PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y OTRAS SITUACIONES ADMINISTRATIVAS DIRECTOR DE GESTION HUMANA Y ADMINISTRATIVA LIQUIDACION DE NOMINA

Transcripción

1 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y OTRAS SITUACIONES S Fecha: 30/04/208 el y termina con la liquidación definitiva del personal y la. Las horas extras son aprobadas mediante firma del Gerente General, el Secretario de Asuntos Corporativos y/o el Dirección de Gestión Humana y para que se descuente lo soportado por la entidad, y b) LIQUIDACION DE MINA INICIO A: Es liquidación de nómina? 8, 4, 7, 20, 26, 29 SI Liquidar Trabajo Suplementario A Servidores Públicos Dirección de Gestión Humana y Firma de Gerente General, Secretario de Asuntos Corporativos o Director de Gestión Humana y GH-F-55 Planilla de Horas Extras. Si: Los servidores públicos remiten a la Dirección de Gestión Humana y la cantidad de trabajo suplementario realizado a mas tardar el dia 5 de cada mes, donde se consolidan las mismas y se diligencia el formato GH-F52 Planilla de Horas Extras para hacer la respectiva liquidación, de acuerdo con la escala salarial de cada persona. un dia. No: Pasa a la actividad 8, 4, 7, 26, 29 o 20 del presente procedimiento para la liquidación de situaciones administrativas o prestaciones sociales. 2 Ingresar Novedades Documento excel preliquidacion de nomina generado por Una vez se tengan consolidadas las novedades presentadas durante el periodo dentro de los quince primeros dias habiles de cada mes, el o el profesional de apoyo que delegue; realiza el registro de las mismas en el software disponible para tal fin. dos dias. 3 Liquidar Nómina Firma del Director de Gestion Humana y administrativa Documento excel liquidacion de nomina generado por Se realiza la liquidación de la nómina en el software y se genera el reporte correspondiente para firma del Director de Gestion Humana y administrativa. Se debe verificar y validar el correcto ingreso de los soportes (novedades) al por el contador o profesional a cargo de la direccion de Gestion Humana. el termino es el 24 de cada mes solicitud de CDP Liquidar provisiones y realizar cierre contable de nómina Liquidar Seguridad Social nómina y seguridad social Corporativos y director de gestion humana y administrativa Revisión del Director de Contabilidad Registro de Liquidacion por el operador F22) Documento excel liquidacion de nomina generado por Archivo plano generado por El o el profesional de apoyo que delegue, realiza la solicitud de CDP utilizando el formato (GF-F22), con respcto de la informacion validada que arroja el. La direccion de presupuesto en el termino de un dia, deben expedir el CDP. El o el profesional de apoyo que delegue, realiza la liquidación de las provisiones y una vez se cuente con este registro, el verifica, aprueba y cierra contablemente la nómina. Un dia Se genera la liquidación en archivo plano suministrado por el software, se valida en el operador y una vez validado contable y presupuestalmente la información, se envía al para autorizar y realizar el pago correspondiente. Un dia Una vez la nomina ha sido cargada y validada, se envia con todos los soportes a la Direccion de Contabilidad para su respectiva revisión. De no presentarse inconsistencias, se hace la solicitud de autorización de resgistro presupuestal RP (GF- F054) a la Dirección de Finanzas y Presupuesto. Si se presentan inconsistencias, se devuelve al punto en donde se detectó la inconsistencia.plazo maximo para entrega respectiva nomina dos dias antes del 25 de cada mes. Una vez expedidos estos documentos con su respectiva orden de pago, se remite la nómina al para su correspondiente pago. un dia, plazo maximo para pago respectiva nomina el 25 de cada mes; en caso tal que este dia corresponda a un fin de semana o festivo, el pago se realizara el dia siguiente habil. (Decreto 093 de 200 y circular interna de 206) Página de 5

2 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y OTRAS SITUACIONES S Fecha: 30/04/208 el y termina con la liquidación definitiva del personal y la. Las horas extras son aprobadas mediante firma del Gerente General, el Secretario de Asuntos Corporativos y/o el Dirección de Gestión Humana y para que se descuente lo soportado por la entidad, y b) LIQUIDACION DE MINA SITUACIONES S VACACIONES 8 9 Programar Vacaciones Liquidar Vacaciones servidor publico jefe de area Director de gestion humana y administrativa Diligenciar Formato GH-F330-Programacion o modificacion de vacaciones. El Servidor Público debe diligenciar el formato de programacion de sus vacaciones GH-F330, previa autorización de su Superior Jerárquico. Debe ser enviado con 5 dias habiles de anticipacion antes del disfrute de las vacaciones a la Direccion de Gestion Humana y para su visto bueno y liquidacion en el. El o el profesional de apoyo que delegue, debe verificar la Hoja de Vida del servidor público y los periodos pendientes de liquidar y en, se debe confirmar con el jefe inmediato la programacion para realizar la liquidación de las vacaciones a través del software, segun decreto 045 de 978 en su articulo 7. El formato de liquidación generado por el Sistema debe ser firmado por el Secretario de Asuntos Corporativos y el Director de Gestión Humana y. un dia 0 Solicitar CDP Gestion Humana y F22) El o el profesional de apoyo que delegue, realiza la solicitud de CDP utilizando el formato, con respcto de la informacion que arroja el comprobante pago de vacaciones generado por el. Sera firmado por el Secretario de Asuntos Corporativos y Director de Gestion Humana y. un dia 2 Realizar Acto Administrativo, numerar fechar y notificar s vacaciones compensacion en dinero SI B Acto Administrativo documento word formato empresa, Acto Administrativo donde se reconocen las vacaciones Soporte de pago El o el profesional de apoyo que delegue, realiza el acto administrativo de las vacaciones teniendo encuenta los datos que arrojo el y el CDP, se llevara para fecharlo, numerarlo y se notifica al servidor publico. un dia Una vez se haya cargado y validado la liquidación de vacaciones, se envían todos los soportes a la Dirección de Contabilidad para su respectiva revisión. De no presentarse inconsistencias, se hace la solicitud de autorización de registro presupuestal RP a la Dirección de Finanzas y Presupuesto. un día Una vez expedidos estos documentos, se pasa la liquidación de vacaciones al para su correspondiente pago. un día (se debe pagar cinco (5) días antes del disfrute de las vacaciones del funcionario), los soportes de pago deben ser devueltos para anexarlos a la historia laboral tres días después del pago. Ley 995 de 2005 Por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las vacaciones a los trabajadores del sector privado y a los empleados y trabajadores de la administración pública en sus diferentes órdenes y niveles. En materia de reconocimiento de vacaciones no disfrutadas por el empleado, el artículo 20 del Decreto 045 de 978 establece que las vacaciones sólo podrán ser compensadas en dinero en los siguientes casos: Cuando el jefe del respectivo organismo así lo estime necesario para evitar perjuicios en el servicio público, evento en el cual sólo puede autorizar la compensación en dinero de las vacaciones correspondientes a un año. DISFRUTE Cuando el empleado público o trabajador oficial quede retirado definitivamente del servicio sin haber disfrutado de las vacaciones causadas hasta entonces. Ahora bien, cuando a un funcionario se le compensan en dinero las vacaciones, éstas se deben liquidar y pagar computando los mismos quince (5) días hábiles contabilizados a partir de la fecha del inicio del descanso; es decir, 5 días hábiles, incluidos para efecto de su pago. 3 suspension de vacaciones Jefe de Area solicitud escrta por necesidad del servicio acto administrativo de suspension del difrute documento word formato empresa, Acto Administrativo donde se suspende el disfrute y se programa reanudaciondel disfrute de las vacaciones Las vacaciones pueden ser aplazadas en su disfrute por necesidades del servicio o suspendidas por la misma causal y adicionalmente cuando se presenten las siguientes causales: Incapacidad por enfermedad o accidente de trabajo, siempre que se acredite con certificado médico expedido por la entidad de previsión a la cual esté afiliado el empleado o trabajador, o por el servicio médico de la entidad empleadora en el caso de que no estuviere afiliado a ninguna entidad de previsión. Incapacidad por maternidad o aborto, siempre que se acredite en los términos señalados para el caso de incapacidad por enfermedad o accidente de trabajo. El aplazamiento e interrupción de las vacaciones se debe decretar mediante acto administrativo en la cual deben constar los motivos de la actuación se debe registrar este proceso en el. El disfrute pendiente en el caso del aplazamiento se hará efectivo en la fecha en que lo solicite el empleado. Página 2 de 5

3 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y OTRAS SITUACIONES S Fecha: 30/04/208 el y termina con la liquidación definitiva del personal y la. Las horas extras son aprobadas mediante firma del Gerente General, el Secretario de Asuntos Corporativos y/o el Dirección de Gestión Humana y para que se descuente lo soportado por la entidad, y b) LIQUIDACION DE MINA 4 Liquidar Prima de Servicios 5 solicitd de CDP Gestion Humana y PRESTACION SOCIAL PRIMA DE SERVICIOS F22) El o el profesional de apoyo que delegue, debe verificar las Hojas de Vida de los servidores públicos y realiza la liquidación de las primas a través del software. De acuerdo a la Ordenanza 008 del 27 de Noviembre de 980 de la Asamblea de Cundinamarca y decreto 042 de 978 en su articulo 59. La liquidación de prima de servicios se realiza en la nomina correspondiente al mes de Junio y se debe pagar en ese mismo tiempo. dos dias El o el profesional de apoyo que delegue, realiza la solicitud de CDP utilizando el formato, con respcto de la informacion que arroja el. Un dia 6 prima de servicios Una vez la Prima de servicios ha sido cargada y validada, se envia con todos los soportes a la Direccion de Contabilidad para su respectiva revisión. De no presentarse inconsistencias, se hace la solicitud de resgistro presupuestal RP a la Dirección de Finanzas y Presupuesto. Si se presentan inconsistencias, se devuelve al punto en donde se detectó la inconsistencia. un dia Una vez expedidos estos documentos, se pasa la Prima de servicios al para su correspondiente pago. un dia PRESTACION SOCIAL PRIMA DE NAVIDAD 7 Liquidar Prima de Navidad El o el profesional de apoyo que delegue, debe verificar las Hojas de Vida de los servidores públicos y realiza la liquidación de las primas a través del software. La liquidación de la prima de navidad se realiza en la primera quincena de diciembre DECRETO 045 DE 978 EN SU ARTICULO 32 Y 33. dos dias 8 solicitud de CDP Gestion Humana y F22) El o el profesional de apoyo que delegue, realiza la solicitud de CDP utilizando el formato, con respcto de la informacion que arroja el. Un dia 9 Prima de Navidad Una vez la Prima de Navidad ha sido cargada y validada, se envia con todos los soportes a la Direccion de Contabilidad para su respectiva revisión. De no presentarse inconsistencias, se hace la solicitud de resgistro presupuestal RP a la Dirección de Finanzas y Presupuesto. Si se presentan inconsistencias, se devuelve al punto en donde se detectó la inconsistencia. un dia Una vez expedidos estos documentos, se pasa la Prima de navidad al para su correspondiente pago. un dia Página 3 de 5

4 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y OTRAS SITUACIONES S Fecha: 30/04/208 el y termina con la liquidación definitiva del personal y la. Las horas extras son aprobadas mediante firma del Gerente General, el Secretario de Asuntos Corporativos y/o el Dirección de Gestión Humana y para que se descuente lo soportado por la entidad, y b) LIQUIDACION DE MINA LIQUIDACION DEITIVA 20 Servidores Públicos Registro de radicado Carta de renuncia carta de renuncia El Servidor Público debe radicar en la direccion de gestion humana y administrativa la carta de renuncia al cargo. 2 acto administrativo de aceptacion de renuncia y notificacion Gerente General Notificacion de Acto Administrativo El o el profesional de apoyo que delegue, debe realizar el acto administrativo Acto Administrativo donde se de aceptacion de la renuncia con el visto bueno de la Gerencia General y notificarlo al funcionario. Un dia acepta la renuncia o se declara insubsistencia 22 Realizar Liquidación Definitiva Formato de liquidacion del El debe verificar la Hoja de Vida del servidor público y realizar la liquidación definitiva a través del software, teniendo en cuenta el acto administrativo que soporta la renuncia o salida de la persona. Dos dias Solicitar CDP acto administrativo de liquidacion definitiva Gestion Humana y Notificacion de Acto Administrativo de Liquidacion Definitiva F22) El o el profesional de apoyo que delegue, realiza la solicitud de CDP utilizando el formato, con respcto de la informacion que arroja el. Un dia El o el profesional de apoyo que delegue, debe realizar el acto administrativo de liquidacion definitiva y notificarlo al funcionario. Dos dias 25 Solicitar RP y pagar liquidacion definitiva Soporte de pago hoja vida Una vez se haya cargado y validado la liquidación definitiva, se envían todos los soportes a la Direccion de Contabilidad para su respectiva revisión. De no presentarse inconsistencias, se hace la solicitud de autorización de resgistro presupuestal RP a la Dirección de Finanzas y Presupuesto. dos dias Una vez expedidos estos documentos, se pasa la liquidación definitiva al para su correspondiente pago. dos dias, los soportes de pago deben ser devueltos para anexarlos a la histroria laboral tres dias. LIQUIDACION CESANTIAS E INTERESE DE CESANTIAS El o el profesional de apoyo que delegue, debe verificar las Hojas de Vida de los servidores públicos y realiza la liquidación de las cesantias e intereses de las cesantias a través del software. 26 Liquidar Cesantias e Intereses de Cesantias La liquidación de la de las cesantias e intereses de las cesantias en la nomina del mes de diciembre El 3 de diciembre de cada año se hará la liquidación definitiva de cesantía, por la anualidad o por la fracción correspondiente, sin perjuicio de la que deba efectuarse en fecha diferente por la terminación del contrato de trabajor Solicitud de CDP Solicitar RP y Realizar el pago de Cesantias e Intereses de Cesantias Gestion Humana y F22) El o el profesional de apoyo que delegue, realiza la solicitud de CDP utilizando el formato, con respcto de la informacion que arroja el. Un dia Una vez las cesantias e intereses de cesantias ha sido cargada y validada, se envia con todos los soportes a la Direccion de Contabilidad para su respectiva revisión. De no presentarse inconsistencias, se hace la solicitud de resgistro presupuestal RP a la Dirección de Finanzas y Presupuesto. Si se presentan inconsistencias, se devuelve al punto en donde se detectó la inconsistencia. un dia Una vez expedidos estos documentos, se pasa las cesantias e intereses de cesantias al para su correspondiente pago segun el artículo 99 de la ley 50 de 990 : El empleador cancelará al trabajador los intereses legales del 2% anual o proporcionales por fracción, en los términos de las normas vigentes sobre el régimen tradicional de cesantía, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquide definitivamente. El valor liquidado por concepto de cesantía se consignará como l plazo máximo el 4 de febrero del año siguiente, o a la fecha de la terminación del contrato de trabajor, en cuenta individual a nombre del trabajador en el fondo de cesantía que el mismo elija. Página 4 de 5

5 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y OTRAS SITUACIONES S Fecha: 30/04/208 el y termina con la liquidación definitiva del personal y la. Las horas extras son aprobadas mediante firma del Gerente General, el Secretario de Asuntos Corporativos y/o el Dirección de Gestión Humana y para que se descuente lo soportado por la entidad, y b) LIQUIDACION DE MINA 29 Secretaria de asuntos Corporativos Acuerdo de Junta Directiva de aumento de salario Corporativos RETROACTIVO DE MINA formato de Acuerdo de Junta El Secretario de Asuntos Corporativos o el profesional de apoyo que delegue, debe realizar el Acuerdo de Junta Directiva del aumento de salarios teniendo en cuenta la ordenanza expedida por la Gobernacion y la dicision que resulta de la reunion de la junta directiva donde determina el porcentaje de incremento para dicho año. 30 Liquidar retroactivo de Nomina El o el profesional de apoyo que delegue, realiza la liquidación de retroactivo a través del software. se tiene encuenta todos los factores salariales que no han sido variados desde el 0 de enero a la fecha en que se haga el Acuerdo de Junta Directiva de aumento de salario. dos dias La liquidación del retroactivo se realiza una vez sale el Acuerdo de Junta Directiva donde se apruba el aumento de salario. 3 solicitd de CDP Gestion Humana y F22) El o el profesional de apoyo que delegue, se realiza la solicitud de CDP utilizando el formato, con respcto de la informacion que arroja el. Un dia 32 Solicitar RP y Realizar el pago del retroactivo con la nomina del mes Una vez el retroactivo de nomina ha sido cargado y validado, se envia con todos los soportes a la Direccion de Contabilidad para su respectiva revisión. De no presentarse inconsistencias, se hace la solicitud de registro a la Dirección de Finanzas y Presupuesto. Si se presentan inconsistencias, se devuelve al punto en donde se detectó la inconsistencia. un dia Una vez expedidos estos documentos, se pasa el retroactivo al para su correspondiente pago en la nomina del mes de aprobación el Acuerdo de Junta Directiva. un dia CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN /04/208 FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO OBSERVACIONES 04/06/202 Versión inicial No Aplica 09/06/205 Se complementa nombre del procedimiento, Se ajusta las actividades, observaciones, No Aplica /08/206 Cambio de Imagen Corporativa No Aplica Modificación y reestructuración del documento inicial, con los cambios presentados en la actualización de la Norma Técnica de Calidad ISO 900:205 No Aplica Nombre: Estifany Chavez B. Osvaldo Bernal Cargo: Apoyo de Gestión Humana y Área: Dirección de Gestión Humana y Firma: Nombre: Myriam López Morales Cargo: Profesional de Apoyo Área: Dirección de Planeación Firma: ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Sandra Milena Ruiz Moncada Cargo: Coordinador de Calidad Área: Dirección de Planeación Nombre: Manuel Sandoval Villamizar Cargo: Director de Planeación Nombre: Marisol Alvarado Castillo Cargo: Directora de Gestión Humana y Página 5 de 5