MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

Transcripción

1 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN TOLUCA DE LERDO, MÉXICO JULIO DE 2009

2 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

3 PÁGINA 1 DE 30 CONTENIDO

4 PÁGINA 2 DE 30 CONTENIDO Página I. Introducción... 3 II. Marco Jurídico... 5 III. Atribuciones... 7 IV. Estructura Orgánica V. Organigrama VI. Objetivo y funciones Dirección General de Comunicación Social Subdirección de Prensa Subdirección Editorial Subdirección de Relaciones Públicas Subdirección de Imagen Institucional VII. Bitácora de actualización VIII. Hoja de autorización y validación IX. Anexos... 30

5 PÁGINA 3 DE 30 INTRODUCCIÓN

6 PÁGINA 4 DE 30 INTRODUCCIÓN Entre las herramientas más eficaces para la toma de decisiones en el ámbito administrativo del sector público, destacan los manuales de organización y procedimientos, instrumentos que facilitan el aprendizaje del personal, proporcionando la orientación que se requiere en las unidades operativas, con el propósito de mejorar, orientar y conducir los esfuerzos del personal, para lograr la realización de las tareas que se les ha conferido, auxiliándoles también en el cumplimiento de funciones y procesos de una manera clara y sencilla. Para las dependencias cuyo objetivo es apoyar técnica y administrativamente las actividades que se realizan en la Legislatura, resulta imprescindible tener determinadas sus funciones sustantivas con el objeto de maximizar los recursos autorizados conforme al presupuesto y contribuir a la realización del trabajo parlamentario. Por lo anterior y para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 160 fracciones XIX y XX del Reglamento del Poder Legislativo; se elaboran, integran y difunden los manuales administrativos, instrumentos técnicos que facilitan el cumplimiento de funciones, actividades, logros y objetivos institucionales. De esta manera, la Secretaría de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo y la Dirección General de Comunicación Social, ponen a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo el presente Manual de Organización de la Dirección General de Comunicación Social, en el que se describen las atribuciones, estructura orgánica, organigrama, así como el objetivo y funciones de su competencia.

7 PÁGINA 5 DE 30 MARCO JURÍDICO

8 PÁGINA 6 DE 30 MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

9 PÁGINA 7 DE 30 ATRIBUCIONES

10 PÁGINA 8 DE 30 ATRIBUCIONES LEY ORGÁNICA DEL PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MÉXICO TÍTULO TERCERO DEPENDENCIAS DEL PODER LEGISLATIVO CAPÍTULO ÚNICO DE LAS BASES PARA SU ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO Artículo 94.- Para el ejercicio de sus funciones, la Legislatura contará con las dependencias siguientes:... V. Dirección General de Comunicación Social;... REGLAMENTO DEL PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MÉXICO CAPÍTULO DÉCIMO CUARTO DE LAS DEPENDENCIAS DEL PODER LEGISLATIVO Artículo La Dirección General de Comunicación Social, es la dependencia del Poder Legislativo encargada de la Comunicación Social de la Legislatura y de la coordinación de las respectivas áreas de Comunicación Social de los grupos parlamentarios....

11 PÁGINA 9 DE 30 Artículo La Dirección General de Comunicación Social, tendrá las siguientes atribuciones: I. Organizar, coordinar y controlar el desarrollo del proceso de comunicación entre la Legislatura, los medios y la ciudadanía; II. Proponer las subdirecciones, jefaturas, departamentos y personal requerido para el cumplimiento de sus actividades; III. Definir y establecer objetivos, políticas y procedimientos en materia de comunicación, en coordinación con el Comité de Comunicación Social; IV. Administrar en coordinación con la Secretaria de Administración y Finanzas, el presupuesto anual autorizado por el Comité de Comunicación Social; V. Brindar apoyo a las dependencias del Poder Legislativo para la difusión de actividades legislativas, previo acuerdo con el comité de Comunicación Social; VI. Apoyar a la Junta de Coordinación Política en el acopio y difusión de información legislativa; VII. Elaborar el presupuesto anual de egresos de la Dirección General de Comunicación Social; VIII. Elaborar el proyecto de presupuesto anual para cada grupo parlamentario, que no excederá del cincuenta por ciento del presupuesto total de la Dirección General de Comunicación Social.

12 PÁGINA 10 DE 30 ESTRUCTURA ORGÁNICA

13 PÁGINA 11 DE 30 ESTRUCTURA ORGÁNICA DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL SUBDIRECCIÓN DE PRENSA SUBDIRECCIÓN EDITORIAL SUBDIRECCIÓN DE RELACIONES PUBLICAS SUBDIRECCIÓN DE IMAGEN INSTITUCIONAL

14 PÁGINA 12 DE 30 ORGANIGRAMA

15 PÁGINA 13 DE 30 ORGANIGRAMA DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL SUBDIRECCIÓN DE PRENSA SUBDIRECCIÓN EDITORIAL SUBDIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS SUBDIRECCIÓN DE IMAGEN INSTITUCIONAL

16 PÁGINA 14 DE 30 OBJETIVO Y FUNCIONES

17 PÁGINA 15 DE 30 DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL

18 PÁGINA 16 DE 30 Dirección General de Comunicación Social Objetivo: Divulgar de forma oportuna las actividades del Poder Legislativo del Estado de México a la sociedad a través de los medios de comunicación para garantizar el derecho a la información de los ciudadanos. Funciones: Planear, dirigir e instrumentar las estrategias de comunicación y/o difusión de las actividades y trabajos del Poder Legislativo del Estado de México; así como aquellas que fortalezcan su imagen pública. Planear y dirigir los estudios de opinión pública, para conocer los puntos de vista de la sociedad sobre el Poder Legislativo y así poder encontrar posibles alternativas para la adecuada toma de decisiones en materia de comunicación social. Evaluar, elegir y contratar a las empresas públicas y privadas de comunicación necesarias para llevar a cabo la difusión pública, bajo parámetros de suficiencia presupuestal, periodicidad, tarifas, nivel de circulación o audiencia, sujetándose a la normatividad correspondiente sobre el manejo y uso de recursos públicos. Coordinar las relaciones institucionales con los medios de comunicación masiva, así como con las áreas afines de instituciones públicas para instrumentar acciones de información, difusión y/o comunicación e intercambio de experiencias. Brindar asesoría y apoyo técnico, conforme a su capacidad de recursos humanos y materiales, a los órganos legislativos, grupos parlamentarios, legisladores y áreas administrativas en materia de comunicación social e imagen institucional. Organizar, coordinar, supervisar y preservar los archivos de comunicados de prensa, fotografías y videos de las actividades del Poder Legislativo. Planear, coordinar y supervisar un sistema de recopilación, procesamiento y archivo de la información más importante difundida por los medios de comunicación sobre el Poder Legislativo, en los municipios del Valle de México. Planear y conducir la política de gasto en materia de difusión pública del Poder Legislativo del Estado de México.

19 PÁGINA 17 DE 30 Coordinar y dirigir a las áreas que integran la Dirección General de Comunicación Social, con el fin de alcanzar los objetivos. Planear, organizar y coordinar los trabajos editoriales que contribuyan a difundir el acontecer parlamentario, así como editar las normas jurídicas expedidas por la legislatura. Coordinar y supervisar el Sistema de Transmisión en vivo, vía Internet, de sesiones legislativas y actividades institucionales más relevantes del Poder Legislativo del Estado de México Dirigir y coordinar la elaboración del Manual de Identidad Gráfica del Poder Legislativo del Estado de México. Diseñar y mantener la página Web del Poder Legislativo del Estado de México, de la Dirección General de Comunicación Social y brindar asesoría a los grupos parlamentarios y dependencias administrativas. Establecer un sistema de recopilación y procesamiento de la información difundida por los medios de comunicación sobre el Poder Legislativo del Estado de México. Dar seguimiento al diseño y edición del Calendario del Poder Legislativo. Planear, coordinar y desarrollar los proyectos editoriales que sirvan de instrumentos de difusión de la historia y actualidad del Poder Legislativo; así como las normas jurídicas expedidas por la legislatura. Elaborar, formular y proponer el presupuesto anual y el programa anual de metas de la Dirección General. Desarrollar las demás actividades inherentes al ámbito de su competencia.

20 PÁGINA 18 DE 30 SUBDIRECCIÓN DE PRENSA

21 PÁGINA 19 DE 30 Subdirección de Prensa Objetivo: Producir y generar los productos informativos necesarios para difundir las actividades de los diputados y las acciones del Poder Legislativo a través de los medios de comunicación local y nacional, con apego a las políticas y estrategias de comunicación social. Funciones: Formular y proponer su Plan de Trabajo Anual a la Dirección General de Comunicación Social. Estructurar y producir promociónales o programas de radio y televisión sobre las principales actividades del Poder Legislativo y darlos a conocer a través de su página de Internet y en los medios de comunicación masiva. Organizar y supervisar la cobertura informativa, fotográfica y videográfica de los eventos institucionales y otras actividades legislativas de los diputados, preservar los archivos correspondientes y elaborar las memorias gráficas y audiovisuales. Producir material informativo, como comunicados de prensa y textos de información estratégica. Diseñar y mantener actualizada la página electrónica del Poder Legislativo del Estado de México y asistir en la materia a los grupos parlamentarios y dependencias administrativas. Operar el sistema de transmisión en vivo, vía Internet, de las sesiones legislativas y actividades institucionales más relevantes del Poder Legislativo. Desarrollar las demás funciones que la Dirección General de Comunicación Social le encomiende.

22 PÁGINA 20 DE 30 SUBDIRECCIÓN EDITORIAL

23 PÁGINA 21 DE 30 Subdirección Editorial Objetivo: Publicar diariamente la síntesis informativa con la recopilación de noticias de mayor interés para los diputados y titulares de las áreas y dependencias. Funciones: Planear, definir, organizar y establecer un sistema de recopilación y procesamiento de la información difundida por los medios de comunicación sobre el Poder Legislativo, para su clasificación y análisis. Organizar y coordinar las actividades para la elaboración y distribución de los ejemplares de la síntesis matutina y vespertina informativa de prensa escrita y medios electrónicos. Organizar y coordinar las actividades de producción y distribución de la síntesis de medios electrónicos y síntesis de medios periodísticos de fin de semana. Supervisar la elaboración de la síntesis de semanarios políticos. Planear, definir, organizar y establecer un sistema de archivo y documentación hemerográfico. Coordinar las actividades para la publicación a través de Internet de las síntesis matutinas y vespertinas. Mantener actualizados los seguimientos periodísticos sobre los legisladores y las dependencias del Poder Legislativo. Desarrollar las demás actividades inherentes al área de su competencia.

24 PÁGINA 22 DE 30 SUBDIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS

25 PÁGINA 23 DE 30 Subdirección de Relaciones Públicas Objetivo: Establecer y mantener una relación institucional constante con medios de comunicación tanto locales como nacionales; así como con los periodistas en general, principalmente con los que cubren la fuente Cámara de Diputados. Funciones: Convocar y organizar a los medios de comunicación para giras y eventos especiales que organice la Dirección General de Comunicación Social, la Junta de Coordinación Política y en general, los diputados de los diferentes grupos parlamentarios. Apoyar a los representantes de los medios de comunicación en su trabajo periodístico cotidiano que realicen sobre el Poder Legislativo. Planear, organizar y desarrollar esquemas para la distribución de los diferentes productos informativos. Planear, definir y organizar las acciones para la distribución pública de las ediciones del trabajo legislativo. Planear, coordinar y desarrollar la logística de prensa de los eventos institucionales. Promover la apertura de espacios en los medios de comunicación como apoyo a la difusión de información institucional. Proponer a la Dirección General la normatividad y las políticas para las relaciones públicas que considere pertinentes. Instrumentar las actividades para la planeación, definición y programación de las estrategias de difusión. Contar con catálogo e inventario actualizado de medios de comunicación, columnistas, reporteros y corresponsales. Las demás funciones inherentes al área de su competencia y las que le encomiende el titular de la dirección general de comunicación social.

26 PÁGINA 24 DE 30 SUBDIRECCIÓN DE IMAGEN INSTITUCIONAL

27 PÁGINA 25 DE 30 Subdirección de Imagen Institucional Objetivo: Desarrollar y proponer los lineamientos, políticas y criterios que regulen la uniformidad y homogeneidad de la imagen institucional del Poder Legislativo, así como de la edición e impresión del marco jurídico vigente. Funciones: Planear, organizar y dirigir las actividades indispensables para mejorar la imagen institucional del Poder Legislativo del Estado de México. Proponer a la Dirección General la normatividad y las políticas para la imagen institucional que considere pertinentes. Proporcionar opinión y asesoría técnica a los legisladores, áreas y dependencias a fin de aplicar convenientemente los criterios de imagen institucional adecuados con los medios, materiales institucionales que elaboran. Proporcionar los lineamientos y criterios de imagen institucional debidamente analizados a los legisladores, áreas y dependencias. Diseñar, elaborar y proponer a la Dirección General el Manual de Identidad Gráfica del Poder Legislativo del Estado de México. Planear, diseñar y coordinar la edición de todos aquellos materiales que tengan como propósito difundir la importancia y funciones del Poder Legislativo, así como verificar que cuenten con la imagen institucional establecida. Coordinar y supervisar la edición de las normas jurídicas de nueva creación o bien aquellas que sufran cambios significativos y mantener actualizadas las ediciones más importantes. Diseñar y editar el Calendario del Poder Legislativo, en coordinación con la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo. Desarrollar las demás actividades inherentes al área de su competencia.

28 PÁGINA 26 DE 30 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

29 PÁGINA 27 DE 30 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN REFERENCIA OBSERVACIONES 31/Agosto/ /Noviembre/ /Julio/09 EO (emisión original) Sin referencia de oficio A1 (Actualización 1) Oficio de fecha 7 de noviembre de A2 (Actualización 2) Oficio de fecha 1/07/09 - El presente manual fue elaborado con el propósito de documentar las funciones sustantivas de la Dependencia. - Se realiza la actualización del presente manual con el fin de dar cumplimiento los cambios solicitados por la Dirección General de Comunicación Social, los cuales se plantean en el oficio de referencia y en su respectivo anexo. - Se adecuaron las funciones de las subdirecciones de Imagen Institucional, Editorial y de Relaciones Públicas en cada uno de sus manuales para actualizar las actividades que realizan las áreas.

30 PÁGINA 28 DE 30 HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN

31 PÁGINA 29 DE 30 HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN

32 PÁGINA 30 DE 30 ANEXOS