Pontificia Universidad Javeriana Cali DirCom Lista de chequeo y presupuesto Eventos Institucionales

Transcripción

1 PRE Definición del evento Reserva y contratación Definir cual es el evento a realizar y nombre Responsables o líder del evento Fecha, hora y lugar del evento Lugar donde se realizará el evento Hospedaje invitados Transporte Aéreo Transporte terrestre Alimentación invitados Base de datos Elaboración Revisión Aprobación Elaboración física o virtual de la tarjeta Invitación Revisión Aprobación Comunicaciones Envío Confirmaciones Contratación acomodadores Contratación Personal Técnico Auditorio

2 Contratación Ambulancia Centro de Bienestar Profesional en Confirmación Brigada Salud Ocupacional Refrigerios Pedir botellas de agua y vasos necesarios Logística Validación de streaming CSI Micrófonos Lista de asistencia Computador Portátil CSI Sillas y mesa para la inscripción Operacionales Solicitud de espacio para la ubicación de pendones y pasacalles Comunicaciones Paraguas para acomodadores externos Streaming video Aspectos Técnicos Control Streaming en el auditorio Multimedios Pantalla de plasma monitor Multimedios Solicitud de personal eléctrico Cubrimiento audiovisual (Reunión con Multimedios) Operacionales Director de Multimedios Prueba de aspectos técnicos Revisión ACPM y planta eléctrica

3 Comunicado a comunidad Comunicaciones Parqueaderos Bloqueo parqueaderos R3 y Cactus Reserva parqueadero Berchmans Contratación de guarda adicional Operacionales Operacionales Operacionales Ubicación mesas y sillas Escenario Flores Iluminación Sonido Aseo Limpieza general del auditorio Revisión de baños del público y taquilla Limpieza general del pasillo del auditorio Logística Logística Logística Diseño de piezas de Comunicación elaboración de textos Diseño de piezas para la convocatoria Producción Fotográfica Aprobación de diseño Comunicaciones Envío Folletos Comunicaciones tarjetas Comunicaciones Landing Comunicaciones Ayuda Venta Comunicaciones flyer Comunicaciones

4 Medios de Comunicación afiche Comunicaciones Plegable Comunicaciones e- mail Comunicaciones Pendones Comunicaciones cuña radial Comunicaciones Boletin de prensa Comunicaciones Formulario de Inscripción Comunicaciones Gira de medios Comunicaciones Entrevista en la Emisora Javeriana Estéreo Free Press Comunicaciones Página web Comunicaciones Cartas de invitación especial Comunicaciones Cubrimiento fotográfico Comunicaciones Elaboración del guion Instalación de la mesa principal Protocolo Reserva de sillas especiales Nombres de mesa Banderas y atril Maestro de ceremonia Himnos Contratación de servicios de meseros Atención a invitados

5 Atención a invitados Ubicación de periodistas y fotógrafos Detalle institucional para los invitados DURANTE Luces Micrófonos Prueba Presentación Conferencia Audio Recursos visuales POS Recoger materiales Pago de facturas Evaluación evento Publicación de fotos Cierre del evento Edición de material audiovisual Entrega de lista de asistencia Archivo fotográfico y piezas de comunicación Total $ 0