz/ y descargarse el appointment (que es la nominación de auditor). El appointment es la comunicación oficial de que el auditor es la persona designada y que está cualificada para realizar la auditoria. Este appointment deberá de firmarse por el cliente y por el auditor el día de la auditoria y subir a la Intranet NOTA 1: se recomienda no subir documentos parcialmente en la Intranet. Se recomienda subir a la Intranet todos los documentos de una sola vez, y cuando se cierra la auditoria. NOTA 2: cierre de la auditoria, es cuando se cierran las no conformidades, si las hay, y si no, es cuando se realiza el informe (5 días después de la auditoria). 2

3 Acceso: https://ssl.ll-c.cz/ IDENTIFICAR PAIS DEL AUDITOR Password: enviado por Praga o Barcelona ID: identificación enviada por Praga o Barcelona EJECUCION AUDITORIA: Inventario de auditorías que debe de realizar el auditor. EVALUACION: Área a cumplimentar por Praga. FORMULARIOS Y REGLAS Área de información con los formatos y documentos del sistema. AGENDADO: Indica las auditorias que tiene asignado un auditor Se accede a esta área clicando dos veces sobre nombre. En esta parte es donde se puede descargar el appointment para imprimir y que se firma en la auditoria (Asignación de auditor a la auditoría). Es Praga quien asigna activa el auditor, el auditor solo debe descargarse el documento. EQUIPO AUDITORES: Es la parte donde un auditor puede verificar los auditores asignados a la auditoria (en el caso que se requiera). Es el Partner quien ha informado antes quienes son los auditores asignados. El auditor Jefe es el responsable de gestionar, planificar la auditoria y realizar los informes y cierre de auditoria Lo propone el Partner. Tanto el auditor como el auditor Jefe, deben de estar cualificados previamente por LL-C. CORRECCIONES: Inventario de auditorías realizadas que están pendientes de hacer modificaciones por parte del auditor. Las modificaciones las solicita el veto review, y son errores puntuales en al documentación que el auditor debe de corregir. CUALIFICACION: Es la parte donde se identifican los sectores de actividad y normas por las que el auditor ha sido cualificado. Los sectores de actividad debe de cumplimentarlos el auditor. CONFIGURACION: Datos del auditor para acceso al sistema. 3

4 AGENDADO: Aparecerán las auditorias asignadas al auditor. Aparecen una vez aprobada la oferta por el cliente y cerrado el proceso comercial. Si no hay ninguna auditoria asignada, aparece vacío 2º Hay que imprimir el documento de Appointment o agendado para ser firmado en la auditoría. Dar a la tecla print 1º.- Marcar cliente para el que debe de imprimir el documento Appointment o agendado. 2º Marcar con mouse, y con botón derecho, desplegar el menú. Ir a Imprimir y guardar como pdf o imprimir en papel. 1º Documento que aparece una vez se da a la tecla print. 4

5 DOCUMENTOS A UTILIZAR EN UNA AUDITORIA 1º.- Auditoria de certificación empresa sin ningún tipo de certificado: La auditoría se realiza en 2 fases: FASE I: visita a las instalaciones y a la empresa (en el documento appointment indica el tiempo dedicado a la fase I o II). Esta visita debe de realizarse en la empresa. SI noes posible por la distancia, se puede hacer fuera de la empresa. Verificar existencia de Manual de calidad o integrado, o de la norma de referencia; Procedimientos de gestión; procesos de gestión, objetivos; Política, auditoría Interna, Revisión por la dirección. Tiene por objetivo evidenciar que existe un sistema de gestión, no si cumple o no. NOTA: no se audita. Solo se verifica (no se ponen no conformidades). Si sale algo, se hace un comentario en el informe de fase I Documentos a utilizar (solicitar si procede, un modelo cumplimentado): F41.1 plan de auditoria (para ISO 9001 o 14001), F41.2 (para integrada 9001, 1400, OHSAS: todas las visitas a una empresa, deben de estar planificadas. F42.1: cuestionario de la visita. F45: informe de visita fase I Como conclusión a la visita se emite informe de visita, se determina la fecha de auditoria de certificación, y se entrega el plan de auditoria para la auditoria de Certificación. FASE II: en el caso de estar ya certificada la empresa, con certificado vigente, no es necesaria una auditoria de certificación ni base I. Se puede cambiar de entidad de certificadora en un seguimiento o una renovación. Ver apartado seguimiento o renovación. Se audita la empresa (a diferencia de la fase I). F41.1 plan de auditoria (para ISO 9001 o 14001), F41.2 (para integrada 9001, 1400, OHSAS). Todas las visitas a una empresa, deben de estar planificadas. Plan de auditoria: realizarlo por departamentos. Solicitar modelo cumplimentado muestra. El plan de auditoria debería de ser enviado al cliente 10 días antes de la auditoria como mínimo. F42.2: cuestionario de auditoria (hay uno para cada norma: 9001, 14001, OHSAS). Cumplimentarlo a mano o bien con PC. Solo se usa en auditorias de re certificación o certificación, no usarlo en seguimientos. En caso de auditoria integrada, cumplimentar los uno específico para cada norma. 5

6 F.40: Appointment (designación del auditor). Lo debe de generar el propio auditor en la intranet tal como se explica anteriormente. ES uno por norma y cliente a auditar. El día de auditoria lo debe de firmar el cliente y el auditor. F.43: informe de auditoría. Hay un modelo para 9001, OHSAS o 14001, y también uno para integradas (9001, 14001, OHSA). Se debe de hacer al finalizar la auditoria o 5 días máximos después de finalizar la auditoria. F.46: informe de no conformidades. EN el caso de que surjan no conformidades, se debe de usar este formato, y entregar al cliente al final de la auditoria on site (en la reunión final). Las no conformidades no se pueden cerrar durante al auditoría. Precisan de análisis de la causa que la provoco, acción correctora y aprobación por cliente y auditor. Cuando el auditor cierra la no conformidad, es cuando la auditoria se considera cerrada, y se sube a la intranet todos los documentos. NOTA: no subir parcialmente documentos en la intranet. Subirlos todos juntos al final de la auditoria. SUBIDA DE DOCUMENTOS UNA VEZ FINALIZADA LA AUDITORIA: 1º.- Ir al apartado de EJECUCION DE LA 3º.- Clickar 2 veces en el apartado Subida de documentos 2º.- Marcar el cliente. Los documentos se han de subir de forma específica por cliente 6

7 Subir los documentos según solicita la pantalla, dándole a examinar, y abrirá la ruta al PC del auditor que está accediendo. El auditor buscara el archivo en su PC, y lo subirá a la Intranet. Dar a upload para subir documentos. En este apartado: "Other documents, subir: Cuestionarios auditoria Certificados anteriores de la empresa auditada (cuando se cambia de un organismo certificador a LL-C. Último informe de auditoría cuando la empresa se cambia de un organismo certificador a LL-C. Se volverá a la pantalla de ejecución de auditoria Asegurar que sigue marcado el mismo cliente con el que se está trabajando. Clikear cierre de auditoria 7

8 1º.- Poner fecha de auditoria 2º.- Poner alcance (scope) de la actividad de la empresa. Es lo que aparecerá como alcance en el certificado. Debe de ser el mismo que el indicado en el informe de auditoría, plan de auditoria, etc. Todos los documentos que soliciten el alcance, deben de tener el mismo alcance. Aquí, en español. 3º.-Poner el alcance en Ingles. 4º.- Marca esta casilla. 5º.- Confirmar y se cerrara el proceso. Auditoria finalizada. Una vez finalizada la auditoria, entre en un proceso de revisión técnica para poder emitir el certificado. Si hay alguna duda técnica, el auditor recibirá un comunicado, en el que se solicita modifique laguna cosa de algún documento. Normalmente, este comunicado es en inglés. Para poder modificar lo que solicite la revisión técnica, se procederá de la siguiente manera: A.- Ir al documento del PC del auditor y modificar lo solicitado. B.- Subirlo a la intranet como se ha indicado en este documento. C Cerrar la auditoria en la Intranet, como se ha indicado en este documento. NOTA: los certificados no podrán ser emitidos hasta el pago por parte del cliente de las facturas de la actividad realizada. 2º.- Auditoria de seguimiento y cambio de organismo de certificación en un seguimiento Cambio de certificado de una empresa ya certificada por un organismo de certificación a L-C en una auditoria de seguimiento: se realiza la auditoría de seguimiento (y se le cobra seguimiento, no certificación ni recertificación), como si ya fuera cliente de LL-C. Se reconoce lo realizado por el anterior organismo de certificación (siempre que este acreditado y el certificado este vigente). 8

9 Auditora de seguimiento: Debe de realizarse 1 año después de la auditoria de certificación o de renovación. El presupuesto inicial, ya indica los días de auditoria a realizar. F41.1 plan de auditoria (para ISO 9001 o 14001), F41.2 (para integrada 9001, 1400, OHSAS). Todas las visitas a una empresa, deben de estar planificadas. Plan de auditoria: realizarlo por departamentos. Solicitar modelo cumplimentado muestra. El plan de auditoria debería de ser enviado al cliente 10 días antes de la auditoria como mínimo. F.40: Appointment (designación del auditor). Lo debe de generar el propio auditor en la intranet tal como se explica anteriormente. ES uno por norma y cliente a auditar. El día de auditoria lo debe de firmar el cliente y el auditor. F.45: informe de auditoría. Hay un modelo para 9001, OHSAS o 14001, y también uno para integradas (9001, 14001, OHSA). Se debe de hacer al finalizar la auditoria o 5 días máximos después de finalizar la auditoria. F.46: informe de no conformidades. En el caso de que surjan no conformidades, se debe de usar este formato, y entregar al cliente al final de la auditoria on site (en la reunión final). Las no conformidades no se pueden cerrar durante la auditoría. Precisan de análisis de la causa que la provoco, acción correctora y aprobación por cliente y auditor. Cuando el auditor cierra la no conformidad, es cuando la auditoria se considera cerrada, y se sube a la intranet todos los documentos. NOTA: no subir parcialmente documentos en la intranet. Subirlos todos juntos al final de la auditoria. PROCESO DE SUBIDA DE DOCUMENTOS A LA INTRANET: igual que lo explicado para certificación. Nota: En Others documents, subir también copia del certificado y último informe de auditoría, en el caso de cambio de la certificación de un cliente de un organismo de Certificación a LL-C. 3º.- Auditoria de Renovación y cambio de organismo de certificación en una renovación. Cambio de certificado de una empresa ya certificada por un organismo de certificación a L-C en una auditoria de renovación: se realiza la auditoría de renovación normal. Se reconoce lo realizado por el anterior organismo de certificación (siempre que este acreditado y el certificado este vigente). F41.1 plan de auditoria (para ISO 9001 o 14001), F41.2 (para integrada 9001, 1400, OHSAS). Todas las visitas a una empresa, deben de estar planificadas. Plan de auditoria: realizarlo por departamentos. Solicitar modelo cumplimentado muestra. El plan de auditoria debería de ser enviado al cliente 10 días antes de la auditoria como mínimo. F42.2: cuestionario de auditoria (hay uno para cada norma: 9001, 14001, OHSAS). Cumplimentarlo a mano o bien con PC. Solo se usa en auditorias de re certificación o certificación, no usarlo en seguimientos. En caso de auditoria integrada, cumplimentar los uno específico para cada norma. 9

10 F.40: Appointment (designación del auditor). Lo debe de generar el propio auditor en la intranet tal como se explica anteriormente. ES uno por norma y cliente a auditar. El día de auditoria lo debe de firmar el cliente y el auditor. F.43: informe de auditoría. Hay un modelo para 9001, OHSAS o 14001, y también uno para integradas (9001, 14001, OHSA). Se debe de hacer al finalizar la auditoria o 5 días máximos después de finalizar la auditoria. F.46: informe de no conformidades. EN el caso de que surjan no conformidades, se debe de usar este formato, y entregar al cliente al final de la auditoria on site (en la reunión final). Las no conformidades no se pueden cerrar durante al auditoría. Precisan de análisis de la causa que la provoco, acción correctora y aprobación por cliente y auditor. Cuando el auditor cierra la no conformidad, es cuando la auditoria se considera cerrada, y se sube a la intranet todos los documentos. NOTA: no subir parcialmente documentos en la intranet. Subirlos todos juntos al final de la auditoria. PROCESO DE SUBIDA DE DOCUMENTOS A LA INTRANET: igual que lo explicado para certificación. Nota: En Others documents, subir también copia del certificado y último informe de auditoría, en el caso de cambio de la certificación de un cliente de un organismo de Certificación a LL-C. 10

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