PROCEDIMIENTO VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO Orientación Ocupacional y Asignación de Beneficios VERSION: 3 CODIGO: 2-PR- 107 FECHA: 16/Abr/ LISTA DE VERSIONES VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION 0 22/Dic/ /May/ /Mar/2017 Se incluyo dentro de las actividades el cargo de Profesional Facilitador y se incluyo la generalidad 4.6 ''CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN'' Se adicionaron las definiciones: ANSPE - DPS - UNIDAD PARA LA ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS Se modificaron los responsables de las actividades. 1. Objetivo Brindar protección social a los trabajadores cesantes mediante la asignación y pago de las prestaciones económicas (Salud, Pensión, Cuota Monetaria y Bono alimenticio y ahorro a cesantías) Siempre y cuando cumpla con los requisitos de ley 2. Alcance Comprende todas las actividades desde que se valida pagan y finalizan el pago de beneficios. 3. DEFINICIONES 3.1 APLICATIVO ZENITH Es la aplicación a través de la cual los funcionarios de las Cajas de Compensación realizan el proceso de afiliación al Mecanismo de Protección al Cesante y del pago de beneficios. Se trata de un interfaz en el que interactúan los funcionarios de las Cajas de Compensación y el centro FOSFEC, (Fondo de Solidaridad y Fomento al Empleo y Protección al Cesante) encargado de evaluar las solicitudes y hacer todo el proceso administrativo del pago de beneficios. 3.2 BONO ALIMENTICIO Instrumento de estabilización de ingresos que permite la atención de una de las principales necesidades de los hogares durante el período de cesantía de alguno de sus miembros, como es el acceso a alimentos. 3.3 CUOTA MONETARIA

2 El subsidio familiar en dinero, denominado cuota monetaria, se paga mensualmente a los trabajadores por cada una de las personas que tengan a su cargo con derecho al mismo. 3.4 PLANILLA DE PAGO La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA es la ventanilla virtual que permite el pago integrado de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social y Parafiscales en la cual los aportantes reportan la información para cada uno de los Subsistemas en los que el cotizante está obligado a aportar, y, es responsabilidad del aportante suministrar la información para la liquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social. 3.5 RUAF El Registro Único de Afiliados, también conocido como RUAF, es un sistema de clasificación de información puesto en marcha a partir del año 2003 que se encargar de registrar por medio de su plataforma, datos concernientes con salud, pensiones, riesgos profesionales, subsidio familiar, cesantías y beneficiarios de programas de atención social. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Análisis de las mesas de trabajo del Ormet, Mesa Generación de Ingresos DPS y mesa, Mesa de Migrantes. Análisis de las necesidades de capacitación por parte de las empresas en la gestión empresarial. Análisis de estudios realizados por el proceso de Educación. 4.2 CRUCE BASE DE DATOS El área de sistemas envía mensualmente la base de datos de los trabajadores afiliados durante el periodo, subsidios pagados y novedades de personas a cargo durante el periodo y novedades de los trabajadores desafiliados durante el periodo. 4.3 APROPIACIÓN DE RECURSOS El área de contabilidad de acuerdo a las apropiaciones destinadas para FOSFEC registra mensualmente en la plataforma Zenith la disponibilidad de los recursos. 4.4 HOJA DE VIDA PRESELECCIONADA Si la hoja de vida aplica para una de las vacantes activas en el momento que el Psi-coorientador realiza la entrevista se direcciona para el proceso de intermediación pero la persona puede continuar con

3 el programa de formación ocupacional. 4.5 MATRICULA A LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN El área de educación se encarga de realizar el proceso de matrícula a los diferentes programas de capacitación y formación para el trabajo y llevar el control de las asistencias a clase. 4.6 NEGACIÓN A LA SOLICITUD DE BENEFICIOS El usuario tiene diez días hábiles contados a partir de la fecha de notificación para presentar los documentos necesarios que justifique la razón por la cual se le fue negada la solicitud de beneficios. 4.7 NO ACEPTAN BENEFICIOS Las personas que no aceptan los beneficios de FOSFEC a los que tenían derecho pueden continuar recibiendo los servicios de la Agencia de Empleo. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS 1-FT-410 Asignación de subsidios Fosfec 1-FT-411 Notificación para afiliación al sistema de seguridad social 2-FT-412 Negación asignación de subsidios FOSFEC 6.

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5 N 1 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Validar la información suministrada por el usuario, si aplica o no al subsidio, informar al usuario sobre los requisitos para acceder al subsidio (fotocopia de cédula, carta laboral de la última empresa con fechas exactas, razón de terminación) GESTIÓN 2 Entrega de formulario y volante para informar al usuario las condiciones, beneficios y de más información, dar claridad al usuario del tiempo cotizado durante los últimos 3 años y cuánto tiempo tiene a partir de la validación para hacer la entrega de la documentación. GESTIÓN 3 Seguimiento de las personas pendientes por entregar documentación, (de los usuarios que aplican al beneficio y están en conocimiento de la documentación a entregar quienes ya la entregaron y a quienes no lo hayan realizado hacerles el debido seguimiento) GESTIÓN 4 Se recibe solo el formulario bien diligenciado y la documentación completa GESTIÓN

6 5 Si el formulario no está bien diligenciado o la documentación está incompleta, se devuelve al usuario para su complemento GESTIÓN 6 Radicar la documentación en el momento que el usuario la presenta, verificar que la información suministrada en el formulario físico coincida con los solicitados en ZENITH para así poder hacer efectiva la radicación. GESTIÓN 7 Entrega del comprobante de radicación al usuario con: fecha de entrega, nombre del usuario, firma de quien recibe, numero de documentos recibidos y numero de radicado con el que queda su solicitud. GESTIÓN 8 Completar la solicitud del postulante, verificando que la documentación entregada por el usuario este correcta, que esté debidamente registrado a las paginas requeridas, escanear la documentación y anexar los certificados correspondientes al sistema de información ZENITH, de ser el caso hacer la preaprobación de la solicitud y de no serlo, hacer la pre-negación de la solicitud, SECRETARIO / DE SERVICIO AL

7 finalmente se da envió al centro FOSFEC. 9 Validar que la solicitud realizada sea aprobada o negada durante los 10 días hábiles. SECRETARIO / DE SERVICIO AL 10 Hacer entrega al usuario de la respuesta dada a su solicitud por el centro FOSFEC, explicarla, validar y registrar en la notificación el curso programado por la psicóloga. Aceptada la notificación por el usuario deberá firmar y poner huella a los documentos. Citar al usuario la primera semana del mes aprobado para entregar carta para afiliación a EPS. SECRETARIO / DE SERVICIO AL 11 Cambiar en el sistema de información ZENITH el estado de las solicitudes aprobadas por aprobadas notificadas SECRETARIO / DE SERVICIO AL 12 Citar al usuario la primera semana del mes aprobado para entregar carta para afiliación a EPS. SECRETARIO / DE SERVICIO AL 13 Revisar y autorizar la asignación de beneficios aprobados

8 14 Validar la planilla de liquidación enviada por el centro FOSFEC DE 15 Realizar las novedades pertinentes en la planilla de liquidación, (ingresos, retiros) DE 16 Efectuar pago a través la plataforma de ASOCAJAS DE /JEFE DE TESORERIA 17 Generar listado de pago DE 18 Enviar listado al área de aportes y subsidios por correo electrónico DE 19 Validar aleatoriamente el cargue del bono alimenticio en la tarjeta Comfamiliar DE 20 Validar aleatoriamente el cargue de la cuota monetaria en la tarjeta Comfamiliar DE 21 Recibir facturas de los proveedores, hacer autorización de pago formato 1-ft-052 autorización de pago vs 70 y enviar a contabilidad DE

9 22 Generar reporte mensual de las personas asignadas con los beneficios de FOSFEC (provisión a salud, pensión y cuota monetaria y ahorro voluntario a cesantías cuando aplique) DE 23 Reportar a contabilidad la asignación de beneficios /LIDER AGENCIA DE EMPLEO 24 Verificar que los usuarios notificados estén inscritos en los programas de capacitación y formación para el trabajo DE / SERVICIO AL 25 Recibir y consolidar los listados de capacitación reportados por los psicoorientadores SERVICIO AL 26 Enviar mensualmente por correo electrónico el listado consolidado de las personas inscritas a los programas de capacitación y formación para el trabajo al docente coordinador del área de educación SERVICIO AL 27 Coordinar y verificar que programas de capacitación se abren en el mes de acuerdo al número de personas que se presenten / SERVICIO AL / LÍDER AGENCIA DE EMPLEO

10 28 Hacer y enviar mensualmente la autorización de pago a contabilidad de acuerdo a los programas de capacitación que se abrieron 29 Validar mensualmente la asistencia de las personas que están recibiendo los beneficios de FOSFEC a los programas de capacitación / SERVICIO AL 30 Analizar el comportamiento del mercado laboral a fin de identificar las ocupaciones más solicitadas. /LÍDER AGENCIA DE EMPLEO 31 Generar informe sobre ejecución de recursos y usuarios capacitados al ministerio de trabajo y la alta gerencia /LÍDER AGENCIA DE EMPLEO ELABORO REVISO APROBO Nombre: Cargo: Fecha: Carlos Arturo Betancur Vinasco Analista Mejoramiento Continuo 30/Mar/2017 Nombre: Cargo: Fecha: Gloria Ruth Arias Arias Líder Mejoramiento Continuo 30/Mar/2017 Nombre: Cargo: Fecha: Claudia Milena Arana Henao Líder de Agencia de Empleo y FOSFEC 30/Mar/20