CARACTERIZACION DE MACROPROCESO GESTION DE PUBLICIDAD Y COMUNICACIONES

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1 División de Página 1 de 6 TIPO DE MACROPROCESO: Apoyo. OBJETIVO: Apoyar a las dependencias en la elaboración de planes de medios, piezas publicitarias y divulgación a través de los diferentes medios y canales de comunicación para consolidar la imagen institucional y promocionar los programas y servicios. ALCANCE: Inicia con el requerimiento que realizan los procesos y finaliza con la promoción y divulgación en los diferentes medios y canales de comunicación. LIDER: Jefe División de. INTERNO EXTERNO 1. PLANEAR INTERNO EXTERNO la Dirección Directrices y Recomendaciones Plan operativo de la Dependencia Planeación Direccionamiento y Planeación Gestión Financiera Contexto Externo e Herramientas para la Elaboración de Presupuesto 1.1 Formular el plan operativo y presupuesto de la Dependencia. Presupuesto de la Dependencia Presupuesto Publicidad de la Caja Cronograma de Actividades de las Dependencias Gestión Financiera ELABORÓ Cargo: Jefe División de Nombre: Luz Adriana Vallejo González Firma: Vo. Bo. Jefe Área Calidad REVISÓ Comité de Procesos AUTORIZÓ Director Administrativo Nombre: Carlos Andrés Mesa Cargo: Jefe Planeación Nombre: Héctor Orlando Solano Barbosa Corporativa Novoa Nombre: Jaime Alejandro Delgado Cifuentes Firma: Firma: Firma: APROBÓ Consejo Directivo Nombre: Henry Rojas Betancourth Firma: DOCUMENTO CONTROLADO (SELLO)

2 División de Página 2 de 6 INTERNO EXTERNO 2. HACER INTERNO EXTERNO Piezas Publicitarias Manual de A Través de Redes Sociales y 2.1 Consolidar la Imagen Planeación Identidad Visual Página Web Institucional. Corporativa Plan de (En elaboración) Gestión Comercial Actas de Comité de Mercadeo Plan de Mercadeo Presupuesto Requisición Campaña Publicitaria Piezas Publicitarias Individuales Información institucional de la Corporación 2.2 Constituir y desarrollar Planes de medios 2.3 Recopilar y difundir información institucional. Radio: Comunicados de Prensa s y Externos, Visita a Medios, Cuñas, Microprograma, Perifoneo Prensa: Avisos de Prensa, Cine y Tv: Videoclips Internet: Banner, Contenido Virtual, Página Web, Apps, Informativos Audiovisuales, Cuentas Institucionales en Redes Sociales Impresos: Afiches, Plegables, Volantes, Carpetas, Tarjetas, Escarapelas, Publicidad Exterior: Vallas, Pasacalles, Pendones, Avisos, Señalización, Rompe Tráficos, Tropezones y Vinculación Publicitaria Material Pop: Lapiceros Llaveros, Almanaques, Mugs, Camisetas, Cachuchas, Tacos, Sombrillas, Manillas Carteleras Corporativas Estudios Fotográficos y Audiovisuales Libretos y Entrevistas Comunicados de Prensa Visita a Medios Microprogramas y Cuñas Grabaciones en Audio y Video Divulgación en radio, Prensa, Internet (Web propia y Redes Sociales) y Carteleras Eventos (protocolo) Revista y App Enlace COFREM Usuarios

3 División de Página 3 de 6 INTERNO EXTERNO 2. HACER INTERNO EXTERNO Publicidad y Publicidad y Gestión la Dirección Material Publicitario Fotografías y Videos Banner Generación de Contenidos Información de Interés Requerimientos Institucionales 2.4 Promocionar los Programas y Servicios 2.5 Gestionar y Administrar las Redes Sociales y la Web de la Corporación. Impresos: Afiches, Plegables, Volantes, Carpetas, Tarjetas, Escarapelas Publicidad Exterior: Vallas, Pasacalles, Pendones, Avisos, Señalización, Rompe Tráficos, Tropezones y Vinculación Publicitaria Material P.O.P: Lapiceros Llaveros, Almanaques, Mugs, Camisetas, Cachuchas, Tacos, Sombrillas, Manillas Radio: Comunicados de Prensa s y Externos, Visita a Medios, Cuñas, Microprograma, Perifoneo Prensa: Avisos de Prensa Cine y Tv: Videoclips, Visita a Medios Internet: Banner, Contenido Virtual, Página Web, Apps, Informativos Audiovisuales, Cuentas Institucionales en Redes Sociales Usuarios Medios Contratados Usuarios Publicaciones Usuarios

4 División de Página 4 de 6 INTERNO EXTERNO 3. VERIFICAR INTERNO EXTERNO Informe de Gestión Trimestral del Plan Plan Operativo Planeación Operativo Indicadores de Gestión la Calidad Formato de Actividades l Control la Calidad Material de Publicidad: Piezas Publicitarias, Radio, Prensa, Cine y Tv, Internet, Impresos, Publicidad Exterior, Microprogramas y Cuñas, Grabaciones en Audio y Video, Visita a Medios y Material P.O.P. Comunicados de Prensa Revista y App Enlace COFREM Información Requerida Revisión de Mapas de Riesgos Programa de Auditorias Cronograma de Auditorias 3.1 Realizar Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación del Proceso. Publicitarias Cuadro de Monitoreo Aleatorio Listados de Control de Asistencia de Medios de Comunicación de Eventos Carpeta Soporte Avisos de Prensa Informe Indicadores de Resultado en medios Audiovisuales Informe Redes Correo y Formato Asignación de Empresas Material Impreso con Vo.Bo en la Factura Evaluación y Reevaluación de Proveedores Archivo Digital y Publicaciones en YouTube Agenda de Medios Comunicado Numerado y Enviado en Archivo PDF Actas de Comité de Revista Enlace COFREM Riesgos y Oportunidades Plan de Acción o Mejoramiento Informes de Auditoria Publicidad y Gestión Logística Publicidad y l Control la Calidad Entes de Control y Vigilancia

5 División de Página 5 de 6 INTERNO EXTERNO 4. ACTUAR INTERNO EXTERNO Informes de Auditoria Indicadores de Gestión la Acta de Revisión por la la Calidad Calidad Dirección Reporte y Seguimiento de No Conformidades l Control Direccionamiento y Planeación Gestión Humana Entes de Control y Vigilancia Plan de Mejoramiento Informe de Gestión Trimestral del Plan Operativo Riesgos y Oportunidades Formato de Actividades Publicitarias Cuadro de Monitoreo Aleatorio Informe Indicadores de Resultado en Medios Audiovisuales Informe Redes Auditorias SG-SST Solicitud Mesa de Trabajo Necesidades de Mejora Problemas Reales o Potenciales a Corregir 4.1 Realizar planes de acción para: abordar los riesgos, planes de mejoramiento. Hallazgos de auditoria, compromisos de revisión por la dirección e indicadores de procesos. 4.2 Convocar mesas de trabajo para solución de problemas (si aplica). 4.3 Revisión y mejora continua del proceso Cumplimiento de los Planes de Acción Establecidos Acta Mesa de Trabajo Modificaciones de Documentos del Sistema de la Calidad Seguimiento de No Conformidades y Acciones Correctivas Cumplimiento de Objetivos de la Calidad Eficacia de Acciones Correctivas Conformidad del Proceso l Control Planeación Dependencias Convocadas la Calidad Entes de Control y Vigilancia

6 División de Página 6 de 6 REQUISITOS LEGALES 5. RECURSOS 5.1. RECURSOS HUMANOS MECANISMO DE SEGUIMIENTO Y MEDICION 1. Circulares 004 y 021 de 1995: Vigilado por la Superintendencia del Subsidio Familiar. 2. Circulares y resoluciones expedidas por la Superintendencia del Subsidio Familiar. Jefe División de Asistente de Publicidad, Secretaria, Auxiliar de, Analista de, Comunicador Social, Diseñador Gráfico. MA-335-S2A1 Matriz de Medición de Objetivos Tablero de Indicadores de Proceso DOCUMENTOS RELACIONADOS 5.2. HARDWARE, SOFTWARE DE INFORMACION Y COMUNICACIONES GESTION DEL RIESGO 1. MA : Manual de identidad visual corporativa. 2. PD : Elaboración de pautas radiales. 3. PD : Elaboración de colaterales, material impreso y publicidad exterior. 4. PD : Elaboración de publicidad, prensa y/o revista. 5. PD : Administración de contenidos en la página web e intranet de COFREM. 6. PD : Administración de contenidos en las redes sociales COFREM. 7. PD : Programa radial enlace COFREM. 8. PD : Manejo de comunicados internos y externos. 9. PD : Edición, diseño y distribución, revista enlace COFREM. Aplicativo SEVEN, Pagina Web COFREM, App Revista Enlace, Cuentas Redes Sociales, Intranet. Programas de Diseño Grafico Computadores, Scanner, Teléfono, Celular, Cámaras Fotográficas, Cámaras de Video, Impresora, Grabadoras de Audio, Internet, Paquete Office. Ver Mapa de Riesgo del Proceso 5.3. INFRAESTRUCTURA REQUISITOS NORMATIVOS Sede Comercial Oficina División de Norma ISO 9001/2015