PROCEDIMIENTO DE NOMINA

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1 Este documento es propiedad de PROYECTOS Y SISTEMAS CONTABLES LTDA., y está protegido por las leyes de derechos de autor, solo el personal acreditado de la Organización tiene autorización para la utilización con fines laborales de este documento, prohibida la reproducción total y/o parcial de su contenido salvo autorización explícita escrita por parte de la Gerencia. Este documento está firmado digitalmente cualquier alteración anulará las firmas y carecerá de valor alguno ante el Sistema de Gestión Integral de la Organización. RESPONSABLE : JEFE DE GESTION HUMANA REVISO : DIRECTOR ADMINISTRATIVO APROBÓ : GERENTE VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÒN DEL CAMBIO VERSIÓN 0 14/07/2008 Creación. Mónica Neira 1 22/10/ /09/201 1/04/2014 Actualización general del procedimiento de nómina, su objetivo, alcance, definiciones y flujo grama de acuerdo a la legislación vigente en materia laboral. Actualización general del procedimiento de nómina, su objetivo, alcance, definiciones y flujo grama de acuerdo a la legislación vigente en materia laboral. Se incorporan los Paz y Salvos de Prestaciones Sociales y Paz y Salvos de Viáticos. Cesar Rodriguez Luis Freddy Rincon Mónica Neira Página 1 de 11

2 OBJETIVO Determinar dentro de la Organización los pasos a seguir una vez seleccionado el funcionario contratado, así como las tareas a realizar, inducción, entrega de dotación, elaboración de la nomina, el pago de los aportes a la seguridad social y pagos parafiscales y la liquidación de las prestaciones sociales a efecto de guiar en el desarrollo de las mismas y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE Aplica para todas las actividades relacionadas con la Gestión Humana desde el momento de vinculación de un funcionario a la Organización y termina con el pago de salario y prestaciones sociales a que haya lugar. DEFINICIONES Salario: Toda retribución cuya naturaleza sea por su habitualidad, propósito y circunstancias la de remunerar los servicios personales del trabajador en beneficio directo y principal de este, aunque otra sea su denominación y el pago se descomponga en diferentes partidas. Es una noción amplia que comprende todas las sumas que habitual y periódicamente recibe el empleado como retribución a sus servicios. Centro de Costos: Es una división dentro de una organización, establecida con el fin de acumular, distribuir y determinar costos y gastos, en que incurre una actividad especifica dentro de la misma división de centro establecida. Novedades: Modificaciones o cambios en las condiciones del funcionario, que afectan los pagos de salarios, entre las cuales tenemos, (asignación básica, prima de navidad, prima técnica por formación avanzada, bonificación por servicios prestados, incremento de salario por antigüedad, horas extras, dominicales y festivos, recargo nocturno, subsidio de alimentación, Auxilio de transporte y descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nomina. Página 2 de 11

3 Nomina: Es un sistema de contabilidad manual que consiste en una relación nominal de cada uno de los trabajadores. Comprobante de pago: Documento soporte donde se resumen los pagos hechos a cada funcionario en cada mes. Inducción: Es un proceso necesario para maximizar las potencialidades que el nuevo funcionario puede desarrollar. PILA: Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. SOI: Operador de planilla Unificada, a través del cual se realizan los pagos a la Seguridad Social y Parafiscales. Aportes Parafiscales: Toda empresa, unidad productiva y entidad pública que tenga trabajadores vinculados debe hacer un aporte equivalente al 9% de su Nómina por concepto de los llamados aportes parafiscales, los cuales se distribuirán de la siguiente forma: 4% para el subsidio familiar (Cajas de Compensación Familiar), % para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y 2% para el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). Prestaciones Sociales: Corresponde a un conjunto de beneficios adicionales que la ley o la empresa concede al trabajador diferentes a los pagos ordinarios que deben ser cancelados en diversos periodos y/o cuando finalice la relación laboral. Vacaciones: Prestación social mediante la cual los empleados privados y públicos tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones, por cada año de servicio. Archivo Plano: Archivo tipo texto (medio magnético) con especificaciones requeridas para poder ingresar una información determinada en un sistema especifico. Página de 11

4 DESCRIPCIÓN Página 4 de 11

5 1. Inicia con la contratación de trabajadores, una vez el trabajador ha cumplido el proceso de selección, se presenta en la oficina de Gestión Humana quién ha elaborado previamente el contrato de trabajo para su firma. Este contrato ya firmado por el trabajador es enviado a la Gerencia para su firma. 2. Se realizan las afiliaciones correspondientes a: Entidades Promotoras de Salud (EPS), Fondo de Pensión (AFP), Fondo de Cesantías que son escogidas por el trabajador; Caja de Compensación Familiar (CCF) y Administradora de Riesgos Laborales (ARL) designadas por la Organización. Estas afiliaciones son realizadas a través de los formularios que las entidades nos suministran para tal fin y se efectúan el día anterior o al inicio de labores del trabajador. Con la información previamente diligenciada por parte del trabajador en el Formato Vinculación del Personal.. La inducción se debe realizar una vez firmado el contrato por parte del trabajador. La finalidad de la Inducción es brindar información general, amplia y suficiente que permita la ubicación del funcionario y de su rol dentro de la Organización para fortalecer su sentido de pertenencia y la seguridad para realizar su trabajo de manera autónoma, una vez dada la inducción esta se evalúa mediante el Formato Registro Inducción y Entrenamiento. 4. Para los trabajadores del área operativa se hace la entrega de la respectiva dotación, elementos de protección personal y seguridad industrial por parte del Director Administrativo o Jefe de Gestión Humana; el cual debe haber diligenciado previamente en el Formato Acta de Entrega de Dotación, para que el trabajador lo firme. La dotación se entrega inmediatamente el trabajador ha recibido la inducción. En el caso de los trabajadores de las áreas administrativas, la Organización tiene en su política entregar dotación a estos sin ser de carácter obligatorio pero debe hacerse una vez ha cumplido satisfactoriamente con el período de prueba. 5. Ingreso del Personal al Sistema de Nomina. De la carpeta del trabajador se toman los datos básicos para incorporarlos a la base de datos del personal de la Organización. El trabajador realiza la apertura de una cuenta en una entidad bancaria de su elección o la recomendada por la Organización. Si el trabajador posee ya una cuenta y no desea que se le consigne en otra entidad debe informar el numero Página 5 de 11

6 de su cuenta y a que entidad pertenece en el Formato Vinculación del Personal; el original del contrato de trabajo, las copias de las afiliaciones y todos los documentos relacionados con la vinculación del trabajador deben ser archivados en una carpeta de hoja de vida, que es de absoluta reversa de Gestión Humana. 6. Liquidación de Novedades: Es el reporte periódico de las informaciones adicionales que tienen efecto en la liquidación y pago de la nomina, este reporte es entregado por Gestión Humana; La Organización estableció el pago de los salario a sus trabajadores mensualmente para esto realiza el siguiente proceso: Reporte de Tiempos y Novedades del Personal Operativo. Las novedades relacionadas con la nómina en (Horas Extras, Dominicales y Festivos, Recargos Nocturnos, Permisos no Remunerados ), quedan registrados en el Formato Relación de Tiempo, estas novedades al igual que los aumentos salariales son aprobados por la Gerencia y/o Cliente y revisadas por el Director de Proyectos. Así mismo las novedades de incapacidades y otros descuentos (Préstamos, Libranzas, Cuotas Alimentarias entre otras). Quedan registradas en el Registro de Novedades. El Jefe de Gestión Humana debe recopilar dichas novedades y generar un reporte que incluya todo lo anterior, a mas tardar el día 20 de cada mes, si el día del reporte es festivo este se debe entregar el día hábil anterior a la persona encargada de la elaboración de la nomina (Jefe de Contabilidad), pero el personal de Contabilidad deberá estar pendiente de las novedades que se reciba después de estas fechas para el ingreso en la nomina. Cobros Judiciales La Organización aplica descuentos a los trabajadores, debidamente aprobados por autoridad judicial, de acuerdo con los siguientes lineamientos y cumpliendo el Código Sustantivo del Trabajo. El juzgado mediante comunicación escrita, notifica a la Organización sobre le fallo obtenido de una demanda judicial por alimentos, para que éste a su vez comunique y tenga la obligación de descontar mensualmente al trabajador vinculado al proceso, estos descuentos se pueden efectuar de acuerdo con el artículo 155 del Página 6 de 11

7 Código Sustantivo del Trabajo, señala que el excedente del salario mínimo mensual sólo es embargable en una quinta parte. Cabe anotar que estos dos artículos fueron modificados por la ley 11 de Por otra parte, el artículo 156 del citado Código estipuló dos excepciones a la regla general de inembargabilidad del salario mínimo. Tales excepciones operan respecto de las obligaciones contraídas con cooperativas y las derivadas de cuotas alimentarías. En estos casos el salario puede ser embargado hasta por el cincuenta por ciento, inclusive el salario mínimo legal mensual vigente. Si existe una novedad que requiera la creación en contabilidad, debe ser comunicada por escrito al Jefe de Contabilidad quién es la única persona autorizada para su creación en la contabilidad de la Organización en la misma fechas de entrega de novedades. 7. Proceso de Liquidación Nomina; después de reunidos y revisados los conceptos mencionados anteriormente, el Jefe de Contabilidad genera un listado de nómina que incluye en forma detallada todos los conceptos liquidados de cada trabajador, la información es revisada y aprobada por el Jefe de Gestión Humana; si existen inconsistencias estas son informadas para su correspondiente corrección en el Sistema de Contabilidad World Ofiice, una vez aprobada se imprime el listado general de nómina que contiene el total devengado, valor total deducido a cada trabajador, el total neto a pagar, debe llevar la firma del que la elabora (Jefe de Contabilidad) y la firma del que aprueba (Jefe de Gestión Humana). Apartir de este momento la nomina queda en firme y no debe ser alterada, con excepción de las novedades recibidas después de la creación de la Nomina y antes del último día de cada mes, seguidamente se procede a generar el envió de Comprobantes de Pago, el cual resume los conceptos de pago hechos al funcionario en cada mes. 8. La información anteriormente generada se pasa en medio magnético al Gerente y/o Representante Legal con el fin de procesar el pago a cada trabajador mediante el sistema de transferencia electrónica a la cuenta bancaria de cada uno. 9. El auxiliar Contable reúne todos los documentos relacionados con la nómina (Nomina, Comprobantes de Pago) y los guarda físicamente en los archivos de la organización. Previo registro en el sistema de contabilidad. Página 7 de 11

8 10. Para el pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales a través del SOI el Jefe de Contabilidad se encarga de montar en el SOI la nomina y novedades de acuerdo a la Nomina generada en el Sistema de Contabilidad World Ofiice, una vez realizado esto, se lo pasa al Gerente y/o Representante Legal para que efectué el pago; una vez efectuado el pago baja del operador los soportes de pago para que el Auxiliar Contable imprima, contabilice en el programa de contabilidad y archive. 11. Liquidación de Prestaciones Sociales Liquidación de Primas.- Esta prestación social se liquida semestralmente pagándose como máximo los días 20 de Junio y de Diciembre de cada año; Se toma como base para su liquidación todos los conceptos relacionados con el salario devengado en el respectivo semestre, de esta suma se saca un promedio mensual de salario que es la base para la liquidación de la prima de servicios que se le debe pagar al funcionario. El Auxiliar Contable imprime un listado general el cual es revisado y aprobado por el Jefe de Contabilidad. Una vez efectuado lo anterior se procede a imprimir y entregar copia al Gerente y/o Representante Legal para que realice el trámite correspondiente a la cancelación. Cada comprobante es enviado al trabajador como soporte de la cancelación y una copia firmada de acuse de recibido al auxiliar administrativo para el archivo. Liquidación de Cesantías. - El Jefe de Gestión Humana a mas tardar el día 10 de enero de cada año pasa al Jefe de Contabilidad las novedades que a 1 de Diciembre del año anterior sean necesarias para liquidar las cesantias a fin de que se haga la correcta cancelación de cesantías de los funcionarios por la anualidad o por la fracción correspondiente; sin perjuicio de la que se deba efectuar en fecha diferente por la terminación del contrato de trabajo. Posteriormente esta es revisada y aprobada por el Jefe de Gestión Humana y devuelta a la Auxiliar Contable para su contabilización. Con la información suministrada por los funcionarios al momento de viculación en el Formato Vinculación de Personal, se elabora un listado de los Fondos a los cuales pertenece cada Página 8 de 11

9 funcionario y se le pasa al Gerente y/o Representante Legal para que efectúe la cancelación a los fondos respectivos antes del 14 de Febrero de cada año. Cuando un trabajador necesita reclamar las cesantías envía una carta dirigida al Jefe de Gestión Humana haciendo la respectiva solicitud indicando el motivo del retiro y adjuntando los documentos soporte, posteriormente con el visto bueno del Jefe de Gestión Humana, la Auxiliar Administrativa elabora una carta a la oficina del Fondo al cual se encuentra afiliado donde se solicita de que se autorice el pago de las cesantías, dicha carta es entregada directamente al trabajador para su posterior entrega a la entidad. Liquidación de Intereses de Cesantías.- El Jefe de Contabilidad tomando ya la liquidación anteriormente efectuada procede a elaborar el cálculo de los intereses de las cesantias que de acuerdo a la Ley es del 12%, por la anualidad o por la fracción correspondiente, sin perjuicio de la que deba efectuar en fecha diferente por la terminación del contrato de trabajo. Posteriormente esta es revisada y aprobada por el Jefe de Gestión Humana y devuelta al Auxiliar Contable para su contabilización. Se le pasa al Gerente y/o Representante Legal para efectúe la cancelación correspondiente a cada funcionario mediante transferencia electrónica antes del 0 de Enero de cada año. Así mismo se generan los comprobantes los cuales son enviados al trabajador como soporte de la cancelación y una copia firmada de acuse de recibido al auxiliar administrativo para el archivo. Liquidación de vacaciones.- El Jefe de Gestión Humana junto con la Gerencia elabora la programación de vacaciones del personal. De acuerdo a las fechas establecidas en la programación, se notifica por escrito a los trabajadores con quince días de anticipación de quién sale y quién recibe el cargo. Debe haber una capacitación del que entrega necesaria para el trabajador que queda responsable del proceso conozca sus nuevas funciones asignadas. El Jefe de Gestión Humana pasa esta novedad al Jefe de Contabilidad a fin de que se haga la respectiva liquidación en el Formato Solicitud y Pago de Vacaciones, posteriormente es revisada y aprobada por el Jefe de Gestión Humana quien debe verificar que el funcionario envie el formato Página 9 de 11

10 debidamente firmado para tramitar el pago con el Gerente y/o Representante Legal, la copia de dicho formato se le pasa al auxiliar Contable para su contabilización. 12. Liquidación Final del Contrato. - La liquidación del contrato de trabajo ocurre en términos generales en tres eventos: Por renuncia voluntaria del trabajador, por vencimiento del plazo fijo y/o labor contratada pactado sin que se prorrogue el término del contrato y por decisión unilateral del empleador con justa o sin justa causa. En el caso de renuncia voluntaria el trabajador envía comunicación escrita indicando el motivo de la renuncia al Jefe de Gestión Humana con copia al Jefe Inmediato, especificando la fecha de terminación de sus labores. Por vencimiento del plazo por fijo y/o Labor contratada pactado sin que se prorrogue el término del contrato, o se le asigne otra labor se le notificara por escrito al funcionario la decisión con un periodo determinado de acuerdo a la modalidad contratada. Cuando la terminación de contrato es por decisión unilateral del empleador con justa o sin justa causa, se le notifica al funcionario la decision tomada. Sea cual fuese la circunstancia del retiro del funcionario de la organización se debe de diligenciar el Formato de Paz y Salvo del Trabajador, Paz y Salvos de Prestaciones Sociales y Paz y Salvo de Viaticos el cual es responsabilidad del jefe Inmediato de verificar la entrega del mismo. 1. El Jefe de Gestión Humana recopila toda la información necesaria para la elaboración de la liquidación definitiva de las prestaciones Sociales a las que tiene derecho el funcionario por el tiempo laborado en la organización, esta información es entregada al Jefe de Contabilidad para que proceda a la elaboración de la liquidación en mención en el Formato Plantilla Liquidación de Prestaciones. Una vez elaborada es devuelta al Jefe de Gestión Humana para su visto bueno, si es aprobada por este se procede a enviar al Gerente y/o Representante Legal para que proceda a efectuar el pago. En caso contrario se devuelve al Jefe de Contabilidad para su Corrección y elaboración definitiva. Página 10 de 11

11 El tiempo máximo para el pago de la liquidación definitiva de las prestaciones sociales es de ocho (8) días calendario por parte de la organización después de retirado el trabajador, Se procede a imprimir tres copias de dicha liquidación para la firma de las partes y asi efectuar la entrega a: una al trabajador como soporte de la cancelación, al auxiliar Contable para su contabilización y al Jefe de Gestión Humana para el archivo final en la carpeta de hoja de vida. Documentos Relacionados Formato Vinculación del Personal. Formato Acta de Entrega de Dotación. Formato Relación de Tiempo. Planilla Integral de Liquidación de Aportes (SOI). Formato Plantilla Liquidación de Prestaciones. Formato Solicitud y Pago de Vacaciones. Paz y Salvo del Trabajador. Paz y Salvo Prestaciones Sociales. Paz y Salvo Viáticos. Programa Sistema de Contabilidad World Ofiice. Página 11 de 11

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