PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO PAGO SEGURIDAD SOCIAL, PARAFISCALES Y DESCUENTOS DE NOMINA Dependencia Generadora: Código: PD División de Tesorería

Transcripción

1 PAGO SEGURIDAD SOCIAL, PARAFISCALES Y DESCUENTOS DE NOMINA Página 1 de 5 1. OBJETIVO Realizar el pago oportuno de la seguridad social, parafiscales y beneficiarios de los descuentos de nomina de los trabajadores de la corporación. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a la y Gestión Humana. 3. FUNCIONES Jefe : Procesa y autoriza el pago por cheque o transferencia electrónica. Asistente de Nomina ( Gestión Humana): Validar los descuentos de nómina físicamente. ( Gestión Humana): Es el encargado de diligenciar y verificar los formatos de pagos electrónicos de seguridad social y parafiscal de los empleados de la corporación y enviar por la interfaz. Auxiliar financiero (): Realiza el comprobante de egreso y/o cheque. Secretaria (): Recepcionar la documentación suministrada por la División de Gestión Humana, Verifica los registros del archivo plano de embargos judiciales. diligencia y firma el formato del Banco Agrario y envía para efectuar pago. 4. DEFINICIONES Prestaciones Sociales: Son pagos que el empleador hace al trabajador en dinero, especie, servicios u otros beneficios con el fin de cubrir los riesgos o necesidades del trabajador que se originan durante la relación de trabajo o con motivo de la misma. Se diferencian de los salarios en que no retribuyen directamente el servicio prestado. Seguridad Social: Conjunto de leyes y organismos que tienen por objeto proteger la sociedad determinados riesgos (Accidentes, enfermedad, vejez, etc.). Parafiscales: Los gravámenes establecidos con carácter obligatorio por la ley, que afectan a un determinado y único grupo social y económico, se utiliza para un beneficio del propio sector. El manejo, administración y ejecución de estos recursos se hará exclusivamente en la forma prevista en la ley que los crea y se destinara solo al objeto previsto en ella, lo mismo que los beneficios excedentes financieros excedentes financieros resultan financieros resultan al cierre del ejercicio contable. Archivo Plano: Es un archivo secuencial, conformado por un conjunto de registros de texto sin formato, solo caracteres. Embargo Judicial: Es la declaración judicial por la que se afecta determinados bienes o derechos de contenido o valor económico, para hacer cumplir sobre ellos una obligación pecuniaria ya declarada. ELABORÓ Vo. Bo. REVISÓ AUTORIZÓ APROBÓ Jefe Área Calidad Comité de Procesos Director Administrativo Consejo Directivo Cargo: Jefe Nombre: Carlos Andrés Cargo: Jefe Planeación Nombre: Héctor Nombre: Gregory. Mesa Barbosa. Corporativa Orlando Solano Novoa. Enrique Martínez Solís. Nombre: Ángela Maria Nombre: Jaime Alejandro López Palacio. Delgado Cifuentes. Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: DOCUMENTO CONTROLADO (SELLO)

2 PAGO SEGURIDAD SOCIAL, PARAFISCALES Y DESCUENTOS DE NOMINA Página 2 de 5 Interfaz: Es el físico o circuito físico a través del que se envían o reciben señales desde un sistema o subsistemas hacia otros. STSAPAGOS: Código del programa que se maneja en el aplicativo SEVEN, para realizar la autorización de los pagos. Cargue: Fecha de generación de las cuentas por pagar. PSE: Link en el portal de PILA FACIL, donde se realiza el pago seguro en línea.

3 Página 3 de 5 5. DESARROLLO ACTIVIDAD 1. Recibir la información en medio físico y electrónico. DETALLE Se recibe físicamente la información con un memorando firmado por el Jefe de Gestión Humana y en medio físico y electrónico la carpeta compartida, el resumen de descuentos realizados por mes con el valor total a pagar a cada tercero beneficiario y los descuentos realizados en nómina con el valor a cancelar por tercero, se guarda en la carpeta archivo de nómina. Para el pago de la seguridad social y parafiscales el auxiliar de gestión humana deberá bajar con las planillas ya elaboradas para realizar el pago. Jefe DEPENDENCIAS Gestión Humana Asistente de Nomina REGISTROS 1. Memorando 2.Carpeta Archivo de nómina 2.Verificar los valores a cancelar Nota: La División Gestión Humana remite mediante memorando copia de los oficios emitidos por juzgados informando los embargos judiciales y novedades de los mismos; al finalizar el mes se crean los descuentos por nomina generando Listado Resumen de Nomina Verificar en la interfaz del aplicativo SEVEN los valores a cancelar por descuentos de nómina, seguridad social y parafiscales. Jefe 3. Procesar y autorizar el pago. En el aplicativo SEVEN en el programa STSAPAGOS, selecciona con fecha de cargue de Gestión Humana, los tipos de operación de las cuentas por los diferentes conceptos según interfaz. Procesa y autoriza el pago por cheque o transferencia electrónica. En el caso de la seguridad social ingresa al portal empresarial bancario para crear la plantilla de pago. Jefe 3.Planilla de pago 4.Pago por cheque o transferencia electrónica

4 Página 4 de 5 ACTIVIDAD 4. Ejecutar el pago. 5. Elaborar comprobante de egreso. 6. verificar archivo plano descuentos por embargos judiciales. DETALLE Para el pago de seguridad social y parafiscales ingresa al operador informático FEDECAJAS revisa la planilla a pagar y ejecuta el pago por el botón de PSE. Imprime copia de la planilla de pago y pagina que reporta el banco como soporte de pago. Elabora el comprobante de egreso y/o cheque según caso afectando la cuenta por pagar y el banco. Verifica los siguientes datos en el archivo plano: Código oficina de despacho. Código oficina destino expediente. Número de cuenta del banco. Numero de despacho. Código Juzgado. Valor. Cedula de Ciudadanía o Nit del demandante. identificación cedula de ciudadanía o Nit del demandado. Nombre del demandante y Nombre del demandado. DEPENDENCIAS Gestión Humana REGISTROS Jefe Auxiliar Financiero Secretaria 5.Comprobante de egreso 6. Cheque 7. Archivo plano CD medio magnético. 8.Formato Los primeros días de cada mes firma y envía el formato al Banco Agrario, remitiendo cheque y archivo plano en medio magnético.

5 Página 5 de 5 6. REGISTROS RELACIONADOS No. INFORMACION GENERAL Código del Registro Presentación ( Marque con una x) Título del Registro Físico Electrónico Dependencia de Almacenamiento ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Ubicación 1. Formato Libre Memorando x Archivo 2. Formato Libre Carpeta Archivo de nómina x Archivo 3. Formato Libre Planilla de pago x Archivo 4. Formato Libre Pago por cheque o transferencia electrónica x Archivo 5. Formato Libre Comprobante de egreso x Archivo 6. Externo Cheque x Archivo 7. Formato Libre Archivo plano CD medio magnético x Servidor Responsable (Cargo) Jefe Indización Cronológico Tiempo Histórico 8. Externo Formato x