PROCESO AL QUE PERTENECE: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Transcripción

1 Y PRESTACIONES SOCIALES 1 de 15 PROCESO AL QUE PERTENECE: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

2 2 de 15 CONTENIDO Pág. 1. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO Nombre del Subproceso Nivel del proceso Proceso al que pertenece Normatividad 4 2. OBJETIVO 5 3. ALCANCE Desde Hasta 5 4. CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO Responsable Participantes 5 5. DIAGRAMA DE BLOQUE 5 6. PRODUCTO Interacciones Criterios de calidad de producto/servicio Control del Producto no Conforme 9 7. RECURSOS 9

3 3 de Recursos s Recursos Humanos Recursos Monetarios 9 8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL 9 9. INSTRUCTIVO METOLOGICO PARAMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS DEFINICIONES Seguridad Social Entidades promotoras de Salud (EPS) Fondos de Pensiones El Sistema de Riesgos Profesionales Prestaciones Sociales Prima de servicios Cesantías Interés a las Cesantías 15

4 4 de CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO 1.1 Nombre del Subproceso Liquidación de y Prestaciones Sociales. 1.2 Nivel del proceso Apoyo 1.3 Proceso al que pertenece Gestión del Talento Humano 1.4 Normatividad Tipo de Norma Número Fecha De Entrada en Vigencia Denominación de la Norma NTC-ISO Norma Técnica Colombiana Estatutos Estatuto docente Código Laboral Colombian o Ley y Decretos Reglament arios N/A 100 Mayo 31 de 2005 Agosto 05 de 1950 Por medio del cual se adopta el Estatuto Docente para la Corporación politécnico Marco Fidel Suárez Código Sustantivo del Trabajo 1993 Ley de Seguridad Social, por la cual se crea el sistema de Seguridad Social integral y se dictan otras disposiciones Artículo 6.1, 7.5.1, 8.3, 4.2.3, 4.2.4, 8, ,128,132,133, 134,138, ,150 Aplicación Específica Todos los Artículos Incrementos salariales para los docentes Salarios, Disposiciones Generales Retención Deducción y Compensación de salarios 154,155 Embargos de salario 158,159,160,161 Jornada de trabajo 168,169 Remuneración de trabajo Nocturno y suplementario 192 Remuneración Vacaciones 236 Descanso remunerado en la época del parto 249,250,253,256 Liquidación de Cesantías 306,3074,308 Liquidación Prima de Servicios Lo que aplique

5 5 de OBJETIVO Garantizar que la liquidación de nómina y prestaciones sociales del personal administrativo y docente se realice de manera oportuna y conforme a lo establecido por la Institución y la Legislación Laboral Colombiana. 3. ALCANCE 3.1 Desde Programación de liquidación de nómina y seguridad social. 3.2 Hasta Entrega de informe de nómina a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. 4. CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO 4.1 Responsable Directora Gestión del Talento Humano 4.2 Participantes Secretario General,, Directivos o jefes de unidad. 5. DIAGRAMA DE BLOQUE PROGRAMAR LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y SEGURIDAD SOCIAL VERIFICAR NOVEDADES LIQUIDAR NÓMINA Y SEGURIDAD SOCIAL VERIFICAR LIQUIDACIÓN EVALUAR LA GESTIÓN DE SUBPROCESO

6 6 de PRODUCTO liquidada oportunamente.

7 Liquidación de y Prestaciones Sociales SUBPROCESO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES 7 de Interacciones PROCESO Y/O SUBPROCESO Entrada RESPONSABLE INFORMACIÓN MEDIO PROCESO Y/O SUBPROCESO PROCESO RECEPTOR Salida RESPONSABLE INFORMACIÓN MEDIO TODOS LOS PROCESOS Director/jefe de Unidad Reporte de novedades de nomina TODO EL PERSONAL Nomina Recibo de pago de nómina PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ADMON Y MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD GESTIÓN GESTIÓN FONDOS DE PENSIÓN Y EPS GESTIÓN GESTIÓN DE TECNOLOGÍA E INFORMATICA planeación y Control Interno Director(a) de Calidad Vicerrector Administrativo y Financiero Vicerrector Administrativo y Financiero Vicerrector Administrativo y Financiero Coordinador de Tecnología e Informática Directrices para formular planes, informe de gestión de la Corporación Informe de auditoría de calidad Informe de seguimiento a procesos Solicitud de préstamos aprobada Solicitud de préstamos aprobada Relación de Estados de deuda presunta Estado de deudas Fondos de pensión y EPS a pagar en el periodo aprobados Requerimiento del Ministerio para actualizar información en la plataforma SNIES Electrónico o y Electrónico PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ADMON Y MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD GESTIÓN GESTIÒN (CONTADOR(A)) FONDOS DE PENSIÓN GESTIÓN Directora Gestión del Talento Humano Directora de Gestión del Talento Humano Coordinación de Informe trimestral de plan Estratégico de Unidad (C.M.I) Acciones de mejora, preventivas y/o correctivas Informe de nomina Interface del modulo de a Contabilidad Estado de cuenta Depurado Planillas de autoliquidación por periodo y fondo de pensión y EPS Ingreso de información del personal a la Plataforma SNIES Correo Electrónico Electrónico Electrónico Electrónico

8 Y PRESTACIONES SOCIALES 8 de 15 JUZGADOS GESTIÓN TODOS LOS PROCESOS CONTROLDE DOCUMENTOS Y REGISTROS Vicerrector Administrativo y Financiero Director(a) de Calidad Decreto de Embargos Autorización de descuento de por concepto de Libranzas Creación de correos Versiones vigentes de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad Electrónico GESTION COOPERATIVAS GESTIÓN DE TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Directora Gestión del Talento Humano Nomina Liquidada y Relación de deducciones de Nomina por Concepto de embargo, para el realizar el pago Relación de deducciones por concepto de libranzas realizada en el periodo. Solicitud de creación de correo a través de la Intranet Solicitudes de Ajustes Documentales Electrónica Electrónico

9 9 de Criterios de calidad de producto/servicio Oportunidad en la liquidación; Liquidación de y Prestaciones Sociales conforme a lo establecido por la Institución y la Legislación Laboral Colombiana. 6.3 Control del Producto no Conforme Se aplica según subproceso de Control del producto o servicio no conforme. 7. RECURSOS 7.1 Recursos s Equipo de Cómputo (con internet y office), Modulo de, Impresora, Fax, teléfono. 7.2 Recursos Humanos Coordinador de 7.3 Recursos Monetarios N/A 8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL Ver Anexo

10 Y PRESTACIONES SOCIALES 10 de INSTRUCTIVO METOLOGICO CICLO PHVA P ACTIVIDAD 1. PROGRAMAR LA LIQUIDACION DE NOMINA RESPONSABLE COORDINADORA DE NÓMINA DIRECTORA GESTION TALENTO HUMANO TAREA NOMBRE REGISTRO 1.ELABORAR CRONOGRAMA SEMESTRAL PARA ENTREGA DE NOVEDADES DE NÓMINA CRONOGRAMA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN 2.DIVULGAR CRONOGRAMA PARA ENTREGA DE NOVEDADES 3.RECEPCIONAR NOVEDADES DE NÓMINA REPORTE DE NOVEDADES HORAS EXTRAS RECARGOS NOCTURNOS -AUTORIZACION DESCUENTOS DE NOMINA AUTORIZACIÓN DESCUENTO DE NÓMINA CÓDIGO GTH-SP-F11 -F1 -F2 V 2. VERIFICAR NOVEDADES SECRETARIO GENERAL 1. VERIFICAR NOVEDADES -INSPECCIONAR QUE CONTENGA LAS FIRMAS DE LOS COORDINADORES O JEFES DE UNIDAD. -VERIFICAR CON LISTADO DE PERSONAL ACTIVO QUE SE ENCUENTREN TODAS LAS PERSONAS RELACIONADAS EN LAS NOVEDADES DE NOMINA. REPORTE DE NOVEDADES -F1 2.SOLICITAR ACLARACIONES Y/O AJUSTES

11 Y PRESTACIONES SOCIALES 11 de 15 CICLO PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLE TAREA REGISTRO NOMBRE CÓDIGO 3.COLOCAR VISTO BUENO Y FIRMA SI ESTA CONFORME REPORTE DE NOVEDADES -F1 H 3. LIQUIDAR NOMINA Y SEGURIDAD SOCIAL COORDINADORA DE NÓMINA 1.INGRESAR NOVEDADES AL PROGRAMA DE NÓMINA DE ACUERDO AL CONCEPTO Y EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD DEL EMPLEADO 2. LIQUIDAR NÓMINA QUINCENAL( PERSONAL ADMINISTRATIVO) Y MENSUAL (PERSONAL DOCENTE) SEGÚN APLICATIVO 3.LIQUIDAR MENSUALMENTE LA SEGURIDAD SOCIAL SEGÚN OPERADOR SOPORTE DE LIQUIDACION 4.VERIFICAR LOS ESTADOS DE CARTERA ENVIADOS POR LAS ENTIDADES DE SEGURIDA SOCIAL 5. CONTACTAR A LOS ASESORES DE FONDOS Y ENTIDADES DE SEGURIDAD SOCIAL PARA LA REALIZACIÓN DE LA CONCILIACIÓN DE LA CARTERA. 6. RECIBIR INFORME TANTO DE VALORES A PAGAR COMO SALDOS A FAVOR DE LA INSTITUCIÓN SI ES EL CASO PARA SER ENTREGADO AL VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO. ESTADO DE CARTERA DEPURADA 7. GENERAR INFORME DE NÓMINA PARA ENTREGAR AL SECRETARIO GENERAL. INFORME DE NÓMINA R.S.C 1.VERIFICAR LIQUIDACION DE NÓMINA Y SEGURIDAD SOCIAL QUE TODAS LAS NOVEDADES ESTÉN INGRESADAS QUE LAS NOVEDADES QUE GENERE EL PROGRAMA ESTÉN LIQUIDADAS CORRECTAMENTE. V 4. VERIFICAR LIQUIDACION SECRETARIO GENERAL 2.VERIFICAR QUE SE REALICE CORRECTAMENTE LA LIQUIDACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL Y NOMINA 3. FIRMAR INFORME SI ESTA CONFORME, EN CASO CONTRARIO SOLICITAR AJUSTES.

12 Y PRESTACIONES SOCIALES 12 de 15 CICLO PHVA FLUJOGRAMA RESPONSABLE TAREA REGISTRO NOMBRE CÓDIGO COORDINADORA DE NÓMINA 1. GENERAR Y ENVIAR INFORMES AL VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO TANTO DEL VALOR A PAGAR POR CONCEPTO DE NOMINA COMO DE LA SEGURIDAD SOCIAL, PARA REALIZAR EL PAGO. RECIBOS DE PAGO. - INFORME DE NOMINA INFORME DE NÓMINA R.S.C 2. ARCHIVAR NÓMINA IMPRESA Y LA LIQUIDACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL POR FONDO DE SALUD Y PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES Y PARAFISCALES. 3. REALIZAR INTERFACE CONTABLE V /A 1. ELABORAR CUADRO DE MANDO INTEGRAL Y RESPECTIVO ANÁLISIS DEL MISMO, DANDO CUENTA DEL CUMPLIMIENTO DE LOS INDICADORES DEL SUBPROCESO Cuadro de mando integral PE F2 5. EVALUAR LA GESTION DEL SUBPROCESO 2.PROPONER Y DOCUMENTAR LAS ACCIONES REQUERIDAS, BIEN SEAN DE MEJORA, CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 3. REMITIR EL INFORME A LA COORDINACIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL INTERNO Acta SGC CDR- F2 1. IDENTIFICAR, ANALIZAR Y SOLICITAR LOS AJUSTES A LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Planilla de control de cambios A 6. RETROALIMENT AR EL SISTEMA 2.DOCUMENTAR LOS RESPECTIVOS CAMBIOS EN LOS FORMATOS Reporte de no conformidad y acciones propuestas. 3. REMITIR LOS CAMBIOS A LA DIRECCIÓN DE CALIDAD, CADA QUE SEA NECESARIO PARA SU ANÁLISIS, APROBACIÓN Y NOTIFICACIÓN. 4.IMPLEMENTAR LAS ACCIONES DE QUE LE SEAN APROBADAS SGC CDR- F6

13 Archivo de Unidad de Gestión del Talento Humano Archivo General SUBPROCESO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES 13 de PARAMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS IDENTIFICACIÓN NOMBRE CÓDIGO RESPO. DE ARCHIVAR MEDIO ACCESO/UBICACIÓN CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN REPORTE DE NOVEDADES -F1 Un año PAZ Y SALVO EMPLEADOS -F3 Permanente INFORME DE NÓMINA R.S.C Un año AUTORIZACIÓN DESCUENTO DE NÒMINA -F2 Permanente CRONOGRAMA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN GTH-SP-F11 Un año CUADRO DE MANDO INTEGRAL PE F2 Un año REPORTE DE NO CONFORMIDAD Y ACCIONES PROPUESTAS. PLANILLA DE CONTROL DE CAMBIOS SGC CDR- F6 Un año Un año ACTA SGC CDR- F2 Un año

14 14 de DEFINICIONES Seguridad Social De conformidad con el artículo 1º de la Ley 100 de 1993, El Sistema de Seguridad Social Integral tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana, mediante la protección de las contingencias que la afectan. El sistema comprende las obligaciones del Estado y la sociedad, las instituciones y los recursos destinados a garantizar la cobertura de las prestaciones de carácter económico, de salud y servicios complementarios, materia de esta ley, u otras que se incorporen normativamente en el futuro Entidades promotoras de Salud (EPS) Son las entidades responsables de la afiliación y registro de los afiliados al sistema de la seguridad social en Colombia. Se encargan también del recaudo de las cotizaciones y su función básica es organizar y garantizar la prestación del plan obligatorio de salud (POS) Fondos de Pensiones Institución de inversión colectiva, con la característica distintiva de canalizar el ahorro de sus participantes hacia la cobertura de las necesidades económicas de la población retirada El Sistema de Riesgos Profesionales Existe como un conjunto de normas y procedimientos destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades profesionales y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan, además de mantener la vigilancia para el estricto cumplimiento de la normatividad en Salud Ocupacional Prestaciones Sociales Son los dineros adicionales al Salario que el empleador debe reconocer al trabajador vinculado mediante Contrato de trabajo por sus servicios prestados. Es el reconociendo a su aporte en la generación de ingresos y utilidad en la empresa o unidad económica.

15 15 de Prima de servicios Toda empresa debe pagar a cada empleado un salario mensual, del cual, quince días se deben pagar, por tardar el ultimo día del mes de junio y los restantes quince días en los primeros 20 días del mes de diciembre Cesantías El trabajador tiene derecho a que se le pague un Salario mensual por cada año de trabajo o proporcionalmente a la fracción de año trabajado Interés a las Cesantías El empleador debe por concepto de intereses sobre las cesantías un 12% anual, o proporcionalmente al tiempo trabajado