PROCEDIMIENTO PARA PUBLICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

Transcripción

1 PÁGINA: 1 DE 3 1. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para lograr la elaboración, gestión y divulgación de los proyectos de información de diversos temas de interés general generados por la Universidad, a través de distintos medios de divulgación dirigidos al público interno y externo de la Universidad del Atlántico, propendiendo por el buen nombre e imagen de la institución y el respeto a la pluralidad, la participación ciudadana y la construcción de Nación. 2. ALCANCE Este proceso se inicia con la formulación y producción de proyectos de comunicación hasta la publicación, emisión ó transmisión de los mismos por los medios locales, regionales y nacionales. 3. RESPONSABLES 3.1. JEFE DE PROCESO DE GESTIÓN TECNOLÓGICA Y COMUNICACIONES: Encargado de facilitar la infraestructura tecnológica para el éxito de las comunicaciones PROFESIONAL UNIVERSITARIO DEL PROCESO DE GESTIÓN TECNOLÓGICA Y COMUNICACIONES: Se encarga de viabilizar todo el proceso de comunicaciones corporativas RECTORÍA, VICERRECTORES, DECANOS, JEFES DE OFICINA Y TODA LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA: Quienes dan los insumos para facilitar la divulgación de los eventos, proyectos, planes y programas de la Universidad 4. GLOSARIO Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos: COHERENCIA: Que la política de comunicación sea congruente con el que hacer institucional. PERTINENCIA: Que los contenidos de la noticia y de la información respondan a las necesidades institucionales. OPORTUNIDAD: Información reportada en el tiempo y espacio requeridos. RECURSOS: Que se disponga del presupuesto para la inversión en desarrollo tecnológico e informático. Revisado por: Ángel Britton Howard Cargo: Jefe de Planeación Firma: Aprobado por: Mauricio Vengoechea Cargo: Jefe Oficina de Informática Firma: Fecha: Noviembre 25 de 2009 Fecha: Noviembre 25 de 2009

2 PÁGINA: 2 DE 3 CONTENIDO: Legitimidad y veracidad de la Información a publicar. RECEPCIÓN Y COBERTURA: Que lo difundido llegue a los actores y escenarios objetivos de la información. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO: Al Plan de. CONTACTO: Que los actores oficiales de la universidad mantengan una interacción fluida y permanente con medios y portavoces externos. REFERENCIARÍAN: Que la Universidad sea objeto de consulta externa en lo misional. TIPO DE COMUNICADO: a. Interno Abierto. Cuando es para todos los funcionarios de la Universidad del Atlántico. b. Interno Cerrado. Cuando está dirigido exclusivamente a los funcionarios de una de las instancias de la universidad. c. Externo Abierto. Cuando la comunicación pretende llegar a la mayor cantidad de contactos posibles. d. Externo Cerrado. Cuando se quiere que la comunicación llegue a un grupo específico. DIVULGACIÓN: Acción de dar a conocer las comunicaciones de la universidad, algunas serán de carácter inmediato y otras tendrán un plazo máximo de dos días. TEMAS DE INTERÉS GENERAL: son todos aquellas proposiciones o textos que se toman por asunto o materia, los cuales pueden ser académicos, económicos, políticos, científicos, sociales y culturales. MEDIOS DE DIVULGACIÓN: herramientas que sirven para poner al alcance del público los proyectos de información. Estos medios pueden ser.s, radiales, audiovisuales y digitales. 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones: La comunicación Informativa proyecta a la Universidad del Atlántico como un estamento en donde lo fundamental es lo Académico y lo Investigativo. En la Universidad del Atlántico tendrán cabida todas las manifestaciones culturales, políticas, religiosas, étnicas, antropológicas que estén dentro del marco de la tolerancia, el respeto por la diferencia y la no exclusión. Todos los estamentos de la universidad participaran en la construcción de la información y para eso las plataformas informáticas en que se soporta la conectividad de la Universidad del Atlántico estará basada en tecnologías de punta que permitan a toda la comunidad universitaria el acceso a información clara y oportuna y permita procesos de actualización permanente en materia académica, intercambio de información y publicación de noticias.

3 PÁGINA: 3 DE 3 Deberán cumplirse las siguientes condiciones de operación: Toda solicitud de publicación debe hacerse por lo menos con 7 días de anticipación al evento que se va a divulgar. Toda solicitud debe tramitarse a través de correo electrónico y en la planilla respectiva. Cuando se trate de eventos y actividades internas que no necesiten convocatoria el envío debe hacerse en el mes que se desarrolló la misma. Las fotografías deben enviarse con un peso en Kb no menor a DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Descripción Responsables Determinar si se van a divulgar actividades internas y externas realizadas en los diferentes espacios de la universidad. Si es así, ir a actividad 4, si no ir a actividad 2. Determinar si se van a producir Periódicos y revistas institucionales. Si es así, ir a actividad 10, sino ir a actividad 3. Determinar si se van a producir programas de radio y televisión o Boletines virtuales. Si es producción de programas ir a actividad 13, sino ir a actividad Recibir planilla con datos del evento 5 Elaborar información con técnica periodística para su divulgación en los medios. (Externa) 6 Elaborar comunicaciones internas 7 Determinar a qué medios se envía la información. 8 Enviar la comunicación 9 Verificar la publicación o emisión del boletín Universitario Gestión Tecnológica y comunicaciones Documento/ Registros Planilla Boletín de prensa Carteleras, pagina web, volantes, afiches, manuales Correo electrónico , Fax, oficio Archivo de prensa, radio o tv

4 PÁGINA: 4 DE 3 No. Descripción Responsables Documento/ Registros Producir Periódicos o revistas institucionales 10 Enviar el material por medio digital (textos y/o fotos) 11 Diseñar y diagramar el material recibido 12 Impresión Soporte digital entregado Borradores diagramados Revista o periódico Producir programas de radio y televisión 13 Escribir guión 14 Elaborar esquema de producción 15 Filmar o grabar programa 16 Emitir programa Boletines virtuales Documento Documento Película en soporte digital, archivo de audio Certificado emisión 17 Diseñar boletín Archivo PDF 18 Enviar boletín para subirlo a web Correo electrónico 19 Publicar Pagina Web 7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5 PÁGINA: 5 DE 3 NTC GP 1000: Numeral 5. Responsabilidad de la Dirección / Subnumeral 5.2 Enfoque al cliente / Subnumeral 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación / Comunicación interna / Numeral 6 Gestión de Recursos / Subnumeral 6.3 Infraestructura / Numeral 7. Realización del producto / Subnumeral 7.2 procesos relacionados con el cliente. Decreto 4110 de 2004 y 1599 de Calendario de obligaciones legales y Normograma asociado al proceso. Ley General de Educación - Ley 115 de 1994 Ley de Cultura - Ley 397 de REGISTROS Planilla Boletín de prensa Correo electrónico Pagina Web Certificado emisión Revista o periódico Película en soporte digital, archivo de audio Carteleras, pagina web, volantes, afiches, manuales 9. CONTROL DE CAMBIOS VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 Noviembre 24 de 2009 Mgs. Gilberto Marenco Better VERSIÓN ORIGINAL