PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO IDENTIFICACION, CUMPLIMIENTO Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS Y DE SSTA

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1 IDENTIFICACION, CUMPLIMIENTO Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS Y DE Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer las actividades para identificar los requisitos legales y otros y de Salud en el, vigentes y aplicables a la Caja de Compensación Familiar COFREM y realizar la debida implementación, seguimiento y divulgación a los trabajadores de COFREM, evaluando periódicamente los requisitos legales y otros y su cumplimiento. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todas las dependencias y sedes de COFREM. 3. FUNCIONES Director Administrativo, Asesores, Jefes, Trabajadores en general: Reportar al Gestor de seguridad y (), los requisitos legales y otros, de que reciban de diferentes fuentes. (): Comunicar la matriz legal y otros y de SST por escrito a los Jefes. Hacer seguimiento al cumplimiento de requisitos legales y otros, Identificar a partir de los diferentes mecanismos de consulta la matriz de requisitos legales y otros y de SST, divulgarlos a todos los trabajadores, contratistas y subcontratistas de COFREM. Actualizar la matriz de requisitos legales y otros y de SST. Solicitar formación asociada a los requisitos legales aplicables y otros aplicables a SST. Enviar a jurídica la matriz de requisitos legales y otros y de SST para su evaluación y aprobación. Asesoría Jurídica: Identificar y analizar previamente la actualización y comunicación de las nuevas disposiciones legales aplicables de mayor relevancia para la empresa en la prestación de los diferentes servicios de COFREM. Además servir de apoyo a la Gestora de trabajo de la, en la revisión, evaluación y aprobación de los requisitos legales y otros y de los aplicables en Salud Ocupacional. 4. DEFINICIONES Cronograma de actividades: Esquema básico donde se distribuye y organiza en forma de secuencia temporal el conjunto actividades diseñadas en un periodo de tiempo para un propósito específico. Matriz de Legales: Es una herramienta de control y de gestión utilizada para identificar la aplicabilidad de la legislación vigente a la naturaleza de la Caja. Requisito legal: Condición establecida para dar conformidad a una disposición legal vigente. : Es la ciencia que busca proteger y mantener la salud física, mental, social espiritual de los trabajadores en su puesto de trabajo, repercutiendo positivamente en la empresa. ELABORÓ Vo. Bo. REVISÓ AUTORIZÓ APROBÓ DOCUMENTO Jefe Área Calidad Comité de Procesos Director Administrativo Consejo Directivo CONTROLADO Cargo: Jefe División de Nombre: Carlos Cargo: Jefe Nombre: Héctor Nombre: Henry Rojas Gestión Humana Andrés Mesa Barbosa Planeación Corporativa Orlando Solano Novoa Betancourth Nombre: Jorge Arturo Nombre: Jaime Leyva Pedraza Alejandro Delgado Cifuentes Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)

2 IDENTIFICACION, CUMPLIMIENTO Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS Y DE Código: PD Página 2 de 5 SST:. Es la ciencia que busca proteger y mantener la salud física, mental, social espiritual de los trabajadores en su puesto de trabajo, repercutiendo positivamente en la empresa. Ley: Norma expedida por el Congreso Nacional y sancionada por el Presidente de la Republica. Decreto ley: Norma expedida por el Presidente de la Republica en uso de facultades extraordinarias otorgadas por el Congreso Nacional, ostenta la misma jerarquía de la ley. Decreto: Acto Administrativo que reglamenta una Ley, expedida por el Gobierno Nacional. Resolución: Acto administrativo que reglamenta un Decreto o impone unas obligaciones de carácter general o particular, dependiendo a quien está dirigida y es expedida por los Ministerios o demás autoridades administrativas del orden nacional o territorial. ARL: Administradora de riesgos laborales. AFP: Administradora de Fondo de Pensiones. Conformidad: Cumplimiento de un requisito Disposición: Determinación de las acciones que se deben tomar cuando se detecta un producto o servicio no conforme. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

3 Página 3 de 5 5. DESARROLLO ACTIVIDAD 1. Identificar el nuevo requisito legal y determinar la aplicabilidad a la organización. DETALLE La Gestora de enviara por correo electrónico a todos los Jefes, la matriz de Requisito Legal y Otros y de SSTA para que el Jefe incluya o excluya los requisitos vigentes o derogados. Si se presenta un nuevo requisito legal que entre en vigencia para la CAJA deben ser incluidos dentro de la Matriz de Legales y Otros y de SSTA y remitir nuevamente mediante correo a la Gestora de para su respectiva consolidación, actualización, evaluación y divulgación. Consultar mensualmente las páginas Web, con el fin de identificar la diversa legislación y normatividad aplicable. Dependencia Involucrada Jefes de Dependencias DEPENDENCIA División de Gestión Humana REGISTROS N.A. 2. Actualizar y consolidar la Matriz de Legales y Otros y de SSTA. Revisar el contenido del requisito legal, determinando si aplica en su totalidad o parcialmente. La Gestora de SST de acuerdo con los requisitos legales y otros y de SSTA que se han identificado y actualizado realizara la consolidación de la matriz de requisitos legales y otros y de SSTA relacionando la aplicabilidad a la dependencia específica que impacta o aplica. 1. Jefes de Dependencias 2. Asesoría Jurídica 1. Matriz de Legales y otros y de SSTA. 3. Evaluación de la Matriz de Legales y otros, y de SSTA. La Gestora de enviara a Jurídica la Matriz de Legales y Otros y de SSTA donde se revisará, analizara y evaluará las nuevas disposiciones legales aplicables de mayor relevancia para la empresa en la prestación de los diferentes servicios de COFREM. Previamente a la actualización y comunicación de esta. Asesoría Jurídica N.A

4 Página 4 de 5 ACTIVIDAD 4. Divulgar el nuevo requisito legal a las partes involucradas 5 Hacer seguimiento al cumplimiento legal DETALLE Divulgar los requisitos legales y otros y de SSTA existente a los Jefes por medio de los diferentes medios de comunicación corporativos (oficio, correos corporativos, intranet, entre otros), con la finalidad de que se tenga conocimiento del nuevo requisito que impacta la organización e informando las dependencias o cargos a los que aplica y los responsables de su implementación. La Gestora en deberá hacer seguimiento periódico de revisión y evaluación del cumplimiento de la Matriz de requisitos legales y Otros y de SSTA para que se tomen acciones oportunamente. Nota: Los requisitos legales son de obligatorio cumplimiento y deben ser implementados una vez hayan sido aprobados por las entidades emisoras DEPENDENCIA División de Gestión Humana SST REGISTROS N.A 1. Jefes 2. SST N/A

5 Página 5 de 5 6. REGISTROS RELACIONADOS No. INFORMACION GENERAL Código del Registro 1 PD F01 Presentación (Marque con una x) Título del Registro Físico Electrónico Matriz de Legales y otros y de SSTA X X Dependencia de Almacenamiento División de Gestión Humana ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Ubicación Archivo/ Servidor Responsable (Cargo) Indización Tiempo SST Cronológico 1 Año